Планът на файла е документът за планиране на управлението на първични записи в SharePoint. Въпреки че файловите планове могат да се различават в различните организации, те обикновено:
-
Опишете видовете елементи, които организацията приема за записи.
-
Опишете към коя по-широка категория записи принадлежат елементите.
-
Посочете къде се съхраняват записите.
-
Опишете периодите на съхранение за записите.
-
Разложете кой е отговорен за управлението на различните видове записи.
В тази статия е описано съдържанието на файлов план и се обобщава как да създадете план за файлове за вашата организация. Статията също така ви насочва към работен лист, в който можете да запишете плана на файла.
Идентифициране на видовете записи
Определянето кои активни документи във вашата организация могат да бъдат декларирани като записи, изисква сътрудничеството между ръководителите на записи, адвокатите, служителите по съответствието и ръководителите на съдържание. Обърнете внимание, че дори вашето предприятие да не е в силно регулирана индустрия, има общи закони, които могат да задължите предприятието ви да води записи. Заедно с общите бизнес закони трябва да оцените правните изисквания, които са специфични за вашето предприятие.
Извън обхвата на тази статия е да предоставите повече от обща информация как да определите какво е запис във вашата организация. Най-вероятно вашето предприятие вече прави някаква форма на управление на записи и е изпълнило повечето от ролите за управление на записи, които ви трябват, и може вече да имате класификация на записите.
Като цяло, за да определите какво са записите във вашата организация:
-
Разбиране на правните задължения и бизнес нужди на вашето предприятие.
-
В усилията за сътрудничество в различните подразделения на вашата организация анализирайте как се използват активните документи.
-
Разработване на списък на видовете документи, които трябва да станат записи. Можете например да определите, че следните трябва да се запазят като записи:
-
Договори за отдаване под наем на корпоративно пространство.
-
Документи, свързани с ползите на служителите.
-
Документи, свързани с изследването и разработването на продукти.
-
-
Категоризиране на записите. Записите в една и съща категория често имат едни и същи периоди на съхранение и може да изискват подобно третиране по други начини.
Запишете информацията, която сте събрали. Запишете вида на записа, категорията, към която принадлежат тези записи, и кратко описание на вида запис.
По-долу е примерен работен лист:
|
Вид запис |
Категория на запис |
Описание |
|---|---|---|
|
Планове за доходи, застрахователни планове, планове за пенсиониране |
Описания на доходите на служителите |
Описание на всички планове за доходи на служителите. |
|
Графици за заплати, допълнителна информация за заплатите |
Записи за заплати |
Обобщения на отработени часове, извънреден труд и платени заплати. |
|
Фактури за доставчици |
Фактури |
Записи на стоки или услуги, закупени от доставчици. |
|
Проучвания на продукти, въпросници, ръководства за обучение, видеоклипове за обучение |
Материали за обучение |
Осигурява вътрешно или външно обучение. |
|
Формуляри за доставка, отчети за доставка |
Записи за доставка |
Документи за доставка на материали. |
|
Прессъобщение, статии във вестник |
Прессъобщение |
Информация за връзките с обществеността за продукти и услуги. |
|
Листове с контакти за спешни случаи, формуляри за записване на медицински план, автобиографии, отчети за състоянието на ползите |
Записи на персонала |
Записи на трудовите му историци и свързаните с тях действия на персонала. |
Завършване на плана на файла
След като определите кои документи трябва да се запазят като записи и след като създадете набор от категории записи, завършете плана на файла, като предоставите допълнителна информация за всеки вид запис. Посочете следното:
-
Колко дълго трябва да се запази всеки вид запис.
-
Как записите трябва да се обезвреждат, когато срокът на съхранение изтече.
-
Who е диспечерът на първични записи за записи от този вид.
-
Какъв вид мултимедия са записите от този вид, съхранявани в.
По-долу е попълнен примерен план на файл:
|
Записи |
Описание |
Мултимедия |
Категория на запис |
Задържане |
Разпределение |
Контакт |
|---|---|---|---|---|---|---|
|
401k планове |
Описание на плана за доходите на служителите. |
Уеб страници |
Планове за доходите на служителите |
X години |
Няма |
Кати Наводнение |
|
Застрахователни планове |
Описание на плана за застраховка на служителите. |
Печат |
Планове за доходите на служителите |
X години |
Няма |
Reshma Patel |
|
Планове за пенсиониране |
Описание на плана за пенсиониране на служителя. |
Печат |
Планове за доходите на служителите |
X години |
Няма |
Reshma Patel |
|
Графици за заплати |
Обобщения на отработени часове, извънреден труд и платени заплати. |
Електронни документи |
Записи за заплати |
X години |
Унищожи |
Reshma Patel |
|
Допълнителна информация за заплатите |
Резюмета на болните, отпуските и други неплатева заплата. |
Електронни документи |
Записи за заплати |
X години |
Унищожи |
Reshma Patel |
|
Фактури за доставчици |
Записи на стоки или услуги, закупени от доставчици. |
Печат |
Фактури |
X години |
Унищожи |
Ерик Ланг |
|
Проучвания на продукти |
Проучване на удовлетвореността на клиентите. |
Уеб страници |
Материали за проучване |
X години |
Архивиране |
Богдана Стефанова |
|
Въпросници |
Въпросник за определяне на демографските данни на клиентите. |
Печат |
Материали за проучване |
X години |
Архивиране |
Богдана Стефанова |
|
Ръководства за обучение |
Съдържание за обучение на хартиен носител. |
Печат |
Материали за обучение |
X години |
Унищожи |
Богдана Стефанова |
|
Видеоклипове за обучение |
Съдържание за видеообзапис. |
Видео |
Материали за обучение |
X години |
Унищожи |
Богдана Стефанова |
|
Формуляри за доставка |
Конфигуриране на пратки с материали |
Печат |
Материали за доставка |
X години |
Унищожи |
Ерик Ланг |
|
Отчети за доставка |
Документация за доставката на материали. |
Електронни електронни таблици |
Материали за доставка |
X години |
Унищожи |
Ерик Ланг |
|
Прессъобщение |
Издания за продукти и услуги. |
Електронни документи |
Информация за връзки с обществеността |
X години |
Архивиране |
Богдана Стефанова |
|
Статии във вестникарски |
Новини за продукти и услуги. |
Печат |
Информация за връзки с обществеността |
X години |
Архивиране |
Богдана Стефанова |
|
Листове с контакти за спешни случаи |
Информация за служителя. |
Електронни документи |
Записи на персонала |
X години |
Унищожи |
Reshma Patel |
|
Формуляри за записване на медицински план |
Формуляри за регистрация на служителите за планове за изчитане. |
Електронни документи |
Записи на персонала |
X години |
Унищожи |
Reshma Patel |
|
Автобиографии |
Получени автобиографии. |
Смесен |
Записи на персонала |
X години |
Унищожи |
Reshma Patel |
Забележка: Примерът по-горе в този раздел е пример. Това не е препоръка на определени настройки на файловия план. За да се подсили, че това е пример, а не препоръка на правила за управление на записи, не се предоставят периоди на съхранение.
