Използване на шаблона за база данни за управление на задачи на Access

Подготовка на базата данни за използване

• Когато отворите базата данни за първи път, Access показва формуляра Добре дошли. За да предотвратите показването на този формуляр при следващото отваряне на базата данни, изчистете отметката от квадратчето Показвай добре дошли, когато тази база данни се отвори .

  Затворете формуляра Добре дошли, за да започнете да използвате базата данни.

• За да сте сигурни, че цялото съдържание на базата данни е разрешено, в лентата за съобщения щракнете върху Разрешаване на това съдържание.

  За повече информация относно разрешаването на съдържание на база данни вж. статията Как да решите дали да се доверите на база данни.

Търсене на задача или контакт

Полето "Бързо търсене " ви позволява бързо да намерите задача във формуляра "Списък със задачи " или контакт във формуляра "Списък с контакти ".

• Въведете текста, който искате да търсите, в полето Бързо търсене и след това натиснете клавиша ENTER.

  Access филтрира списъка така, че да се покажат само записите, съдържащи текста, който сте търсили. За да се върнете към пълния списък, щракнете върху Изчистване на текущото търсене. (Това е X в полето за търсене.)

Филтриране на списъка със задачи

Във формуляра Списък със задачи можете да филтрирате списъка със задачи и да запишете вашите предпочитани филтри за бъдеща употреба.

1. Приложете филтри, като щракнете с десния бутон върху формуляра и изберете желаните филтри.

2. Щракнете върху Запиши филтъра.

3. Във формуляра По-подробно за филтъра въведете име и описание на филтъра и след това щракнете върху Затвори.

4. Използвайте полето Филтриране на предпочитани , за да приложите записан филтър, или щракнете върху (Изчисти филтъра ), за да премахнете филтъра.

Показване или скриване на колони

Във формуляра Списък със задачи и формуляра Списък с контакти някои полета (колони) са скрити по подразбиране. За да промените кои полета да се показват:

1. Щракнете върху Покажи/скрий полетата.

2. В диалоговия прозорец Показване на колони изберете до всяка колона, която искате да покажете. Изчистете отметката от квадратчето, за да скриете колоната.

Показване на данни за задача или контакт

Формулярът "Подробни данни за задача " и формулярът "Подробни данни за контакт " ви позволяват да преглеждате и въвеждате повече информация за даден елемент. За да покажете формуляра "Подробни данни за задача " или формуляра "Подробни данни за контакт ":

• Във формуляра Подробни данни за задачата или формуляра По-подробно за контакта щракнете върху Отвори до елемента, който искате да видите.

Добавяне на прикачени файлове

Във формуляра Подробни данни за задача и формуляра Подробни данни за контакт можете да добавяте картини и други прикачени файлове.

• Под рамката на картината във формуляра По-подробно за задачата щракнете върху Добавяне или премахване на прикачени файлове.

  Под рамката на картината във формуляра "Подробни данни за контакта " щракнете върху Редактиране на картина.

• В диалоговия прозорец Прикачени файлове щракнете върху Добави.

• В диалоговия прозорец Избор на файл отидете до папката, която съдържа файла.

• Изберете файла, който искате да добавите, и след това щракнете върху Отвори.

• В диалоговия прозорец Прикачени файлове щракнете върху OK.

Добавяне на контакти от Microsoft Outlook

Ако използвате Microsoft Outlook, можете да добавяте контакти или собственици на задачи от тази програма, без да се налага да въвеждате отново информацията.

1. Във формуляра Списък с контакти щракнете върху Добави от Outlook.

2. В диалоговия прозорец Избор на имена за добавяне изберете имената, които искате да добавите към базата данни.

3. Щракнете върху Добави и после върху OK.

Показване на карта с адреса на контакт

Във формуляра Подробни данни за контакт , ако сте въвели адрес на улица за контакта, можете да покажете карта на това местоположение:

• Щракнете върху Щракнете, за да нанесете карта.

Показване на отчети

Базата данни със задачи включва няколко отчета, включително активни задачи, подробни данни за задача, адресна книга на контакт и др. За да покажете отчет:

• В навигационния екран, под Отчети щракнете двукратно върху отчета, който искате да покажете.

Можете да създадете свои собствени персонализирани отчети. За повече информация вж. статията Създаване на прост отчет.

Добавяне на поле към таблицата "Задачи"

1. Затворете всички отворени раздели.

2. В навигационния екран щракнете двукратно върху таблицата Задачи .

3. Превъртете надясно, докато не видите колоната с име Добавяне на ново поле. Щракнете двукратно върху заглавието на колоната и след това въведете името на полето.

Първия път, когато въвеждате данни в колоната, Access задава типа на данните вместо вас.

Добавяне на поле към формуляр или отчет

След като едно поле е добавено към таблица, можете след това да го добавите към формуляр или отчет.

1. Щракнете с десния бутон върху формуляра или отчета в навигационния екран и след това щракнете върху Изглед на оформление.

2. В раздела Формат, в групата Контроли щракнете върху Добавяне на съществуващи полета .

3. Плъзнете желаното поле от Списък на полетата във формуляра или отчета.