Тази статия описва как да експортирате отчет в Microsoft Dynamics GP в Microsoft Office Excel 2007.
Забележка Стъпките, които са представени в тази статия, показват как да експортирате подробния отчет за оборотния баланс в Microsoft Excel 2007. Тези стъпки обаче се отнасят за всички отчети в GP на Microsoft Dynamics.
ВЪВЕДЕНИЕ
Експортиране на отчет в Microsoft Excel
За да експортирате отчет, като например подробния отчет за оборотния баланс Microsoft Excel, изпълнете следните стъпки:
-
В Microsoft Dynamics GP посочете Финансови в менюто Отчети и след това щракнете върху Оборотна ведомост.
-
В прозореца Отчет за оборотната ведомост щракнете върху Подробен в менюто Отчети.
-
Направете едно от следните неща:
-
Изберете съществуваща опция за отчет и след това щракнете върху Промяна.
-
Създаване на нов отчет. За да направите това, изпълнете следните стъпки:
-
Щракнете върху Нов.
-
В прозореца Опции на отчета за оборотната ведомост въведете име за опцията за отчет, която искате да използвате.
-
В секцията Включи щракнете, за да отметнете квадратчето Счетоводни акаунти.
-
Изберете настройките и ограниченията, които искате да използвате с опцията за нов отчет. След това щракнете върху OK.
-
-
-
Изберете опциите Местоназначение. За да направите това, изпълнете следните стъпки:
-
Щракнете върху бутона Местоназначение.
-
Щракнете, за да отметнете квадратчето Местоназначение до екрана и квадратчето за отметка До файл.
-
Щракнете върху иконата Папка.
-
В прозореца "Запиши в експортирания файл" отидете до мястото, където искате да запишете отчета.
-
В полето Запиши като тип щракнете върху Файлове с разделители със запетаи.
-
В полето Име на файл въведете име за файла.
-
Щракнете върху Запиши.
-
В прозореца Местоназначение на отчета щракнете върху опцията Замести и след това щракнете върху OK.
-
-
В прозореца Опции на отчета за оборотната ведомост щракнете върху бутона Печат, за да отпечатате отчета. След като отчетът приключи с отпечатването на екрана, затворете прозореца.
-
Отворете файла в Microsoft Excel. За да направите това, изпълнете следните стъпки:
-
Стартирайте Excel.
-
Щракнете върху Microsoft Office, след което щракнете върху Отвори.
-
В прозореца Отвори намерете записания отчет и след това отворете файла.
Забележка Ако файлът не се показва, щракнете върху Всички файлове (*.*) в полето Файлове от тип и след това щракнете върху Отвори.
-
-
За да покажете данните напълно във всяка клетка, изпълнете следните стъпки:
-
Изберете всички колони.
-
В раздела Начало щракнете върху Формат в групата Клетки и след това щракнете върху Автопобиране на ширината на колоната.
-
Промяна на отчет преди експортиране в Excel
Данните в отчетите може да не се подравняват правилно към съответните им колони, след като отчетът бъде импортиран в Excel. Например в подробния отчет за оборотната ведомост полето Обща сума може да не е подравнено с дебитните и кредитните суми.
Този проблем може да възникне, когато броят на полетата за заглавки на колони не съответства на броя на подробните полета.
За да предотвратите този проблем, създайте полета в Report Writer, които действат като филтри, така че броят на заглавните полета да съответства на броя на подробните полета. За да направите това, изпълнете следните стъпки:
Стъпка 1: Архивирайте отчета и след това отворете отчета в Report Writer
-
Ако имате променени GP отчети на Microsoft Dynamics, архивирайте файла Reports.dic. За да намерите файла Reports.dic, изпълнете следните стъпки:
-
Отворете прозореца Редактиране на файл за стартиране. За да направите това, направете едно от следните неща:
-
Microsoft Dynamics GP 10.0 В
менюто Microsoft Dynamics GPпосочете Инструменти, посочете Настройка , посочете Системаи след това щракнете върху Редактиране на файл за стартиране . -
Microsoft Dynamics GP 9.0 В менюто Инструменти посочете Настройка , посочете Система и след това
щракнете върху Редактиране на файла за стартиране.
Забележка Ако получите подкана да въведете системната парола, въведете паролата и след това щракнете върху OK.
-
-
В Microsoft Dynamics GP 10.0 и в Microsoft Dynamics GP 9.0 щракнете върху Microsoft Dynamics GP в прозореца Редактиране на файл за стартиране.
Забележка Пътят се показва в полето Отчети.
-
-
Отворете Report Writer. За да направите това, направете едно от следните неща:
-
Microsoft Dynamics GP 10.0 В
менюто GP на Microsoft Dynamics посочете Инструменти, посочете Персонализиране и след това щракнете върху Запис на отчет. -
Microsoft Dynamics GP 9.0
В менюто Инструменти посочете Персонализиране и след това щракнете върху Запис на отчет.
-
-
Отворете отчета в Report Writer. За да направите това, изпълнете следните стъпки:
-
В списъка Продукт щракнете върху Microsoft Dynamics GP. След това щракнете върху OK.
-
Щракнете върху Отчети.
-
В секцията Първоначални отчети изберете отчета, който искате да промените, и след това щракнете върху Вмъкни. Например вмъкнете подробния отчет за оборотната ведомост.
-
В списъка Променени отчети изберете отчета, който искате да промените, и след това щракнете върху Отвори. Например отворете отчета с подробна информация за оборотната ведомост.
-
В прозореца Дефиниция на отчет щракнете върху Оформление.
-
Стъпка 2: Създаване на ново изчисляемо поле
-
В прозореца Кутия с инструменти щракнете върху Изчисляеми полета в списъка Полета и след това щракнете върху Нови.
-
В прозореца Дефиниция на изчисляемо поле въведете Filler в полето Име.
-
В списъка Тип на резултата щракнете върху Низ.
-
В областта Тип израз щракнете върху Изчисляемо.
-
В раздела Константи щракнете върху Низ в списъка Тип.
-
Оставете полето Константа празно. След това щракнете върху Добави.
-
Щракнете върху OK, за да запишете изчисляемото поле. След това затворете прозореца.
Стъпка 3: Добавяне на новото изчисляемо поле към оформлението на отчета
Плъзнете новосъздаденото изчисляемо поле в съответната секция в прозореца Оформление на отчет. След като направите това, броят на полетата, които съдържат заглавки, съответства на броя на полетата, които съдържат подробни данни или количества.
Стъпка 4: Запишете отчета и след това излезте от Report Writer
-
Щракнете върху бутона Затвори, за да затворите прозореца Оформление на отчет.
-
Щракнете върху Запиши, когато получите следното съобщение:
Искате ли да запишете промените в това оформление на отчет?
-
Щракнете върху OK, за да затворите прозореца Дефиниция на отчет.
-
В менюто Файл щракнете върху Microsoft Dynamics GP.
Стъпка 5: Дайте разрешения за защита на модифицирания отчет
За да присвоите разрешения за защита на модифицирания отчет, използвайте един от следните методи:
Метод 1: Използване на защитата в Microsoft Dynamics GP 10.0
-
В менюто Microsoft Dynamics GP посочете Инструменти, посочете Настройка ,посочете Защита ислед това щракнете върху Алтернативни/модифицирани формуляри и отчети.
-
В полето ИД въведете ИД на потребителя, който ще отпечата този модифициран отчет.
-
В списъка Продукт щракнете върху Microsoft Dynamics GP.
-
В списъка Тип щракнете върху Отчети.
-
Разгъване на продажбите.
-
Разгънете възела за формуляра за поръчка или фактура, който сте променили.
-
Щракнете върху Microsoft Dynamics GP (променено).
Забележка До името се показва отметка.
-
Щракнете върху Запиши.
Метод 2: Използване на разширена защита в Microsoft Dynamics GP 9.0
-
В менюто Инструменти посочете Настройка, посочете Система ислед това щракнете върху Разширена защита. Ако получите подкана, въведете системната парола.
-
Щракнете върху Изгледи след това щракнете по Алтернативен, Модифициран и По избор.
-
Разгънете Microsoft Dynamics GP, разгънете Отчети, разгънете Продажбии след това разгънете възела за формуляра за оферта, поръчка или фактура, който сте променили.
-
Щракнете върху Microsoft Dynamics GP (променено).
-
Щракнете върху Приложии след това щракнете върху OK.
Забележка По подразбиране текущият потребител и фирма се избират, когато стартирате Advanced Security. Всички промени, които правите, са за текущия потребител и фирма. Можете обаче да изберете допълнителни потребители и фирми в областта "Фирма" и в областта "Потребител" на прозореца "Разширена защита".
Метод 3: Използване на GP защитата на Microsoft Dynamics в Microsoft Dynamics GP 9.0
-
В менюто Инструменти посочете Настройка , посочетеСистема ислед това щракнете върху Защита. Ако получите подкана, въведете системната парола.
-
В списъка Потребителски ИД изберете ИД на потребителя, който ще получи достъп до отчета.
-
В списъка Тип щракнете върху Модифицирани отчети.
-
В списъка Серия щракнете върху Продажби.
-
В полето Списък на Access щракнете двукратно върху формуляра за поръчка или фактура, които сте променили, и след това щракнете върху OK.
Забележка До името на отчета се появява звездичка.
