Използвайте шаблона за база данни на Access Student , за да проследявате информация за вашите ученици, включително контакти в спешни случаи, медицинска информация и информация за техните настойници. Можете също да търсите и филтрирате ученици, да проследявате участието на учениците, да показвате или скривате колони и да съпоставяте адресите на учениците.
Искате ли да гледате видео за използването на този шаблон? Вижте тази статия Използване на шаблона за база данни за ученици и студенти.
Забележка: Шаблонът за база данни "Учащи" е актуализиран през последните няколко години. Тези инструкции се отнасят за най-новата версия на шаблона, наличен за изтегляне. Ако стъпките по-долу не съвпадат с това, което виждате, вероятно използвате по-стара версия на шаблона.
Използване на базата данни
В тази статия разглеждаме основните стъпки за използване на шаблона за база данни "Учащи".
Подготовка на базата данни за използване
-
Когато отворите базата данни за първи път, Access показва формуляра Добре дошли. За да предотвратите показването на този формуляр при следващото отваряне на базата данни, изчистете отметката от квадратчето Показвай добре дошли, когато тази база данни се отвори .
Затворете формуляра Добре дошли, за да започнете да използвате базата данни.
-
За да сте сигурни, че цялото съдържание на базата данни е разрешено, в лентата за съобщения щракнете върху Разрешаване на това съдържание.
За повече информация относно разрешаването на съдържание на база данни вж. статията Как да решите дали да се доверите на база данни.
Търсене на ученик
Полето "Бързо търсене " ви позволява бързо да намерите ученик във формуляра Списък на учениците .
-
Въведете текста, който искате да търсите, в полето Бързо търсене и след това натиснете клавиша ENTER.
Access филтрира списъка така, че да се покажат само записите, съдържащи текста, който сте търсили. За да се върнете към пълния списък, щракнете върху Изчистване на текущото търсене. (Това е X в полето за търсене.)
Филтриране на списъка с ученици
Във формуляра Списък на учениците можете да филтрирате списъка с ученици и да запишете предпочитаните от вас филтри за бъдеща употреба.
-
Приложете филтри, като щракнете с десния бутон върху формуляра и изберете желаните филтри.
-
Щракнете върху Запиши филтъра.
-
Във формуляра По-подробно за филтъра въведете име и описание на филтъра и след това щракнете върху Затвори.
-
Използвайте полето Филтриране на предпочитани , за да приложите записан филтър, или щракнете върху (Изчисти филтъра ), за да премахнете филтъра.
Показване или скриване на колони
Във формуляра Списък на учениците някои полета (колони) са скрити по подразбиране. За да промените кои полета да се показват:
-
Щракнете върху Покажи/скрий полетата.
-
В диалоговия прозорец Показване на колони поставете отметка в квадратчето до всяка колона, която искате да покажете. Изчистете отметката от квадратчето, за да скриете колоната.
Показване на подробни данни за ученика
Формулярът "Подробности за учениците" ви позволява да преглеждате и въвеждате повече информация за ученик, включително снимки, настойници, информация за спешни случаи и присъствие. За да покажете формуляра "Подробности за учениците" :
-
Във формуляра Списък с ученици щракнете върху Отвори до елемента, който искате да видите.
Добавяне на картина
Във формуляра Подробности за учениците можете да добавяте картини и други прикачени файлове.
-
Под рамката на картината щракнете върху Редактиране на картина.
-
В диалоговия прозорец Прикачени файлове щракнете върху Добави.
-
В диалоговия прозорец Избор на файл отидете до папката, която съдържа файла.
-
Изберете файла, който искате да добавите, и след това щракнете върху Отвори.
-
В диалоговия прозорец Прикачени файлове щракнете върху OK.
Забележка: Можете да прикачите няколко файла за всеки елемент, включително различни типове файлове, като документи или електронни таблици.
Добавяне на ученици от Microsoft Outlook
Ако използвате Microsoft Outlook, можете да добавяте ученици от тази програма, без да се налага да въвеждате отново информацията.
-
Във формуляра Списък с ученици щракнете върху Добавяне от Outlook.
-
В диалоговия прозорец Избор на имена за добавяне изберете имената, които искате да добавите към базата данни.
-
Щракнете върху Добави и после върху OK.
Показване на карта с адреса на ученика
Във формуляра Подробности за учениците , ако сте въвели адрес на улица за ученика, можете да покажете карта на това местоположение:
-
Щракнете върху Щракнете, за да нанесете карта.
Показване на отчети
Базата данни "Ученици" включва няколко доклада, включително всички ученици/ студенти, алергии и медикаменти, информация за контакти в спешни случаи, информация за настойниците и др. За да покажете отчет:
-
В навигационния екран, под Отчети щракнете двукратно върху отчета, който искате да покажете.
Можете да създадете свои собствени персонализирани отчети. За повече информация вж. статията Създаване на прост отчет.
Модифициране на базата данни "Учащи"
Можете да персонализирате базата данни "Ученици", като добавите ново поле към таблицата "Ученици" и след това добавите това поле към формуляра "Списък на учениците ", формуляра " Подробности за учениците" и отчета " Всички ученици" .
Добавяне на поле към таблицата "Ученици"
-
Затворете всички отворени раздели.
-
В навигационния екран щракнете двукратно върху таблицата Ученици .
-
Превъртете надясно, докато не видите колоната с име Добавяне на ново поле. Щракнете двукратно върху заглавието на колоната и въведете името на полето.
Първия път, когато въвеждате данни в колоната, Access задава типа на данните вместо вас.
Добавяне на поле към формуляр или отчет
След като едно поле е добавено към таблица, можете след това да го добавите към формуляр или отчет.
-
Щракнете с десния бутон върху формуляра или отчета в навигационния екран и след това щракнете върху Изглед на оформление.
-
В раздела Структура, в групата Инструменти щракнете върху Добавяне на съществуващи полета.
-
Плъзнете желаното поле от Списък на полетата във формуляра или отчета.
