Използване на шаблона за проследяване на активи на Access

Използвайте шаблона за проследяване на активи на Access , за да следите компютри, офис оборудване или всичко друго, което е собственост или се поддържа от хора. Тази версия на популярен шаблон на Access ви позволява също да търсите подробни данни за активи, да показвате или скривате колони, да изпращате имейл съобщения и да съпоставяте адресите на собствениците на активи.

Искате ли да гледате видео за използването на този шаблон? Вижте тази статия Използване на шаблона за база данни за проследяване на активи.

Забележка: Шаблонът за база данни за проследяване на активи е актуализиран през последните няколко години. Тези инструкции се отнасят за най-новата версия на шаблона, наличен за изтегляне. Ако стъпките по-долу не съвпадат с това, което виждате, вероятно използвате по-стара версия на шаблона.

Първи стъпки

В тази статия разглеждаме основните стъпки за използване на шаблона за проследяване на активи.

Подготовка на базата данни за използване

Когато отворите базата данни за първи път, Access показва формуляра Добре дошли. За да предотвратите показването на този формуляр при следващото отваряне на базата данни, изчистете отметката от квадратчето Показвай добре дошли, когато тази база данни се отвори .

Затворете формуляра Добре дошли, за да започнете да използвате базата данни.
За да сте сигурни, че цялото съдържание на базата данни е разрешено, в лентата за съобщения щракнете върху Разрешаване на това съдържание.

За повече информация относно разрешаването на съдържание на база данни вж. статията Как да решите дали да се доверите на база данни.

Показване или скриване на оттеглени активи

Оттеглени активи са елементи, на които датата на оттегляне е преди текущата дата. Активите могат да станат оттеглени, когато са остарели, повредени или по друг начин неизползвани. Можете да покажете или скриете оттеглените активи във формуляра "Списък с активи".

Във формуляра Списък с активи отметнете или изчистете квадратчето Показвай оттеглените .

Търсене на актив или контакт

Полето "Бързо търсене " ви позволява бързо да намерите актив във формуляра "Списък с активи " и контакт във формуляра "Списък с контакти" .

Въведете текста, който искате да търсите, в полето Бързо търсене и след това натиснете клавиша ENTER.

Access филтрира списъка така, че да се покажат само записите, съдържащи текста, който сте търсили. За да се върнете към пълния списък, щракнете върху Изчистване на текущото търсене. (Това е X в полето за търсене.)

Филтриране на списъка с активи

Във формуляра Списък с активи можете да филтрирате списъка с активи и да запишете вашите предпочитани филтри за бъдеща употреба.

Приложете филтри, като щракнете с десния бутон върху формуляра и изберете желаните филтри.
Щракнете върху Запиши филтъра.
Във формуляра По-подробно за филтъра въведете име и описание на филтъра и след това щракнете върху Затвори.
Използвайте полето Филтриране на предпочитани , за да приложите записан филтър, или щракнете върху (Изчисти филтъра ), за да премахнете филтъра.

Показване или скриване на колони

Във формуляра Списък с активи и формуляра Списък с контакти някои полета (колони) са скрити по подразбиране. За да промените кои полета да се показват:

Щракнете върху Покажи/скрий полетата.
В диалоговия прозорец Показване на колони поставете отметка в квадратчето до всяка колона, която искате да покажете. Изчистете отметката от квадратчето, за да скриете колоната.

Показване на данни за актив или контакт

Формулярът "Подробни данни за активи" и формулярът "Подробни данни за контакт " ви позволяват да преглеждате и въвеждате повече информация за даден елемент. За да покажете подробните данни за активите или формуляра за подробни данни за контакта :

Във формуляра Списък с активи или формуляра Списък с контакти щракнете върху Отвори до елемента, който искате да видите.

Добавяне на картина

Във формуляра "Подробни данни за активи " и формуляра "Подробни данни за контакт " можете да добавяте картини и други прикачени файлове.

Под рамката на картината във формуляра Подробни данни за активи щракнете върху Добавяне или премахване на прикачени файлове.

Под рамката на картината във формуляра "Подробни данни за контакта " щракнете върху Редактиране на картина.
В диалоговия прозорец Прикачени файлове щракнете върху Добави.
В диалоговия прозорец Избор на файл отидете до папката, която съдържа файла.
Изберете файла, който искате да добавите, и след това щракнете върху Отвори.
В диалоговия прозорец Прикачени файлове щракнете върху OK.

Забележка: Можете да прикачите няколко файла за всеки елемент, включително различни типове файлове, като документи или електронни таблици.

Добавяне на контакти от Microsoft Outlook

Ако използвате Microsoft Outlook, можете да добавяте контакти или собственици на активи от тази програма, без да се налага да въвеждате отново информацията.

Във формуляра Списък с контакти щракнете върху Добави от Outlook.
В диалоговия прозорец Избор на имена за добавяне изберете имената, които искате да добавите към базата данни.
Щракнете върху Добави и после върху OK.

Показване на карта с адреса на контакт

Във формуляра Подробни данни за контакт , ако сте въвели адрес на улица за контакта, можете да покажете карта на това местоположение:

Щракнете върху Нанасяне на този адрес.

Показване на отчети

Проследяването на активи включва няколко отчета, включително "Всички активи", "Подробни данни за активи", "Оттеглени активи", "Адресна книга за контакти" и др. За да покажете отчет:

В навигационния екран, под Отчети щракнете двукратно върху отчета, който искате да покажете.

Можете да създадете свои собствени персонализирани отчети. За повече информация вж. статията Създаване на прост отчет.

Модифициране на базата данни за проследяване на активи

Можете да персонализирате базата данни за проследяване на активи, като добавите ново поле към таблицата "Активи" и след това добавите това поле към формуляра "Списък с активи ", формуляра " Подробни данни за активи " и отчета "Подробни данни за активи ".

Добавяне на поле към таблицата "Активи"

Затворете всички отворени раздели.
В навигационния екран щракнете двукратно върху таблицата Активи .
Превъртете надясно, докато не видите колоната с име Добавяне на ново поле. Щракнете двукратно върху заглавието на колоната и въведете името на полето.

Първия път, когато въвеждате данни в колоната, Access задава типа на данните вместо вас.

Добавяне на поле към формуляр или отчет

След като едно поле е добавено към таблица, можете след това да го добавите към формуляр или отчет.

Щракнете с десния бутон върху формуляра или отчета в навигационния екран и след това щракнете върху Изглед на оформление.
В раздела Структура, в групата Инструменти щракнете върху Добавяне на съществуващи полета.
Плъзнете желаното поле от Списък на полетата във формуляра или отчета.