Импортиране или свързване към данни в работна книга на Excel

Често срещани сценарии за импортиране на Excel данни в Access

• Вие отдавна използвате Excel, но от тук нататък искате да използвате Access, за да работите с тези данни. Искате да преместите данните в Excel работни листове в една или повече нови Access бази данни.

• Вашият отдел или работна група използва Access, но понякога получавате данни в Excel формат, които трябва да се обединят с вашите бази данни на Access. Искате да импортирате тези Excel работни листове във вашата база данни, когато ги получите.

• Използвате Access за управление на данните, но седмичните отчети, които получавате от останалата част от екипа си, са Excel работни книги. Бихте искали да подобрите процеса на импортиране, за да се уверите, че данните се импортират в базата данни всяка седмица в точно определено време.

Ако това е първият път, когато импортирате данни от Excel

• Няма начин да запишете работна книга на Excel като база данни на Access. Excel не предоставя функционалност за създаване на Access база данни от Excel данни.

• Когато отворите Excel работна книга в Access (в диалоговия прозорец Отваряне на файл променете списъчното поле Файлове от тип , за да MicrosoftOfficeExcel Файлове и изберете желания файл), Access създава връзка към работната книга, вместо да импортира данните й. Свързването с една работна книга е съвсем различно от импортирането на работен лист в база данни. За повече информация относно свързването вж. раздела Връзка към данни на Excel по-долу в тази статия.

Подготовка на работния лист

1. Намерете файла източник и изберете работния лист, съдържащ данните, които искате да импортирате в Access. Ако искате да импортирате само част от работен лист, може да дефинирате наименуван диапазон, включващ само клетките, които искате да импортирате.
   
   Дефиниране на наименуван диапазон (незадължително)   

   1. Превключете на Excel и отворете работния лист, съдържащ данните, които искате да импортирате.

   2. Изберете диапазона с клетките, съдържащи данните, които искате да импортирате.

   3. Щракнете с десния бутон върху избрания диапазон и след това щракнете върху Наименуване на диапазон или върху Дефиниране на име.

   4. В диалоговия прозорец Ново име задайте име за диапазона в полето Име и щракнете върху OK.

      Помнете, че по време на една операция за импортиране можете да импортирате само един работен лист наведнъж. За да импортирате данни от няколко работни листа, повторете операцията за всеки работен лист.

2. Прегледайте данните източник и извършете действията, описани в тази таблица.

   Елемент	Описание
   Брой на колоните	Броят на колоните източник, които искате да импортирате, не може да надвишава 255, защото Access не поддържа повече от 255 полета в таблица.
   Пропускане на колони и редове	Добра практика е да се включват само редове и колони от работния лист източник или наименувания диапазон, които искате да импортирате. Редове    По време на операцията за импортиране не може да филтрирате или да пропускате редове. Колони    Не може да пропускате колони по време на операцията, ако сте избрали да добавяте данните към съществуваща таблица.
   Табличен формат	Уверете се, че клетките са в табличен формат. Ако работният лист или наименуваният диапазон включва обединени клетки, съдържанието на клетките се поставя в полето, съответстващо на най-лявата колона, а другите полета се оставят празни.
   Празни колони, редове и клетки	Изтрийте всички ненужни празни колони и редове в работния лист или диапазон. Ако работният лист или диапазон съдържа празни клетки, опитайте се да добавите липсващите данни. Ако планирате да добавяте записите към съществуваща таблица, уверете се че съответното поле в таблицата приема празни (липсващи или неизвестни) стойности. Едно поле ще приема празни стойности, ако неговото свойство на поле Задължителни е зададено като Не и настройката на неговото свойство Правило за проверка допуска празни стойности.
   Грешни стойности	Ако една или повече клетки в работния лист или диапазон съдържат грешни стойности от рода на #NUM и #DIV, поправете ги преди да стартирате операцията за импортиране. Ако един работен лист източник или диапазон съдържа грешни стойности, Access поставя празна стойност в съответните полета на таблицата. За повече информация относно начините за коригиране на тези грешки вижте раздела Отстраняване на липсващи или грешни стойности по-нататък в тази статия.
   Тип на данните	За да избегнете грешки по време на импортирането, уверете се, че всяка колона източник съдържа един и същ тип данни във всеки ред. Access сканира първите осем реда източници, за да определи типа на данните на полетата в таблицата. Много препоръчително е да се уверите, че първите осем реда източници не смесват стойности на различни типове данни в никоя от колоните. В противен случай Access може да присвои на колоната правилния тип данни. Освен това добра практика е да форматирате всяка колона източник в Excel и да задавате конкретен формат на данните за всяка колона, преди да започнете операцията за импортиране. Форматирането е много препоръчително, ако една колона включва стойности на различни типове данни. Например колоната "Полет №" в един работен лист може да съдържа числови и текстови стойности от типа на 871, AA90, и 171. За да избегнете липсващите или грешни стойности, направете следното: Щракнете с десния бутон върху заглавката на колоната и след това щракнете върху Форматиране на клетки. В раздела Число, в Категория изберете формат. За колоната "Полет №" вероятно ще изберете Текст. Щракнете върху OK. Ако колоните източник са форматирани, но все още съдържат смесени стойности в редовете след осмия ред, при операцията за импортиране пак може да има пропуснати или неправилно конвертирани стойности. За информация относно отстраняването на неизправности, вижте раздела Отстраняване на липсващи или грешни стойности.
   Първи ред	Ако първият ред в работния лист или наименувания диапазон съдържа имената на колоните, можете да зададете Access третирате данните в първия ред като имена на полета по време на операцията за импортиране. Ако работният лист източник или диапазонът не включват имената, уместно е те да се добавят към източника преди започване на операцията за импортиране. Забележка: Ако планирате да добавяте данните към съществуваща таблица, уверете се, че името на всяка колона отговаря точно на името на съответното поле. Ако името на една колона се различава от името на съответното поле в таблицата, операцията за импортиране ще бъде неуспешна. За да видите имената на полетата, отворете таблицата в изглед за проектиране в Access.

3. Затворете работната книга източник, ако е отворена. Когато файлът източник е отворен, може да възникнат грешки при конвертиране на данните по време на операцията за експортиране.

Подготовка на базата данни местоназначение

1. Отворете Access база данни, където ще се съхраняват импортираните данни. Уверете се, че базата данни не е само за четене и че имате разрешения за извършване на промени в базата данни.

   -или-

   Ако не искате да съхранявате данни в никоя от съществуващите бази данни, създайте празна база данни. За да направите това:

   Щракнете върху раздела Файл, щракнете върху Създай и след това щракнете върху Празна база данни.

2. Преди започване на операцията за импортиране, решете дали ще съхранявате данните в нова или в съществуваща таблица.

   Създаване на нова таблица    Ако изберете да съхранявате данните в нова таблица, Access създава таблица и добавя импортираните данни към тази таблица. Ако вече съществува таблица със зададеното име, Access презаписва съдържанието на таблицата с импортираните данни.

   Добавяне към съществуваща таблица    Ако изберете да добавите данните към съществуваща таблица, редовете в Excel работен лист се добавят към указаната таблица.

   Не забравяйте, че повечето грешки при операциите за добавяне възникват поради несъответствие между данните източник и структурата и настройките на полетата в таблицата местоназначение. За да избегнете това, отворете таблицата местоназначение в изглед за проектиране и направете преглед за следното:

   • Първи ред    Ако първият ред на работния лист източник или наименуван диапазон не съдържа заглавия на колоните, уверете се че позицията и типа на данните на всяка колона в работния лист източник отговаря на позицията и типа на данните в съответното поле на таблицата. Ако първият ред съдържа заглавия на колони, не е необходимо да има съответствие между реда на колоните и полетата, но името и типът на данните на всяка колона трябва точно да отговарят на името и типа на данните на съответното поле.

   • Липсващи или излишни полета    Ако в базата данни местоназначение не съществуват едно или повече полета от работния лист източник, добавете ги преди да започнете операцията за импортиране. Ако обаче таблицата съдържа полета, които не съществуват в източника, не е необходимо да изтривате тези полета от таблицата, ако приемат празни стойности.

     Съвет: Едно поле ще приеме празни стойности, ако свойството му Задължителни е зададено като Не и настройката на свойството му Правило за проверка позволява празни стойности.

   • Първичен ключ    Ако таблицата съдържа поле за първичен ключ, работният лист източник или диапазонът източник трябва да имат колона, която съдържа стойности, съвместими с полето за първичния ключ, и импортираните стойности на първичния ключ трябва да са единствени. Ако един импортиран запис съдържа стойност на първичен ключ, която вече съществува в таблицата местоназначение, операцията за импортиране показва съобщение за грешка.

   • Индексирани полета    Ако свойството Индексирано на едно поле в таблицата е зададено като Да (без дублиране), съответната колона в работния лист източник или в диапазона трябва да съдържа уникални стойности.

     Преминете към следващите стъпки, за да изпълните операцията за импортиране.

Стартиране на операцията за импортиране

1. Местоположението на съветника за импортиране/свързване се различава малко в зависимост от версията на Access. Изберете стъпките, които отговарят на вашата Access версия:

   • Ако използвате най-новата версия на Microsoft 365, Access 2021 или Access 2019, в раздела Външни данни , в групата Импортиране на & връзка щракнете върху Нов източник на данни > От файл > Excel.

   • Ако използвате Access 2016, в раздела Външни данни , в групата Импортиране на & връзка щракнете върху Excel.

   Забележка: Разделът Външни данни е достъпен само когато базата данни е отворена.

2. В диалоговия прозорец Получаване на външни данни – Excel електронна таблица , в полето Име на файл задайте името на Excel файл, съдържащ данните, които искате да импортирате.

   -или-

   Щракнете върху Преглед и използвайте диалоговия прозорец Отваряне на файл, за да намерите файла, който искате да импортирате.

3. Посочете как искате да съхранявате импортираните данни.

   За да съхранявате данните в нова таблица, изберете Импортиране на първичните данни в нова таблица в текущата база данни. Ще получите подкана да наименувате тази таблица по-късно.

   За да добавите данните към съществуваща таблица, изберете Добави копие на записите към таблицата и изберете таблица от падащия списък. Тази опция не е достъпна, ако базата данни не съдържа таблици.

   За да направите връзка към източника на данни чрез създаване на свързана таблица, вижте раздела Връзка към данни на Excel по-надолу в тази статия.

4. Щракнете върху OK.

   Стартира се съветникът за импортиране на електронни таблици, който ви направлява в процеса на импортиране. Преминете към следващата група стъпки.

Използване на съветника за импортиране на електронни таблици

1. На първата страница на съветника изберете работния лист, съдържащ данните, които искате да импортирате, и след това щракнете върху Напред.

2. На втората страница на съветника щракнете или върху Показвай работите листове, или върху Показвай наименуваните диапазони, изберете или работния лист, или диапазона, който искате да импортирате, и след това щракнете върху Напред.

3. Ако първият ред на работния лист източник или на диапазона съдържа имената на полетата, изберете Първият ред съдържа заглавия на колони и щракнете върху Напред.

   Ако импортирате данните в нова таблица, Access използва тези заглавия на колони, за да наименуване на полетата в таблицата. Може да промените тези имена по време на или след операцията за импортиране. Ако добавяте данните към съществуваща таблица, уверете се, че заглавията на колоните в работния лист източник съответстват точно на имената на полетата в таблицата местоназначение.

   Ако добавяте данни към съществуваща таблица, преминете направо на стъпка 6. Ако добавяте данните към нова таблица, следвайте останалите стъпки.

4. Съветникът ви напомня да прегледате свойствата на полетата. Щракнете върху една колона в долната половина на страницата, за да се покажат съответните свойства на полето. По желание, направете едно от следните неща:

   • Прегледайте и променете, ако искате, името и типа на данните в полето местоназначение.

     Access преглежда първите осем реда във всяка колона, за да предложи типа на данните за съответното поле. Ако колоната в работния лист съдържа различни типове стойности, като текст и числа, в първите осем реда на една колона, съветникът предлага тип на данните, който е съвместим с всички стойности в колоната  – най-често текстов тип данни. Въпреки че вие може да изберете друг тип на данните, не забравяйте, че стойностите, които са несъвместими с избрания от вас тип данни ще бъдат игнорирани или неправилно конвертирани по време на процеса на импортиране. За повече информация относно начина за коригиране на липсващи или грешни стойности вж. раздела Отстраняване на липсващи или грешни стойности по-нататък в тази статия.

   • За да създадете индекс на полето, задайте Индексирано като Да.

   • За да прескочите изцяло колона, поставете отметка в квадратчето Не импортирай полето (пропусни).

     След като приключите с избора на опции, щракнете върху Напред.

5. В следващия екран задайте първичен ключ за таблицата. Ако изберете Нека Access добави първичен ключ, Access добавя поле "Автономериране" като първо поле в таблицата местоназначение и автоматично го попълва с уникални стойности на ИД, започвайки от 1. Щракнете върху Напред.

6. В последния екран на съветника задайте име на таблицата местоназначение. В полето Импортирай в таблица въведете име на таблицата. Ако таблицата вече съществува, Access показва подкана, която ви пита дали искате да запишете върху съществуващото съдържание на таблицата. Щракнете върху Да, за да продължите, или върху Не, за да зададете друго име за таблицата местоназначение, а след това щракнете върху Готово, за да импортирате данните.

   Ако Access е успял да импортира някои или всички данни, съветникът показва страница, която ви показва състоянието на операцията за импортиране. Освен това може да запишете подробните данни за операцията като спецификация за бъдеща употреба. От друга страна, ако операцията е напълно неуспешна, Access показва съобщението Възникна грешка при опит за импортиране на файла.

7. Щракнете върху Да, за да запишете подробните данни за операцията за по-късна употреба. Записването на подробните данни ви помага по-късно да повтаряте операцията, без да се налага всеки път да изпълнявате стъпките в съветника.

Вижте Записване на подробности за импортиране или експортиране като спецификация, за да научите как да запишете подробностите на спецификацията си.

Вижте Изпълнение на записана спецификация за импортиране или експортиране, за да научите как да изпълните своите записани спецификации за импортиране или свързване.

Вижте Планиране на спецификация за импортиране или експортиране, за да научите как да планирате изпълнение на задачи за импортиране или свързване в определени часове.

Низове за грешка и съвети за отстраняване

Най-горе на страницата

Често срещани сценарии за свързване към работен лист на Excel от Access

Обикновено се свързвате към работен лист на Excel (вместо да импортирате) по следните причини:

• Искате да продължите да съхранявате данните си в Excel работни листове, но да можете да използвате мощните функции за създаване на заявки и отчитане на Access.

• Вашият отдел или работна група използва Access, но данните от външните източници, с които работите, са в Excel работни листове. Не искате да поддържате копия на външни данни, но искате да можете да работите с тях в Access.

Ако за първи път се свързвате към работен лист на Excel

• Не можете да създадете връзка към база данни на Access от Excel.

• Когато се свързвате към Excel файл, Access създава нова таблица, често наричана свързана таблица. Таблицата показва данните в работния лист или наименуван диапазон източник, но всъщност не съхранява данните в базата данни.

• Не може да се свързвате Excel данни към съществуваща таблица в базата данни. Това означава, че не може да се добавят данни към съществуваща таблица чрез изпълнение на операция за свързване.

• Една база данни може да съдържа няколко свързани таблици.

• Всички промени, които правите в данните в Excel, се отразяват автоматично в свързаната таблица. Обаче съдържанието и структурата на свързана таблица в Access са само за четене.

• Когато отворите Excel работна книга в Access (в диалоговия прозорец Отваряне на файл променете списъчното поле Файлове от тип наExcelи изберете желания файл), Access създава празна база данни и автоматично стартира съветника за свързване на електронни таблици.