Създаване и прилагане на правила за управление на информация

Активирането на функцията за правила на сайта позволява на администраторите на колекции от сайтове да дефинират графици за задържане, които се прилагат към сайта и цялото му съдържание. За да активирате тази функция:

1. Отидете на началната страница на колекцията от сайтове, за която искате да активирате функцията "Правила на сайта".

   Отидете в Настройки , Настройки на сайта.

2. Под Администриране на колекция от сайтове изберете Функции на колекцията от сайтове.

3. Превъртете до Правила на сайта. От дясната страна, ако не виждате Активен, изберете Активиране.

За да се гарантира, че правилата за информация се прилагат към всички документи от определен тип в колекция от сайтове, помислете за създаване на правилата на ниво колекция от сайтове и след това приложете по-късно правилата към типове съдържание. Те се наричат правила за колекция от сайтове.

1. Отидете в Настройки , Настройки на сайта.

2. На страницата Настройки на сайта, в списъка Администриране на колекция от сайтове щракнете върху Правила на колекцията от сайтове.

3. На страницата Правила на колекцията от сайтове щракнете върху Създаване.

4. Въведете име и описание за правилата и след това напишете кратка декларация за правилата, която обяснява на потребителите за какво се използва правилото. Декларацията за правила може да съдържа до 512 знака.

5. Вижте Създаване на правила за тип съдържание по-нататък в тази статия, за да научите как да настроите функциите, които искате да свържете с правилата.

6. Щракнете върху OK , за да се върнете към страницата Правила на колекцията от сайтове.

Добавянето на правила за управление на информацията към тип съдържание улеснява свързването на функции на правила с множество списъци или библиотеки. Можете да изберете да добавите съществуващи правила за управление на информацията към тип съдържание или да създадете уникални правила, специфични за отделен тип съдържание.

Можете също да добавите правила за управление на информацията към тип съдържание, който е специфичен за списъци. Това оказва влияние върху прилагането на правилата само към елементи в този списък, които използват типа съдържание.

1. Отидете в Настройки , Настройки на сайта.

2. На страницата Настройки на сайта, в секцията Галерии с уеб Дизайнер щракнете върху Типове съдържание на сайта.

3. На страницата Настройки на типа съдържание на сайта изберете типа съдържание, към който искате да добавите правила.

4. На страницата Тип съдържание на сайта, в секцията Настройки щракнете върху Настройки на правила за управление на информацията.

5. На страницата Настройки на правила за управление на информацията изберете Дефиниране на правила и след това щракнете върху OK.

6. На страницата Редактиране на правила въведете име и описание за правилата и след това напишете кратко описание, което обяснява на потребителите за какво са правилата. Описанието може да бъде с дължина до 512 знака.

7. В следващите раздели изберете отделните функции на правила, които искате да добавите към вашите правила за управление на информацията.

8. За да зададете период на съхранение за документите и елементите, които са обект на това правило, щракнете върху Разреши задържането и след това задайте периода на задържане и действията, които искате да възникнат, когато срокът на елементите изтече.

   За да зададете период на задържане

   					1.	Щракнете върху Добавяне на етап на задържане за записи...
   					2.	Изберете опция за период на задържане, за да укажете кога да изтича срокът на документите или елементите. Направете едно от следните неща: За да зададете датата на изтичане на срока на базата на свойство за дата, в секцията Събитие щракнете върху Този етап се базира на свойство за дата на елемента и след това изберете документа или действието на елемента (например Създадено или Променено) и стъпката от време след това действие (например броя на дните, месеците или годините), когато искате срокът на елемента да изтече. За да използвате формула за задържане по избор, за да определите изтичането на срока, щракнете върху Задаване от персонализирана формула за задържане, инсталирана на този сървър. Забележка: Тази опция е налична само ако потребителска формула е настроена от вашия администратор.
   					3.	Опцията Стартиране на работен поток е налична само ако дефинирате правила за списък, библиотека или тип съдържание, които вече са свързани с работен поток. След това ще ви бъде даден избор от работни потоци, от които да избирате.
   					4.	В секцията Повторяемост изберете Повтаряне на действието на този етап...и въведете колко често искате действието да се повтаря. Забележка: Тази опция е налична само ако избраното от вас действие може да се повтори. Например не можете да зададете повторяемост за действието Окончателно изтриване.
   					5.	Щракнете върху OK.

9. За да разрешите проверка за документи и елементи, които са обект на тези правила, щракнете върху Разреши проверката и след това задайте събитията, които искате да проверявате.

   За да разрешите проверката

   					1.	На страницата Редактиране на правила, в секцията Проверка отметнете квадратчето Разреши проверка и след това поставете отметки в квадратчетата до събитията, за които искате да запазите проследяване на проверката.
   					2.	За да подканите потребителите да вмъкнат тези щрихкодове в документи, поставете отметка в квадратчето Подканвай потребителите да вмъкнат щрихкод преди записване или печат .
   					3.	Щракнете върху OK , за да приложите функцията за проверка към правилата.
   						Функцията "Правила за проверка" позволява на организациите да създават и анализират следи от проверка за документи и да изброяват елементи, като например списъци със задачи, списъци с проблеми, групи за обсъждания и календари. Тази функция за правила предоставя регистрационен файл за проверка, който записва събития, като например когато съдържанието се преглежда, редактира или изтрива.
   						Когато проверката е разрешена като част от правилата за управление на информацията, администраторите могат да преглеждат данните от проверката в отчетите за използване на правила, базирани в Microsoft Excel и обобщаващи текущото използване. Администраторите могат да използват тези отчети, за да определят как информацията да се използва в рамките на организацията. Тези отчети могат също да помогнат на организациите да проверят и документират своето регулаторно съответствие или да проучат потенциални проблеми.
   						Регистрационният файл за проверка записва следната информация: име на събитието, дата и час на събитието и системно име на потребителя, който е извършил действието.

10. Когато щрихкодовете са разрешени като част от правилата, те се добавят към свойствата на документа и се показват в областта на горния колонтитул на документа, към който се прилага щрихкодът. Подобно на етикетите, щрихкодовете също могат да бъдат ръчно премахнати от документ.

    Разрешаване на щрихкодове

    					1.	На страницата Редактиране на правила, в секцията Щрихкодове отметнете квадратчето Разреши щрихкодове .
    					2.	За да подканите потребителите да вмъкнат тези щрихкодове в документи, поставете отметка в квадратчето Подканвай потребителите да вмъкнат щрихкод преди записване или печат .
    					3.	Щракнете върху OK , за да приложите функцията за щрихкод към правилата.
    						Правилата за щрихкод генерират стандартни щрихкодове с код 39. Всяко изображение на щрихкод включва текст под символа за щрихкод, който представя стойността на щрихкода. Това позволява данните за щрихкод да се използват дори когато не е наличен хардуер за сканиране. Потребителите могат ръчно да въведат номера на щрихкода в полето за търсене, за да намерят елемента в сайт.

11. За да изискате документите, които са обект на тези правила, да имат етикети, щракнете върху Разреши етикетите и след това задайте желаните настройки за етикетите.

    Разрешаване на етикети

    					1.	За да изисквате от потребителите да добавят етикет към документ, поставете отметка в квадратчето Подканвай потребителите да вмъкнат етикет преди записване или печат. Забележка: Ако искате етикетите да са незадължителни, не отметнете това квадратче.
    					2.	За да заключите етикет, така че да не може да се променя, след като е вмъкнат, поставете отметка в квадратчето Забрани промените в етикетите, след като бъдат добавени . Тази настройка не позволява актуализирането на текста на етикета, след като етикетът е вмъкнат в елемент в клиентско приложение, като например Word, Excel или PowerPoint. Ако искате етикетът да се актуализира, когато свойствата за този документ или елемент се актуализират, не отметнете това квадратче.
    					3.	В полето Формат на етикет въведете текста за етикета така, както искате да се показва. Етикетите могат да съдържат до 10 препратки към колони, всеки от които може да бъде с дължина до 255 знака. За да създадете формата за вашия етикет, направете следното: Въведете имената на колоните, които искате да включите в етикета в реда, в който искате да се показват. Поставете имената на колоните в фигурни скоби ({}), както е показано в примера на страницата Редактиране на правила. Въведете думи, за да идентифицирате колоните извън скобите, както е показано в примера на страницата Редактиране на правила.
    					4.	За да добавите знак за нов ред, въведете \n , където искате да се появи знакът за нов ред.
    					5.	Изберете желания размер и стил на шрифта и задайте дали искате етикетът да е поставен наляво, центрирано, или направо в документа. Съвет: Изберете шрифт и стил, които са налични на компютрите на потребителите. Размерът на шрифта засяга колко текст може да се показва върху етикета.
    					6.	Въведете височината и ширината на етикета. Височината на етикета може да варира от 0,25 инча до 20 инча, а ширината на етикета може да варира от 0,25 инча до 20 инча. Текстът на етикета винаги е вертикално центриран в изображението на етикета.
    					7.	Щракнете върху Обнови, за да визуализирате съдържанието на етикета.

12. Щракнете върху OK.

Можете да дефинирате правила за съхранение, които да се прилагат само за конкретен списък, библиотека или папка. Ако създадете правила за съхранение по този начин обаче, не можете да използвате повторно тези правила в други списъци, библиотеки, папки или сайтове.

Ако искате да приложите едно правило за съхранение към всички типове съдържание на едно място, най-вероятно ще искате да използвате задържане, базирано на местоположение. В повечето други случаи ще искате да проверите дали са зададени правила за съхранение за всички типове съдържание.

Ако искате да дефинирате правила за управление на информацията, различни от съхранение в списък или библиотека, трябва да дефинирате правила за управление на информацията за всеки отделен тип съдържание на списък, свързан с този списък или библиотека. Вижте Създаване на правила за тип съдържание на сайт в тази статия за повече информация.

Трябва да имате поне разрешение за управление на списъци, за да промените настройките на правилата за управление на информацията за списък или библиотека.

1. Придвижете се до списъка или библиотеката, за които искате да зададете правила за управление на информацията.

2. За библиотека с документи щракнете върху Настройки , Настройки на библиотеката.

   Ако не виждате тези елементи от менюто или за списък, щракнете върху раздела Библиотека или Списък на лентата и след това щракнете върху Настройки на библиотеката или Настройки на списък.

3. Под Разрешения и управление щракнете върху Настройки на правила за управление на информацията.

4. На страницата Настройки на правилата за управление на информацията се уверете, че източникът на задържане за списъка или библиотеката е зададен на Библиотека и папки. Ако Тип съдържание се показва като източник, направете следното:

   • Щракнете върху Промяна на източника.

   • На страницата Редактиране на правила, в секцията Източник на задържане изберете Библиотека и папки. Получавате известие, че правилата за съхранение на тип съдържание ще бъдат игнорирани.

   • Щракнете върху OK.

5. На страницата Редактиране на правила, в секцията График за задържане, основан на библиотека , въведете кратко описание за правилата, които създавате.

6. Под Не-записи щракнете върху Добавяне на етап на задържане...

   Важно: Обърнете внимание, че под Записи можете да изберете да дефинирате различни правила за съхранение за записите, като изберете опцията Дефиниране на различни етапи на задържане за записи.

7. В диалоговия прозорец Свойства на етап изберете опция за период на задържане, за да укажете кога срокът на документите или елементите да изтича. Направете едно от следните неща:

   • За да зададете датата на изтичане на срока на базата на свойство за дата, в секцията Събитие щракнете върху Този етап се базира на свойство за дата на елемента и след това изберете документа или действието на елемента (например Създадено или Променено) и стъпката от време след това действие (например броя на дните, месеците или годините), когато искате срокът на елемента да изтече.

   • За да използвате формула за задържане по избор, за да определите изтичането на срока, щракнете върху Задаване от персонализирана формула за задържане, инсталирана на този сървър.

     Забележка: Тази опция е налична само ако потребителска формула е настроена от вашия администратор.

   • Под Действие задайте какво искате да се случи, когато срокът на документа или елемента изтече. За да разрешите конкретно действие да се случи на документа или елемента (например изтриване), изберете действие от списъка.

8. Опцията Стартиране на работен поток е налична само ако дефинирате правила за списък, библиотека или тип съдържание, които вече са свързани с работен поток. След това ще ви бъде даден избор от работни потоци, от които да избирате.

9. В секцията Повторяемост изберете Повтаряне на действието на този етап...и въведете колко често искате действието да се повтаря.

   Забележка: Тази опция е налична само ако избраното от вас действие може да се повтори. Например не можете да зададете повторяемост за действието Окончателно изтриване.

10. Щракнете върху OK.

Ако правилата за управление на информацията вече са създадени за вашия сайт като правила за колекция от сайтове, можете да приложите едно от правилата към тип съдържание. По този начин можете да приложите едни и същи правила към множество типове съдържание в колекция от сайтове, които не споделят един и същ родителски тип съдържание.

1. Придвижете се до списъка или библиотеката, съдържаща типа съдържание, към който искате да приложите правила.

2. За библиотека с документи щракнете върху Настройки , Настройки на библиотеката.

   Ако не виждате тези елементи от менюто или за списък, щракнете върху раздела Библиотека или Списък на лентата и след това щракнете върху Настройки на библиотеката или Настройки на списък.

3. Под Разрешения и управление щракнете върху Настройки на правила за управление на информацията.

4. Уверете се, че източникът на правила е настроен на Типове съдържание и под Правила за тип съдържание изберете типа съдържание, към който искате да приложите правилата.

5. В секцията Задаване на правила щракнете върху Използване на правила на колекция от сайтове и след това изберете от списъка правилата, които искате да приложите.

   Забележка: Ако опцията Използване на правила за колекция от сайтове не е налична, за колекцията от сайтове не са дефинирани никакви правила за колекцията от сайтове.

6. Щракнете върху OK.

   Важно: Ако списъкът или библиотеката, с които работите, поддържа управление на множество типове съдържание, под Типове съдържание можете да щракнете върху типа съдържание, за който искате да зададете правила за управление на информацията. Това ще ви отведе направо на стъпка 5 по-горе.

Споделяне на типове съдържание в колекции от сайтове с помощта на сервизно приложение за управлявани метаданни за настройване на публикуване на тип съдържание. Публикуването на типове съдържание ви помага последователно да управлявате съдържанието и метаданните във вашите сайтове, тъй като типовете съдържание могат да се създават и актуализират централно, а актуализациите могат да бъдат публикувани в множество абонирани колекции от сайтове или уеб приложения.

Можете да дефинирате правила за управление на информацията и след това да създадете шаблон от него, който да се използва при необходимост в множество колекции от сайтове. Този метод може да се използва, ако искате да имате архивно копие на вашите правила за информация или може да се използва като алтернативен метод за използване на публикуване на тип съдържание за прилагане на едно правило в колекции от сайтове. Можете да създадете шаблон или архивно копие на правилата, като експортирате правилата от една колекция от сайтове и след това ги импортирате в записано местоположение или в друга колекция от сайтове.

Експортиране на правила

1. В колекцията от сайтове, където се намират правилата, отидете на Настройки , Настройки на сайта.

2. На страницата Настройки на сайта, под секцията Администриране на колекция от сайтове щракнете върху Правила на колекцията от сайтове.

3. Щракнете върху правилата, които искате да експортирате, превъртете до долната част на правилата и след това щракнете върху Експортиране.

4. При подканата за записване или отваряне на файла щракнете върху Запиши и след това изберете местоположение, в което да запишете файла. Не забравяйте да изберете местоположение, което е налично за колекциите от сайтове, които импортират правилата.

5. Когато се покаже диалоговият прозорец Изтегляне на завършване, щракнете върху Затвори.

Импортиране на правила в друга колекция от сайтове

Импортирането на правила за управление на информацията ви позволява да го приложите към множество типове съдържание на ниво сайт или списък в рамките на дадена колекция от сайтове. Предимствата от това са две: не е необходимо да преоразмерявате и прилагате правилата за всеки тип съдържание и можете по-лесно да управлявате модификациите на правилата, като правите промени в правилата само на едно място.

1. На началната страница на колекцията от сайтове, към която искате да приложите правилата, отидете на Настройки , Настройки на сайта.

2. В секцията Администриране на колекция от сайтове щракнете върху Правила на колекцията от сайтове.

3. На страницата Правила на колекцията от сайтове щракнете върху Импортиране и след това щракнете върху Преглед , за да намерите XML файла за правилата.

4. Изберете XML файла, в който са записани правилата, и след това щракнете върху Отвори.

5. На страницата Импортиране на правила на колекция от сайтове щракнете върху Импортиране , за да добавите правилата към колекцията от сайтове.

Сега вашите импортирани правила могат да бъдат приложени към един или много типове съдържание на ниво сайт или списък. Вижте Прилагане на правила на колекция от сайтове към тип съдържание по-горе в тази статия.