Управлението на натоварен календар може да бъде объркващо, особено когато входящите нови събития са в конфликт със съществуващи. За да ви помогне да бъдете организирани, Копилот може да планира отново лични срещи и 1:1s (събрания с вас и друг човек), когато възникнат конфликти, намалявайки ръчните усилия, които трябва да подадете, за да поддържате графика си в безпроблемна работа.
Вие контролирате
Вие решавате кои дати и часове са приемливи, ако Copilot трябва да планира отново вместо вас и можете да проверите какво е планирало отново Copilot в екрана за известия на Outlook по всяко време. Очаквайте и имейл известия, за да сте в течение. И както винаги, можете да променяте датата и часа за събитията от календара си винаги, когато искате.
Включване на опцията "Автоматично повторно планирай с Copilot"
Можете да настроите Copilot да планира автоматично събития или серии, когато използвате новия Outlook за Windows, Outlook в уеб или Microsoft 365 Calendar в Microsoft Teams.
-
Създайте ново събитие или серия или отворете съществуващо събитие или серия.
-
Включете Ако възникнат конфликти, оставете Copilot да планира отново това събитие.
-
Изберете вашите приемливи дни и часове, за да намерите най-добрите алтернативи, ако Copilot трябва да планира повторно вместо вас (тази стъпка не е задължителна, но ще получите по-добри резултати, ако изберете дни и часове).
Няколко неща, които трябва да знаете за автоматичното преоразмеряване и серията
Ако създадете нова серия и Автоматичното преоразмеряване с Copilot е изключено, не можете да го включите за единичен екземпляр на серията по-късно.
Ако създадете нова серия и включите Автоматичното повторно планиране с Copilot, опцията може да бъде изключена за единичен екземпляр по-късно, но не можете да промените приемливите дни и часове за един екземпляр.
Copilot ще планира отново само ако възникнат конфликти по-късно
Copilot автоматично ще планира повторно събитието въз основа на вашите приемливи дни и часове само ако:
-
Приемате ново събитие, което се случва в същото време.
-
Планирайте или планирайте отново ново събитие, което да се случва по едно и също време.
В противен случай вашето събитие ще остане в първоначалния(те) ден(а) и час(а).
Забележка: Когато се оценяват конфликти, ще се разглеждат само събития със състояние " Зает" или "Извън офиса ". Това означава, че ако има конфликт в календара ви със събитие, което има включено Автоматично повторно планиране с Copilot, но състоянието ви за конфликтното събрание е зададено на Под въпрос, Copilot няма да планира повторно.
За да видите какво е планирано повторно за Copilot, проверете в екрана за известия на Outlook
Известията за промени във вашите събития ще се появят в екрана за известия на Outlook и ще включват:
-
Събитието е планирано повторно успешно.
-
Събитието не можа да бъде планирано отново в рамките на вашите предпочитания.
-
Събитието се е променило и вече не може да бъде автоматично планирано повторно (например ако повече хора са добавени към събитие по-късно).
В бъдеще Copilot също ще изпраща имейли за важни известия.
Можете да управлявате предпочитанията си за известяване от настройките на Outlook.
Сценарии, които засягат автоматичното препланиране
Съвет: Във всички тези сценарии ще знаете какво се случва с информацията в екрана за известия на Outlook.
Ако някое от тези неща се случи, Копилот няма да може да планира отново за вас. Ако автоматичното повторно планиране вече е разрешено, Copilot ще ви уведоми, че вече не управлява събранието вместо вас.
-
Добавя се повече от един участник или събранието се препраща на допълнителни участници. Конферентните зали не се броят като участници.
-
Събитието е по-дълго от 5 часа, включително през целия ден.
-
Серията е планирана с повторение по-рядко от месечно (например на всеки 2 месеца).
-
Планирана е серия на конкретна дата от месеца (например 3-то число на всеки месец).
-
Събитие или серия е планирано във вторичен или споделен календар.
-
Събитие или серия е настроено да се показва като "Извън офиса"
-
Участникът отказва вашето събрание в 1:1. Copilot не знае дали отхвърлянето на участника показва, че събранието трябва да бъде отменено, или планирано отново. В бъдеще Copilot автоматично ще приема предложения за ново време от участниците.
-
Събитието или серията не се побират добре, защото:
-
Няма свободни часове (Copilot се опита 5 пъти, за да намери време и не успя).
-
Достигнато е ограничението за повторно планиране (събитието е планирано автоматично 5 пъти вече, което показва, че вероятно не е приоритет, а продължаването на планирането може да не е правилното решение).
-
Често задавани въпроси
Какво виждат участниците, когато Copilot автоматично планира отново?
В момента участниците няма да знаят, че Copilot е планирал отново събранието. Те получават редовно съобщение за актуализация на събранието, все едно сте променили часа на събранието. Активно обмисляме как да подобрим това, така че изпратете предложения чрез "Помощ > обратна връзка".
Как Copilot избира кога да се планира отново, ако има няколко свободни часа?
Copilot ще избере най-близкото свободно време до първоначалния час на събранието в рамките на дните и часовете, които сте посочили като приемливи алтернативи.
Ако разреша това за събрание, но не променям нищо друго, ще получи ли участникът актуализация?
Ако разрешите автоматичното повторно планиране с Copilot за съществуващо събрание и не правите други промени, участникът няма да получи съобщение за актуализация на събранието. Ще актуализираме изживяването, така че бутонът на формуляра за събитие да е с етикет "Запиши" в този сценарий, а не текущия етикет "Изпращане".
