Изграждане на информираност за марката с текст за многократно използване на имейл

Задавали ли сте същия въпрос в имейл десет пъти днес. Спестете време и осигурете съгласуваност в имейл комуникациите си с повторно използваем текст. Можете да копирате блокове със съдържание от Word или OneNote в Outlook и след това да запишете блоковете в галерията с бързи части на Outlook, за да отговаряте на често срещани запитвания от клиенти.

Осигуряване на съгласуваност на марката с цветовете

Цветовете в емблемата, текста и общите комуникации са важна част от установяването на вашата идентичност на марката. В следващия текстов блок използвахме цвета на марката Fabrikam за текста на заглавката на текстовия блок. Ето как можете да зададете определен цвят за текста. В този пример ще зададем цвета на текста в Word на RGB стойността 241 90 43.

1. В Word изберете текста, който искате да преоцветите, щракнете с десния бутон и след това изберете стрелката надолу на бутона Цвят на шрифта.

2. Изберете Още цветове, след което изберете раздела По избор .

3. Задайте стойностите червено, зелено, синьо на 241, 90, 41, както е показано в следващия пример, и след това изберете OK.
   
   

Копиране на съдържание от Word в Outlook

1. В Outlook изберете Нов имейл.

2. В Word изберете блока със съдържание, което искате да копирате, и след това изберете CTRL+C, за да копирате.

3. Поставете курсора в съобщението на Outlook там, където искате да поставите съдържанието, и след това щракнете върху CTRL+V.

Когато копирате съдържание от Word в Outlook, може да се наложи да направите няколко корекции на разредката, преди да запишете съдържанието в галерията с бързи части. Когато сте готови, вашето съдържание трябва да изглежда подобно на следващия пример.

Когато блокът със съдържание е форматиран според насоките на вашата марка, можете да го запишете в галерията с бързи части за редовна употреба във вашите имейл комуникации с клиентите.

1. В съобщението на Outlook изберете цялото съдържание, което искате да запишете като бърза част, както е показано в следващия пример.
   
   

2. От лентата с менюта изберете Вмъкване.

3. Разгънете прозореца на съобщението, след което от групата Текст изберете Бързи части.

4. Изберете "Запис на селекцията" в галерията с бързи части

5. В диалоговия прозорец Създаване на нов градивен блок дайте име на частта, попълнете другите опции и след това щракнете върху OK.

В имейл комуникациите си с клиенти можете да комбинирате блокове с повторно използваемо съдържание, за да създадете пълно съобщение. В този пример просто ще добавим блока със съдържание на демонстрацията на Fabrikam, който записахме в предишния раздел на този пример.

1. В Outlook изберете Нов имейл.

2. Поставете курсора там, където искате да вмъкнете селекция от галерията с бързи части.

3. В раздела Вмъкване , в групата Текст щракнете върху Бързи части и след това щракнете върху изречението, фразата или друга записана селекция, която искате да използвате повторно.
   
   

4. Текстът се показва във вашия имейл, както е показано на илюстрацията по-долу.
   
   

След като сте създали текста за повторно използваем имейл, който ще искате да споделите с други хора във вашата фирма. Лесният начин за споделяне на повторно използваем текст е да включите текста, който искате да споделите в съобщение. Заедно с повторно използваемия текст включете инструкции как да запишете текста в "Бързи части" и да го добавите към имейл. Добавете следните инструкции към вашия имейл.

1. Следвайте инструкциите в стъпка 3, за да добавите блок със съдържание за многократно използване в имейл съобщение, след което копирайте инструкциите от стъпка 2 за това как да запишете бърза част и стъпка 3 за това как да използвате бърза част.

2. Изпратете този имейл до тези хора във вашата фирма, които ще използват повторно използваемото съдържание.