Важно: След октомври 2026 г. Microsoft Publisher вече няма да се поддържа. Абонатите на Microsoft 365 вече няма да имат достъп. Научете повече за оттеглянето на Publisher.
Тази статия ще ви помогне да получите отговори на най-често срещаните проблеми с циркулярните документи, когато използвате Publisher: Извършване на промени в източник на данни или адресен списък по време на процеса на циркулярни документи, добавяне на интервали към поле за обединяване, така че да изглежда по желания от вас начин, записване на обединената публикация и отпечатване на различни обединени страници в лист (например етикети на лист с етикети).
Редактиране на съществуващ адресен списък
Ако работите върху своята обединена публикация и искате да направите промени в своя източник на данни или адресен списък, направете следното:
-
Под Създаване на списък получатели щракнете върху Използване на съществуващ списък и след това щракнете върху Напред: Създаване или свързване със списък на получатели.
По подразбиране Microsoft Publisher съхранява източниците на данни в папката Моите източници на данни . Може да се наложи да потърсите, за да намерите вашия източник на данни.
-
В диалоговия прозорец Избор на източник на данни щракнете върху желания източник на данни.
-
Щракнете върху Open (Отвори).
В зависимост от типа на източника на данни, който сте избрали, могат да се покажат други диалогови прозорци, които искат конкретна информация.
Ако например вашият източник на данни е работна книга на Microsoft Office Excel, която има информация в множество работни листове, трябва да изберете работния лист, съдържащ желаната информация, и след това да щракнете върху OK.
-
В диалоговия прозорец Получатели на циркулярни документи щракнете върху името на източника на данни и след това щракнете върху Редактиране.
-
В полето Редактиране на източник на данни можете да редактирате или изтривате съществуващи адреси или да добавяте нови записи.
-
Когато приключите с редактирането на адресния списък, щракнете върху OK и след това върху Да , за да актуализирате адресния списък.
Забележка: За повече информация относно създаването на източник на данни или адресен списък вж. Създаване на източник на данни за циркулярни документи.
Най-често срещаният проблем с вмъкването на полета за обединяване в документ е получаването на правилната разредка между полетата за обединяване, особено при полетата за обединяване, които не винаги са налични, като например средни инициали. Можете да добавите интервали директно в страницата между полетата за обединяване, но това ще доведе до допълнителни интервали, ако някои от адресите не използват всички полета за обединяване. За да сте сигурни, че всичките ви полета ще получат необходимото им място, вмъкнете интервалите в самия адресен списък.
Например, за да се уверите, че имената на получателите ще се показват правилно, независимо дали даден елемент в адресния списък съдържа среден инициал, направете следното:
-
В записа "Среден първоначален" за всеки получател, който съдържа "Среден инициал", добавете интервал, като натиснете клавиша за интервал, преди и след инициала.
-
В записа "Среден първоначален" за всеки получател, който не съдържа инициал, добавете интервал.
Циркулярните документи съдържат както информацията, която е една и съща във всяко копие, така и някои контейнери за информацията, която е уникална за всяко копие. Пример за това е персонализиран бюлетин, в който основният текст на бюлетина е един и същ за всички получатели, но пощенският адрес и въведението са различни.
Най-често срещаният проблем при създаването на обединената публикация не е записването както на публикацията с полетата за обединяване, така и на публикацията на обединените страници.
Създаването на обединена публикация е стъпка три в съветника за циркулярни документи. В тази стъпка имате три възможности за избор:
-
Печат Тази опция отпечатва обединената публикация.
-
Обединяване в нова публикация Тази опция отваря нова публикация със страница за всеки набор от данни за обединяване.
-
Добавяне към съществуваща публикация Тази опция ви подканва да изберете публикация и след това да добавите обединените страници в края на публикацията.
За да запишете обединената публикация и публикацията, съдържаща обединените полета, щракнете върху опцията Обединяване в нова публикация . Отваря се прозорец за нова публикация, който показва публикацията на обединените страници. Публикацията на поле за обединяване е скрита зад публикацията на обединените страници. Не забравяйте да запишете и двете публикации.
След това можете да отпечатате публикацията на обединените страници.
Най-често срещаният проблем при отпечатването на публикацията е отпечатването на една от обединените страници върху лист хартия – например по един от всеки различни пощенски етикети върху лист хартия с пощенски етикети.
Това се случва, защото ако изберете опцията Печат , диалоговият прозорец Печат по подразбиране ще бъде опцията Много копия на лист и ще отпечата цял лист с етикети за всеки адрес, вместо да отпечатва по един адрес върху листа.
За да отпечатате различни набори от данни за обединяване – например различни имена и адреси – на всеки лист хартия, щракнете върху Много страници на лист в раздела Опции за печат .
