Съхраняване на датата и часа на модифициране на запис

В тази статия

• Общ преглед

• Преди да започнете

• Стъпка 1: Добавяне на полета за клеймо с дата и час в таблица

• Стъпка 2: Създаване на макрос, който записва датата и часа

• Стъпка 3: Добавяне на полетата и макроса към формуляр за въвеждане на данни

Общ преглед

За да запишете датата и часа на промяна на записите в таблица, трябва да изпълните следните стъпки:

Стъпка 1: Добавяне на полета към таблица    Трябва ви място, където да съхранявате датата и часа, преди да можете да ги запишете. Първата стъпка е да създадете полета в таблицата със записите, които искате да проследите. За да снемете датата и часа, създайте едно поле за датата и едно поле за часа. Ако искате да заснемете само едното или другото поле, можете да създадете точно това, което ви трябва.

Стъпка 2: Създаване на макрос, който записва датата и часа    В зависимост от това дали искате да запишете датата, часа, или и двете, макросът ще има едно или две действия. Когато пишете макроса, задайте само полетата, които ще съхраняват датата и часа, а не таблицата, съдържаща тези полета. По този начин лесно можете да използвате отново макроса с други таблици и формуляри.

Стъпка 3: Добавяне на макроса към формуляр за въвеждане на данни    Добавяте макроса свойството преди актуализиране на формуляра, който използвате за редактиране на записи в таблицата. Ако използвате други формуляри, за да редактирате записи в таблицата, можете също да добавите макроса към всеки от тях. По този начин можете да заснемете датата и часа, независимо кой формуляр използвате за редактиране на записа.

Най-горе на страницата

Преди да започнете

Преди да започнете, имайте предвид следното:

• Потребителите трябва да разрешат макросите в базата данни. Ако потребител отвори базата данни и не разреши макросите, макросът няма да клеймо с дата и час на записите. Ако съхранявате базата данни в надеждно местоположение, макросите се разрешават автоматично.

• Ако потребител редактира записи, но не използва формуляр за въвеждане на данни, съдържащ макроса, клеймо с дата и час, записите, които потребителят редактира, няма да бъдат с клеймо с дата и час.

• Тъй като датата и часът се съхраняват в полета на таблица, стойностите в тези полета се заместват всеки път, когато се променя запис. С други думи, можете да съхранявате само датата и часа на последната модификация.

• Ако искате да запишете само датата и часа, когато се създава запис, просто добавете поле в таблицата и задайте свойството Стойност по подразбиране на това поле на Now() или Date().

• Ако файлът на базата данни е с по-стар файлов формат и използва защита на ниво потребител, трябва да имате разрешения за промяна на структурата на таблицата и формулярите, които се използват за редактиране на неговите записи.

Най-горе на страницата

Стъпка 1: Добавяне на полета за клеймо с дата и час в таблица

Създаване на полета за съхраняване на информацията.

1. Отворете таблицата в изглед за проектиране.

2. Направете едното или и двете от следните неща:

   • Създайте поле, за да съхраните датата.    В колоната Име на полето на прозореца за проектиране въведете Дата на промяна в нов ред и след това изберете Дата/час в колоната Тип данни .

   • Създайте поле, за да съхраните часа.    В колоната Име на полето на прозореца за проектиране въведете Час на промяна в нов ред и след това изберете Дата/час в колоната Тип данни .

3. Натиснете CTRL+S, за да запишете промените.

Най-горе на страницата

Стъпка 2: Създаване на макрос, който записва датата и часа

След като създадете полетата, създайте макрос за клеймо с дата и час за тези полета. За да направите макроса многократно използваем с други таблици, вижте само имената на полетата, а не имената на таблиците.

1. В раздела Създаване, в групата Други щракнете върху Макрос. Ако тази команда не е достъпна, щракнете върху стрелката под бутона Модул или бутона Модул на клас и след това щракнете върху Макрос.

2. В раздела Проектиране , в групата Покажи/скрий щракнете върху Покажи всички действия.

3. В прозореца за макроси отворете списъка с макрокоманди и изберете SetValue.

   

   1. Първо, покажете всички налични макрокоманди. Действието SetValue се счита за потенциално опасно и е скрито по подразбиране, тъй като може да променя данни.

   2. След това изберете действието SetValue от този списък.

4. В полето за действие SetValue , в полето Елемент въведете или поставете [Дата на промяна].

5. В полето Израз въведете Date().

6. Отворете следващия списък с макрокомапи и изберете SetValue.

7. В полето за действие SetValue , в полето Елемент въведете или поставете [Час на промяна].

8. В полето Израз въведете Time().

9. Натиснете CTRL+S и след това в диалоговия прозорец Запиши като въведете Последна промяна.

Най-горе на страницата

Стъпка 3: Добавяне на полетата и макроса към формуляр за въвеждане на данни

След като създадете макроса, добавете го към всеки формуляр за въвеждане на данни, който потребителите ще използват, за да въвеждат данни в съответната таблица.

1. Отворете формуляра за въвеждане на данни в изглед за проектиране.

2. В раздела Структура, в групата Инструменти щракнете върху Добавяне на съществуващи полета.

3. В Списък на полетата, под Полета, достъпни за този изглед плъзнете във формуляра полетата Дата на промяна и Час на промяна . Коригирайте размера и разположението на полетата във формуляра, както е необходимо.

4. Ако списъкът със свойства още не е показан, натиснете F4, за да го покажете.

5. В списъка със свойства се уверете, че Тип на селекцията е зададен на Формуляр.

   Съвет: За да промените Типа на селекцията, щракнете върху желания тип избор в падащия списък.

6. В списъка със свойства щракнете върху раздела Събитие .

7. В раздела Събитие щракнете върху стрелката в полето Преди актуализиране и след това щракнете върху Последна промяна.

8. Ако използвате няколко формуляра, за да редактирате записи, повторете тази процедура за всеки такъв формуляр.

9. За да проверите дали макросът работи правилно, отворете формуляра в изглед за формуляри, редактирайте запис и след това натиснете SHIFT+F9. Датата и часът, когато сте редактирали записа, трябва да се покажат.

Най-горе на страницата