Използването на заявки улеснява прегледа, добавянето, изтриването или промяната на данни във вашата база данни на Access. Някои други причини за използването на заявки са:
-
Бързо намиране на конкретни данни чрез филтриране по конкретни критерии (условия)
-
Изчисляване или обобщаване на данни
-
Автоматизиране на задачи за управление на данни, например регулярно преглеждане на най-новите данни
Заявките ви помагат да намирате и работите с данни
В добре проектираната база данни, данните, които искате да представите чрез формуляр или отчет, са разположени обикновено в множество таблици. Заявките могат да извличат информацията от различни таблици и да я комбинират, за да я покажат във формуляра или отчета. Заявката може да бъде или искане за резултати от данни от вашата база данни, или за действие върху данните, или и за двете. Заявката може да ви даде отговор на прост въпрос, да извърши изчисления, да комбинира данни от различни таблици, да добави, да промени или да изтрие данни от база данни. Поради това, че заявките са толкова гъвкави, има много типове заявки и вие създавате типа заявка на базата на задачата.
|
Основни типове заявки |
Използване |
|---|---|
|
Избиране |
Да извличат данни от таблица или да извършват изчисления. |
|
Действие |
Да добавят, променят или изтриват данни. Всяка задача има конкретен тип заявка за действие. |
Създаване на заявка за избиране
Ако искате да прегледате данни само от определени полета в таблица или да прегледате данни от няколко таблици едновременно или просто да видите данните въз основа на определени критерии, изборът на тип заявка за избиране е ваш. За повече информация вижте Създаване на проста заявка за избиране.
Преглед на данни от избрани полета
Ако например вашата база данни има таблица с много информация за продукти и искате да прегледате списъка с продукти и техните цени, ето как бихте създали заявка за избиране, за да върнете само имената на продуктите и съответните цени:
-
Отворете базата данни и в раздела Създаване щракнете върху Проектиране на заявки.
-
В раздела Таблици щракнете двукратно върху таблицата Продукти .
-
Нека в таблицата "Продукти" да имате полета "Име на продукта" и "Цена по списък". В таблицата "Продукти" щракнете двукратно върху Име на продукта и Цена по списък, за да добавите тези полета в мрежа за проектиране на заявката.
-
В раздела Проектиране на заявка щракнете върху Изпълни. Заявката се изпълнява и показва списък с продукти и техните цени.
Преглед на данни едновременно от множество свързани таблици
Ако например имате база данни за магазин, който продава хранителни стоки, може да искате да прегледате поръчките за клиенти, които живеят в конкретен град. Да допуснем, че данните за поръчки и данните за клиенти се съхраняват в две таблици с имена съответно "Клиенти" и "Поръчки". Всяка таблица има поле "ИД на клиент", което представлява основата на релация "един към много" между двете таблици. Можете да създадете заявка, която връща поръчките за клиенти от конкретен град, например Лас Вегас, с помощта на следната процедура:
-
Отворете базата данни. В раздела Създаване, в групата Заявка щракнете върху Проектиране на заявки.
-
В раздела Таблици щракнете двукратно върху Клиенти и Поръчки.
Обърнете внимание на линията (наречена съединение), която свързва полето "ИД" в таблицата "Клиенти" и полето "ИД на клиент" в таблицата "Поръчки". Тази линия показва релацията между двете таблици.
-
В таблицата "Клиенти" щракнете двукратно върху Фирма и Град, да добавите тези полета към мрежата на заявката за проектиране.
-
В мрежата на заявката за проектиране, в колоната Град изчистете квадратчето за отметка в реда Покажи.
-
В реда Критерии на колоната Град въведете Лас Вегас.
Изчистването на квадратчето за отметка Покажи не позволява на заявката да покаже града в резултатите, а въвеждането на Лас Вегас в реда Критерии задава, че искате да видите само записи, в които стойността на полето "Град" е "Лас Вегас". В този случай заявката връща само клиентите, които се намират в Лас Вегас. Не е необходимо да показвате поле, за да го използвате с критерий.
-
В таблицата "Поръчки" щракнете двукратно върху ИД на поръчката и Дата на поръчка, за да добавите тези полета към следващите две колони на мрежата на заявката за проектиране.
-
В раздела Проектиране на заявка , в групата Резултати щракнете върху Изпълни. Заявката се изпълнява и след това се показва списък с поръчки за клиенти в Лас Вегас.
-
Натиснете CTRL+S, за да запишете заявката.
Създаване на параметризирана заявка.
Ако често искате да изпълнявате варианти на някоя конкретна заявка, обмислете използването на параметризирана заявка. Когато изпълните параметризирана заявка, заявката ви подканва да въведете стойности на полета и след това използва тези стойности, за да създаде критерии за вашата заявка.
Продължавайки предишния пример, където се научихте да създавате заявка за избиране, която връща поръчки за клиенти от Лас Вегас, можете да модифицирате заявката за избиране, така че да ви подканва да зададете града всеки път, когато изпълнявате заявката. За да продължите, отворете базата данни, която създадохте в предишния пример:
-
В навигационния екран щракнете с десния бутон върху заявката с име Поръчки по градове (която създадохте в предишния раздел) и след това щракнете върху Режим на проектиране в контекстното меню.
-
В мрежата на заявката за проектиране, в реда Критерии на колоната "Град" изтрийте Лас Вегас и след това въведете [За кой град?].
Низът [За кой град?] е вашето подканване за параметър. Квадратните скоби показват, че искате заявката да подканва за въвеждане на данни, а текстът (в този случай За кой град?) е въпросът, който подканването за параметър показва.
Забележка: В текста на подканването за параметър не може да се използва нито точка (.), нито удивителен знак (!).
-
Поставете отметка в квадратчето в реда Покажи на колоната "Град", така че градът да се показва в резултатите от заявката.
-
В раздела Проектиране на заявка , в групата Резултати щракнете върху Изпълни. Заявката ви подканва да въведете стойност за "Град".
-
Въведете Ню Йорк и след това натиснете ENTER, за да видите поръчките за клиентите в Ню Йорк.
Ако обаче не знаете какви стойности можете да задавате? Можете да използвате заместващи символи като част от подканването:
-
В раздела Начало, в групата Изгледи щракнете върху Изглед, а след това щракнете върху Режим на проектиране.
-
В мрежата на заявката за проектиране, в реда Критерии на колоната Град въведете Like [За кой град?]&"*".
В това подканване за параметър ключовата дума Like, амперсандът (&) и звездичката (*) в кавички позволяват на потребителя да въведе комбинация от знаци, включително заместващи символи, за да върне разнообразни резултати. Ако например потребителят въведе *, заявката връща всички градове; ако въведе Л, заявката връща всички градове, започващи с буквата "Л", а ако въведе *с*, заявката връща всички градове, съдържащи буквата "с".
-
В раздела Проектиране на заявка , в групата Резултати щракнете върху Изпълни и в подканата за заявка въведете Създай и натиснете КЛАВИША ENTER.
Заявката се изпълнява и след това показва поръчките за клиенти в Ню Йорк.
Задаване на типове данни за параметри
Можете също да зададете какъв тип данни трябва да приеме параметърът. Можете да зададете типа на данните за всеки параметър, но е особено важно да зададете типа на данните за числови и валутни данни или данни за дата и час. Когато зададете типа на данните, който трябва да приема параметърът, потребителите виждат по-информативно съобщение за грешка, ако въведат данни от неправилен тип, например текст, когато се очаква валута.
Ако един параметър е настроен на приема текстови данни, всяка въведена информация се тълкува като текст и не се показва съобщение за грешка.
За да зададете типа на данните за параметри в заявка, използвайте следната процедура:
-
Когато заявката е отворена в изглед за проектиране, в раздела Проектиране на заявка , в групата Показване/скриване щракнете върху Параметри.
-
В диалоговия прозорец Параметри на заявката, в колоната Параметър въведете подканване за всеки параметър, за който искате да зададете типа на данните. Уверете се, че всеки параметър съответства на подканването, което използва в реда Критерии на мрежата на заявката за проектиране.
-
В колоната Тип на данните изберете типа на данните за всеки параметър.
За повече информация вж. Използване на параметри за искане на входни данни при изпълнение на заявка.
Създаване на заявка за обобщаване
Сумарният ред в лист с данни е много полезен, но за по-сложни въпроси се използва заявка за общи суми. Заявката за общи суми е заявка за избиране, която ви позволява да групирате и обобщавате данни, например когато искате да видите общите продажби по продукти. В заявка за общи суми можете да използвате функцията Sum (агрегатна функция), да видите общия брой продажби по продукти.
Използвайте следващата процедура, за да модифицирате заявката "Междинни суми по продукти", която създадохте в предишния пример, така че да обобщава междинните суми по продукти.
-
В раздела Начало щракнете върху Изглед > Режим на проектиране.
Заявката "Междинни суми за продукти" се отваря в изглед за проектиране.
-
В раздела Проектиране на заявка , в групата Показване/скриване щракнете върху Общи суми.
В мрежата на заявката за проектиране се показва редът Общи суми.
Забележка: Въпреки че имат сходни имена, редът Общи суми в мрежата за проектиране и редът Общо в листа с данни не са еднакви:
-
С помощта на реда Общи суми в мрежата за проектиране можете да групирате по стойности на полета.
-
Можете да добавите ред Общо на лист с данни към резултатите от заявка за общи суми.
-
Когато използвате реда Общи суми в мрежата за проектиране, трябва да изберете агрегатна функция за всяко поле. Ако не искате да извършите изчисление в някое поле, можете да групирате по полето.
-
Във втората колона от мрежата за проектиране, в реда Общо изберете Сума от падащия списък.
-
В раздела Проектиране на заявка , в групата Резултати щракнете върху Изпълни. Заявката се изпълнява и след това се показва списък с продукти с междинни суми.
-
Натиснете CTRL+S, за да запишете заявката. Оставете заявката отворена.
За повече информация вижте Показване на суми на колони в лист с данни чрез сумарен ред.
Извършване на изчисления на базата на вашите данни
Обикновено няма да използвате таблици за съхраняване на изчислени стойности, например междинни суми, дори да се базират на данни в същата база данни, защото изчисляемите стойности могат да станат неактуални, ако стойностите, на които се базират, се променят. Например не бихте съхранявали възрастта на някого в таблица, защото всяка година би трябва да актуализирате стойността; вместо това бихте съхранявали рождената дата на лицето и след това бихте използвали заявка, за да изчислите възрастта.
Нека например да имате база данни за някои продукти, които искате да продадете. Тази база данни има таблица, наречена "Подробни данни за поръчки", в която има информация за продуктите в полета за цена на всеки продукт и за количества. Можете да изчислите междинната сума с помощта на заявка, която умножава количеството на всеки продукт по единичната цена и отстъпката за този продукт и след това изважда общата отстъпка от общата единична цена. Ако сте създали примерната база данни в предишния пример, отворете я и продължете:
-
В раздела Създаване щракнете върху Проектиране на заявки.
-
В раздела Таблици щракнете двукратно върху Подробни данни за поръчката.
-
В таблицата "Подробни данни за поръчките" щракнете двукратно върху ИД на продукта, за да добавите това поле към първата колона на мрежата на заявката за проектиране.
-
Във втората колона от мрежата щракнете с десния бутон върху реда Поле и след това щракнете върху Мащабиране в контекстното меню.
-
В полето Мащабиране въведете или поставете следното: Междинна сума: ([Количество]*[Единична цена])-([Количество]*[Единична цена]*[Отстъпка])
-
Щракнете върху OK.
-
В раздела Проектиране на заявка щракнете върху Изпълни. Заявката се изпълнява и след това се показва списък с продукти и междинни суми по заявки.
-
Натиснете CTRL+S, за да запишете заявката, и след това дайте на заявката името Междинни суми за продукти.
За повече информация вижте Показване на суми на колони в лист с данни чрез сумарен ред.
Показване на обобщени или агрегатни данни
Когато използвате таблици, за да записвате транзакции, или съхранявате регулярно появяващи се числови данни, е полезно да можете да преглеждате тези данни обобщено, например като суми или средни стойности. В Access можете да добавите сумарен ред към лист с данни. Обобщаващият ред е ред в дъното на листа с данни, който може да покаже подвижна обща стойност или друга агрегатна стойност.
-
Изпълнете заявката "Междинни суми за продукти", която създадохте по-рано, и оставете резултатите отворени в изглед на лист с данни.
-
В раздела Начало щракнете върху Общи суми. В дъното на листа с данни се показва нов ред с думата Общо в първата колона.
-
Щракнете върху клетката в последния ред на листа с данни с име Общо.
-
Щракнете върху стрелката, за да покажете наличните агрегатни функции. Тъй като колоната съдържа текстови данни, има само две възможности за избор: Няма и Брой.
-
Изберете Брой. Съдържанието на клетката се променя от Общо на брой на стойностите на колоните
-
Щракнете върху съседната клетка (втората колона). Обърнете внимание, че в клетката се появява стрелка.
-
Щракнете върху стрелката и след това върху Сума. Полето показва сумата на стойностите на колоната.
-
Оставете заявката отворена в изглед на лист с данни.
Създаване на кръстосана заявка.
Да предположим сега, че искате да прегледате междинни суми за продукти, но освен това искате да обобщите по месеци, така че всеки ред да показва междинни суми по продукти, а всяка колона да показва междинни суми по продукти за месец. За да покажете междинни суми по продукти и да покажете междинни суми по продукти за месец, използвайте кръстосана заявка.
Можете да модифицирате отново заявката "Междинни суми за продукти", така че да връща редове от междинни суми за продукти и колони от месечни междинни суми.
-
В раздела Начало, в групата Изгледи щракнете върху Изглед и след това върху Режим на проектиране.
-
В групата Настройка на заявката щракнете върху Добавяне на таблици.
-
Щракнете двукратно върху Поръчки и след това щракнете върху Затвори.
-
В раздела Проектиране на заявка , в групата Тип заявка щракнете върху Кръстосана. В мрежата за проектиране редът Покажи се скрива, а редът Кръстосана се показва.
-
В третата колона от мрежата за проектиране щракнете с десния бутон върху реда Поле и след това щракнете върху Мащабиране в контекстното меню. Отваря се полето Мащабиране.
-
В полето Мащабиране въведете или поставете следното: Месец: "Месец " & DatePart("m", [Дата на поръчката])
-
Щракнете върху OK.
-
В реда Кръстосана изберете следните стойности от падащия списък: Заглавие на ред за първата колона, Стойност за втората колона и Заглавие на колона за третата колона.
-
В раздела Проектиране на заявка , в групата Резултати щракнете върху Изпълни. Заявката се изпълнява и след това показва междинните суми на продуктите, обобщени по месеци.
-
Натиснете CTRL+S, за да запишете заявката.
За повече информация за кръстосаните заявки вижте Улесняване на четенето на обобщени данни с помощта на кръстосана заявка.
Създаване на заявка за създаване на таблица
Можете да използвате заявка за създаване на таблица, за да създадете нова таблица от данни, които са записани в други таблици.
Нека например да искате да изпратите данни за поръчки от Чикаго на бизнес партньор от Чикаго, който използва Access за изготвяне на отчети. Вместо да изпращате всички ваши данни за поръчки, искате да ограничите изпращаните данни до конкретните данни за поръчки от Чикаго.
Можете да съставите заявка за избиране, съдържаща данни за поръчки от Чикаго, и след това да използвате заявката за избиране, за да създадете новата таблица с помощта на следната процедура:
-
Отворете примерната база данни от предишния пример.
За да изпълните заявка за създаване на таблица, може да се наложи да разрешите съдържанието на базата данни.
Забележка: Ако под лентата виждате съобщение за разрешаване на базата данни, щракнете върху Разрешаване на съдържание. Ако вашата база данни е вече в надеждно местоположение, няма да видите лентата за съобщения.
-
В раздела Създаване, в групата Заявка щракнете върху Проектиране на заявки.
-
Щракнете двукратно върху Подробни данни за поръчката и Поръчки.
-
В таблицата Поръчки щракнете двукратно върху ИД на клиента и Град за експедиране, за да добавите тези полета към мрежата за проектиране.
-
В таблицата Подробна информация за поръчката щракнете двукратно върху ИД на поръчката, ИД на продукта, Количество, Единична цена и Отстъпка, за да добавите тези полета към мрежата за проектиране.
-
В колоната Град за експедиране от мрежата за проектиране изчистете полето в реда Покажи. В реда Критерии въведете 'Чикаго' (включително единичните кавички). Проверете резултата от заявката, преди да го използвате за създаване на таблицата
-
В раздела Проектиране на заявка , в групата Резултати щракнете върху Изпълни.
-
Натиснете Ctrl+S, за да запишете заявката.
-
В полето Име на заявка въведете Заявка за поръчки от Чикаго и след това щракнете върху OK.
-
В раздела Начало, в групата Изгледи щракнете върху Изглед и след това щракнете върху Изглед за проектиране.
-
В раздела Проектиране на заявка , в групата Тип на заявката щракнете върху Създаване на таблица.
-
В диалоговия прозорец Създаване на таблица, в полето Име на таблица въведете Поръчки от Чикаго и след това щракнете върху OK.
-
В раздела Проектиране на заявка , в групата Резултати щракнете върху Изпълни.
-
В диалоговия прозорец за потвърждение щракнете върху Да, и вижте новата таблица, показана в навигационния екран.
Забележка: Ако вече има таблица със същото име, което зададохте, Access изтрива тази таблица, преди да изпълни заявката.
За повече информация относно използването на заявки за създаване на таблица вижте Създаване на заявка за създаване на таблица.
Създаване на заявка за добавяне
Можете да използвате заявка за добавяне, за да извлечете данни от една или повече таблици и да добавите тези данни към друга таблица.
Нека например да сте създали таблица, която искате да споделите с бизнес партньор в Чикаго, но разбирате, че партньорът работи и с клиенти от района на Милуоки. Искате да добавите в таблицата редове, съдържащи данни за района на Милуоки, преди да споделите таблицата с вашия партньор. Можете да добавите данните за района на Милуоки към таблицата "Поръчки от Чикаго" с помощта на следната процедура:
-
Отворете заявката с име "Заявка за поръчки от Чикаго", която създадохте по-рано в изглед за проектиране.
-
В раздела Проектиране на заявка , в групата Тип на заявката щракнете върху Добави. Отваря се диалоговият прозорец Добавяне.
-
В диалоговия прозорец Добавяне щракнете върху стрелката в полето Име на таблица, изберете Поръчки от Чикаго от падащия списък и след това щракнете върху OK.
-
В мрежата за проектиране, в реда Критерии на колоната "Град за доставка" изтрийте "Чикаго" и след това въведете "Милуоки".
-
В реда Добави към изберете подходящо поле за всяка колона.
В този пример стойностите на реда Добави към трябва да съответстват на стойностите на реда Поле, но това не е задължително за работата на заявките за добавяне.
-
В раздела Проектиране на заявка , в групата Резултати щракнете върху Изпълни.
Забележка: Докато изпълнявате заявка, която връща голямо количество данни, може да получите съобщение за грешка, информиращо, че няма да можете да отмените заявката. Опитайте се да увеличите ограничението за сегмента от паметта до 3 МБ, за да позволите на заявката да продължи.
За повече информация за заявките за добавяне вж. Добавяне на записи към таблица с помощта на заявка за добавяне.
Създаване на заявка за актуализиране
Можете да използвате заявка за актуализиране, за да промените данните във вашите таблици, както и да използвате заявка за актуализиране, за да въведете критерии, задаващи кои редове трябва да бъдат актуализирани. Заявката за актуализиране ви предоставя възможност да прегледате актуализираните данни, преди да извършите актуализацията.
Важно: Заявките за действие не може да бъдат отменени. Трябва да помислите за създаване на архивни копия на всички таблици, които ще актуализирате с помощта на заявка за актуализиране.
В предишния пример добавихте редове към таблицата "Поръчки от Чикаго". В таблицата Поръчки от Чикаго полето ИД на продукт показва числовия ИД на продукт. За да направите данните по-полезни в отчетите, можете да заместите идентификаторите на продуктите с имена на продукти, като използвате следната процедура:
-
Отворете таблицата "Поръчки от Чикаго" в изглед за проектиране.
-
В реда "ИД на продукт" променете типа на данните от Число на Текст.
-
Запишете и затворете таблицата "Поръчки от Чикаго".
-
В раздела Създаване, в групата Заявка щракнете върху Проектиране на заявки.
-
Щракнете двукратно върху Поръчки и продукти от Чикаго.
-
В раздела Проектиране на заявка , в групата Тип заявка щракнете върху Актуализиране.
-
В мрежа за проектиране редовете Сортиране и Покажи изчезват и се показва редът Актуализиране на.
-
В таблицата Поръчки от Чикаго щракнете двукратно върху ИД на продукта, за да добавите това поле към мрежата за проектиране.
-
В мрежата за проектиране, в реда Актуализирай на от колоната ИД на продуктавъведете или поставете следното: [Продукти].[Име на продукта]
Съвет: Можете да използвате заявка за актуализиране, за да изтриете стойности на полета с помощта на празен низ ("") или NULL в реда Актуализиране на.
-
В реда Критерии въведете или поставете следното: [Идентификатор на продукт] Like ([Продукти].[ИД])
-
Можете да прегледате кои стойности ще бъдат променени от заявка за актуализиране, като прегледате заявката в изглед на лист с данни.
-
В раздела Проектиране щракнете върху Изглед > Изглед на лист с данни. Заявката връща списък с идентификатори на продукти, които ще бъдат актуализирани.
-
В раздела Проектиране на заявка щракнете върху Изпълни.
Когато отворите таблицата "Поръчки от Чикаго", ще видите, че числовите стойности в полето "ИД на продукт" са заместени от имената на продуктите от таблицата "Продукти".
За повече информация за заявките за актуализиране вж. Създаване и изпълняване на заявка за актуализиране.
Създаване на заявка за изтриване
Можете да използвате заявка за изтриване, за да изтриете данни от вашите таблици или за да въведете критерии, задаващи кои редове трябва да бъдат изтрити. Заявката за изтриване ви предоставя възможност да прегледате редовете, които ще бъдат изтрити, преди да извършите изтриването.
Нека например докато се подготвяте да изпратите таблицата "Поръчки от Чикаго" от предишния пример до вашият бизнес партньор от Чикаго, да забележите, че някои от редовете съдържат много празни полета. Решавате да премахнете тези редове, преди да изпратите таблицата. Можете просто да отворите таблицата и да изтриете редовете ръчно, но ако има много редове за изтриване и имате ясни критерии кои редове трябва да бъдат изтрити, можете да намерите за полезно да използвате заявка за изтриване.
Можете да използвате заявка, за да изтриете редове в таблицата "Поръчки от Чикаго", които нямат стойност за ИД на поръчка, с помощта на следната процедура:
-
В раздела Създаване щракнете върху Проектиране на заявки.
-
Щракнете двукратно върху Поръчки от Чикаго.
-
В раздела Проектиране на заявка , в групата Тип заявка щракнете върху Изтрий. В мрежата за проектиране редовете Сортиране и Покажи изчезват и се показва редът Изтрий.
-
В таблицата Поръчки от Чикаго щракнете двукратно върху ИД на поръчка, за да добавите това поле към мрежата за проектиране.
-
В мрежа за проектиране, в реда Критерии на колоната "ИД на поръчка" въведете Is Null.
-
В раздела Проектиране на заявка , в групата Резултати щракнете върху Изпълни.
За повече информация относно заявките за изтриване вижте Създаване и изпълнение на заявка за изтриване.
