Можете да следите кога записите в таблица на Access са променени за последен път, като използвате формуляр с макрос. Когато формулярът се използва за модифициране на запис, макросът съхранява датата и часа в таблицата. Съхраняват се само най-новите дата и час за модификация.
Забележка: Процедурите в тази статия са за използване в настолни бази данни на Access.
В тази статия
Общ преглед
За да запишете датата и часа на промяна на записите в таблица, трябва да изпълните следните стъпки:
Стъпка 1: Добавяне на полета към таблица Трябва ви място, където да съхранявате датата и часа, преди да можете да ги запишете. Първата стъпка е да създадете полета в таблицата със записите, които искате да проследите. За да снемете датата и часа, създайте едно поле за датата и едно поле за часа. Ако искате да заснемете само едното или другото поле, можете да създадете точно това, което ви трябва.
Стъпка 2: Създаване на съдържание макрос, който записва датата и часа В зависимост от това дали искате да запишете датата, часа, или и двете, макросът ще има едно или две действия. Когато пишете макроса, задайте само полетата, които ще съхраняват датата и часа, а не таблицата, съдържаща тези полета. По този начин лесно можете да използвате отново макроса с други таблици и формуляри.
Стъпка 3: Добавяне на макроса към формуляр за въвеждане на данни Добавяте макроса свойството преди актуализиране на формуляра, който използвате за редактиране на записи в таблицата. Ако използвате други формуляри, за да редактирате записи в таблицата, можете също да добавите макроса към всеки от тях. По този начин можете да заснемете датата и часа, независимо кой формуляр използвате за редактиране на записа.
Съвет: Ако искате да следите кога се създават записи, но не ви интересува кога са променени, просто създайте поле в таблицата, за да проследявате и използвате свойството Стойност по подразбиране на полето, за да клеймо с дата и час на всеки запис, когато бъде създаден.
Преди да започнете
Преди да започнете, имайте предвид следното:
-
Потребителите трябва да разрешат макросите в базата данни. Ако потребител отвори базата данни и не разреши макросите, макросът няма да клеймо с дата и час на записите. Ако съхранявате базата данни в надеждно местоположение, макросите се разрешават автоматично.
-
Ако потребител редактира записи, но не използва формуляр за въвеждане на данни, съдържащ макроса, клеймо с дата и час, записите, които потребителят редактира, няма да бъдат с клеймо с дата и час.
-
Тъй като датата и часът се съхраняват в полета на таблица, стойностите в тези полета се заместват всеки път, когато се променя запис. С други думи, можете да съхранявате само датата и часа на последната модификация.
-
Ако искате да запишете само датата и часа, когато се създава запис, просто добавете поле в таблицата и задайте свойството Стойност по подразбиране на това поле на Now() или Date().
-
Ако файлът на базата данни е с по-стар файлов формат и използва защита на ниво потребител, трябва да имате разрешения за промяна на структурата на таблицата и формулярите, които се използват за редактиране на неговите записи.
Стъпка 1: Добавяне на полета за клеймо с дата и час в таблица
Създаване на съдържание полета, за да съхраните информацията.
-
Отворете таблицата в изглед за проектиране.
-
Направете едното или и двете от следните неща:
-
Създаване на съдържание поле, за да съхраните датата. В колоната Име на полето на прозореца за проектиране въведете Дата на промяна в нов ред и след това изберете Дата/час в колоната Тип данни .
-
Създаване на съдържание поле, за да съхраните часа. В колоната Име на полето на прозореца за проектиране въведете Час на промяна в нов ред и след това изберете Дата/час в колоната Тип данни .
-
-
Натиснете CTRL+S, за да запишете промените.
Стъпка 2: Създаване на съдържание макрос, който записва датата и часа
След като създадете полетата, създайте макрос за клеймо с дата и час за тези полета. За да направите макроса многократно използваем с други таблици, вижте само имената на полетата, а не имената на таблиците.
Забележка: Ако искате да запишете само датата или часа, пропуснете макрокомандата, от която не се нуждаете.
-
В раздела Създаване, в групата Други щракнете върху Макрос. Ако тази команда не е достъпна, щракнете върху стрелката под бутона Модул или бутона Модул на клас и след това щракнете върху Макрос.
-
В раздела Проектиране , в групата Покажи/скрий щракнете върху Покажи всички действия.
-
В прозореца за макроси отворете списъка с макрокоманди и изберете SetValue.
1. Първо, покажете всички налични макрокоманди. Действието SetValue се счита за потенциално опасно и е скрито по подразбиране, тъй като може да променя данни.
2. След това изберете действието SetValue от този списък.
-
В полето за действие SetValue , в полето Елемент въведете или поставете [Дата на промяна].
-
В полето Израз въведете Date().
-
Отворете следващия списък с макрокомапи и изберете SetValue.
-
В полето за действие SetValue , в полето Елемент въведете или поставете [Час на промяна].
-
В полето Израз въведете Time().
-
Натиснете CTRL+S и след това в диалоговия прозорец Запиши като въведете Последна промяна.
Стъпка 3: Добавяне на полетата и макроса към формуляр за въвеждане на данни
След като създадете макроса, добавете го към всеки формуляр за въвеждане на данни, който потребителите ще използват, за да въвеждат данни в съответната таблица.
-
Отворете формуляра за въвеждане на данни в изглед за проектиране.
-
В раздела Структура, в групата Инструменти щракнете върху Добавяне на съществуващи полета.
-
В Списък на полетата, под Полета, достъпни за този изглед плъзнете във формуляра полетата Дата на промяна и Час на промяна . Коригирайте размера и разположението на полетата във формуляра, както е необходимо.
-
Ако списъкът със свойства още не е показан, натиснете F4, за да го покажете.
-
В списъка със свойства се уверете, че Тип на селекцията е зададен на Формуляр.
Съвет: За да промените Типа на селекцията, щракнете върху желания тип избор в падащия списък.
-
В списъка със свойства щракнете върху раздела Събитие .
-
В раздела Събитие щракнете върху стрелката в полето Преди актуализиране и след това щракнете върху Последна промяна.
-
Ако използвате няколко формуляра, за да редактирате записи, повторете тази процедура за всеки такъв формуляр.
-
За да проверите дали макросът работи правилно, отворете формуляра в изглед за формуляри, редактирайте запис и след това натиснете SHIFT+F9. Датата и часът, когато сте редактирали записа, трябва да се покажат.