Как да се намали метаданни в Word 2003

Как да премахвате лична информация, когато записвате

Можете да сега автоматично премахнете личните данни от документ на Word при записване на документа. За да включите тази опция, изпълнете следните стъпки:

1. В менюто инструменти щракнете върху
   Опции.

2. В раздела защита , щракнете, за да изберете
   Премахване на личните данни от свойствата на файла квадратчето под Опции за поверителности след това щракнете върху
   OK.

Забележка: Това е предпочитаният метод за премахване на лична информация, когато записвате документ на Word.

обратно в началото

Как да премахнете ръчно потребителското си име от вашите документи

За да прегледате или промените потребителското си име, изпълнете следните стъпки:

1. В менюто инструменти щракнете върху
   Опциии след това щракнете върху раздела Информация за потребителя.
   
   Се появяват полетата за редактиране следните:

   Име
   Инициали
   Пощенски адрес

2. Ако не искате тази информация да се показва в документи, въведете без идентифициране низове или интервали в съответните полета за редактиране и след това щракнете върху OK , за да приемете промените.

Забележка: Всички нови документи, които създавате ще съдържа тази информация, а не на стойностите по подразбиране, които са въведени при инсталиране на Office. Обаче съществуващи документи вече могат да съдържат тази информация.

обратно в началото

Как да премахнете ръчно лична обобщена информация

Когато създавате или записвате документ в Word, обобщена информация може да се запише в документа. Има няколко метода, които можете да използвате за достъп до тази информация:

• Отворете документа. В менюто файл щракнете върху
  Свойства. Резюме
  Статистика, съдържанието, което
  Раздели по избор може да съдържа всички различни свойства като вашето име, името на ръководителя и името на вашата фирма.

• В Microsoft Windows Explorer щракнете върху документа и след това щракнете върху свойства. Раздели в
  Диалоговият прозорец свойства може да съдържат информация.

• Можете да използвате Microsoft Visual Basic for Applications (VBA) макрос или код на друга програма за четене на свойствата, показани в
  Диалоговият прозорец свойства .

За да изчистите обобщена информация от съществуващ документ или шаблон, изпълнете следните стъпки:

1. Отворете документа или шаблона.

2. В менюто файл щракнете върху
   Свойства.

3. В раздела " обобщение ", щракнете, за да изчистите
   Автор, ръководител, фирмаи друг полетата за редактиране, които не искате да разпространите.

4. В раздела по избор изтрийте всички свойства, които съдържат информация, която не искате да разпространите.

5. Щракнете OK.
   
   В
   Меню " файл ", щракнете върху Запишии след това щракнете върху
   Затвори.

След като изпълните тези стъпки, документът ще съдържа обобщени свойства.

обратно в началото

Как да премахнете ръчно лична обобщена информация, когато е свързан към мрежа

Ако сте влезли в мрежата, вашата мрежа потребителско име може да се появи в полето " автор " в раздела " обобщение " и последно записан от полето на
Статистика раздела, когато записвате документ. Този проблем може да възникне дори ако премахнете всички други лични данни от вашия компютър.

За да премахнете обобщена информация от документа, когато сте в мрежа, изпълнете следните стъпки:

1. Ако документът се съхранява на мрежов сървър, копирайте го на вашия локален твърд диск.

2. Стартиране на компютъра, но да не влезете в мрежата. Когато видите диалоговия прозорец за влизане на мрежата, щракнете върху Отказ или изключите.
   
   Забележка: Ако не можете да стартирате Windows, като натиснете бягство (например компютърът изпълнява Microsoft Windows NT), не може да продължи тези стъпки.

3. Отворете документа.

4. В менюто файл щракнете върху
   Свойства.

5. В раздела " обобщение ", щракнете, за да изчистите
   Автор, ръководител, фирмаи друг полетата за редактиране, които съдържат информация, която не искате да разпространите.

6. В раздела по избор изтрийте всички свойства, които съдържат информация, която не искате да разпространите.

7. Щракнете OK.
   
   В
   Меню " файл ", щракнете върху Запишии след това щракнете върху
   Затвори.

При влизане в мрежата, да не отвори файла. Ако го направите, вашата мрежа потребителско име може да се запише в файл. Обаче можете да използвате Windows Explorer, за да копирате файл от дискета или мрежов сървър.

обратно в началото

Как да премахнете ръчно коментари в документи

Word предлага възможност за добавяне на коментари към документи. Обикновено коментари съдържа името на лицето, което ги създали, така че можете да разберете кой ги пише.

Коментари обикновено се показват като секция осветения текст; Можете да щракнете върху коментар и след това щракнете върху Изтрий коментар.

Създавате нови коментари няма да съдържа вашето потребителско име, защото сте я премахнали от вашите Опции диалогов прозорец, както е описано в раздела "Как да ръчно премахване на потребител име от на документи" на тази статия.

обратно в началото

Ръчно премахване на горни и долни колонтитули от документи

Горни и долни колонтитули в документи могат да съдържат данни. За да премахнете информацията от горни и долни колонтитули, изпълнете следните стъпки:

1. В менюто изглед щракнете върху колонтитули.

2. Колонтитули се появяват в началото и края на всяка страница във вашия документ.
   
   Променете ги както желаете.

3. Щракнете върху Затвори в лентата с инструменти горен или долен колонтитул .

обратно в началото

Как да премахнете ръчно знаци за корекции

Документите могат да съдържат знаци за корекции. Със знаци за корекции можете да определите кой прави определени промени в документ. Когато приемете или отхвърлите знаци за корекции, партньори се записва в документа и знаци за корекции се премахват.

За да приемете или отхвърлите редакциите, изпълнете следните стъпки:

1. В менюто инструменти щракнете върху Проследяване на промени да го активирате.

2. В лентата с инструменти преглеждане щракнете върху назад или напред , за да намерите и изберете определени корекции. Щракнете върху Приеми промяната или Отхвърли промяната/Изтрий коментар да приемете или отхвърлите корекция, която е избрана.

3. Когато свършите, щракнете върху
   Затвори.

Забележка: Ако промените настройките на "Показване" на лентата с инструменти Преглеждане, редакция информация не се премахва. обратно в началото

Как да изключите бърз запис

Функцията за бърз запис ускорява процеса на записване на документ като запишете само промените, които сте направили в даден документ.

Поради дизайна на функцията за бърз запис текст, които сте изтрили от документ могат да останат в документ дори след като запишете документа. Ако се безпокоите за изтрит текст в документите си, изпълнете следните стъпки:

1. В менюто инструменти щракнете върху
   Опции.

2. Изберете раздела записване .

3. Изчистете квадратчето Разреши бърз запис и след това щракнете върху OK.

За допълнителна информация относно функцията за бърз запис щракнете върху следния номер на статия в базата знания на Microsoft:

291181 често задавани въпроси относно "Разреши бърз запис" в Word 2002

обратно в началото

Как да търсите и премахване на текст, форматиран като скрит

В документи на Word можете да форматирате текста като скрити. Тъй като скрит текст може да съдържа информация, която не искате да разпространите, можете да покажете и го премахнете. За да премахнете целия текст в документ, който е форматиран като скрит, изпълнете следните стъпки:

1. В менюто инструменти щракнете върху
   Опциии изберете раздела изглед.

2. Поставете отметка в квадратчето скрит текст и след това щракнете върху OK.

3. В менюто Редактиране щракнете върху
   Замени.

4. Щракнете върху още да разгънете прозореца.

5. Щракнете върху квадратчето търси.

6. Щракнете върху бутона форматиране и след това щракнете върху
   Шрифт.
   
   Поставете отметка в квадратчето скритаи след това щракнете върху OK.

7. Щракнете върху Замести всички.

Всички скрити текст е премахнат от документа. За да изключите показването на скрит текст, изпълнете следните стъпки:

1. В менюто инструменти щракнете върху
   Опциии изберете раздела изглед.

2. Изчистете отметката от квадратчето скрит текст и след това щракнете върху OK.

обратно в началото

Как да премахнете хипервръзки от документи

Документи може да съдържа хипервръзки към други документи или уеб страници в интранет или интернет. Хипервръзките обикновено се появяват като сини подчертаната низове.

За ръчно изтриване на единична хипервръзка от документ, щракнете върху хипервръзката, посочете хипервръзкатаи щракнете върху
Премахване на хипервръзка.

Ако искате да изтриете всички хипервръзки в документ, можете да използвате VBA макрос, за да направите това. Следния примерен VBA макрос премахва всички хипервръзки в документ.

Забележка: В следния примерен макрос се премахва само връзката. Текстът на хипервръзката остава в документа.

Важно: Преди да използвате следния макрос пример, прегледайте отказ по-горе в тази статия.

Sub RemoveHyperlinks()

   Dim oDoc As Document
   Dim oStory As Range
   Dim oHlink As Hyperlink

   For Each oStory In ActiveDocument.StoryRanges
      For Each oHlink In oStory.Hyperlinks
         oHlink.Delete
      Next
   Next

End Sub

За да премахнете всички следи от двете хипервръзка и текста на хипервръзката на документа, можете да използвате следния примерен макрос вместо това.

Sub RemoveAllHyperlinks()

   Dim oDoc As Document
   Dim oStory As Range
   Dim oHlink As Hyperlink

   For Each oStory In ActiveDocument.StoryRanges
      For Each oHlink In oStory.Hyperlinks
         oHlink.Range.Delete
      Next
   Next

End Sub

обратно в началото

Как да премахнете стилове от документи

Документи могат да включват стилове, които съдържат метаданни. Можете да премахнете тези стилове или да ги преименувате. За да направите това, изпълнете следните стъпки:

1. Отворете документа, който съдържа стилове.

2. В менюто форматиране щракнете върху
   Стил.

3. Изберете стила, който искате да изтриете или преименувате.
   
   
   Щракнете върху Изтрий да изтриете стил
   Промяна да го преименувате.

обратно в началото

Как да премахнете старите версии на файловете от документи

Word включва файл версия функция, която ви позволява да запишете няколко версии на същия документ в същия файл. Можете да изтриете по-стари версии на документа, преди да го споделяте с други.

За да изтриете една или няколко версии на документа, изпълнете следните стъпки:

1. В менюто файл щракнете върху
   Версии.

2. Изберете версията на документа, който искате да изтриете.
   
   Можете да изберете повече от една версия, като натискате клавиша CTRL, докато избирате версии.

3. Щракнете върху Изтрий.

4. Когато сте готови, изтриване на стари версии на документа, щракнете върху Запиши в менюто файл.

обратно в началото

Как да премахнете връзки от кодове на полета

Свързани изображения и други обекти в документи на Word могат да съдържат информация, свързване, като пътят на свързано изображение или обект. Можете да премахнете свързването информация от вашия документ като редактирате кодове на полета.

За да покажете кодове на полета, изпълнете следните стъпки:

1. В менюто инструменти щракнете върху
   Опциии изберете раздела изглед.

2. Щракнете, за да поставите отметка в квадратчето кодове на полета и след това щракнете върху OK.

След кодове на полета са видими, можете да проверите за да видите, ако някои от тях съдържат информация.

За да премахнете свързването информация свързано изображение или друг обект, изпълнете следните стъпки:

1. Изберете свързано изображение или обект, или изберете кода на полето за изображение или обект, ако кодове на полета са видими.

2. Натиснете CTRL + SHIFT + F9.

Изображението или обекта вече е прекъсната. Когато изображение или обектът е прекъсната, не можете да го редактирате.

обратно в началото

Как да премахнете шаблона името и местоположението

Всички документи, които са създадени в Word се базират на шаблона. По подразбиране това е файла на шаблона Normal.dot, намиращ се в папката шаблони. Въпреки това можете да създадете документ, който се основава на друг шаблон на друго място. Пътят и името на този шаблон се съхраняват в свойствата на документа.

За да видите шаблона името и местоположението, изберете свойства на меню " файл " и след това щракнете върху раздела Резюме .

Дори да не изпращате шаблона на документа, документа запазва името и местоположението на шаблона. За да промените шаблон името и местоположението на не-идентифицираща стойности, изпълнете следните стъпки:

1. В менюто инструменти изберете шаблони и добавки.

2. Щракнете върху Приложи.

3. Изберете шаблон, който има име и местоположение, които не са чувствителна или уникален.
   
   Например, защото всеки компютър, който има инсталиран Word включва Normal.dot, можете да изберете Normal.dot.

4. Щракнете върху Отвории след това щракнете върху
   OK.

Забележка: Шаблонът може да съдържа макроси, автотекст, потребителски стилове и персонализирани ленти с инструменти. Чрез промяна на шаблони, можете да направите някои от тези елементи не налична във вашия документ.

обратно в началото

Как да премахнете информацията за маршрутизиране грешка

Ако изпращате документ чрез имейл с помощта на маршрут, информация за маршрутизиране могат да бъдат добавени към документа. За да премахнете информацията от документа, трябва да запишете документа във формат, който запазва информация по насочване грешка.

В Word запишете документа в Rich Text Format (RTF) или в HTML формат. Затворете и отворете отново нов файл. Тъй като информацията за маршрутизиране грешка вече не е наличен, сега можете да запишете документа във формат на Word.

Можете също да изпълнете следните стъпки:

1. Изключете Разреши бърз запис с помощта на инструкциите по-горе в тази статия.

2. В менюто файл посочете Изпрати дои след това щракнете върху Друг получател.

3. Щракнете върху Изчисти да премахнете маршрут и след това щракнете върху OK.

4. В менюто файл щракнете върху
   Запишете.

Документът е съхранено без маршрут грешка информация.

обратно в началото

Как да премахнете името си от код на Visual Basic

Важно: Преди да използвате следния макрос пример, прегледайте отказ по-горе в тази статия.

Когато записвате VBA макрос в Word, записания макрос започва с горен колонтитул, подобно на следното:

' Macro1 Macro
' Macro recorded 3/11/1999 by <User Name>

За да премахнете името си от всички макроси, които сте записали, изпълнете следните стъпки:

1. Отворете документа, който съдържа макроси.

2. В менюто инструменти посочете
   Макроси след това щракнете върху Редактор за Visual Basic. Или натиснете ALT + F11.

3. В прозореца на проекта щракнете двукратно върху модул, който съдържа макроси.

4. Премахнете името си от записания макрос код.

Когато приключите с премахването на вашето име, натиснете ALT + Q да се върнете към програмата и щракнете върху Запиши в
Меню " файл ".

обратно в началото

Как да премахнете Visual Basic препратки към други файлове

В редактора на Visual Basic, можете да създадете препратка към друг файл. Ако потребителят отвори документ, който съдържа препратки към други файлове, потребителят може да видите имената на указаната файлове.

За да премахнете тези препратки, изпълнете следните стъпки:

1. Отворете документа, който съдържа препратки.

2. В менюто инструменти посочете
   Макроси след това щракнете върху Редактор за Visual Basic или натиснете ALT + F11.

3. В менюто инструменти щракнете върху
   Препратки.

4. Щракнете, за да изчистите отметката от квадратчето до указания файл или файлове.
   
   Когато свършите, щракнете върху OK.

5. Натиснете ALT + Q.

6. В менюто файл щракнете върху
   Запишете.

Забележка: Ако премахнете препратки към други файлове, това може да засегне способността на макроси във вашия документ да функционира правилно.

обратно в началото

Как да премахнете мрежа или твърд диск информация

Когато записвате документ на локалния твърд диск или мрежов сървър, информация, която идентифицира локалния твърд диск или мрежов сървър може да записва в документа.

За да премахнете информацията от документа, изпълнете следните стъпки:

1. Отворете документа.

2. В менюто Файл щракнете върху Запиши като.
   
   Запишете документа на флопидисковото устройство (обикновено устройство A).

3. В менюто файл щракнете върху
   Затвори.

4. Премахнете дискета от флопидисковото устройство.

Сега можете да използвате Windows Explorer, за да копирате от дискета на твърдия диск или мрежов сървър.

Забележка: Поради ограничаването на пространството на дискетата (обикновено 1,44 мегабайта (МБ)) този метод не може да се използва, ако размерът на файла на документа надхвърля свободното пространство на дискета.

обратно в началото

Вградени обекти в документи могат да съдържат метаданни

Ако вграждате обект в документ, обектът все още запазва своя свойства, независимо от това какво на документа. Например ако вграждате работна книга на Microsoft Excel в Word документ, документ и работната книга има собствен свойства.

За да премахнете метаданни от вграден обект, активирате обекта, премахнете всички метаданни, описани в разделите по-рано, активирате контейнер документа и след това запишете документа на контейнер.

Забележка: Когато активирате вграден обект в документ, се показва само част от вграден обект в документ; Обектът може да съдържа допълнителна информация, която не се появява. Ако искате документът да съдържа само предоставяне на вграден обект и действителното съдържание, използвайте
Намаляване на команда от менюто Редактиране за изтриване на обекта и след това използвайте командата Постави специално да поставите обект в документа чрез файлов формат WMF. След това, вече можете да редактирате вграден обект; Въпреки това няма да съдържа всички метаданни.

обратно в началото

Променливите могат да съдържат метаданни

Важно: Преди да използвате следния примерен макрос, прегледайте отказ по-горе в тази статия.

За да изтриете променливите, които се съдържат във вашия документ на Word, използвайте следния примерен макрос:

Sub DeleteDocVars()

   Dim Response
   Dim myVar As Variable

   For Each myVar In ActiveDocument.Variables
      Response = MsgBox("The document variable: " & myVar.Name & vbCr & _
         "Value: " & myVar.Value & vbCr & vbCr & _
         "Do you want to delete the variable from this document?", vbYesNo)

      If Response = "6" Then
         ' Delete the variable.
         myVar.Delete
      Else
         End
      End If
   Next myVar

   MsgBox "There are no variables in the document."

End Sub

За повече информация относно променливи, в редактора на Visual Basic щракнете върху Помощ за Microsoft Visual Basic в менюто помощ , въведете Променливи свойства в Office помощника или съветника за отговори и след това щракнете върху търсене , за да видите темата.


обратно в началото

Общи предложения за защита

Ето някои общи предложения, които можете да използвате, за да се увеличи нивото на защита на вашата компютърна среда:

• Когато не сте на компютъра, помощ за защита с помощта на защитен с парола скрийнсейвър, парола или функцията за заключване на Windows NT.

• Ако компютърът ви има всички споделени папки, уверете се, че прилагате паролите им така, че само оторизирани потребители достъп до вашите споделени. За още по-голяма сигурност използвайте ниво потребител достъп, така че можете да контролирате точно достъп до споделени ресурси на компютъра.

• Когато изтриете файл, да изпразните кошчето незабавно. Можете да имате предвид помощна програма, която напълно изтрива или презаписва файлове, когато те ще бъдат изтрити.

• Когато архивирате вашите данни, съхраняват резервни копия на сигурно място, като Сейф, Сейф защита или заключена кутия.

• Уверете се, че важни документи са защитени с парола така, че само оторизирани потребители могат да бъдат отворени. Съхранявайте паролите сигурна, отделно място. Ако не си спомняте паролата, няма начин да възстановите съдържанието на документ, защитен с парола.

• Не се разпространява документи по електронен път. Вместо това да ги разпечатате. Не използвайте идентификационни елементи като характерен шрифтове, водни знаци, лога или специална хартия, освен ако трябва да (например за презентация).

• Имейл е не анонимно. Не електронен документ, ако се безпокоите за вашата самоличност е свързан по никакъв начин на документа.

• Изпраща документа по интернет чрез протокола HTTP или File Transfer Protocol (FTP). Информация в тези протоколи се изпраща "нешифровани", това означава, че технически е възможно (но вероятно) за да се прехващат.

обратно в началото