Колкото повече имейли изпращате и получавате, толкова по-голяма може да нараства вашата пощенска кутия на Outlook. Отварянето и търсенето на големи пощенски кутии може да отнеме повече време и много имейл доставчици, включително Microsoft 365, ограничават максималния размер на вашата пощенска кутия. Ако получите съобщение, че вашата пощенска кутия е над ограничението за размер, изтриването на съобщенията и папките може да помогне, но ако съхранявате информацията си във файл с данни на Outlook (.pst) или офлайн файл с данни на Outlook (.ost), е възможно размерът на този файл с данни да не се свие автоматично.
Забележка
Ако използвате POP акаунт, цялата информация от вашия имейл акаунт, включително вашите папки, имейл съобщения, контакти, календар и информация за задачи, се съхранява във файл с данни на Outlook (.pst). Ако използвате акаунт за Microsoft 365, Exchange, IMAP или Outlook.com, копие на вашата пощенска кутия се съхранява в офлайн файл с данни на Outlook (.ost).
За да намалите размера на вашия файл с данни на Outlook (.pst) или офлайн файл с данни на Outlook (.ost), можете ръчно да уплътните файла с данните. Изберете вашата версия на Outlook по-долу, за да видите инструкции как да намалите размера на .pst или .ost файл.
Намаляване на размера на пощенската кутия
Има няколко начина да намалите размера на пощенската кутия.
Можете да използвате инструмента за изчистване на пощенската кутия , за да видите размера на вашата пощенска кутия и отделни папки. Този инструмент също така може да ви помогне да търсите по-стари или много големи съобщения, които може да искате да изтриете или преместите във файл с данни на Outlook (.pst).
Често причината за голямата пощенска кутия е голямата папка "Изтрити". Инструментът предоставя бутон за преглед на размера на папката "Изтрити" и изпразване на папката "Изтрити".
Понякога Outlook ще съхранява елементи от конфликт в папка, наречена "Конфликти". Конфликти се случват, когато копие на елемент, съхранен на вашия имейл сървър, не е синхронизирано с копие на елемент, съхранен на локалния ви компютър. Инструментът за изчистване на пощенската кутия може да изтрие тези конфликти вместо вас.
Изпълнение на инструмента за почистване на пощенската кутия
- Изберете раздела "Файл".
- Изберете "Инструменти>", "Почистване на пощенската кутия".
- Изберете "Преглед на размера на пощенската кутия", "Намиране на елементи по-стари от", "Намиране на елементи, по-големи от", "Преглед на размер на изтритите елементи", "Изпразване на папката "Изтрити", "Размер на конфликтите в изгледите" или "Празни конфликти", за да изпълните желаната задача.
Използване на "Почистване на разговор" за премахване на излишните съобщения
В дълга имейл нишка често има множество съобщения, които съдържат същата информация като предишните съобщения. Функцията "Почистване на разговор" може да премахне излишните съобщения автоматично. За повече информация вижте "Използване на почистване на разговор" за изтриване на излишните съобщения.
Търсене на големи съобщения
Можете да търсите всички съобщения, по-големи от зададен, от полето за търсене на Outlook. Щракнете в полето за търсене и въведете: размерсъобщение:>5 mb. Така ще намерите всички съобщения, които са по-големи от 5 МБ. Можете да изтриете някои или всички тези съобщения или да ги преместите в друг файл с данни на Outlook (.pst). За повече информация за преместването на елементи вижте Преместване или копиране на съобщение между папки.
Намаляване на размера на файл с данни на Outlook (.pst) или офлайн файл с данни на Outlook (.ost)
Ако изтриете елементи от файл с данни на Outlook (.pst) или офлайн файл с данни на Outlook (.ost), Outlook автоматично уплътнява файла във фонов режим по време на неактивност, когато не използвате компютъра си, но Outlook все още работи.
Забележка
Outlook уплътнява файла само ако във файла има повече от 20% от празното място.
Можете също да използвате следните стъпки, за да стартирате ръчно процеса на уплътняване веднага, който може да отнеме няколко минути, за да завърши.
Изтрийте елементите, които не искате да запазите, и изпразните папката "Изтрити ".
Изберете Файл > Настройки > на акаунт Настройки на акаунт.
В раздела Data Files изберете файла с данни, който искате да уплътните, след което изберете "Настройки".
Забележка: Ако използвате имейл акаунт за Exchange или Outlook.com, трябва допълнително да изберете раздела >"Разширени" Настройки на файл с данни на Outlook.
В диалоговия прозорец "Файл с данни на Outlook" изберете "Уплътнявай сега" и след това изберете OK.
Забележка
Не е необходимо да излизате от Outlook, след като сте уплътнили файл с данни на Outlook.