Управлението на натоварен календар може да бъде объркващо – особено когато нови събития са в конфликт със съществуващи. Copilot ви помага да бъдете организирани чрез автоматично преоразмеряване на лични срещи и 1:1 събрания, когато възникнат конфликти. Тази функция е предназначена за намаляване на ръчните усилия за управление на календара и поддържане на безпроблемната работа на графика.
Къде да намерите опциите за автоматично преоразмеряване
Можете да намерите повторно планиране с Copilot, когато създавате събитие в новия Календар на Outlook за Windows, Outlook в уеб или Microsoft 365 в Microsoft Teams.
-
Създайте ново събитие или отворете съществуващо събитие. Поддържат се както повтарящи се серии, така и еднократни събития.
-
Включете Автоматично планирай отново с Copilot, за да позволите на Copilot да управлява събитието.
-
Факултативен:За да добавите допълнителни предпочитания, за да помогнете на Copilot да намери по-добри алтернативи при повторно планиране, изберете показаните предпочитания за повторно планиране.
Забележка: Само организаторът на събранието може да разреши тази опция. Участниците в събранието няма да виждат опцията да поискат от Copilot автоматично да планира отново.
Разберете какво активира повторното планиране
Copilot автоматично ще планира повторно управляваното събитие, ако:
-
Приемате ново събрание, което се провежда по същото време.
-
Планирайте или планирайте отново ново събитие, което да се случва по едно и също време.
Забележка: Когато се оценяват конфликти, ще се разглеждат само събития със състояние "Зает" или "Извън офиса".
Как ще бъдете уведомени
Известията за промени във вашите събития ще се показват в информационния канал за активност на Outlook и ще включват:
-
Събитието е планирано повторно успешно.
-
Събитието не можа да бъде планирано отново в рамките на вашите предпочитания.
-
Събитието е променено и вече не може да се планира автоматично (например ако към събранието бъде добавен втори участник).
В бъдеще Copilot също ще изпраща имейли за важни известия.
Други съображения
Участникът отказва управлявано събрание 1:1
Copilot няма да планира повторно управляваното събитие, ако то е събрание от 1:1 и участникът е отклонил управляваното събрание. Copilot не знае дали отхвърлянето на участника показва, че събранието трябва да бъде отменено, или планирано отново. В бъдеще Copilot автоматично ще приема предложения за ново време от участниците.
Неизпратени промени в събрание от класическия Outlook за Windows
В класическия Outlook за Windows организаторите могат да правят промени в събрание, но да изберат да не изпращат тези актуализации на участниците. Ако често използвате тази функционалност, препоръчително е да не използвате функцията за автоматично повторно планиране на Copilot. Ако направите промени в управляваното събрание, но не го изпратите, тези промени ще бъдат изпратени до участниците, ако Copilot открие конфликт и актуализира събранието.
Стаи, добавени към събранието:
Конферентните зали не се броят като участници в събранието. Ако създадете събрание с един потребител и добавите две конферентни зали, Copilot все още смята това за събрание в 1:1. Отклоняванията на стаи също не засягат автоматичното повторно планиране – препоръчително е да разрешите автоматичното резервиране на стая, за да може Copilot автоматично да намери друга стая, ако текущата стая откаже.
Сценарии, които засягат автоматичното препланиране
Промени в събития, които предотвратяват автоматичното повторно планиране на Copilot
Ако възникне някое от следните неща, copilot ще ви попречи да разрешите автоматичното повторно планиране. Ако събитието вече е управлявано, Copilot ще спре да управлява вашето събрание и ще предаде тази промяна в информационния канал за активност на Outlook.
-
Добавяне на повече от един участник.
-
Планиране на събитие с времетраене, по-дълго от 5 часа.
-
Планиране на събитие за целия ден.
-
Планиране на събитие с повторение, по-дълго от месечно, например на тримесечие или ежегодно.
-
Планиране на повтарящо се събрание на определена дата от месеца.
-
Планиране на събитие във вторичен календар.
-
Участникът отказва вашето управлявано събрание на 1:1.
Други причини, поради които Copilot ще спре автоматичното повторно планиране
Copilot ще спре да управлява събрание, ако отговаря на определени критерии, които показват, че не отговаря добре на автоматичното управление.
-
Няма свободни часове. Има конфликт, но дори след 5 опита, възникнали в рамките на няколко дни, Copilot не може да намери алтернативно време за събитието.
-
Достигнато е ограничението за повторно планиране. Събитието е планирано отново 5 пъти. Това показва, че събитието може да не е приоритет и продължаването на планираното може да не е най-добрият резултат за това събитие.
Редактиране на екземпляр в опции за преоразмеряване на повтарящи се серии
Когато автоматичното повторно планиране е забранено за серията, то не може да бъде разрешено за един екземпляр.
Когато автоматичното препланиране е разрешено за серията, то може да бъде забранено за един екземпляр, но не можете да променяте предпочитанията за преоразмеряване.
Споделени календари и автоматично преоразмеряване
Докато автоматичното повторно планиране е разрешено за групата на целевото издание, представителите не могат да създават управлявани събития в споделен календар или да променят предпочитанията си за съществуващо управлявано събитие. Представителите също така няма да получават известия за управлявани събития. Очаква се представителите и споделените календари да се поддържат, когато автоматичното повторно планиране на Copilot достигне обща наличност.
