Управление на достъпа в OneDrive (служебен или учебен)

Хора

Този раздел показва потребителите, които имат достъп до вашия елемент. Хора могат да имат достъп чрез различни средства, включително: 

• Някой е споделил връзка с човек.

• Човек е щракнал върху връзка за споделяне, която върши работа за него (например член на вашата организация е щракнал върху връзка, която работи само за хора във вашата организация)

• На едно лице е предоставен пряк достъп.

Подробни данни за лицето

"Резюме на Access" е резюме на това, което човек може да прави с файла или папката и показва най-високото ниво на достъп, което може да е дадено на някого. 

"Начини, по които този човек има достъп" показва всички различни начини, по които някой може да е придобил достъп до даден файл или папка. Изключенията включват, ако са част от група с достъп или ако лицето има достъп до връзка към папка, която съдържа този конкретен елемент – тази информация няма да се покаже в този раздел. Проверете изгледа "Групи" или "Връзки", за да видите дали някой от сценариите не дава на някого допълнителен достъп. 

Директен достъп 

Потребителите се показват в Direct Access, когато са посочени директно в разрешението на елемента или ACL (списък за контрол на достъпа). Най-често срещаният начин даден потребител да получи директен достъп е чрез "Предоставяне на достъп" или чрез страницата с разширени разрешения. Когато даден потребител има директен достъп, можете да промените неговото ниво на достъп директно, като промените разрешението или го премахнете изцяло. 

Промяна на разрешенията

Надстройване на нечий достъп от "само преглед" до "редактиране": Има два начина, по които можете да надстроите нечий достъп до даден елемент.

1. Споделете нова връзка с тях с достъп за редактиране.

2. Дайте им директен достъп за редактиране.

Връщане на нечия достъп от "редактиране" до "само преглед": В зависимост от средствата за достъп, които потребителят е осъществил, преминаването към по-стара опция за достъп може да предприеме повече стъпки.

Ако даден потребител има достъп за редактиране чрез връзка за определени хора, имате две опции:

1. Премахнете потребителя от връзката и споделете нова връзка, която позволява достъп само за преглед.

2. Изтрийте връзката изцяло и споделете нова връзка, която позволява достъп само за преглед. В случай че други хора са имали достъп до връзката, можете също да споделите нова връзка с тях или да не искате да я споделите, като им дадете достъп, който искате да дадете.

Ако потребителят има достъп за редактиране чрез връзка, която може да се споделя във фирмата, има само една опция.

1. Връзките, които могат да се споделят във фирмата, ще дадат достъп на всеки във фирмата, на когото е дадена връзката, така че не е възможно да премахнете или блокирате достъпа на колега до даден елемент чрез този тип връзка. За да намалите достъпа им, трябва да изтриете връзката и да споделите нова, която позволява достъп само за преглед. В случай че други хора са имали достъп до връзката, можете също да споделите нова връзка с тях или да не искате да споделите с тях, като им дадете достъп, което искате да дадете.

Групи

Ако споделите файл или папка с група, групата ще се покаже в този раздел. Член на групата няма да се показва в изгледа "Хора" (списък с хора), освен ако не му е даден достъп отделно от групата. 

Промяната на разрешенията за групи следва същите стъпки като за хората. 

Връзки

Типове връзки: 

• Връзки, които могат да се споделят във фирмата

• Връзки за определени хора

• Всеки с тази връзка

• Хора със съществуващ достъп

В повечето случаи настройките на връзката може да не се променят, след като връзката бъде създадена и споделена. Ако искате да промените настройките на връзка, трябва да изтриете връзката и да създадете нова с желаните настройки. За да научите повече за споделянето и типовете връзки, отидете тук: Споделяне на файлове и папки в OneDrive.

Връзки за споделени папки  

• Елементът, за който управлявате достъпа, може да се намира в папка, която е споделена с аудитория, различна от тази, с която самият елемент е споделен. В този случай хората, които имат достъп до всяка папка, съдържаща елемента по природа, сега ще имат достъп до самия елемент.

• Ако самият елемент не е споделен директно с всеки, който има достъп до папки, съдържащи елемента, тези хора няма да са сигурни в изгледа "Хора" на средата за управление на достъпа за отделния елемент.

• Връзките за папките се показват в средата за управление на достъпа за отделни елементи, които са в рамките на папката и могат да бъдат изтрити в тази среда за работа.

  Забележка: Изтриването на връзката премахва достъпа до папката и всички елементи в нея за всеки, който използва тази връзка.

Предоставяне на достъп 

1. Предоставянето на директен достъп на някого до даден елемент не включва връзки или настройки за споделяне. Когато някой има директен достъп, можете да промените неговото ниво на достъп в Управление на достъпа , като промените разрешението или премахнете неговия достъп изцяло.

2. Изберете Споделяне.

3. В долния ляв ъгъл изберете едно от изображенията или инициалите на профила или иконата за заключване , ако все още не сте споделили елемента, за да отворите Управление на достъпа.

4. В горния десен ъгъл изберете иконата Предоставяне на достъп .
   

5. Добавете име, група или имейл.
   

   Забележка: Можете да добавяте групи на SharePoint, които нямат асоциирани имейли, но опцията за уведомяване няма да е налична. 

6. За да актуализирате нивото на разрешение за този човек, отдясно на областта Име, група или имейл изберете иконата за разрешение (например: иконата за редактиране или иконата за преглед ).

7. Изберете типа разрешение, което искате да дадете на това лице за този елемент. Научете повече за нивата на достъп.

8. Ако желаете, за да уведомите хората, с които споделяте, поставете отметка в квадратчето Уведомявай хората . Когато се избере, хората, с които споделяте, ще получат автоматизиран имейл от вас, за да ги уведомят, че имат достъп.

9. Изберете Предоставяне на достъп.

Имейл известия за споделяне на връзки

Ако споделяте документ от вашия OneDrive с други хора, може да е полезно да знаете кога са предприели някакво действие по този файл. Не искате да се налага непрекъснато да проверявате файла с надеждата, че можете да забележите промените. 

За да получавате имейл известия при щракване върху връзката, която изпращате, изпълнете следните стъпки:

1. Отворете Управление на достъпа под раздела Връзки.

2. Щракнете върху иконата на зъбно колело до типа връзка "Хора задавате".

3. Добавете получатели в секцията "Задаване на хора за тази връзка" и щракнете върху "Приложи". Получателите автоматично ще получат имейл известие. След като отворят файла, ще получите имейл за потвърждение, че файлът е отворен успешно.

Ако връзката "Хора зададете" не е създадена по-рано, следвайте стъпките, за да създадете връзка "Хора изберете", както е описано в статията:Споделяне на файлове, папки и елементи от списъци.​​​​​​​