Тази статия описва елементите на потребителския интерфейс на Access и предоставя връзки към повече информация за тези елементи и как да персонализирате вашата среда за работа.
В тази статия
Общ преглед
Трите основни компонента на потребителския интерфейс на Access са:
-
Лентата е ивицата от раздели в горния край на прозореца на програмата, която съдържа групи от команди.
-
Изгледът Backstage е колекцията от команди, които виждате в раздела Файл на лентата.
-
Навигационният екран е екранът от лявата страна на програмния прозорец на Access, който ви позволява да работите с обекти на бази данни.
Тези три елемента предоставят средата, в която създавате и използвате бази данни.
Лентата
Лентата е основен заместител на менютата и лентите с инструменти. Той се състои предимно от раздели, които имат групи от бутони.
Лентата има основни раздели, които групират свързани често използвани команди, контекстни раздели, които се показват само когато можете да ги използвате, и лентата с инструменти за бърз достъп – малка лента с инструменти, която можете да персонализирате с вашите предпочитани команди.
В разделите на лентата някои от бутоните ви предоставят галерия с възможности за избор, докато други стартират команда.
Изгледът Backstage
Изгледът Backstage съдържа команди и информация, които се прилагат към цялата база данни, като например Уплътняване и поправка, както и команди, които са били в менюто Файл в по-стари версии, като например Печат.
Навигационният екран
Навигационният екран ви помага да организирате обектите на вашата база данни и е основното средство за отваряне или промяна на структурата на обект от база данни.
Навигационният екран е организиран по категории и групи. Можете да избирате от различни опции за организацията, както и да създадете своя собствена организационна схема по избор в навигационния екран. По подразбиране новата база данни използва категорията Тип на обекта, която има групи, които съответстват на различните видове обекти на базата данни. Категорията Тип на обекта организира обектите на базата данни по подобен начин като показването на прозореца на базата данни по подразбиране от по-стари версии.
Можете да намалите навигационния екран и можете също да го скриете, но не можете да закривате навигационния екран, като отворите обектите на базата данни пред него.
Изгледът Backstage
Изгледът Backstage заема раздела Файл на лентата и съдържа много команди. Изгледът Backstage съдържа и други команди, които се прилагат към целия файл на база данни. Когато отворите Access, но не отваряте база данни (например отваряте Access от менюто "Старт" на Windows), виждате изгледа Backstage.
В изгледа Backstage можете да създадете нова база данни, да отворите съществуваща база данни и да изпълните много задачи за поддръжка на файлове и бази данни.
Създаване на нова празна база данни
-
Стартирайте Access от менюто "Старт " или от пряк път.
Показва се изгледът Backstage.
-
Направете едно от следните неща:
-
Създаване на нова уеб база данни
-
Под Налични шаблони щракнете върху Празна уеб база данни.
-
Вдясно под Празна уеб база данни въведете име за вашия файл на база данни в полето Име на файл или използвайте това, което ви е предоставено.
-
Щракнете върху Създай.
Новата база данни се създава и се отваря нова таблица в изглед на лист с данни.
-
-
Създаване на нова настолна база данни
-
Под Налични шаблони щракнете върху Празна база данни.
-
Вдясно под Празна база данни въведете име за вашия файл на база данни в полето Име на файл или използвайте предоставеното за вас.
-
Щракнете върху Създай.
Новата база данни се създава и се отваря нова таблица в изглед на лист с данни.
-
-
Access предоставя редица шаблони за продукта и можете да изтеглите повече от Office.com. Шаблонът на Access е предварително проектирана база данни, пълна с професионално проектирани таблици, формуляри и отчети. Шаблоните ви дават голям начален старт, когато създавате нова база данни.
Създаване на нова база данни от примерен шаблон
-
Стартирайте Access от менюто "Старт " или от пряк път.
Показва се изгледът Backstage.
-
Щракнете върху Примерни шаблони и след това прегледайте наличните шаблони.
-
Когато намерите шаблона, който искате да използвате, щракнете върху този шаблон.
-
Вдясно, в полето Име на файл въведете име на файл или използвайте това, което ви е предоставено.
-
Щракнете върху Създай.
Access създава новата база данни от шаблона и я отваря.
Можете да изтеглите допълнителни шаблони на Access от office.com директно от изгледа Backstage.
Създаване на нова база данни от шаблон на Office.com
-
Стартирайте Access от менюто "Старт " или от пряк път.
Показва се изгледът Backstage.
-
Под Office.com екран Шаблони щракнете върху категория и след това, когато се появят шаблоните в тази категория, щракнете върху шаблон.
Забележка: Можете също да потърсите шаблон с помощта на предоставеното поле за търсене.
-
В полето Име на файл въведете име на файл или използвайте това, което ви е предоставено.
-
Щракнете върху Изтегляне.
Access автоматично изтегля шаблона, създава нова база данни, базирана на този шаблон, съхранява я в папката с документи (например папката "Моите документи") и отваря базата данни.
Когато отворите (или създадете и отворите) база данни, Access добавя името на файла и местоположението на базата данни към вътрешен списък на последно използваните документи. Този списък се показва в раздела Последни на изгледа Backstage, така че да можете лесно да отворите последно използваните бази данни.
Отваряне на последно използвана база данни
-
Стартирайте Access.
-
В изгледа Backstage щракнете върху Последни и след това щракнете върху базата данни, която искате да отворите.
Access отваря базата данни.
Отваряне на база данни от изгледа Backstage
-
Стартирайте Access.
-
Щракнете върху раздела Файл и след това върху Отвори. Когато се появи диалоговият прозорец Отваряне , прегледайте и изберете файл, след което щракнете върху Отвори.
Базата данни се отваря.
Лентата
Лентата е основен заместител на менютата и лентите с инструменти и предоставя основния команден интерфейс в Access. Едно от основните предимства на лентата е, че тя консолидира на едно място тези задачи или входни точки, които се използват за показване на менюта, ленти с инструменти, прозорци на задачите и други компоненти на потребителския интерфейс. По този начин имате едно място, на което да търсите команди вместо множество места.
Когато отворите база данни, лентата се появява в горния край на основния прозорец на Access, където показва командите в активния раздел с команди.
Лентата съдържа поредица от раздели за команди, които съдържат команди. В Access основните раздели за команди са Файл, Начало, Създаване, Външни данни и Инструменти за бази данни. Всеки раздел съдържа групи от свързани команди и тези групи показват някои от допълнителните нови елементи на потребителския интерфейс, като например галерията, която е нов тип контрола, която визуално представя възможностите за избор.
Командите, които са налични на лентата, също отразяват и текущо активния обект. Ако например имате таблица, отворена в изглед на лист с данни, и щракнете върху Формуляр в раздела Създаване, в групата Forms Access създава формуляра въз основа на активната таблица. Т.е. името на активната таблица е въведено в свойството RecordSource на новия формуляр. Освен това някои раздели на лентата се показват само в определени контексти. Например разделът Проектиране се показва само когато имате отворен обект в изглед за проектиране.
С лентата можете да използвате клавишни комбинации. Всички клавишни комбинации от по-стара версия на Access продължават да работят. Системата за достъп от клавиатурата замества ускорителите на менютата от по-стари версии на Access. Тази система използва малки индикатори с една буква или комбинация от букви, които се показват на лентата, когато натиснете клавиша ALT. Тези индикатори показват каква клавишна комбинация активира контролата под нея.
Когато сте избрали команден раздел, можете да преглеждате командите, налични в този раздел.
Избор на команден раздел
-
Стартирайте Access.
-
Щракнете върху раздела, който искате.
-или-
-
Стартирайте Access.
-
Натиснете и отпуснете клавиша ALT.
Показват се съветите за клавиатурата.
-
Натиснете клавиша или клавишите, показани в съвета на клавиатурата на или най-близо до желания раздел за команда.
Можете да изпълните команда по няколко различни начина. Най-бързият и най-директен маршрут е да използвате клавишната комбинация, свързана с командата.
За повече информация за клавишните комбинации вижте Клавишни комбинации за Access.
Изпълнение на команда
-
Стартирайте Access.
-
Щракнете върху съответния раздел за командата. Следващата таблица показва представително извадки от разделите и командите, налични във всеки раздел. Разделите и наличните команди се променят в зависимост от това, което правите.
|
Раздел ''Команда'' |
Често срещани неща, които можете да правите |
|
Начало |
Изберете друг изглед. |
|
Копиране и поставяне от клипборда. |
|
|
Задаване на характеристиките на текущия шрифт. |
|
|
Задаване на текущото подравняване на шрифта. |
|
|
Прилагане на RTF форматиране към поле memo. |
|
|
Работа със записи ("Обновяване", "Създай", "Запиши", "Изтриване", "Общи суми", "Правопис", "Още"). |
|
|
Сортиране и филтриране на записи. |
|
|
Търсене на записи. |
|
|
Създаване |
Създаване на нова празна таблица. |
|
Създайте нова таблица с помощта на шаблон за таблица. |
|
|
Създайте списък в сайт на SharePoint и таблица в текущата база данни, която се свързва към новосъздадения списък. |
|
|
Създаване на нова празна таблица в изглед за проектиране. |
|
|
Създаване на нов формуляр въз основа на активната таблица или заявка. |
|
|
Създаване на нова обобщена таблица или диаграма. |
|
|
Създаване на нов отчет въз основа на активната таблица или заявка. |
|
|
Създаване на нова заявка, макрос, модул или модул на клас. |
|
|
Външни данни |
Импортиране или свързване към външни данни. |
|
Експортиране на данни. |
|
|
Събиране и актуализиране на данни по имейл. |
|
|
Създаване на записано импортиране и записани експортирания. |
|
|
Стартирайте диспечера на свързани таблици. |
|
|
Инструменти за бази данни |
Преместване на някои или всички части от база данни в нов или съществуващ сайт на SharePoint. |
|
Стартирайте редактора на Visual Basic или изпълнете макрос. |
|
|
Създаване и преглед на релации между таблици. |
|
|
Показване/скриване на зависимостите на обекта. |
|
|
Изпълнете документацията за бази данни или анализирайте производителността. |
|
|
Преместване на данни в Microsoft SQL Server или в база данни на Access (само за таблици). |
|
|
Управление на добавки на Access. |
|
|
Създайте или редактирайте модул на Visual Basic for Applications (VBA). |
-
Щракнете върху контролата, която представя командата. Като алтернатива, ако знаете клавишната комбинация за командата от по-стара версия на Access, въведете клавишната комбинация с помощта на клавиатурата.
-или-
Натиснете и отпуснете клавиша ALT.
Показват се клавишите за достъп.
Натиснете клавиша или клавишите, показани в съвета на клавиатурата, свързан с желаната команда.
Контекстни раздели за команди
В допълнение към стандартните раздели за команди, Access има и контекстни раздели за команди. В зависимост от контекста (т.е. с кой обект работите и какво правите), един или повече контекстни раздели за команди може да се показват до стандартните раздели за команди.
Активиране на контекстен раздел за команди
-
Щракнете върху раздела за контекстна команда.
-или-
-
Натиснете и отпуснете клавиша ALT.
Показват се клавишите за достъп.
-
Натиснете клавиша или клавишите, показани в клавиша за достъп, който се появява в или най-близо до контекстния раздел на командата.
Контекстните раздели за команди съдържат команди и функции, които трябва да работите в конкретен контекст. Например когато отворите таблица в изглед за проектиране, контекстните раздели съдържат команди, които важат само когато работите с таблица в този изглед. Като друг пример, когато отворите таблица в изглед за проектиране, до раздела Разширени инструменти се показва контекстен команден раздел с име Проектиране. Когато щракнете върху раздела Проектиране , лентата показва командите, достъпни за вас само когато обектът е в изглед за проектиране.
Галерии
Лентата също използва вид контрола, наречена галерия. Контролата на галерията е предназначена да фокусира вниманието ви върху получаването на желаните резултати. Вместо просто да показва командите, галерията показва резултата от използването на тези команди. Идеята е да осигурите визуален начин за преглед и преглед какво може да направи Access 2010, като фокусът е върху резултатите, а не се фокусира само върху самите команди.
Галериите са с различни форми и размери. Има оформление на мрежа, подобно на меню представяне, което пада надолу, и дори оформление на лентата, което поставя съдържанието на самата галерия на лентата.
Скриване на лентата
Понякога може да ви е необходимо малко повече пространство, за да се посветите на работната си област. Поради тази причина лентата може да бъде свита, така че да остава само лентата с разделите за команди. За да скриете лентата, щракнете двукратно върху активния команден раздел. За да го покажете отново, щракнете двукратно върху активния команден раздел отново.
Скриване и възстановяване на лентата
-
Щракнете двукратно върху активния команден раздел (активният раздел е осветен раздел).
-
Щракнете двукратно върху активния команден раздел отново, за да възстановите лентата.
Лента с инструменти за бърз достъп (QAT)
Лентата с инструменти за бърз достъп е съседна на лентата лента с инструменти, която позволява достъп с едно щракване до командите. Наборът от команди по подразбиране включва Запиши, Отмени и Върни и можете да персонализирате лентата с инструменти за бърз достъп, така че да включва други команди, които използвате често. Можете също да промените разположението на лентата с инструменти и да го промените от малкия размер по подразбиране на голям размер. Малката лента с инструменти се показва до разделите за команди на лентата. Когато превключите към голям размер, лентата с инструменти се показва под лентата и разширява пълната си ширина.
Персонализиране на лентата с инструменти за бърз достъп
-
Щракнете върху стрелката на най-десния падащ списък в лентата с инструменти.
-
Под Персонализиране на лентата с инструменти за бърз достъп щракнете върху командата, която искате да добавите, и сте готови.
Или, ако командата не е в списъка, щракнете върху Още команди и преминете към следващата стъпка от тази процедура.
-
В диалоговия прозорец Опции на Access изберете командата или командите, които искате да добавите, и след това щракнете върху Добави.
-
За да премахнете команда, осветете я в списъка отдясно и след това щракнете върху Премахни. Като алтернатива, щракнете двукратно върху командата в списъка.
-
Когато сте готови, щракнете върху OK.
навигационен екран
Когато отворите база данни или създадете нова, имената на обектите от вашата база данни се показват в навигационния екран. Обектите на базата данни включват вашите таблици, формуляри, отчети, страници, макроси и модули.
За да отворите обект от база данни или да приложите команда към обект от база данни, щракнете с десния бутон върху обекта и изберете елемент от менюто от контекстното меню. Командите в контекстното меню се различават в зависимост от типа на обекта.
Отваряне на обект от база данни, например таблица, формуляр или отчет
-
В навигационния екран щракнете двукратно върху обекта.
-или-
В навигационния екран изберете обекта и след това натиснете клавиша ENTER.
-или-
-
В навигационния екран щракнете с десния бутон върху обект и след това щракнете върху Отвори.
Обърнете внимание, че можете да зададете опция за отваряне на обекти с едно щракване в диалоговия прозорец Опции за навигация .
Навигационният екран разделя обектите на базата данни в категории и тези категории съдържат групи. Някои категории са предварително дефинирани за вас и можете също да създадете свои собствени групи по избор.
По подразбиране навигационният екран се показва, когато отворите база данни, включително бази данни, създадени в по-ранни версии на Access. Можете да предотвратите показването на навигационния екран по подразбиране, като зададете опция за програма. Следващият набор от стъпки обяснява как да предприемете всяко действие.
Показване или скриване на навигационния екран
-
Щракнете върху бутона в горния десен ъгъл на навигационния екран (
Забраняване на навигационния екран да се показва по подразбиране
-
Щракнете върху раздела Файл и после щракнете върху Опции.
Показва се диалоговият прозорец Опции на Access.
-
В левия екран щракнете върху Текуща база данни.
-
Под Навигация изчистете отметката от квадратчето Показвай навигационния екран и след това щракнете върху OK.
За повече информация за навигационния екран вж. статията Преглед и управление на обекти с помощта на навигационния екран.
Документи с раздели
За ежедневна интерактивна употреба може да предпочетете интерфейса на документ с раздели. Можете да разрешите или забраните документи с раздели, като зададете опциите за Access (вижте Показване или скриване на разделите на документа по-нататък в тази статия). Ако обаче промените настройките на документа в раздели, трябва да затворите и отворите отново вашата база данни, за да влязат в сила новите настройки.
Показване или скриване на разделите на документа
-
Щракнете върху раздела Файл и после щракнете върху Опции.
Показва се диалоговият прозорец Опции на Access.
-
В левия екран щракнете върху Текуща база данни.
-
В секцията Опции на приложението , под Опции на прозореца на документа изберете Документи с раздели.
-
Поставете или изчистете отметката от квадратчето Покажи разделите на документа . Изчистването на отметката от квадратчето изключва разделите на документи.
-
Щракнете върху OK.
Забележки:
-
Настройката Показване на разделите на документи е настройка за база данни. Трябва да зададете това независимо за всяка база данни.
-
След като промените настройката Показване на разделите на документа , трябва да затворите и отворите отново вашата база данни, за да видите, че промяната е в сила.
-
Нови бази данни, създадени с помощта на разделите за показване на документи на Access по подразбиране.
-
Базите данни, създадени с по-стара версия на Access, използват припокриващи се прозорци по подразбиране.
-
Лента на състоянието
Можете да покажете лента на състоянието в долната част на прозореца. Този стандартен елемент на потребителския интерфейс продължава да бъде мястото, където да търсите съобщения за състоянието, подсказвания за свойства, индикатори на напредъка и т.н. Лентата на състоянието също така приема две стандартни функции, които ще виждате и в лентата на състоянието на други програми на Office: Превключване на изглед/прозорец и Мащабиране.
Можете бързо да превключвате активния прозорец между един от наличните изгледи, като използвате контролите, налични в лентата на състоянието. Ако преглеждате обект, който поддържа променливо мащабиране, можете да регулирате нивото на мащабиране, за да увеличавате или намалявате мащабирането, като използвате плъзгача на лентата на състоянието.
Лентата на състоянието може да бъде разрешена или забранена в диалоговия прозорец Опции на Access .
Показване или скриване на лентата на състоянието
-
Щракнете върху раздела Файл и после щракнете върху Опции.
Показва се диалоговият прозорец Опции на Access.
-
В левия екран щракнете върху Текуща база данни.
-
Под Опции на приложението поставете или изчистете отметката от квадратчето Показвай лентата на състоянието . Изчистването на отметката от квадратчето изключва показването на лентата на състоянието.
-
Щракнете върху OK.
Разделът ОСНОВНИ при конфигуриране на заявката в уеб частта "Търсене на съдържание"
Можете да форматирате текста по-лесно с помощта на минилентата с инструменти. Когато изберете текст за форматиране, минилентата с инструменти автоматично се появява над избрания текст. Ако преместите показалеца на мишката по-близо до минилентата с инструменти, минилентата с инструменти плавно се появява и можете да я използвате, за да приложите получер, курсив, размер на шрифта, цвят и т.н. Когато преместите показалеца далече от минилентата с инструменти, минилентата с инструменти изчезва. Ако не искате да използвате минилентата с инструменти, за да приложите форматиране на текста към селекция, просто преместете показалеца на няколко пиксела разстояние и минилентата с инструменти изчезва.
Форматиране на текст с помощта на минилентата с инструменти
-
Изберете текста за форматиране.
Минилентата с инструменти прозрачно се показва над текста.
-
Прилагане на форматиране с помощта на минилентата с инструменти.
