Използвайте шаблона за база данни за контакти на Access , за да следите имена, адреси, телефонни номера и друга информация. Тази нова версия на популярен шаблон на Access ви позволява също да категоризирате всеки контакт, да изпращате имейл съобщения и да създавате карти на адресите.
Искате ли да гледате видео за използването на този шаблон? Вижте тази статия Използване на шаблона за база данни за контакти.
Забележка: Шаблонът за база данни "Контакти" е актуализиран през последните няколко години. Тези инструкции се отнасят за най-новата версия на шаблона, наличен за изтегляне. Ако стъпките по-долу не съвпадат с това, което виждате, вероятно използвате по-стара версия на шаблона.
Първи стъпки
В тази статия разглеждаме основните стъпки за използване на шаблона за база данни за контакти.
Подготовка на базата данни за използване
-
Когато отворите базата данни за първи път, Access показва формуляра Добре дошли. За да предотвратите показването на този формуляр при следващото отваряне на базата данни, изчистете отметката от квадратчето Показвай добре дошли, когато тази база данни се отвори .
Затворете формуляра Добре дошли, за да започнете да използвате базата данни.
-
За да сте сигурни, че цялото съдържание на базата данни е разрешено, в лентата за съобщения щракнете върху Разрешаване на това съдържание.
За повече информация относно разрешаването на съдържание на база данни вж. статията Как да решите дали да се доверите на база данни.
Добавяне на контакти от Microsoft Outlook
Ако използвате Microsoft Outlook, можете да добавяте контакти от тази програма, без да се налага да въвеждате отново информацията.
-
Във формуляра Списък с контакти щракнете върху Добави от Outlook.
-
В диалоговия прозорец Избор на имена за добавяне изберете имената, които искате да добавите към базата данни.
-
Щракнете върху Добави и после върху OK.
Търсене на контакт
Полето "Бързо търсене " ви позволява бързо да намерите контакт във формуляра "Списък с контакти" .
-
Във формуляра Списък с контакти , в полето Бързо търсене въведете текста, който искате да търсите, и след това натиснете клавиша ENTER.
Access филтрира списъка така, че да се покажат само записите, съдържащи текста, който сте търсили. За да се върнете към пълния списък, щракнете върху Изчистване на текущото търсене. (Това е X в полето за търсене.)
Показване или скриване на колони
Във формуляра Списък с контакти някои полета (колони) са скрити по подразбиране. За да промените кои полета да се показват:
-
Щракнете върху Покажи/скрий полетата.
-
В диалоговия прозорец Показване на колони поставете отметка в квадратчето до всяка колона, която искате да покажете. Изчистете отметката от квадратчето, за да скриете колоната.
Показване на подробни данни за контакт
Формулярът "Подробни данни за контакт " ви позволява да виждате и въвеждате повече информация за всеки контакт. За да покажете формуляра "Подробни данни за контакт":
-
Във формуляра Списък с контакти щракнете върху Отвори до контакта, който искате да видите.
Добавяне на картина
Във формуляра Подробни данни за контакт можете да добавите картина за контакта.
-
Под рамката на картината щракнете върху Редактиране на картина.
-
В диалоговия прозорец Прикачени файлове щракнете върху Добави.
-
В диалоговия прозорец Избор на файл отидете до папката, която съдържа файла.
-
Изберете файла, който искате да добавите, и след това щракнете върху Отвори.
-
В диалоговия прозорец Прикачени файлове щракнете върху OK.
Забележка: Можете да прикачите множество файлове към всеки контакт, включително различни типове файлове, като например документи или електронни таблици.
Показване на карта с адреса на контакт
Във формуляра Подробни данни за контакт , ако сте въвели адрес на улица за контакта, можете да покажете карта на това местоположение:
-
Щракнете върху Щракнете, за да нанесете карта.
Показване на отчети
Базата данни за контакти включва два отчета: указател и телефонен указател. За да покажете отчет:
-
В навигационния екран, под Отчети щракнете двукратно върху отчета, който искате да покажете.
Можете да създадете свои собствени персонализирани отчети. За повече информация вж. статията Създаване на прост отчет.
Модифициране на базата данни с контакти
Можете да персонализирате базата данни "Контакти", като добавите ново поле към таблицата "Контакти" и след това добавите това поле към формуляра " Списък с контакти" и формуляра "Подробни данни за контакт ".
Добавяне на поле към таблицата ''Контакти''
-
Затворете всички отворени раздели.
-
В навигационния екран щракнете двукратно върху таблицата Контакти .
-
Превъртете надясно, докато не видите колоната с име Добавяне на ново поле. Щракнете двукратно върху заглавието на колоната и въведете името на полето.
Първия път, когато въвеждате данни в колоната, Access задава типа на данните вместо вас.
Добавяне на поле към формуляр
След като едно поле е добавено към таблица, можете след това да го добавите към формуляр.
-
Щракнете с десния бутон върху формуляра в навигационния екран и след това щракнете върху Изглед на оформление.
-
В раздела Структура, в групата Инструменти щракнете върху Добавяне на съществуващи полета.
-
Плъзнете желаното поле от Списък на полетата във формуляра.
