Как да затворите финансовата година в Small Business Accounting 2006, Accounting Express и в Accounting Professional

Стъпка 1: Ръчно изпълнение на някои задачи в края на годината

Преди да затворите финансовата година, изпълнете ръчно следните задачи:

• Изчистване на предплатени разходи

• Помири банковите сметки

• Разпочитане на акаунти за кредитни карти

• Записване на амортизации

• Регулиране на наличностите

Стъпка 2: Регулиране на записите в дневника

Направете следните корекции на записите в дневника:

• Коригирайте всички грешки, възникнали при записа на транзакция.

• Дайте приходи на периода, през който е спечелен приходът.

• Дайте разходи на периода, в който са възникнали разходите.

За да направите корекции на записите в дневника, щракнете върху Нов запис в дневника в менюто Фирма.

Стъпка 3: Прегледайте базата данни за грешки

БЕЛЕЖКИ

• Уверете се, че никой не е отворил фирмената база данни.

• Изпълнете тази стъпка на компютъра, на който се намира базата данни.

За да прегледате базата данни за грешки, изпълнете следните стъпки:

1. Стартирайте Small Business Accounting 2006, Accounting Express или Accounting Professional и след това отворете всяка фирмена база данни, с изключение на тази, която искате да прегледате.

2. В менюто Файл посочете Помощни
   програмии след това щракнете върху Помощни програми за данни.

3. Щракнете върху раздела Разширени инструменти и след това щракнете върху Поправи.

4. Изберете базата данни, която искате да проверите за грешки, и след това щракнете върху Поправи.

5. Ако получите съобщение, че всички връзки към базата данни ще бъдат затворени, щракнете върху Да.

6. Ако не са открити грешки, щракнете върху OK. Ако бъдат открити грешки, прегледайте ги и след това направете необходимите корекции.

7. Щракнете върху Затвори два пъти.

Стъпка 4: Архивирайте базата данни на фирмата, преди да затворите финансовата година

Забележки

• Уверете се, че никой не е отворил фирмената база данни, освен на компютъра, на който се намира базата данни.

• Изпълнете тази стъпка на компютъра, на който се намира базата данни.

За да архивирате базата данни на фирмата, изпълнете следните стъпки:

1. Стартирайте Small Business Accounting 2006, Accounting Express или Accounting Professional и след това отворете базата данни на фирмата, която искате да архивирате.

2. В менюто Файл посочете Помощни
   програмии след това щракнете върху Помощни програми за данни.

3. В раздела Основни инструменти щракнете върху Архивиране
   .

4. Щракнете върху Преглед.

5. Въведете име за файла и след това щракнете върху
   Запиши.
   
   Забележка Типът на файла по подразбиране е компресиран архивен файл (*.zip). Местоположението на файла по подразбиране е на следния път:

   Моите документи\Счетоводство на small Business\Backups

6. Ако искате да ограничите достъпа до архивното копие, въведете парола в полето Парола и след това въведете паролата отново в полето Проверка на паролата.

7. Щракнете върху ОК.

8. Когато получите съобщението, че архивирането е успешно завършено, щракнете върху OK.

9. Щракнете върху Затвори.

Стъпка 5: Отпечатване на отчет за оборотна ведомост, преди да затворите финансовата година

Въведете всички транзакции за годината, преди да отпечатате отчета за оборотната ведомост. Ако по-късно въведете допълнителни транзакции, трябва да отпечатате нова оборотна ведомост. Този отчет показва всички акаунти и салда към определена дата.

1. В менюто Отчети посочете Фирма и Финанси и
   след товащракнете върху Оборотна ведомост.

2. В списъка Като на лентата с инструменти щракнете върху По
   избор.

3. В полето Дата въведете датата, която искате, или изберете датата от календара.

4. В менюто Изглед щракнете върху Обнови отчета.

5. В менюто Файл щракнете върху
   Печат.

Стъпка 6: Отпечатване на задължителни финансови отчети в края на годината

Най-често срещаните финансови отчети са следните:

• Баланс

• Печалба и загуба

• Отчет за Flow парични средства

За да намерите тези отчети, посочете Фирма и финанси в менюто Отчети и след това щракнете върху отчета, който искате.

• Отпечатайте отчета Баланс за последния ден от финансовата година. За да зададете датата, изберете правилните стойности от списъка As Of и списъка
  Дата на лентата с инструменти. В списъка База данни на отчета изберете Парични
  средства илиНачисляванев зависимост от счетоводния метод, който фирмата използва.

• За отчета "Печалба и загуба" изберете диапазон от дати, който съответства на първия и последния ден от финансовата година. За да направите това, изберете правилните стойности от списъка
  Диапазон от дати, списъка От и списъка
  До на лентата с инструменти. В списъка База на отчета изберете Кеш
  илиНачисляванев зависимост от счетоводния метод, който фирмата използва.

• За отчета Flow отчет изберете диапазон от дати, който съответства на първия и последния ден от финансовата година. За да направите това, изберете правилните стойности от списъка Диапазон от дати, списъка От и списъка До на лентата с инструменти.

Стъпка 7: Настройване на нова финансова година

Трябва да настроите нова финансова година, така че да сте готови да въвеждате транзакции за следващата година.

1. В менюто Фирма щракнете върху Управление на финансова година.

2. Щракнете върху Нова финансова година. Датата по подразбиране попълва полето Начало на финансовата година. Тази дата се базира на последната дата на предишната финансова година. Не можете да променяте тази дата.

3. В полето Затваряне на финансова година въведете последния ден на следващата финансова година или изберете датата от календара.

4. Щракнете върху ОК.

Стъпка 8: Затваряне на финансовата година

Можете да имате неограничен брой отворени финансови години. Когато затворите финансови години, трябва да ги затворите в хронологичен ред. Когато затворите финансова година, възникват следните дейности:

• Балансовите сметки се сумират и балансът се пренася като започващ баланс за следващата година.

• Записите в дневника се създават, за да се нулират всички сметки за приходи и разходи. Разликата се публикува в акаунта "Задържани печалби".

• Състоянието на финансовата година е зададено на затворено.

За да затворите финансовата година, изпълнете следните стъпки:

1. В менюто Фирма щракнете върху Управление на финансова година.

2. От списъка Списък с периоди изберете годината, която искате да затворите, и след това щракнете върху Затвори финансовата година.

3. Ако получите подкана да преместите нетните приходи в акаунта "Задържани печалби", щракнете върху Да.

Стъпка 9: Отпечатване на отчет за оборотна ведомост, след като затворите финансовата година

За да отпечатате отчета за оборотната ведомост, изпълнете следните стъпки:

1. В менюто Отчети посочете Фирма и Финанси и
   след товащракнете върху Оборотна ведомост.

2. В полето Като на щракнете върху
   По избор.

3. В полето Дата въведете първия ден от следващата финансова година или изберете датата от календара.

4. В менюто Изглед щракнете върху Обнови отчета.

5. В менюто Файл щракнете върху
   Печат.

6. Сравнете този отчет с отчета за оборотната ведомост, който сте създали в раздела "Отпечатване на отчет за оборотна ведомост, преди да затворите финансовата година". Проверете следното:
   

   • Балансът се пренася към следващата година.

   • Салдата по сметките за приходи и разходи са нула и разликата се публикува в сметката "Задържани печалби".

   • Общите дебити и общите кредити в отчета за оборотната ведомост, които сте отпечатали, след като затворите финансовата година, съвпадат с общите дебити и общите кредити в отчета за оборотна ведомост, който сте отпечатали, преди да затворите финансовата година.

7. Ако трябва да коригирате записите, щракнете върху Нов запис в дневника в менюто Фирма.

Стъпка 10: Архивирайте базата данни на фирмата, след като затворите финансовата година

Забележки

• Уверете се, че никой не е отворил фирмената база данни.

• Изпълнете тази стъпка на компютъра, на който се намира базата данни.

За да архивирате базата данни на фирмата, изпълнете следните стъпки:

1. Стартирайте Small Business Accounting 2006, Accounting Express или Accounting Professional и след това отворете базата данни на фирмата, която искате да архивирате.

2. В менюто Файл посочете Помощни
   програмии след това щракнете върху Помощни програми за данни.

3. В раздела Основни инструменти щракнете върху Архивиране
   .

4. Щракнете върху Преглед.

5. Въведете име за файла и след това щракнете върху
   Запиши.
   
   Забележка Използвайте различно име на файл от това, което сте използвали, когато сте създали архивния файл, преди да затворите финансовата година. Типът на файла по подразбиране е компресиран архивен файл (*.zip). Местоположението на файла по подразбиране е на следния път:

   Моите документи\Счетоводство на small Business\Backups

6. Ако искате да ограничите достъпа до архивното копие, въведете парола в полето Парола и след това въведете паролата отново в полето Проверка на паролата.

7. Щракнете върху ОК.

8. Когато получите съобщението, че архивирането е завършено успешно, щракнете върху OK.

9. Щракнете върху Затвори.

Често задавани въпроси (ЧЗВ)

В1:Мога ли да запишете транзакция, ако затворя финансовата година? Могат ли транзакциите да се записват в затворена година?

A1: Не можете да запишете транзакция, след като затворите годината. Можете обаче да отворите отново годината и след това да запишете транзакция. Ако върнете година, която не е текущата година, трябва да отворите отново тази година и всички внедряващи затворени години в обратен хронологичен ред, като започнете с последната година и работите назад. След като направите промени, трябва да затворите всички отворени години в хронологичен ред, като започнете с най-старата година и работите напред.

За да отворите отново затворена година, трябва да бъдете присвоени или влезли като една от следните роли:

• Собственик в Small Business Accounting 2006, accounting Express или accounting Professional

• Счетоводител в "Счетоводство на малкия бизнес" 2006 г., в Accounting Express или в Accounting Professional

• Администратор на компютъра, на който се изпълнява Small Business Accounting 2006, Accounting Express или Accounting Professional

В2:Колко финансови години мога да запазя отворен?

О2: Няма ограничение за броя на финансовите години, които можете да запазите отворени.

В3:Трябва ли да закрия финансова година преди първия ден на следващата финансова година?

О3: Можете да затворите финансова година по всяко време след последния ден от годината. Въпреки това, докато не приключите финансова година, балансът за отваряне за балансовите сметки няма да се пренесе към новата година. Освен това акаунтите за разходи няма да бъдат нулирани и разликата няма да се приложи към акаунта "Задържана печалба".

В4:Какво се случва с неактивен акаунт, когато закрия финансова година?

A4: Ако имате неактивен акаунт, когато затворите финансовата година, състоянието на акаунта не се променя. Това важи независимо дали неактивният акаунт има баланс.

В5:Как да прегледам записа в дневника, който представя отчетите за приходи и разходи, които са били нулирани и след това публикувани в акаунта "Задържани печалби"?

A5: За да видите записа в дневника, изпълнете следните стъпки:

1. В менюто Фирма посочете
   Фирмени списъци ислед това щракнете върху Сметкоплан.

2. В списъка Сметкоплан щракнете двукратно върху акаунта "Задържани приходи приход", за да отворите регистъра
   на акаунтите.

3. Щракнете двукратно върху реда, който отговаря на следните критерии:
   

   • Датата е последният ден от приключената финансова година

   • Описанието на полето "Паметна бележка"
     е "Затваряща финансова година".