Типовете данни "Число" (включително "Голямо число") и "Валута" в Access имат голямо разнообразие от формати, които да ви помогнат да се запознаете с вашите уникални обстоятелства. С форматирането на числата и валутата имате три възможности за избор: запазите форматите по подразбиране, приложете предварително дефиниран формат или създайте формат по избор. Когато приложите формат към поле от таблица, този формат автоматично се прилага към всяка контрола на формуляр или отчет, която впоследствие обвързвате с това поле на таблица. Форматирането променя само начина на показване на данните и не влияе върху начина, по който се съхраняват данните и как потребителите въвеждат данните.
В тази статия
Общ преглед на числовите и валутните формати
За да създадете формат по избор, ще въведете различни знаци в свойството Формат на поле на таблица. Знаците могат да бъдат контейнери (например 0 и #), разделители (например точки и запетаи), литерални знаци и цветове въз основа на това как искате да бъде форматирането. Просто не забравяйте, че Access автоматично прилага форматите по избор, които използвате в поле на таблица, към контрола във формуляр или отчет, ако е обвързана (свързана).
Можете да зададете формати за четири типа числови стойности – положителни, отрицателни, нула (0) и null (неопределени). Ако изберете да създадете формат за всеки тип стойност, трябва първо да поставите формата за положителни стойности, форматът за отрицателните стойности да е втори, форматът за нулевите стойности – трети, и форматът за стойностите Null да са последни. Освен това трябва да разделите всеки формат с точка и запетая.
Пример за форматиране по избор: #,###.##; (#,###.##) [Червено]; 0,000.00;" Неопределено"
Показва като: 1 234,568-1,234,568 = 0
|
Ето какво означава форматирането |
|
Възможно е до четири раздела за низ и всеки раздел е отделен с точка и запетая (;). Ако вашето поле на таблица приема празни стойности, можете да пропуснете четвъртата секция.
|
Раздел |
Описание на формата |
Пример |
|---|---|---|
|
Ако първият раздел съдържа #,###.## |
Показва положителни стойности. |
1234,5678 показва като 1 234,568 Този формат използва запетая като разделител за хилядите, а точката – като десетичен разделител. Ако десетичните стойности в записа надвишават броя на знаците в контейнери в потребителския формат, Access закръглява стойностите и показва само броя на стойностите, зададени от формата. Ако например вашето поле съдържа 3 456,789, но форматът му задава две цифри след десетичния знак, Access закръглява десетичната стойност до 0,79. Съвет: За формат с по-големи стойности или повече цифри след десетичния знак добавете още контейнери за десетичната стойност, като например #,###.###. |
|
Ако вторият раздел съдържа (#,###.#)[Red] |
Показва само отрицателни стойности. |
Отрицателната стойност е оградени в литерални знаци или скоби. В този пример всяка отрицателна стойност ще се показва в червен цвят. |
|
Ако третият раздел съдържа 0 000,00 |
Определя формата за всички нулеви (0) стойности. |
Когато полето съдържа стойност нула, се показва 0 000,00. За да покажете текст вместо число, използвайте "Нула" (оградено с двойни кавички). |
|
Ако четвъртият раздел съдържа "Неопределено" |
Определя какво виждат потребителите, когато даден запис съдържа стойност Null. В този случай потребителите виждат думата "Неопределена". |
Можете също да използвате друг текст, като например "Null" или "****". Ограждащите знаци с двойни кавички се третират като литерали и се показват точно както са въведени. |
Прилагане на предварително зададен формат
Access предоставя няколко предварително дефинирани формата за числовите и валутните данни. Форматът по подразбиране е да се покаже числото, както е въведено.
Съвет Можете да използвате свойството DecimalPlaces , за да заместите броя на цифрите след десетичния знак по подразбиране за предварително зададения формат за свойството Формат .
В таблица
-
Отворете таблицата в Изглед на проектиране.
-
В горната част на мрежата за проектиране изберете полето за дата и час, което искате да форматирате.
-
В секцията Свойства на полето в долната част щракнете върху стрелката в полето на свойството Формат и изберете формат от падащия списък.
-
След като изберете формат, се показва бутонът Опции за актуализиране на свойства и ви позволява да приложите вашия нов формат към всички други полета на таблица и контроли на формуляр, които биха го наследили логично. За да приложите промените в базата данни, щракнете върху умното етикетче и след това щракнете върху Актуализирай формата навсякъде, <се използва име на поле>. В този случай "Име на поле" е името на вашето поле за число или валута.
-
За да приложите вашите промени към цялата база данни, когато се появи диалоговият прозорец Свойства на актуализацията и се покаже формулярите и другите обекти, които ще наследят новия формат. Щракнете върху Да.
За повече информация вижте Разпространение на свойство на поле.
-
Запишете промените си и превключете към изглед на лист с данни, за да видите дали форматът отговаря на вашите нужди.
Забележка Новите формуляри, отчети или изгледи, които създавате на базата на тази таблица, получават форматирането на таблицата, но можете да заместите това във формуляра, отчета или изгледа, без да променяте форматирането на таблицата.
Във формуляр или отчет
Във формуляр или отчет датите обикновено се показват в текстови полета. Просто задайте на свойството Формат за текстовото поле желания формат на датата.
-
Отворете формуляра или отчета в изглед на оформление или изглед за проектиране.
-
Позиционирайте показалеца в текстовото поле с числото или валутата.
-
Натиснете F4, за да покажете списъка със свойства.
-
Задайте свойството Формат на един от предварително дефинираните формати за дата.
В заявка
-
Отворете заявката в изглед за проектиране.
-
Щракнете с десния бутон върху полето за дата и след това щракнете върху Свойства.
-
В списъка със свойства изберете желания формат от списъка със свойства Формат .
В израз
-
Използвайте функцията FormatDateTime , за да форматирате стойност на дата в един от няколкото предварително зададени формата.
Това може да ви се стори полезно, ако работите в област, която изисква израз, като например макрос или заявка.
Примери на предварително дефинирани формати
Следващата таблица показва предварително дефинираните настройки на свойството Формат за числа и валута.
|
Настройка |
Описание |
|---|---|
|
Общ номер |
(По подразбиране) Показване на числото, както е въведено. |
|
Валута |
Използвайте хилядата разделител; следвайте настройките, зададени в регионалните настройки на Windows за отрицателни стойности, десетични знаци и валутни символи и цифри след десетичния знак. |
|
Евро |
Използвайте символа за евро ( |
|
Поправено |
Показване на поне една цифра; следвайте настройките, зададени в регионалните настройки на Windows за отрицателни стойности, десетични знаци и валутни символи и цифри след десетичния знак. |
|
Стандартни |
Използвайте хилядия разделител; следвайте настройките, зададени в регионалните настройки на Windows, за отрицателни стойности, десетични символи и цифри след десетичния знак. |
|
Процент |
Умножаване на стойността с 100 и добавяне на знак за процент (%); следвайте настройките, зададени в регионалните настройки на Windows, за отрицателни стойности, десетични символи и цифри след десетичния знак. |
|
Научни |
Използвайте стандартна научна нотация. |
Следват примери за предварително зададени числовите формати.
|
Настройка |
Данни |
Показване |
|---|---|---|
|
Общ номер |
3456.789 |
3456.789 |
|
Валута |
3456.789 |
3456,79 |
|
Поправено |
3456.789 |
3456 г. 79 |
|
Стандартни |
3456.789 |
3,456.79 |
|
Процент |
5.99 |
300% от процента на |
|
Научни |
3456.789 |
3.46E+03 |
Прилагане на формат по избор
-
Отворете таблицата в Изглед на проектиране.
-
В горната част на мрежата за проектиране изберете полето за дата и час, което искате да форматирате.
-
В секцията Свойства на полето изберете раздела Общи , щракнете върху клетката до полето Формат и въведете конкретните знаци въз основа на нуждите ви за форматиране.
-
След като изберете формат, се показва умното етикетче Опции за актуализиране на свойства и ви позволява да приложите вашия нов формат към всички други полета на таблица и контроли на формуляри, които биха го наследили логично. За да приложите промените в базата данни, щракнете върху умното етикетче и след това щракнете върху Актуализирай формата навсякъде, където се използва името на полето. В този случай "Име на поле" е името на вашето поле за дата/час.
-
За да приложите вашите промени към цялата база данни, когато се появи диалоговият прозорец Свойства на актуализацията и се покаже формулярите и другите обекти, които ще наследят новия формат. Щракнете върху Да.
За повече информация вижте Разпространение на свойство на поле.
-
Запишете промените си и превключете към изглед на лист с данни, за да видите дали форматът отговаря на вашите нужди.
-
Тествайте формата, като направите следното:
-
Въведете стойности без разделители за хилядите или десетични разделители и вижте как форматът третира данните. Форматът поставя ли разделителите на правилното място?
-
Въведете стойности, които са по-дълги или по-кратки, отколкото сте предвидили (със и без разделители) и вижте как се държи форматът. Форматът добавя ли нежелани празни интервали, водещи или крайни нули?
-
Въведете нула или стойност Null във формат, предназначен за положителни или отрицателни стойности, и вижте дали харесвате резултата.
-
Забележка Когато прилагате формат към поле на таблица, Access използва същия формат във всички контроли на формуляр или отчет, които обвързвате (свързвате) към това поле.
Примери за формати по избор
Следват примери за числов формат по избор.
|
Настройка |
Описание |
|---|---|
|
0; (0);;" Null" |
Нормално показване на положителните стойности; показване на отрицателни стойности в скоби; показва думата "Null", ако стойността е Null. |
|
+0.0;–0.0; 0.0 |
Показване на знак плюс (+) или минус (–) с положителни или отрицателни числа; показване на 0,0, ако стойността е нула. |
Знаци за формат по избор
За да създадете формат по избор, използвайте следните знаци като контейнери и разделители.
|
Символ |
Описание |
|---|---|
|
# |
Използва се за показване на цифра. Всеки екземпляр на знака представя позиция за едно число. Ако няма стойност в дадена позиция, Access показва интервал. Освен това може да се използва като контейнер. Ако например приложите формата #,### и въведете стойност 45 в полето, се показва 45. Ако въведете 12 145 в поле, Access показва 12 145 – въпреки че сте дефинирали само един контейнер отляво на разделителя за хилядите. |
|
0 |
Използва се за показване на цифра. Всеки екземпляр на знака представя позиция за едно число. Ако няма стойност в дадена позиция, Access показва нула (0). |
|
Десетичен разделител . (точка) |
Показва къде искате Access да постави разделителя между цяла и десетична част на поле за число или валута. Десетичните разделители се различават и се задават в регионалните настройки в Windows. |
|
Разделител за хилядите , (запетая) |
Показва къде искате Access да постави разделителя между хилядите части от числово или валутно поле. Разделителите на хилядите се различават и се задават в регионалните настройки в Windows. |
|
празни интервали, + - $ () |
Използва се за вмъкване на празни интервали, математически знаци (+ -) и финансови символи (¥ £ $) където и да е във вашите форматиращи низове. Ако искате да използвате други често срещани математически символи, като напр. наклонена черта (\ или /) и звездичка (*), заградете ги с двойни кавички. Имайте предвид, че можете да ги поставите навсякъде. |
|
\ |
Използва се за принуждаване на Access да покаже знака, който следва непосредствено след него. Това е същото като ограждането на знак с двойни кавички. |
|
! |
Използва се за принудително ляво подравняване на всички стойности. Когато принудително подравнявате отляво, не можете да използвате контейнерите с цифри # и 0, но можете да използвате контейнери за текстови знаци. |
|
* |
Използва се за принудително запълване на знака непосредствено след звездичката като знак за запълване – знак, използван за попълване на празни интервали. Access обикновено показва числовите данни като подравнени отдясно и запълва всяка област отляво на стойността с празни интервали. Можете да добавяте знаци за запълване навсякъде във формат на низ и когато го направите, Access попълва всички празни интервали със зададения знак. Например форматът £###*~.00 показва валутна сума като £45~~~~~,15. Броят на знаците тилда (~), показани в полето, зависи от броя на празните интервали в полето на таблицата. |
|
% |
Използва се като последен знак в низ за форматиране. Умножава стойността по 100 и показва резултата със знак за процент в края. |
|
E+, E- –или– e+, e- |
Използва се за показване на стойности в научна (експоненциална) нотация. Използвайте тази опция, когато предварително дефинираният научен формат не предоставя достатъчно място за вашите стойности. Използвайте E+ или e+, за да покажете стойностите като положителни степени, и E- или e- за показване на отрицателни степени. Трябва да използвате тези контейнери с други знаци. Нека например да приложите формата 0,000E+00 към числово поле и след това да въведете 612345. Access показва 6,123E+05. Access първо закръглява броя на цифрите след десетичния знак надолу до три (броят на нулите отдясно или отляво на десетичния разделител). След това Access изчислява стойността на степента от броя на цифрите, които попадат надясно (или наляво, в зависимост от вашите езикови настройки) на десетичния разделител в първоначалната стойност. В този случай първоначалната стойност би поставила "612345" (пет цифри) вдясно от десетичния знак. Поради тази причина Access показва 6,123E+05, а получената стойност е еквивалентна на 6,123 x 105. |
|
"Буквален текст" |
Използвайте двойни кавички, за да оградите всеки текст, който искате потребителите да виждат. |
|
[цвят] |
Използва се за прилагане на цвят към всички стойности в раздел от вашия формат. Трябва да оградите името на цвета в скоби и да използвате едно от следните имена: черно, синьо, циан, зелено, магента, червено, жълто или бяло. |
Показване на н.е. или пр.н.е.
Можете да използвате формат по избор за показване на "н.е." или "пр.н.е." след дадена година – в зависимост от това дали е въведено положително, или отрицателно число. Положителните числа се показват като години с "н.е." след годината. Отрицателните числа се показват като години с "пр.н.е." след годината.
-
Отворете таблицата в Изглед на проектиране.
-
В горната част на мрежата за проектиране изберете числовото поле, което искате да форматирате.
-
В долната секция щракнете върху полето на свойството Формат и след това въведете този формат по избор:
# " н.е."; # " пр.н.е."
