Microsoft Access 2010 по подразбиране използва разширението на файловия формат .accdb, въведено в Access 2007. Access продължава да предоставя поддръжка за файловия формат, използван в по-старите версии на Access. Тази статия обяснява защо трябва да използвате новия файлов формат, когато е възможно, и защо може да се наложи да използвате файловия формат на по-старата версия в някои случаи. Също така ще научите изрично как да конвертирате база данни в новия файлов формат.
В тази статия
Новият файлов формат (.accdb)
Access 2010 използва файлов формат, който поддържа редица подобрения на продуктите. Когато създавате нова база данни, базата данни използва новия файлов формат по подразбиране и му се дава файловото разширение .accdb.
Трябва да използвате новия файлов формат, когато е възможно, тъй като поддържа нови функции, като например многозначни полета и прикачени файлове. Освен това, ако искате да конвертирате вашата настолна база данни в уеб база данни с помощта на Access Services, файлът на настолната база данни трябва да е в .accdb формат.
Обаче новият файлов формат не може да бъде отворен или свързан с по-стари версии на Access, той не поддържа репликация и не поддържа защита на ниво потребител. Ако трябва да използвате базата данни с по-стари версии на Access или ако трябва да използвате репликация или защита на ниво потребител, трябва да използвате файлов формат от по-стара версия.
Функции, предоставени от файловия формат .accdb
-
Публикуване в уеб с Access Services
Ако имате сървър, изпълняващ Access Services, компонент на SharePoint Server, можете да публикувате файлов формат .accdb в уеб, suibject за определени ограничения на съвместимостта. Някои функции за проектиране и парадигми са различни за уеб базите данни в сравнение с настолните бази данни – някои настолни бази данни не могат да бъдат публикувани в уеб, без първо да се правят промени в структурата.
След като публикувате база данни в уеб, все още можете да отворите .accdb файла, за да направите промени в проекта, и след това можете също да синхронизирате тези промени с публикуваната версия. Хора може да използва публикуваната уеб база данни в браузър, без да има инсталиран Access.
-
Многозначни полета
Да предположим, че трябва да възложите задача на някой от вашите служители, но да решите, че трябва да я възложите на повече от един човек. В Access 2010 можете да създадете многозначно поле, от което имената на служителите могат да бъдат избрани или въведени в поле.
Когато щракнете върху квадратчето, квадратчетата за отметка, които са избрани, показват вашия избор. Избраните служители се съхраняват в многозначното поле и са разделени със запетаи (по подразбиране), когато се показват.
Идеята зад многозначните полета е да улесните избирането и съхраняването на повече от един избор, без да се налага да създавате по-разширен проект на база данни. Многозначните полета са важни и за интегриране с Microsoft SharePoint Foundation, защото списъците на SharePoint поддържат и многозначни полета.
-
Тип данни за прикачен файл
Новият тип данни "Прикачен файл" ви позволява лесно да съхранявате всички типове документи и двоични файлове във вашата база данни без прекомерно нарастване на физическия размер на базата данни. Прикачените файлове автоматично се компресират, когато е необходимо, за да се увеличи максимално използването на пространството. Можете да прикачите документ на Word към запис или да запишете поредица от цифрови картини. Можете дори да запазите прикачени няколко прикачени файла към един запис.
-
Подобрена интеграция с SharePoint и Outlook
В миналото файловете на Access в .mdb формат са били блокирани от SharePoint или Outlook поради факта, че опасният код може да бъде включен в база данни на Access. Access 2010 позволява кодът да бъде проверен като безопасен или забранен. Това дава възможност за по-пълно интегриране на бази данни на Access с SharePoint или Outlook.
-
Проследяване на хронологията на полетата за паметни бележки
Полетата за паметни бележки са полезни за съхраняване на големи количества информация. Започвайки с Access 2007, можете да зададете свойство (AppendOnly), което принуждава Access да запази хронология на всички промени в поле memo. След това можете да преглеждате хронологията на тези промени. Тази функция също така поддържа функцията за създаване на версии в Windows SharePoint Services 3.0, така че да можете да използвате Access за проследяване на промени в няколко реда текстово поле, което се съхранява в списък на SharePoint (при условие че полето има опция Добавяне на промени към съществуващ текст , зададена на Да).
-
Подобрено шифроване
Можете да изберете да зададете парола за базата данни и да шифровате съдържанието на вашата база данни. Когато използвате Access 2007 и файл, използващ новия файлов формат, Access използва WINDOWS Crypto API за шифроване на данните. Могат да се използват и инструменти за шифроване на други разработчици.
Файловият формат на по-старата версия (.mdb)
Версии на Access, по-стари от Office Access 2007 поддържат файлови формати, които използват разширението на .mdb файл. В Access 2010 все още можете да отваряте .mdb файлове. Ако файлът се съхранява във файловия формат на Access 2002-2003 или Access 2000, можете да го отворите и използвате в Access 2010, както обикновено. Не можете обаче да се възползвате от новите функции, които изискват файловия формат .accdb.
Ако файлът се съхранява във файловия формат на Access 95 или Access 97, когато го отворите за първи път в Access 2010, Access предлага да надстроите базата данни до файловия формат, който в момента е зададен като файлов формат по подразбиране (обикновено файловият формат .accdb, освен ако вие или администратор не сте променили настройката). Ако не планирате да използвате базата данни с версии на Access, по-стари от Access 2007, и няма да споделяте базата данни с други потребители, които използват версии на Access, по-стари от Access 2007 и не използвате репликация или защита на ниво потребител, трябва да надстроите файла на базата данни до новия формат .accdb. След като надстроите базата данни до файловия формат .accdb, вече не можете да отворите базата данни с помощта на версия на Access, по-стара от Access 2007.
Ако файлът е съхранен във формат на Access 95 или Access 97 и изберете да не надстройвате до формата .accdb, не можете да правите промени в структурата. Можете да преглеждате обекти и да правите промени в данните си чрез Access 2010, но не можете да правите промени в структурата.
Конвертиране в новия файлов формат
За да конвертирате явно база данни на Access в новия файлов формат .accdb, трябва първо да отворите базата данни и след това да я запишете във файловия формат .accdb.
Важно: Процедурата по-долу е за файлове, създадени в Access 97, Access 2000, Access 2002 или Access 2003.
Първо отворете вашата база данни:
-
Щракнете върху раздела Файл.
-
Вляво щракнете върху Отвори.
-
В диалоговия прозорец Отваряне изберете и отворете базата данни, която искате да преобразувате.
Сега преобразувайте вашата база данни:
-
Щракнете върху раздела Файл.
-
Вляво щракнете върху Споделяне.
-
Под Запиши цялата база данни щракнете върху Запиши базата данни като.
-
Вдясно под Типове файлове за бази данни щракнете върху База данни на Access.
-
В диалоговия прозорец Запиши като , в полето Име на файл въведете име на файл или използвайте предоставеното име на файла.
-
Щракнете върху Запиши.
Копие на базата данни се създава във файловия формат .accdb.
