Има няколко начина за актуализиране на данни в база данни на Access. Добавяте запис към вашата база данни, когато имате нов елемент за проследяване, като например нов контакт към таблицата "Контакти". Когато добавите нов запис, Access добавя записа в края на таблицата. Можете също да промените полетата, за да сте информирани, като например с нов адрес или фамилно име. За да се поддържа целостта на данните, полетата в база данни на Access са настроени да приемат конкретен тип данни, като например текст или числа. Ако не въведете правилния тип данни, Access се показва съобщение за грешка. И накрая, можете да изтриете даден запис, когато вече не е подходящ и за да спестите място.
За повече информация как да настроите вашата база данни за въвеждане на данни, вижте Съображения при проектиране за актуализиране на данни.
В тази статия
Актуализиране на данни с използване на формуляр или лист с данни
Можете да използвате формуляр за ръчно актуализиране на данни. Формулярите за въвеждане на данни могат да предоставят по-лесен, по-бърз и по-точен начин за въвеждане на данни. Формулярите могат да съдържат произволен брой контроли, каквито са списъци, текстови полета и бутони. На свой ред, всяка от контролите във формуляра или чете данни от поле от базовата таблица, или пише в него.
Листовете с данни са мрежи с данни, които изглеждат като Excel работни листове. Можете да променяте данните директно в изглед на лист с данни. Ако сте запознати с Excel, листовете с данни трябва да бъдат относително лесни за разбиране. Можете да променяте данните в таблици, набори резултати от заявки и формуляри, които се показват в работните листове. Обикновено използвате листове с данни, когато трябва да виждате много записи наведнъж.
Разбиране на символите на въвеждане на данни
Следващата таблица показва някои от символите в селектори на запис, които можете да видите при актуализиране на данните, и какво означават те.
|
Символ |
Значение |
|---|---|
|
|
Това е текущият запис; записът е записан така, както изглежда. Текущият запис е посочен с промяна в цвета на селектора на записи. |
|
|
Вие редактирате този запис; промените в записа все още не се записват. |
|
|
Този запис е заключен от друг потребител; не можете да го редактирате. |
|
|
Това е нов запис, в който можете да въвеждате информация. |
|
|
Това е полето за първичен ключ и то съдържа стойност, която по уникален начин идентифицира записа. |
Добавяне на запис към таблица или формуляр
-
Отворете таблицата в Изглед на таблица с данни или формуляра в Изглед на формуляр.
-
В раздела Начало , в групата Записи изберете Нов или изберете Нов (празен) запис или натиснете Ctrl+знак плюс (+).
-
Намерете записа със звездичка в селектора на запис и въведете вашата нова информация.
-
За да преминете към следващото поле в същия ред, натискайте клавиша TAB, използвайте клавишите със стрелки надясно или наляво или щракнете върху клетката в следващото поле.
В таблица, за да преминете към следващата клетка в една колона, използвайте клавишите със стрелка нагоре или надолу или щракнете върху клетката, която искате.
-
Когато преглеждате друг запис или затваряте таблицата или формуляра, Access записва новия запис, който сте добавили. За да запишете в момента промените в текущия запис, натиснете Shift+Enter.
Намиране на запис
За да можете да редактирате или изтриете запис, първо трябва да го намерите. Във формуляр или лист с данни, която съдържа само малък брой записи, можете да използвате навигационните бутони, за да се придвижвате между записите, докато намерите този, който желаете. Когато има много записи, можете да използвате диалоговия прозорец Търсене и заместване и да филтрирате за записа.
Използване на бутоните за навигация при записване
Можете да се придвижвате между записите, като използвате бутоните за навигация.
Бутони със стрелки Удобно навигиране до първия, предишния, следващия или последния запис.
Нов (празен) запис Добавяне на запис.
Текущ запис Въведете номер на запис и след това натиснете клавиша ENTER, за да се придвижите до този запис. Номерът на запис се брои последователно – от началото на формуляра или листа с данни, без да отговаря на никаква стойност на поле.
Филтър Показва дали е приложен филтър. Изберете, за да премахнете или приложите отново филтъра.
Търсене Въведете текст в полето Търсене. Първата съвпадаща стойност се осветява в реално време, когато въвеждате всеки знак.
Използване на диалоговия прозорец "Търсене и заместване"
Диалоговият прозорец Търсене и заместване предоставя един друг начин за промяна на малки количества данни за по-малко време и с по-малко усилия. Можете да използвате функцията "Търсене" в диалоговия прозорец Търсене и заместване, за да намерите съвпадащ запис. Когато се намери съвпадащ запис, този запис става текущ, а след това можете да редактирате или изтриете.
-
Изберете полето, в което искате да търсите.
-
В раздела Начало , в групата Търсене изберете Търсене или натиснете CTRL+F.
Показва се диалоговият прозорец Търсене и заместване.
-
Изберете раздела Търсене .
-
В полето Търси напишете стойността, за която търсите съвпадение.
-
Ако желаете, използвайте списъка Търси в, за да промените полето, в което искате да търсите, или пък за да търсите в цялата основна таблица, а не само в едно поле.
-
Ако желаете, в списъка Съвпадение изберете Част от поле. Избирането на тази опция дава възможно най-широкото търсене.
-
В списъка Търсене изберете Всички, след което изберете Намери следващ.
За повече информация вижте Използване на диалоговия прозорец "Търсене и заместване".
Прилагане на филтър
Можете да приложите филтър, за да ограничите записите, които се показват до тези, които отговарят на вашите критерии. Прилагането на филтър улеснява намирането на записа, който искате да редактирате или изтриете.
-
Отворете таблицата в Изглед на таблица с данни или формуляра в Изглед на формуляр.
-
За да се уверите, че таблицата или формулярът вече не е филтриран, в раздела Начало , в групата Сортиране & филтър изберете Разширени и след това изберете Изчисти всички филтри или изберете Филтър в навигационната лента на записа.
-
Придвижете се до записа, съдържащ стойността, която искате да използвате като част от филтъра, и след това изберете полето. За филтриране въз основа на частичен избор, изберете само знаците, които искате.
-
В раздела Начало , в групата Сортиране & филтър изберете Селекция или щракнете с десния бутон върху полето и приложете филтър.
-
За да филтрирате други полета въз основа на селекция, повторете стъпки 3 и 4.
За повече информация вижте Прилагане на филтър за преглед на избрани записи в база данни на Access.
Изтриване на запис
Процесът на изтриване е доста прост, освен когато записът е свързан с други данни и се намира на страната "един" в релация "един към много". За да поддържате целостта на данните, по подразбиране Access не ви позволява да изтривате свързани данни. За повече информация вижте Ръководство за релации на таблици.
-
Отворете таблицата в Изглед на таблица с данни или формуляра в Изглед на формуляр.
-
Изберете записа или записите, които искате да изтриете.
За да изберете запис, натиснете селектора на запис до записа, ако селекторът на запис е наличен.
За да увеличите или намалите селекцията, плъзнете селектора на запис (ако е наличен) или натиснете SHIFT+СТРЕЛКА НАДОЛУ или SHIFT+СТРЕЛКА НАГОРЕ.
-
Натиснете клавиша DELETE, изберете Начало > Записи > Изтриване или натиснете Ctrl+знак минус (-).
Съвет Ако трябва да изтриете само определена информация, а не целия запис, изберете само данните във всяко поле, които искате да изтриете, и след това натиснете клавиша DELETE.
Редактиране на данни в текстово поле или поле
Access предоставя една текстова контрола за използване с полета "Кратък текст" и "Дълъг текст" (наричани още "Паметна бележка")". Обикновено можете да разберете дали съответното поле е кратък, или дълъг текст, според размера на контролата, който обикновено отразява размера, необходим за съответното поле на таблицата. Поле тип Short Text може да съхранява до 255 знака, а поле тип Long Text може да съхранява 64 000 знака.
По принцип не можете да редактирате данните от някои типове заявки. Например не можете да редактирате данните, върнати от кръстосана заявка, и не можете да редактирате или премахвате изчисляеми полета – стойностите, които се изчисляват от формула, когато използвате своята база данни, но които не се намират в таблица.
-
Отворете таблицата или заявката в Изглед на таблица с данни или формуляра в Изглед на формуляр.
-
Придвижете се до полето с помощта на клавиша TAB или клавишите със стрелки и след това натиснете F2, за да изберете полето.
В изглед на формуляр можете да щракнете върху етикета на полето, за да изберете полето. В изглед на лист с данни можете да изберете поле, като щракнете близо до лявата граница на полето, когато показалецът стане знак плюс (+).
-
Поставете курсора там, където искате да въведете информация.
-
Въведете или актуализирайте текста, който искате да вмъкнете. Ако допуснете грешка при въвеждането, натиснете клавиша НАЗАД.
-
Ако полето има една маска за въвеждане, въведете данните според формата.
-
За да бъдете по-продуктивни, научете следните клавишни комбинации:
-
За да вмъкнете нов ред в текстово поле, натиснете Ctrl+Enter.
-
За да вмъкнете стойността по подразбиране за поле, натиснете Ctrl+Alt+интервал.
-
За да вмъкнете текущата дата в поле, натиснете CTRL+ТОЧКА И ЗАПЕТАЯ.
-
За да вмъкнете текущия час, натиснете CTRL+SHIFT+ДВОЕТОЧИЕ.
-
За да проверите правописа, натиснете F7.
-
За да използвате повторно подобни стойности от предишен запис, преминете към съответното поле в предишния запис и след това натиснете CTRL+' (апостроф).
-
За да запишете промените си в момента, натиснете Shift+Enter.
За повече информация вижте Клавишни комбинации за Access.
-
-
За да запишете данните, в раздела Начало, в групата Записи изберете Запиши или натиснете Shift+Enter.
Не е необходимо специално да записвате промените си. Access ги фиксира в таблицата, когато преместите курсора в ново поле на същия ред, когато преместите показалеца към друг ред или когато затворите формуляра или листа с данни.
Добавяне на дата с помощта на инструмента за извличане на дата
Има няколко начина да добавите дата в таблицата, като използването на контролата за избор на дата е един бърз вариант.
-
Изберете полето, към което искате да добавите дата. Показва се икона на календар.Забележка: Контролата за извличане на дата не е налична, ако към полето "Дата/час" е приложена маска за въвеждане.
-
Изберете иконата на календара. Показва се контрола на календар.
-
Направете едно от следните неща:
-
За да въведете текущата дата, изберете Днес.
-
За да изберете ден от текущия месец, изберете датата.
-
За да изберете друг месец и ден, използвайте бутоните за напред или назад.
-
Въвеждане на текст в контрола с маски за въвеждане
Едно поле може да има приложена маска за въвеждане. Маската за въвеждане е набор от знаци за литерали или контейнери, които изискват да въведете данни в конкретен формат. За повече информация за маските за въвеждане вижте Управление на формати за въвеждане на данни с маски за въвеждане.
-
За да въведете данни, следвайте маската за въвеждане:
Дефиницията на маска за въвеждане на телефонен номер по подразбиране и съответния резултат
Прилагане на форматиране с RTF текст към данни в поле тип Long Text
Ако поле тип Long Text (наричан още Memo) поддържа форматиране на текст в RTF формат, можете да приложите различни шрифтове, размери, стилове и цветове към своя текст.
-
Отворете формуляра в Изглед на формуляр или таблицата в Изглед на таблица с данни.
-
Изберете полето тип Long Text. Обикновено можете да потърсите поле с име "Коментари", "Бележки" или "Описание".
-
В раздела Начало отидете в групата Форматиране на текст използвайте бутоните и менютата, за да форматирате текста.
Въвеждане на данни с помощта на списък
Списъците помагат да поддържате целостта на данните и са лесни за използване. Можете да използвате списъците във формуляри, както и в таблици и заявки. Access има три типа списъци – списъци със стойности, справочни полета и многозначни списъци. Списъците със стойности показват набор от елементи, които въвеждате ръчно. Справочните списъци използват заявка, за да извлекат своите данни от един или повече набори от резултати от таблица, отворени в изглед на лист с данни. Многозначните списъци решават често срещано бизнес изискване – релация "много към много". Например може да искате да проследите проблемите с поддръжката на клиенти и да присвоите на много хора един и същ проблем в едно поле.
Има три типа списъчни контроли:
Разгъващ се списък
Списъчно поле
Разредка за множествен избор
Въвеждане на елемент от разгъващ се списък
-
Отворете формуляра в Изглед на формуляр или таблицата или заявката в Изглед на таблица с данни.
-
Изберете стрелката надолу до списъка и след това изберете желания елемент.
-
За да приложите избора към вашата база данни, преместете курсора до друго поле или натиснете Shift+Enter.
Въвеждане на елемент от списъчно поле
-
Отворете формуляра в Изглед на формуляр.
-
Превъртете надолу списъка с елементи в списъчното поле и изберете елемента, който искате.
-
За да приложите избора към вашата база данни, преместете курсора до друго поле или натиснете Shift+Enter.
Въвеждане на елементи от многозначен списък в разгънато поле за множествен избор
-
Отворете формуляра в Изглед на формуляр или таблицата или заявката в Изглед на таблица с данни.
-
Изберете стрелката надолу до списъка.
-
Изберете до 100 квадратчета за отметка и след това изберете OK.
Редактиране на елементите в списък
За да редактирате елементи в списък, списъкът трябва да е разрешен за редактиране. За повече информация вижте Съображения при проектиране за актуализиране на данни.
-
Отворете набора с резултати от формуляр, таблица или заявка, в който се съдържа списъкът.
-
Направете едно от следните неща:
-
Щракнете с десния бутон върху списъка, който искате да редактирате, и след това изберете Редактиране на елементи от списък.
-
Изберете списъка и след това натиснете бутона, за да отворите диалоговия прозорец или формуляра Редактиране на елементи от списък.
-
-
Екранът, който виждате, зависи от типа на списъка, който искате да редактирате. Направете едно от следните неща.
-
Ако редактирате списък със стойности или многозначно поле, използвайте диалоговия прозорец Редактиране на елементи от списък, за да редактирате данните от списъка, като запазите всеки елемент на отделен ред и след това изберете OK , след като приключите.
За да изберете стойност по подразбиране за нови записи, изберете стрелката на падащото меню в полето Стойност по подразбиране и след това изберете желаната стойност.
-
Ако редактирате справочно поле, се показва формуляр за въвеждане на данни. Използвайте този формуляр, за да редактирате данните от списъка.
-
-
Изберете OK.
Въвеждане на низове с нулева дължина
Access ви позволява да различите два вида празни стойности: стойности Null и низове с нулева дължина. Стойностите Null показват неизвестна стойност, а низовете с нулева дължина показват полета, които съдържат интервал. Например да предположим, че имате таблица с данни на клиента и тази таблица съдържа поле за номер на факс. Можете да оставите полето празно, ако не сте сигурни какъв е номерът на факс. В този случай, като оставите полето празно, въвеждате стойност Null, което означава, че не знаете каква е стойността. Ако по-късно решите, че клиентът няма факс, можете да въведете низ с нулева дължина в полето, за да посочите, че няма стойност.
-
Отворете таблица или заявка в Изглед на таблица с данни или формуляр в Изглед на формуляр.
-
Изберете полето, което искате, и след това въведете две двойни кавички без разстояние между тях ("").
-
За да приложите избора към вашата база данни, преместете курсора в друго поле или натиснете Shift+Enter. По подразбиране кавичките изчезват.
Отменяне на промените
Ако въведете неправилно данните, често можете да отмените промените. Направете едно или няколко от следните неща:
-
За да отмените последните промени, изберете Отмени на лентата с инструменти за бърз Access или натиснете ESC.
-
За да отмените всички промени в записа, натиснете ESC отново.
-
За да отмените промените, след като запишете промените или преминете към друг запис, изберете Отмени на лентата с инструменти за бърз Access.
Важно След като започнете да редактирате друг запис, приложите или премахнете филтър или преминете към друг раздел на прозореца или документа, промените ви стават постоянни.
