"Записването по-рано, записването често" е нещо, което е в миналото. Сега има автоматично записване, което спестява на всеки няколко секунди, за да не се налага вашите потребители.
Автоматичното записване е разрешено, когато даден файл бъде съхранен в OneDrive, OneDrive за работата или учебното заведение или SharePoint в Microsoft 365. Той автоматично записва промените на вашите потребители в облака, тъй като работят. А, ако други хора работят по един и същ файл, автоматичното записване му позволява да вижда промените за секунди. Ако автоматичното записване е разрешено, потребителите, които работят съвместно по един и същ документ, едновременно няма да могат да се виждат в реално време и вместо това ще продължат да виждат налични актуализации , когато промените са направени от други хора.
Но автоматичното записване също води до някои промени в начина, по който вашите потребители ще работят с Microsoft 365, така че в тази статия ще опишем някои от по-предизвикателните сценарии, както и как да конфигурирате настройките за автоматично записване. Препоръчваме ви да комуникирате с вашите потребители тези промени, които оказват влияние върху начина, по който работят в Office.
Забележка: При автоматичното записване не се оказва влияние върху производителността на системата. Все пак ще има по-голяма степен на използване на мрежата, тъй като те са качени, тъй като те са направени вместо всички наведнъж, когато потребителите извършват промени, които биха могли да повлияят на хора с ограничена пропускателна способност или използване на данни с висока цена, като например в мобилна точка за достъп.
Промяна на работни потоци
Автоматичното записване е полезно в повечето сценарии, но има някои случаи, в които вашите потребители може да се наложи да променят нормално работата си и искаме да сте готови да им помогнете. За всеки от сценариите ние описахме какво е сценария, какво може да се обърка и как да го решим.
-
Започвайки от съществуващ файл, извършвайки редакции и след това записвате копие на нов файл – всеки, който стартира от предишен файл (например отчета за приходите от последното тримесечие), редакциите и след това записва копие, за да започне отчетът за приходите на тази тримесечие ще доведе до записване на промените в двата файла, ако е включено автоматичното записване. Препоръчваме всеки да направи запис на копие, преди да направи промени, и дори да е добавил напомняне в продукта, когато това се случи. Ако потребител направи случайни промени, той би трябвало да използва функцията за Хронология на версиите , за да възстанови първоначалния документ.
-
Изпълнение на "хипотетично" или "какво-If" се променя на файл – всеки, който отвори файл и прави някакъв хипотетичен анализ (като например прогнозиране на въздействието на пазарните промени в бюджета) с желанието за затваряне на файла без записване по невнимание е записал всички промени във файла, докато е включено автоматичното записване. Препоръчваме ви да изключите автоматичното записване, докато вършите хипотетичния анализ и след това да го включите отново, след като потребителят е готов за записване отново.
-
Табла и преглед на файлове с сортирания/филтри в Excel – всеки, който сортира или филтрира табло, когато автоматичното записване е включено, ще засегне изгледа на всички останали във файла. Ако даден файл трябва да бъде табло или да се използва от много хора с сортирания и филтри, ви препоръчваме да настроите свойството "само за четене" в този файл, като използвате File > info > защита на работната книга > винаги отваряй само за четене, така че зрителите на таблото няма да запишат своите промени, освен ако не решат изрично да редактират файла.
-
Финализирани или публикувани файлове – всеки, който случайно редактира финализиран, публикуван файл с автоматично записване, ще запише направените от тях промени във файла. След като даден файл бъде финализиран, ви препоръчваме да зададете препоръчваното свойство само за четене или Маркирай като окончателно свойство във файла, така че да не се записват случайни редакции от зрителите и читателите на файла.
Конфигуриране на настройките за автоматично записване в Office
Автоматичното записване може да бъде конфигурирано по следния начин:
-
Собственикът на файл може да го настрои да се отваря винаги само за четене , за да се предотвратят случайни редакции. Това може да се извърши, като зададете файла да се отвори в препоръчваните само за четене (файл > информация >защита на документ/ работна книга/ презентация >винаги отворени само в "само за четене") или като споделите файла, Share без да позволявате на други хора да го> > редактират Allow Editing
-
Потребителят може да изключи автоматичното записване за файл, докато е отворен, като щракне върху превключвателя за автоматично записване . Това забранява автоматичното записване за текущия документ за този потребител. Следващия път, когато един и същ потребител отвори документа, автоматичното записване ще бъде изключено. Ако отворят различен документ, автоматичното записване няма да бъде повлияно от избора му в другия документ.
-
Потребителят може да настрои автоматичното записване да е изключено по подразбиране за всички файлове, отворени в това конкретно приложение (WordExcelPowerPoint ) на това устройство.
Забележка: Потребителят все още може да настрои автоматичното записване да е включено за отделни файлове с помощта на превключвателя за автоматично записване , описан по-горе.
-
Вие, администраторът, можете да зададете автоматичното записване да е изключено по подразбиране за всички файлове, отворени в това конкретно приложение (WordExcelPowerPoint ) с помощта на груповите правила.
Забележка: Потребителят все още може да настрои автоматичното записване да е включено по подразбиране в приложението или за отделни файлове, като използва описаните по-горе настройки.
Настройки на групови правила за автоматично записване
Ние заменяме настройката "не Записвай автоматично файловете вExcel /PowerPoint /Word " за групови правила с новото "изключи автоматичното записване по подразбиране в Excel /PowerPoint /Word " Настройка на груповите правила.
Ако използвате групови правила във вашата организация, можете да използвате настройка на правилата, за да изключите автоматичното записване по подразбиране. Има отделни настройки на правила за Excel,PowerPoint иWord.
Например настройката на правилата за Word се нарича "изключване на автоматичното записване по подразбиране в Word" и може да бъде намерена под пътя за правилата на Microsoft Office 2016 \ "автоматично".
За да използвате тези настройки на правила, се уверете, че сте изтеглили последните файлове за административен шаблон (ADMX/ADML) от центъра на Microsoft за изтегляния.
Работа с локални файлове
Автоматичното записване не е налично при работа с локални файлове. Старото поведение за автоматично възстановяване все още е достъпно за периодично записване на копия на променените файлове, за да се намали загуба на данни в случай на неочакван сценарий, като например срив.
Ние обаче препоръчваме ИТ администраторите да насърчават потребителите да записват файловете си в OneDrive, OneDrive за работата или учебното заведение или SharePoint в Microsoft 365, за да се разреши автоматичното записване и да избегнете загуба на данни. Можете да насърчите приемането на OneDrive, OneDrive за работата или учебното заведение или SharePoint в Microsoft 365 чрез образованието на потребителите, както и чрез разполагане на известно движение на папките, което автоматично синхронизира папките с ключови думи в облака. Това им позволява достъп до файлове навсякъде и не се тревожи за загуба на важни данни.
Вж. също
Какво представлява автоматичното записване?
Недопускане на промени в окончателна версия на файл
Преглед на предишни версии на файлове на Office
Помогнете за защитата на вашите файлове в случай на срив при автоматично възстановяване
Последна актуализация 4 юни 2019 г.
