Опции за имейл за събиране на данни

Автоматично обработване на отговори и добавяне на данни към базата данни

Тази опция позволява на Access да обработва отговорите веднага щом достигнат до вашата Microsoft Office Outlook 2007 или Microsoft Outlook 2010 папка "Входящи". Access 2007/2010 и Outlook 2007/2010 работят заедно, за да експортират съдържанието на формуляра на всеки от отговорите в таблиците местоназначение в Access. Ако това квадратче за отметка не е отметнато, трябва да обработите ръчно отговорите.

Научете повече за автоматичната и ръчната обработка на отговори

Отговорите автоматично се експортират от Outlook в Access, ако са изпълнени следните условия в момента, когато отговорите достигнат до вашата пощенска кутия на Outlook:

• Outlook 2007 или Outlook 2010     Outlook 2007 или Outlook 2010 трябва да са инсталирани на вашия компютър. Ако програмата не се изпълнява, когато пристигне отговор, обработката ще започне следващия път, когато стартирате Outlook.

• Access 2007 или Access 2010     На вашия компютър трябва да е инсталиран Access 2007 или Access 2010.

• "база_данни"  Базата данни не трябва да е защитена с парола и не трябва да бъде отворена в монополен режим. Името или местоположението на базата данни не трябва да са променени, след като сте изпратили имейл съобщението.

• Таблица и заявки     Имената на таблиците или заявките, които сте задали, и свойствата на базовите полета не трябва да са променени, след като сте изпратили имейл съобщението. Ако например промените типа на данните на поле от "Число" на "Автономериране", след като изпратите съобщението, експортирането е неуспешно.

• Разрешения    Трябва да имате необходимите разрешения, за да добавяте или актуализирате съдържанието на базовите таблици и заявки.

Ако едно или повече условия не са изпълнени, автоматичната обработка ще бъде неуспешна. Отстранете проблемите и след това експортирайте ръчно отговорите, които са неуспешни. Всички отговори, които достигнат до вашата пощенска кутия, след като разрешите проблемите, ще продължат да се обработват автоматично.

Ръчна обработка     Ако искате да контролирате и кои отговори да се обработват, и кога да се обработват, изберете ръчно обработване. В този случай отговорите ще достигнат до вашата папка "Входящи" на Outlook, но няма да се експортират в базата данни, докато не изберете ръчно и не щракнете с десния бутон върху всеки отговор в Outlook, след което щракнете върху Експортиране на данни в Microsoft Office Access за всяка.

Може също да се наложи ръчно да обработвате всички отговори, които не се обработват автоматично. След като разрешите проблема, който е причинил грешката, трябва ръчно да експортирате всеки от отговорите.

Преди да започнете операция за експортиране, не забравяйте следните съображения:

• Access 2007 или Access 2010     На вашия компютър трябва да е инсталиран Access 2007 или Access 2010.

• "база_данни"  Ако базата данни е защитена с парола, ще получите подкана да въведете паролата, когато стартирате операцията за експортиране. Освен това базата данни не трябва да се отваря в монополен режим и нито името, нито местоположението на базата данни може да е променено, след като сте изпратили имейл съобщението.

• Таблици и заявки    Нито имената на таблиците и заявките, които сте задали, нито свойствата на базовите полета може да са променени, след като сте изпратили имейл съобщението.

• Разрешения    Трябва да имате необходимите разрешения, за да добавяте или актуализирате съдържанието на базовите таблици и заявки.

Отхвърляне на отговорите от тези, на които не сте изпратили съобщението

Тази опция позволява автоматичното обработване само на отговорите, изпратени от първоначалните получатели на вашето съобщение. Отговорите от всички други получатели ще се съхраняват в папката местоназначение в Outlook, но те няма да бъдат обработени автоматично. Ако искате, можете да обработите тези отговори ръчно.

Приемане на няколко отговора от всеки получател

Тази опция позволява на получателите да изпращат няколко отговора на едно и също имейл съобщение. Ако изберете тази опция, всеки получател може да отговори на съобщението няколко пъти и всеки отговор се обработва автоматично. Ако не изберете тази опция, всеки получател все още може да изпраща няколко отговора, но само първият отговор от всеки получател се обработва автоматично. Всички следващи отговори от този получател ще се съхраняват в папката местоназначение в Outlook и след това можете да ги обработите ръчно или да ги изтриете.

Разрешаване на множество редове за отговор

Когато използвате формуляр на InfoPath за изпращане на данни, получателят може да добави още записи, като щракне върху Вмъкване на ред в дъното на имейл съобщението. Ако искате да обработите само един запис за отговор, изчистете отметката от това квадратче.

Позволявай актуализации само на съществуващи данни

Когато използвате формуляр на InfoPath, за да актуализирате данни, получателят може да ви изпраща нови записи, в допълнение към актуализациите на съществуващите записи. За да забраните на получателя да добавя нови записи с помощта на формуляра InfoPath, отметнете това квадратче.

Брой на отговорите, които трябва да бъдат обработени

Въведете общия брой отговори (от всички получатели), които искате да бъдат обработени автоматично. Ако искате всички отговори да се обработват автоматично, въведете голяма стойност в текстовото поле. Отговорите, получени след достигането на зададената стойност, ще се съхраняват в папката местоназначение, но няма да бъдат обработени автоматично.

Дата и час на спиране

Задайте дата и час, когато за това имейл съобщение трябва да спре автоматичната обработка на отговорите. Отговорите, получени след тази дата и час, ще се съхраняват в папката местоназначение в Outlook, но няма да бъдат обработени автоматично.

Най-горе на страницата