Намиране на записи, които имат най-новите или най-новите дати

Помислете за използване на филтър вместо заявка за най-високи стойности

Филтърът обикновено е по-добър, ако имате предвид определена дата. За да определите дали трябва да създадете заявка за най-високи стойности, или да приложите филтър, имайте предвид следното:

• Ако искате да върнете всички записи, за които датата съвпада, е преди или по-късна от определена дата, използвайте филтър. Например за да видите датите за продажби между април и юли, прилагате филтър.

• Ако искате да върнете зададено количество записи, които имат най-новите или най-новите дати в поле, и не знаете точните стойности за дата или те нямат значение, можете да създадете заявка с най-високи стойности. Например за да видите петте най-добри тримесечия за продажби, използвайте заявка с най-високи стойности.

За повече информация относно създаването и използването на филтри вж. статията Прилагане на филтър за преглед на избрани записи в база данни на Access.

Най-горе на страницата

Поставяне на примерните данни в работни листове на Excel

1. Стартирайте Excel. Отваря се празна работна книга.

2. Натиснете SHIFT+F11, за да вмъкнете работен лист (ще ви трябват четири).

3. Копирайте данните от всяка примерна таблица в празен работен лист. Включете заглавията на колоните (първия ред).

Създаване на таблици на база данни от работните листове

1. Изберете данните от първия работен лист, включително заглавията на колоните.

2. Щракнете с десния бутон върху навигационния екран и след това щракнете върху Постави.

3. Щракнете върху Да , за да потвърдите, че първият ред съдържа заглавия на колони.

4. Повторете стъпки от 1 до 3 за всеки от останалите работни листове.

Създаване на заявка с основни най-високи стойности

1. В раздела Създаване, в групата Заявки щракнете върху Проектиране на заявка.

2. Щракнете двукратно върху таблицата "Служители" и след това щракнете върху Затвори.

   Ако използвате примерните данни, добавете таблицата Employees към заявката.

3. Добавете полетата, които искате да използвате във вашата заявка, към мрежата за проектиране. Можете да щракнете двукратно върху всяко поле или да плъзнете и пуснете всяко поле в празна клетка в реда Поле .

   Ако използвате примерната таблица, добавете полетата Собствено име, Фамилно име и Дата на раждане.

4. В полето, съдържащо вашите най-високи или най-ниски стойности (полето "Дата на раждане", ако използвате примерната таблица), щракнете върху реда Сортиране и изберете Възходящо или Низходящо.

   Низходящ ред на сортиране връща последната дата, а възходящ ред на сортиране връща най-ранната дата.

   Важно: Трябва да зададете стойност в реда Сортиране само за полетата, които съдържат вашите дати. Ако зададете ред на сортиране за друго поле, заявката не връща желаните резултати.

5. В раздела Проектиране , в групата Инструменти щракнете върху стрелката надолу до Всички (списък Най-високи стойности ) и или въведете броя на записите, които искате да видите, или изберете опция от списъка.

6. Щракнете върху Изпълни , за да изпълните заявката и да покажете резултатите в изглед на лист с данни.

7. Запишете заявката като NextBirthDays.

Можете да видите, че този тип заявка с най-високи стойности може да отговаря на основни въпроси, като например кой е най-старият или най-младият човек във фирмата. Следващите стъпки обясняват как да използвате изрази и други критерии, за да добавите сила и гъвкавост към заявката. Критериите, показани в следващата стъпка, връщат следващите три рождени дни на служителя.

Добавяне на критерии към заявката

Тези стъпки използват заявката, създадена в предишната процедура. Можете да продължите със заявка с различни най-високи стойности, стига тя да съдържа действителни данни за дата/час, а не текстови стойности.

1. В навигационния екран щракнете с десния бутон върху заявката NextBirthDays и след това щракнете върху Режим на проектиране.

2. В мрежата на заявката за проектиране, в колоната отдясно на BirthDate въведете следното:
   MonthBorn: DatePart("m",[BirthDate]).
   Този израз извлича месеца от BirthDate с помощта на функцията DatePart .

3. В следващата колона на мрежата за проектиране на заявки въведете следното:
   DayOfMonthBorn: DatePart("d",[BirthDate])
   Този израз извлича деня от месеца от BirthDate с помощта на функцията DatePart.

4. Изчистете квадратчетата за отметка в реда Покажи за всеки от двата израза, които току-що въведохте.

5. Щракнете върху реда Сортиране за всеки израз и след това изберете Възходящо.

6. В реда Критерии на колоната Дата на раждане въведете следния израз:
   Month([Birth Date]) > Month(Date()) OR Month([Birth Date])= Month(Date()) AND Day([Birth Date])>Day(Date())
   Този израз прави следното:

   • Month( [Birth Date]) > Month(Date()) указва, че датата на раждане на всеки служител попада в бъдещ месец.

   • The Month( [Birth Date])= Month(Date()) And Day([Birth Date])>Day(Date()) указва, че ако датата на раждане е в текущия месец, рожденният ден попада на или след текущия ден.

     Накратко, този израз изключва всички записи, където рожденният ден възниква между 1 януари и текущата дата.

     Съвет:  За повече примери на изрази за критерии за заявки вж. статията Примери на критерии за заявки.

7. В раздела Проектиране , в групата Настройка на заявката въведете 3 в полето Връщане .

8. В раздела Структура, в групата Резултати щракнете върху Изпълни .

Най-горе на страницата

Създаване на заявка за обобщаване

Тази процедура използва примерната таблица Events и примерната таблица EventType , за да отговори на този въпрос:

Кога беше последното събитие от всеки тип събитие, с изключение на концертите?

1. В раздела Създаване, в групата Заявки щракнете върху Проектиране на заявка.

2. Щракнете двукратно върху таблиците Events и EventType.
   Всяка таблица се появява в горната секция на конструктора на заявки.

3. Щракнете двукратно върху полето EventType на таблицата EventType и полето EventDate от таблицата Events, за да добавите полетата към мрежата за проектиране на заявки.

4. В мрежата на заявката за проектиране, в реда Критерии на полето EventType въведете <>Concert.

   Съвет:  За повече примери на изрази за критерии вж. статията Примери на критерии за заявки.

5. В раздела Структура, в групата Покажи/скрий щракнете върху Общи суми.

6. В мрежата на заявката за проектиране щракнете върху сумарния ред на полето EventDate и след това щракнете върху Макс.

7. В раздела Структура, в групата Резултати щракнете върху Изглед и след това щракнете върху SQL изглед.

8. В прозореца на SQL, в края на клаузата SELECT, точно след ключовата дума AS, заместете MaxOfEventDate с MostRecent.

9. Запишете заявката като MostRecentEventByType.

Създаване на втора заявка за добавяне на още данни

Тази процедура използва заявка mostRecentEventByType от предходната процедура, за да отговори на този въпрос:

Кой е клиентът на най-новото събитие от всеки тип събитие?

1. В раздела Създаване, в групата Заявки щракнете върху Проектиране на заявка.

2. В раздела Заявки щракнете двукратно върху заявката MostRecentEventByType.

3. В раздела Таблици щракнете двукратно върху таблицата "Събития" и таблицата "Клиенти".

4. В конструктора на заявки щракнете двукратно върху следните полета:

   1. В таблицата Events щракнете двукратно върху EventType.

   2. В заявката MostRecentEventByType щракнете двукратно върху MostRecent.

   3. В таблицата "Клиенти" щракнете двукратно върху Фирма.

5. В мрежата на заявката за проектиране, в реда Сортиране на колоната EventType изберете Възходящо.

6. В раздела Проектиране, в групата Резултати щракнете върху Изпълни.

Най-горе на страницата