Търсене на записи с първите или последните стойности в група или поле

Избиране между заявка с най-високи стойности и филтър

За да определите дали трябва да създадете заявка за най-високи стойности, или да приложите филтър, имайте предвид следното:

• Ако искате да върнете записите, които съдържат най-високите или най-ниските стойности в едно поле, и не знаете точните най-високи или най-ниски стойности на полетата (или те нямат значение), можете да създадете заявка с най-високи стойности.

• Ако искате да върнете всички записи, където стойността в едно поле съвпада, или е по-малка или по-голяма от стойност, от която се интересувате, можете да приложите филтър. Например за да видите продуктите с цени между 50 лв. и 100 лв., прилагате филтър. Тази фигура илюстрира примерен филтър в изглед за проектиране на заявки и резултатите, които такъв филтър може да произведе:

  

  За повече информация относно създаването и използването на филтри вж. статията Прилагане на филтър за преглед на избрани записи в база данни на Access.

Правила за създаване и използване на заявки с най-високи стойности

По-нататък не забравяйте, че независимо от типа на заявката (заявка за избиране или заявка за общи суми), трябва да използвате полета, съдържащи описателни данни, като например имена на служители или продукти, както и поле, съдържащо най-високите или най-ниските стойности, които искате да намерите, като например цена или поле за дата. Можете да използвате повече от едно поле за данни и ако използвате заявка за общи суми, вашите полета с данни обикновено трябва да включват информация за категория, като например поле за град или страна/регион. Можете да пропуснете данни за категория само когато създавате заявка за общи суми, която се изпълнява спрямо всички записи, като например "покажи ми петте най-високи процента от най-скъпите поръчки". Можете също да използвате заявка за селектиране или общи суми, за да намерите най-високите и най-ниските стойности в група от записи или записи, които попадат в категории. За повече информация как да направите това, вижте раздела Намиране на най-високите или най-ниските стойности за записите в категории или групи по-нататък в тази статия.

Създаване на заявка с основни най-високи стойности

1. В раздела Създаване, в групата Заявки щракнете върху Проектиране на заявка.

2. Щракнете върху таблицата, която искате да използвате в заявката, щракнете върху Добави , за да поставите таблицата в мрежата за проектиране, и след това щракнете върху Затвори.
   -или
   щракнете двукратно върху таблицата.
   Ако използвате примерните данни, добавете таблицата Employees към заявката.

3. Добавете полетата, които искате да използвате във вашата заявка, към мрежата за проектиране. Можете да щракнете двукратно върху всяко поле или да плъзнете и пуснете всяко поле в празна клетка в реда Поле .
   Ако използвате примерната таблица, добавете полетата Собствено име, Фамилно име и Дата на раждане.

4. В полето, съдържащо вашите най-високи или най-ниски стойности (полето "Дата на раждане", ако използвате примерната таблица), щракнете върху реда Сортиране и изберете Възходящо или Низходящо.
   Ако вашето поле за стойности съдържа числа, например цени или продажби, възходящ ред на сортиране връща най-ниските стойности, а редът на низходящо сортиране връща най-високите стойности. Ако вашето поле със стойности съдържа дати, редът на низходящо сортиране връща най-новата дата, докато "Възходящ" връща най-ранната дата.
   

   Важно: Трябва да зададете редът Сортиране да бъде Възходящ или Низходящ само за полетата, които съдържат вашите най-високи или най-ниски стойности. Ако зададете ред на сортиране за поле, различно от полето, съдържащо вашите най-високи или най-ниски стойности – например ProductName вместо Цена – заявката няма да върне желаните резултати.

5. В раздела Проектиране , в групата Настройка на заявката щракнете върху стрелката надолу до Връщане (списък Най-високи стойности ) и въведете броя или процента от записите, които искате да видите, или изберете опция от списъка.

6. Щракнете върху Изпълни , за да изпълните заявката и да покажете резултатите в изглед на лист с данни.

7. Запишете заявката и я запазете отворена за използване в следващите стъпки.

Можете да видите, че този тип заявка с най-високи стойности може да отговаря на основни въпроси, като например кой е най-старият или най-младият човек във фирмата. Следващите стъпки обясняват как да използвате изрази и други критерии, за да добавите сила и гъвкавост към заявката. Критериите, показани в следващата стъпка, връщат следващите три рождени дни на служителя.

Добавяне на критерии към заявката

1. Отворете в изглед за проектиране заявката, която създадохте в предишните стъпки.

2. В мрежата на заявката за проектиране, в колоната отдясно на колоната "Дата на раждане" копирайте и поставете или въведете израза Израз Израз1: DatePart("m",[Дата на раждане]). Функцията DatePart извлича частта за месеца от стойността в полето "Дата на раждане".

3. Вдясно от колоната, съдържаща вашия израз, копирайте и поставете или въведете израза Израз2: DatePart("d",[Дата на раждане]). В този случай функцията DatePart извлича частта за деня от стойността в полето "Дата на раждане".

4. Изчистете квадратчетата за отметка в реда Покажи за всеки израз и след това щракнете върху Сортирай клетката за всеки израз и изберете Възходящо.

5. Ако желаете, можете да зададете критерии за ограничаване на обхвата на заявката. Когато зададете критерии, заявката сортира само записите, които отговарят на критериите, и идентифицира най-високите или последните стойности на полетата от сортирания списък.
   За да продължите с примерните данни, в реда Критерии на полето "Дата на раждане" въведете или копирайте и поставете този израз:

   Month([Birth Date]) > Month(Date()) Or Month([Birth Date])= Month(Date()) And Day([Birth Date])>Day(Date())

   Този израз прави следното: Частта Month([BirthDate]) > Month(Date()) проверява датата на раждане на всеки служител, за да види дали попада в бъдещ месец и ако е така, включва тези записи в заявката. The Month([BirthDate])= Month(Date()) And Day([BirthDate])>частта Day(Date()) на израза проверява рождените дати, които се появяват в текущия месец, за да види дали датата на раждане попада на или след текущата дата. Ако това условие е вярно, функцията включва тези записи в резултатите от заявката. За да обобщи, този израз игнорира всички записи, в които датата на раждане попада между 1 януари и датата, на която изпълнявате заявката.

   За да видите още примери на изрази за критерии за заявки, вж. статията Примери на критерии за заявки.

6. В раздела Проектиране , в групата Настройка на заявката щракнете върху стрелката надолу до Връщане (списък Най-високи стойности ) и въведете броя или процента от записите, които искате да видите, или изберете опция от списъка.

7. Щракнете върху Изпълни , за да изпълните заявката и да покажете резултатите в изглед на лист с данни.

Създаване на заявката за общи суми

1. В раздела Създаване, в групата Заявки щракнете върху Проектиране на заявка.

2. Изберете таблиците, с които искате да работите, щракнете върху Добави и след това щракнете върху Затвори , след като приключите с добавянето на таблиците.
   -или
   щракнете двукратно върху таблиците, които искате да използвате, и след това щракнете върху Затвори. Всяка таблица се появява в мрежата за проектиране. Ако използвате примерните таблици, изброени по-горе, добавяте таблиците Categories и Products.

3. Щракнете двукратно върху полетата на таблицата, които искате да използвате във вашата заявка.
   В този момент се уверете, че добавяте само полетата на групата и полето за стойност към заявката. Ако използвате примерните данни, изброени в предишната таблица, трябва да добавите полето Име на категория от таблицата Категории и полето Цена от таблицата Продукти.

4. Ако желаете, можете да зададете критерий за ограничаване на обхвата на заявката.
   Ще бъдат сортирани само записите, които отговарят на критериите, и стойностите на полетата отгоре и отдолу ще бъдат идентифицирани в този сортиран списък. Например за да изключите продукти в категорията Спорт, добавяте този израз към реда Критерии на полето Име на категория: <>"Спорт".
   За да видите още примери на изрази за критерии за заявки, вж. статията Примери на критерии за заявки.

5. Преобразуване на заявката в заявка за общи суми.

   1. В раздела Структура, в групата Покажи/скрий щракнете върху Общи суми.

      Сумарният ред се показва в мрежата за проектиране.

6. Уверете се, че клетката Общо за всяко групово поле е зададена на Групиране по и след това задайте клетката Общо на полето за стойност (полето, съдържащо най-високите или последните стойности) или На Максимум , или На Минимум.
   Избирането на Max връща най-голямата стойност в числово поле и най-новата стойност за дата или час в поле за дата/час. Избирането на Мин връща най-малката стойност в числово поле и най-ранната стойност за дата или час в поле за дата и час. Ако използвате примерните данни, задайте клетката Общо на полето Име на категория на Групиране по, а клетката Обща стойност на полето Цена на Максимална или Минимална.

7. В раздела Проектиране , в групата Инструменти се уверете, че списъкът Връщане е зададен на Всички, и след това щракнете върху Изпълнение , за да изпълните заявката и да покажете резултатите в изглед на лист с данни.
   

   Забележка: В зависимост от функцията, която сте избрали в стъпка 7, Access променя името на полето за стойност в заявката на MaxOfFieldName или MinOfFieldName. Ако използвате примерните таблици, Access преименува полето MaxOfPrice или MinOfPrice.

8. Запишете заявката и преминете към следващите стъпки.

Заявката не връща имена на продукти или никаква друга информация за продуктите. За да видите тези допълнителни данни, трябва да създадете втора заявка, която включва току-що създадената от вас заявка. Следващите стъпки обясняват как да създадете тази втора заявка.

Създаване на втора заявка за преглед на още данни

1. В раздела Създаване, в групата Заявки щракнете върху Проектиране на заявка.

2. Щракнете върху раздела Заявки и след това щракнете двукратно върху заявката за общи суми, която създадохте в предишния раздел.

3. Щракнете върху раздела Таблици и добавете таблиците, които сте използвали в заявката за общи суми, както и всички таблици, съдържащи другите свързани данни, които искате да видите.
   Ако използвате примерните таблици, изброени по-горе, добавяте таблиците "Категории", "Продукти" и "Доставчици" към новата си заявка.

4. Съединяване на полетата в заявката за общи суми към съответните им полета в родителските таблици. За да направите това, плъзнете всяко поле от заявката за общи суми в съответното му поле в таблицата.

   Ако използвате примерните данни, плъзнете полето Име на категория в заявката за общи суми в полето Име на категория в таблицата Категории. След това плъзнете полето MaxOfPrice в заявката за общи суми в полето Цена в таблицата Продукти. Съединенията позволяват вашата нова заявка за избиране, за да обедини данните в заявката за общи суми и данните в другите таблици.

5. В прозореца за заявката за общи суми щракнете двукратно върху звездичката, за да добавите цялата заявка към мрежата за проектиране, и след това плъзнете допълнителните полета от другите таблици в заявката.

   Ако използвате примерните таблици, щракнете двукратно върху заявката за общи суми, която създадохте в предишния раздел, и след това добавете съответно полетата "Име на продукта" и "Доставчик" от таблицата "Продукти" и "Доставчици".

6. Ако желаете, задайте ред на сортиране за една или повече от колоните.
   Например за да изброите категориите по азбучен ред, задайте Сортирай клетката на колоната Име на категория на Възходящо.

7. В раздела Проектиране, в групата Резултати щракнете върху Изпълни.

   Това изпълнява заявката и показва резултатите в изглед на лист с данни.

Най-горе на страницата

Създаване на заявка за създаване на таблица

1. С вашата заявка за най-високи стойности, отворена в изглед за проектиране:

   В раздела Структура, в групата Тип на заявката щракнете върху Създаване на таблица.
   Появява се диалоговият прозорец Създаване на таблица .

2. В полето Име на таблица въведете име за таблицата, която ще съхранява записите отгоре и отдолу. Например въведете Записи отгоре и отдолу и след това щракнете върху OK.
   Всеки път, когато изпълнявате заявката, вместо да показвате резултатите в изглед на лист с данни, заявката създава таблица и замества най-горната стойност с текущите данни.

3. Запишете и затворете заявката.

Създаване на заявка за добавяне

1. Отворете вашата заявка за стойност отдолу в изглед за проектиране.

2. В раздела Структура, в групата Тип заявка щракнете върху Добавяне.

3. В диалоговия прозорец Добавяне въведете същото име, което въвекохте в диалоговия прозорец Създаване на таблица .
   Например въведете Записи отгоре и отдолу и след това щракнете върху OK. Всеки път, когато изпълнявате заявката, вместо да показвате резултатите в изглед на лист с данни, заявката добавя записите към таблицата Top и Bottom Records.

4. Запишете и затворете заявката.

Изпълнение на заявките

Сега сте готови да изпълните двете заявки.

• В навигационния екран щракнете двукратно върху заявката с най-висока стойност и щракнете върху Да в съобщенията.

• Щракнете двукратно върху заявката Долна стойност и щракнете върху Да в съобщенията.

• Отворете таблицата със записи отгоре и отдолу в изглед на лист с данни.

Най-горе на страницата