Въпреки че можете да отпечатвате данни от таблица, заявка, формуляр или отчет във вашата база данни на Microsoft Access, можете да зададете опции за печат за отчети, които ще създадат привлекателно и по-четливо отпечатано копие на вашите данни.
Отпечатването на данни директно от таблици или заявки работи, когато искате да отпечатате само прост списък. Формулярите са по-подходящи за преглеждане или отпечатване на данни за един запис или свързан набор от записи, а не за отпечатване на по-големи набори от данни или обобщения на данни. Чрез отпечатване на данни от отчет можете да сравнявате, обобщавате и сумиирате общите големи набори от данни и след това да представите тази информация в привлекателно оформление.
За повече информация относно създаването на отчет вижте Въведение в отчетите в Access.
В тази статия
Избор на опции за настройка на страниците
След като създадете своя отчет, можете да зададете опции за оформлението за печат в диалоговия прозорец Настройка на страниците . Тези опции ви помагат фино да настроите формата с опциите за настройки на полетата, да използвате помощна мрежа и колони или да отпечатате само данните от отчета без форматирането. За да зададете опциите за печат на страница, изпълнете следните стъпки:
-
В навигационния екран щракнете с десния бутон върху отчета и след това щракнете върху Визуализация на печата.
-
В раздела Визуализация на печата , в групата Оформление на страниците щракнете върху Настройка на страниците и задайте полетата, ориентацията и настройките на колоните, които искате.
Настройки на раздела "Опции за печат"
|
Настройка |
Описание |
|---|---|
|
Полета (инчове) |
Увеличете или намалете полетата по подразбиране, както е необходимо, и вижте промените, показани в примерната страница. |
|
Печат само на данни |
Изберете тази опция, когато не искате да отпечатвате функциите за оформление в отчета, като например мрежи. |
|
Split Form |
Тази опция не е налична за отчет. |
За да персонализирате полетата в отчета, в раздела Визуализация на печата , в групата Размер на страницата щракнете върху Полета и изберете подходяща опция и се показва визуализация на отчета с променените настройки на полетата.
Настройки на раздела "Страница "
|
Настройка |
Описание |
|---|---|
|
Ориентация |
Изберете портретна или пейзажна ориентация. Ако искате да видите как се показва отчетът, вместо да задавате ориентацията тук, я задайте от раздела Визуализация на страница. В раздела Визуализация на печата , в групата Оформление на страниците щракнете върху Портретно или Пейзажно. |
|
Хартия |
Изберете размера и източника на хартията. |
|
Принтер за добавката на клиенти... |
Ако изберете Използване на конкретен принтер , можете да зададете няколко други опции за форматиране на принтер и документ. |
Настройки на раздела "Колони"
Забележка: Тези опции са налични и в раздела Визуализация на печата , в групата Оформление на страниците , под Колони.
|
Настройка |
Описание |
|---|---|
|
Настройки на мрежата |
Изберете броя на колоните и редовата разредка. Ако настройката е за една колона, опциите Разредка на колоните и Оформление на колони няма да са налични. |
|
Същото като подробностите |
Изберете , за да отпечатате колоната със същия размер, който сте задали в отчета. За да регулирате ширината и височината на колоната, изчистете селекцията и въведете нови стойности. |
|
Размер на колона |
Изберете ширината и височината на колоните. |
|
Оформление на колони |
Изберете посоката, в която искате да се отпечатат колоните. Тази опция е налична само когато имате повече от една колона. |
Избор на настройки на принтер
След като завършите настройките за настройка на страниците за вашия отчет, можете да изберете конкретни опции за принтер, за да управлявате оформлението за печат или страниците, които искате да отпечатате, и броя на копията.
-
В навигационния екран щракнете с десния бутон върху отчета, който искате да отпечатате, и щракнете върху Визуализация на печата.
-
В раздела Визуализация на печата, в групата Печат щракнете върху Печат.
Клавишна комбинация Натиснете Ctrl+P.
-
Изберете опциите за печат и след това щракнете върху OK , за да отпечатате отчета.
Следващата таблица описва резултатите, които можете да очаквате от конкретни настройки на принтера:
|
Настройка |
Описание |
|---|---|
|
Принтер |
Изберете принтера, където искате да се отпечата отчетът. Ако не сте задали ориентацията и размера на хартията, щракнете върху бутона Свойства . |
|
Диапазон на печат |
|
|
Copies |
Изберете броя на копията и изберете Комплектоване , ако искате копията да се отпечатат в набори за отчет с много страници. |
За да запишете хартия или да изпратите задание за печат в печатница или да изпратите отчета по имейл, можете да създадете .pdf или XPS формат на вашия отчет: В раздела Визуализация на печата , в групата Данни щракнете върху PDF или XPS.
Визуализация преди отпечатване
Използвайте опцията Визуализация на печата, за да проверите как ще се показва отпечатаната версия на вашия отчет.
Можете да отворите отчет във "Визуализация на печата" с помощта на един от следните методи:
-
За да визуализирате отчет, който още не е отворен, в навигационния екран щракнете с десния бутон върху отчета, който искате да визуализирате, и след това щракнете върху Визуализация на печата.
или
-
Щракнете върху Файл > Печат и след това щракнете върху Визуализация на печата.
или
-
Ако отчетът е отворен, щракнете с десния бутон върху раздела на документа за отчета и след това щракнете върху Визуализация на печата.
Можете да направите по-нататъшни промени във форматирането от "Визуализация на печата" с помощта на опциите в раздела "Визуализация на печата ".
Ако искате да видите няколко страници от отчета, да преминете към други страници или да прегледате няколко страници едновременно, когато визуализирате отчета, опитайте някоя от следните опции:
-
Щракнете върху бутона Отвори/затвори на спусъка (<<) в горния десен ъгъл на навигационния екран и след това разгънете областта за изглед на отчет.
-
Позиционирайте отчета с помощта на хоризонталните или вертикалните плъзгачи.
-
За да увеличите област в отчета, в раздела Визуализация на печата , в групата Мащабиране щракнете върху стрелката под Мащабиране и изберете процент на увеличение. Можете също да използвате контролата мащабиране в долния десен ъгъл на прозореца.
-
За да визуализирате няколко страници едновременно, в групата Мащабиране щракнете върху Две страници или щракнете върху Още страници и след това изберете опция.
Изберете опциите за печат: В групата Печат щракнете върху Печат и след това изберете опциите за печат.
Затваряне на визуализацията на печата: В групата Затваряне на визуализацията щракнете върху Затвори визуализацията на печата.
