Използване на шаблона за база данни на Projects Access

Подготовка на базата данни за използване

За да се уверите, че цялото съдържание на базата данни е разрешено, използвайте следната процедура:

• За да сте сигурни, че цялото съдържание на базата данни е разрешено, в лентата за съобщения щракнете върху Разрешаване на това съдържание.

  За повече информация относно разрешаването на съдържание на база данни вж. статията Как да решите дали да се доверите на база данни.

Добавяне на служители

За да започнете да използвате шаблона за база данни "Проекти", първата стъпка е да добавите служители, така че да имате някого, на когото да възложите проекти и задачи. Използвайте тази процедура, за да добавите ръчно служители, или вижте следващия раздел, за да добавите служители от контактите си в Outlook.

1. Във формуляра Списък с проекти щракнете върху Списък със служители.

2. Във формуляра Списък със служители попълнете подробностите за всеки служител.

3. За да въведете по-подробна информация за служител, щракнете двукратно върху името на служителя във формуляра Списък със служители и въведете информацията във формуляра Подробни данни за служител .

4. Щракнете върху Затвори , за да се върнете към формуляра списък с проекти .

Добавяне на контакти от Microsoft Outlook

Ако използвате Microsoft Outlook, можете да добавите служители от тази програма, без да се налага да въвеждате отново информацията.

1. Във формуляра Списък с проекти щракнете върху Списък със служители.

2. Във формуляра Списък със служители щракнете върху Добавяне от Outlook.

3. В диалоговия прозорец Избор на имена за добавяне изберете имената, които искате да добавите към базата данни.

4. Щракнете върху Добави и после върху OK.

Добавяне на нов проект

1. Във формуляра Списък с проекти щракнете върху Нов проект.

2. Във формуляра Подробности за проекта попълнете подробностите за проекта и след това щракнете върху Затвори.

Редактиране на съществуващ проект

1. Във формуляра Списък с проекти щракнете двукратно върху проекта, който искате да редактирате.

2. Във формуляра Project Details (Подробности за проекта ) добавете или редактирайте подробностите за проекта.

   Добавяне на задача

   • Във формуляра Project Details (Подробности за проекта) щракнете върху Add Task (Добавяне на задача).

   • Във формуляра По-подробно за задачата попълнете подробностите за задачата и след това щракнете върху Затвори.

     Access показва новия проект в списъка Задачи от проект във формуляра Project Details .

     Редактиране на задача

   • Във формуляра Project Details (Подробности за проекта ) щракнете върху раздела Project Tasks (Задачи от проект ).

   • Щракнете двукратно върху задачата, която искате да редактирате.

   • Във формуляра Подробни данни за задачата редактирайте подробните данни за задачата и след това щракнете върху Затвори.

     Добавяне на обща задача

     Често срещаните задачи са задачи, които често се използват в много различни проекти, като например бюджетиране или обучение. След като въведете обща задача, тя може да бъде добавена към всеки проект в базата данни на Project, без да се налага да въвеждате отново подробните данни за задачата.

   • Във формуляра Project Details (Подробности за проекта ) щракнете върху Common Tasks (Често срещани задачи).

   • Поставете отметка в квадратчето до всяка често срещана задача, която искате да добавите към проекта. Добавяне на нови често срещани задачи в края на списъка.

   • Щракнете върху Затвори , за да се върнете към формуляра Project Details (Подробни данни за проекта ).

Филтриране на списъка с проекти

Във формуляра Списък с проекти можете да филтрирате списъка с проекти и да запишете вашите предпочитани филтри за бъдеща употреба.

1. Приложете филтри, като щракнете с десния бутон върху формуляра и изберете желаните филтри.

2. Щракнете върху Запиши филтъра.

3. Във формуляра По-подробно за филтъра въведете име и описание на филтъра и след това щракнете върху Затвори.

4. Използвайте полето Филтриране на предпочитани , за да приложите записан филтър, или щракнете върху (Изчисти филтъра ), за да премахнете филтъра.

Показване на подробни данни за проект или служител

Формулярът "Подробни данни за проекта " и формулярите " Подробни данни за служител" ви позволяват да преглеждате и въвеждате повече информация за даден проект или служител. За да покажете формуляра "Подробности за проекта " или формуляра "Подробни данни за служителя" :

• Във формуляра Списък с проекти или във формуляра Списък със служители щракнете двукратно върху елемента, който искате да видите.

Добавяне на прикачени файлове

Във формуляра Project Details (Подробности за проекта ) формулярът Task Details (Подробности за задачата ) и формулярът Employee Details (Подробни данни за служителя ) можете да добавяте картини и други прикачени файлове.

• Във всеки формуляр с подробни данни щракнете двукратно върху полето Прикачени файлове (във формуляра Подробни данни за служителя щракнете двукратно върху иконата на картина).

• В диалоговия прозорец Прикачени файлове щракнете върху Добави.

• В диалоговия прозорец Избор на файл отидете до папката, която съдържа файла.

• Изберете файла, който искате да добавите, и след това щракнете върху Отвори.

• В диалоговия прозорец Прикачени файлове щракнете върху OK.

Показване на отчети

Базата данни Projects включва няколко отчета, включително Open Projects, Task Details, Employee Address Book и др. За да покажете отчет:

• Във формуляра Списък с проекти изберете отчета, който искате да покажете, от списъка Отчети .

За да отпечатате отчет:

• Щракнете върху Файл > Печат.

Можете да създадете свои собствени персонализирани отчети. За повече информация вж. статията Създаване на прост отчет.