Направете своите документи на Word достъпни за хора с увреждания

В тази тема

• Най-добри практики за създаване на достъпни документи на Word
• Проверка на достъпността, докато работите в Word
• Избягвайте използването на таблици
• Използване на вградените стилове на заглавие, подзаглавие и заглавие
• Създаване на банери за абзац
• Добавяне на алтернативен текст към изображения
• Добавяне на достъпен текст за хипервръзка и екранни пояснения
• Използване на достъпен формат и цвят за шрифт
• Създаване на достъпни списъци
• Настройване на разстоянието между изречения и абзаци
• Тестване на достъпността с "Концентриран четец"

Най-добри практики за създаване на достъпни документи на Word

Таблицата по-долу включва основните най-добри практики за създаване на документи на Word, които са достъпни за хора с увреждания.

Най-горе на страницата

Проверка на достъпността, докато работите в Word

Програмата за проверка на достъпността е инструмент, който преглежда вашето съдържание и маркира проблеми с достъпността, на които се сблъска. Тя обяснява защо всеки проблем може да бъде потенциален проблем за човек с увреждания. Програмата за проверка на достъпността предлага също и как да разрешите проблемите, които се появяват.

В Word програмата за проверка на достъпността се изпълнява автоматично във фонов режим, когато създавате документ. Ако програмата за проверка на достъпността открие проблеми с достъпността, ще получите напомняне в лентата на състоянието.

За да стартирате ръчно програмата за проверка на достъпността, изберете "Преглед>на проверката за достъпност". Отваря се екранът за достъпност и сега можете да прегледате и коригирате проблеми с достъпността. За повече информация отидете на "Подобряване на достъпността чрез програмата за проверка на достъпността " и "Проверка за достъпност на документите".

Най-горе на страницата

Избягвайте използването на таблици

Като цяло избягвайте таблици, ако е възможно, и представяйте данните по друг начин, като абзаци със заглавия и банери. Таблиците с фиксирана ширина може да се окажат трудни за четене от хора, които използват лупата, защото такива таблици принуждават съдържанието да е определен размер. Това прави шрифта много малък, което принуждава потребителите на лупата да превъртат хоризонтално, особено на мобилни устройства.

Ако трябва да използвате таблици, следвайте долните указания, за да сте сигурни, че вашата таблица е възможно най-достъпна:

• Избягвайте таблици с фиксирана ширина.
• Уверете се, че таблиците се рендират правилно на всички устройства, включително телефони и таблети.
• Ако имате хипервръзки в таблицата, редактирайте текстовете на връзките, така че да имат смисъл и да не прекъсват по средата на изречението.
• Уверете се, че документът се чете лесно с лупата. Изпратете черновата на документа на себе си и я прегледайте на мобилно устройство, за да сте сигурни, че например хората няма нужда да превъртат хоризонтално документа на телефон.
• Използване на заглавки на таблица.
• Тествайте достъпността с "Концентриран четец".

Създаване на достъпни таблици в Word

Таблиците организират информацията визуално и ви помагат да покажете отношенията между нещата. Научете как да настройвате таблици, така че да могат да се четат на глас за хора, които използват екранен четец.

За да добавите заглавен ред в таблица

1. Изберете "Вмъкване>на таблица", за да вмъкнете таблица.

2. Изберете броя на полетата, които искате да разположите, за да създадете колони, а след това изберете броя на полетата, които искате да са надолу, за да създадете редове за вашата таблица.

   Забележка

   Когато добавяте таблица към вашия документ, на лентата се появяват два нови раздела: "Проектиране " и "Оформление". Това са инструментите за таблица.

3. В раздела "Проектиране" изберете групата "Опции за стилове на таблици" и след това изберете "Заглавен ред". Другите опции са "Редове на ленти" или "Сумарен ред".

Сега вашата таблица има заглавен ред. Това означава, че зад кулисите Word и всички помощни технологии могат да комуникират интелигентно по отношение на таблицата.

Добавяне на заглавия на колони

1. Поставете курсора в първата клетка на горния ред на вашата нова таблица.
2. Въведете името за тази колона и след това натискайте клавиша Tab , за да преминавате от една колона към друга. Добавете допълнителни имена на колони, ако е необходимо.

Във вашата таблица вече има имена на колони, което улеснява разбирането на информацията, която съдържа таблицата. Някои екранни четци могат да бъдат настроени да четат имената на колоните по всяко време, което може да ви помогне, когато работите с голяма таблица.

Използване на заглавки на таблица

Екранните четци следят позицията си в таблицата чрез броене на клетките. Ако таблица е вложена в друга такава или ако клетка е слята или разделена, екранният четец губи бройката и не може да предостави полезна информация от тук нататък. Празните клетки в таблица може да заблудят някого, който използва екранен четец, че няма нищо повече в таблицата. Използвайте проста структура на таблица само за данни и задайте информацията в заглавията на колоните. Екранните четци също използват информацията в заглавката за идентифициране на редове и колони.

Най-горе на страницата

Използване на вградените стилове на заглавие, подзаглавие и заглавие

Заглавието, подзаглавието и заглавията са предназначени за сканиране – както визуално, така и с технологии за хора с увреждания.

Използвайте вградените стилове на заглавие и подзаглавие специално за заглавието и подзаглавието на документа.

В идеалния случай заглавията обясняват за какво се отнася разделът на документа. Използвайте вградените заглавни стилове и създавайте описателни заглавни текстове, за да улесните потребителите на екранни четци в определянето на структурата на документа и навигацията в заглавията.

Организирайте заглавията в определен логически ред и не прескачайте нивата на заглавията. Например използвайте "Заглавие 1", "Заглавие 2" и след това "Заглавие 3", а не "Заглавие 3", "Заглавие 1" и след това "Заглавие 2". Организирайте информацията във вашия документ на малки части. В идеалния случай всяко заглавие ще включва само няколко абзаца.

За подробни инструкции как да използвате заглавията и стиловете, отидете на "Подобряване на достъпността чрез заглавни стилове".

Най-горе на страницата

Създаване на банери за абзац

Освен да използвате заглавия за организиране на съдържанието във вашия документ, можете също да създавате банери с абзаци. В банера с абзац блокът с фонов цвят се простира по ширината на документа и осветява текста в банера. Това е чудесна алтернатива на таблиците за организиране и разделяне на съдържание.

За инструкции как да създавате банери с абзаци, отидете на Прилагане на оцветяване към думи или абзаци.

Най-горе на страницата

Добавяне на алтернативен текст към изображения

Алтернативният текст помага на хората, които не могат да виждат екрана, да разберат това, което е важно във визуалното съдържание. Визуалното съдържание включва картини, графики SmartArt, фигури, групи, диаграми, вградени обекти, ръкопис и видеоклипове. В алтернативния текст накратко обяснете изображението и упоменете предназначението му. Екранните четци прочитат текста, за да опишат изображението на потребителите, които не могат да го видят.

Избягвайте да използвате текст в изображения като единствен метод за предаване на важна информация. Ако се налага да използвате изображение, съдържащо текст, повторете този текст и в документа. В алтернативния текст накратко обяснете изображението и упоменете съществуването на текста и неговото предназначение.

За подробни инструкции как да добавите алтернативен текст, отидете на Добавяне на алтернативен текст към фигура, картина, диаграма, графика SmartArt или друг обект.

За да намерите липсващия алтернативен текст, използвайте програмата за проверка на достъпността.

Най-горе на страницата

Добавяне на достъпен текст за хипервръзка и екранни пояснения

Хората, които използват екранни четци, понякога сканират списък от връзки. Връзките трябва да предават ясна и точна информация за местоназначението. Например избягвайте да използвате текстове за връзки, като "Щракнете тук", "Вижте тази страница", "Отидете тук" или "Научете повече". Вместо това включете пълното заглавие на страницата местоназначение. Можете също да добавяте екранни пояснения, които се показват, когато застанете с курсора над текста или изображенията, които включват хипервръзка.

За подробни инструкции как да създавате достъпни хипервръзки и екранни пояснения, отидете на "Създаване на достъпни връзки в Word" и "Създаване или редактиране на хипервръзка".

Най-горе на страницата

Използване на достъпен формат и цвят за шрифт

Достъпният шрифт не изключва и не забавя скоростта на четене на всеки, който чете документ, включително хора с намалено зрение или проблеми при четене или хора, които са слепи. Правилният шрифт подобрява четливостта и четливостта на документа.

За инструкции как да промените шрифта по подразбиране, отидете на "Промяна на шрифта по подразбиране в Word".

Използване на достъпен формат за шрифт

Ето някои идеи, които да имате предвид:

• За да намалите натоварването при четене, изберете познатите сансерифни шрифтове, като напр. Arial или Calibri. Избягвайте използването само на главни букви и прекомерното подчертаване или курсив.
• Човек с увредено зрение може да не разбере значението, предавано с определени цветове. Например добавете подчертаване към оцветена текстова хипервръзка, за да могат хората, които са далтонисти, да знаят, че това е хипервръзка дори да не могат да видят цвета.
• За заглавията помислете за добавяне на получер или по-голям шрифт.
• Използвайте фигури, ако се използва цвят за указване на състояние. Например добавете символ за отметка Ако се използва зелено за указване на "успех", а главна буква X Ако червено означава "неуспешно".

Използване на достъпен цвят за шрифт

Текстът във вашия документ трябва да бъде четлив при режим на повишена четливост. Например използвайте ярки цветове или цветови схеми с повишена четливост с цветове от противоположните краища на цветовия спектър. Черно-белите схеми улесняват хората, които са далтонисти, да могат да различават по-добре фигури и текст.

Ето някои идеи, които да имате предвид:

• За да се гарантира, че текстът се вижда добре в режим на повишена четливост, използвайте автоматичната настройка за цветове на шрифта. За инструкции как да промените цвета на шрифта в Word, отидете на "Промяна на цвета на шрифта".
• Използвайте програмата за проверка на достъпността, за да анализирате документа и да намерите недостатъчен цветови контраст. Инструментът сега проверява документите за цвят на текста спрямо цвят на страницата, фонове на клетки на таблица, осветяване, цвят на запълване на текстово поле, оцветяване на абзац, запълвания на фигури и графики SmartArt, горни и долни колонтитули и връзки.
• Използвайте анализатора на контраста на цветовете, безплатно приложение, което анализира цветовете и контраста и почти веднага показва резултатите.

Най-горе на страницата

Създаване на достъпни списъци

За да улесните екранните четци да прочетат документа ви, организирайте информацията във вашия документ на малки части, например списъци с водещи символи или номерирани списъци.

Проектирайте списъци така, че да не е нужно да добавяте в средата на списъка обикновен абзац без водещ символ или номер. Ако вашият списък е разделен на обикновен абзац, някои екранни четци може да произнесат грешен брой елементи от списъка. Освен това потребителят може да чуе в средата на списъка, че напуска списъка.

За подробни инструкции как да създавате списъци, отидете на " Създаване на списък с водещи символи или номериран списък".

Най-горе на страницата

Настройване на разстоянието между изречения и абзаци

People, които имат дислексия, описват виждането на текст като "плуване заедно" на страницата (слива на един ред от текста с реда отдолу). Те често виждат текста слят или изкривен. За да намалите натоварването при четене, можете да увеличите разстоянието между изреченията и абзаците.

За подробни инструкции как да регулирате разредката, отидете на "Настройка на отстъпи и разредка в Word".

Най-горе на страницата

Тестване на достъпността с "Концентриран четец"

Опитайте да прочетете документа с Концентриран четец, за да проверите как звучи.

1. В документа изберете Изглед>на концентриран четец.
2. В раздела Концентриран четец изберете Четене на глас.
3. За да излезете от Концентриран четец, изберете Затвори Концентриран четец.

Най-горе на страницата

Вж. също

• Правила за програмата за проверка на достъпността
• Всичко, което трябва да знаете, за да напишете ефективен алтернативен текст
• Направете своите документи на Excel достъпни за хора с увреждания
• Направете презентациите си в PowerPoint достъпни за хора с увреждания
• Направете имейла си в Outlook достъпен за хора с увреждания

В тази тема

• Най-добри практики за създаване на достъпни документи на Word за уеб
• Проверка на достъпността, докато работите в Word
• Избягвайте използването на таблици
• Използване на вградените стилове на заглавие, подзаглавие и заглавие
• Създаване на банери за абзац
• Добавяне на алтернативен текст към изображения
• Добавяне на достъпен текст за хипервръзка и екранни пояснения
• Използване на достъпен формат и цвят за шрифт
• Създаване на достъпни списъци
• Настройване на разстоянието между изречения и абзаци
• Тестване на достъпността с "Концентриран четец"

Най-добри практики за създаване на достъпни документи на Word за уеб

Таблицата по-долу включва основните най-добри практики за създаване на документи на Word за уеб, които са достъпни за хора с увреждания.

Най-горе на страницата

Проверка на достъпността, докато работите в Word

Програмата за проверка на достъпността е инструмент, който преглежда вашето съдържание и маркира проблеми с достъпността, на които се сблъска. Тя обяснява защо всеки проблем може да бъде потенциален проблем за човек с увреждания. Програмата за проверка на достъпността предлага също и как да разрешите проблемите, които се появяват.

В Word програмата за проверка на достъпността се изпълнява автоматично във фонов режим, когато създавате документ. Ако програмата за проверка на достъпността открие проблеми с достъпността, ще получите напомняне в лентата на състоянието.

За да стартирате ръчно програмата за проверка на достъпността, изберете "Преглед>на проверката за достъпност". Отваря се екранът за достъпност и сега можете да прегледате и коригирате проблеми с достъпността. За повече информация отидете на "Подобряване на достъпността с програмата за проверка на достъпността " и "Проверка на достъпността на вашия документ".

Най-горе на страницата

Избягвайте използването на таблици

Като цяло избягвайте таблици, ако е възможно, и представяйте данните по друг начин, като абзаци със заглавия и банери. Ако трябва да използвате таблици, следвайте долните указания, за да сте сигурни, че вашата таблица е възможно най-достъпна:

• Избягвайте таблици с фиксирана ширина.
• Уверете се, че таблиците се рендират правилно на всички устройства, включително телефони и таблети.
• Ако имате хипервръзки в таблицата, редактирайте текстовете на връзките, така че да имат смисъл и да не прекъсват по средата на изречението.
• Уверете се, че документът се чете лесно с лупата. Изпратете черновата на документа на себе си и я прегледайте на мобилно устройство, за да сте сигурни, че например хората няма нужда да превъртат хоризонтално документа на телефон.
• Използване на заглавки на таблица.
• Тествайте достъпността с "Концентриран четец".

Използване на заглавки на таблица

Екранните четци следят позицията си в таблицата чрез броене на клетките. Ако таблица е вложена в друга такава или ако клетка е слята или разделена, екранният четец губи бройката и не може да предостави полезна информация от тук нататък. Празните клетки в таблица може да заблудят някого, който използва екранен четец, че няма нищо повече в таблицата. Използвайте проста структура на таблица само за данни и задайте информацията в заглавията на колоните. Екранните четци също използват информацията в заглавката за идентифициране на редове и колони.

За да се гарантира, че таблиците не съдържат разделени клетки, обединени клетки или вложени таблици, използвайте програмата за проверка на достъпността.

Най-горе на страницата

Използване на вградените стилове на заглавие, подзаглавие и заглавие

Заглавието, подзаглавието и заглавията са предназначени за сканиране – както визуално, така и с технологии за хора с увреждания.

Използвайте вградените стилове на заглавие и подзаглавие специално за заглавието и подзаглавието на документа.

В идеалния случай заглавията обясняват за какво се отнася разделът на документа. Използвайте вградените заглавни стилове и създавайте описателни заглавни текстове, за да улесните потребителите на екранни четци в определянето на структурата на документа и навигацията в заглавията.

Организирайте заглавията в определен логически ред и не прескачайте нивата на заглавията. Например използвайте "Заглавие 1", "Заглавие 2" и след това "Заглавие 3", а не "Заглавие 3", "Заглавие 1" и след това "Заглавие 2". Организирайте информацията във вашия документ на малки части. В идеалния случай всяко заглавие ще включва само няколко абзаца.

За подробни инструкции как да използвате заглавията и стиловете, отидете на "Подобряване на достъпността чрез заглавни стилове".

Най-горе на страницата

Създаване на банери за абзац

Освен да използвате заглавия за организиране на съдържанието във вашия документ, можете също да създавате банери с абзаци. В банера с абзац блокът с фонов цвят се простира по ширината на документа и осветява текста в банера. Това е чудесна алтернатива на таблиците за организиране и разделяне на съдържание.

За подробни инструкции как да създавате банери на абзаци, отидете на "Прилагане на оцветяване към думи или абзаци".

Най-горе на страницата

Добавяне на алтернативен текст към изображения

Алтернативният текст помага на хората, които не могат да виждат екрана, да разберат това, което е важно във визуалното съдържание. Визуалното съдържание включва картини, графики SmartArt, фигури, групи, диаграми, вградени обекти, ръкопис и видеоклипове. В алтернативния текст накратко обяснете изображението и упоменете предназначението му. Екранните четци прочитат текста, за да опишат изображението на потребителите, които не могат да го видят.

Избягвайте да използвате текст в изображения като единствен метод за предаване на важна информация. Ако се налага да използвате изображение, съдържащо текст, повторете този текст и в документа. В алтернативния текст накратко обяснете изображението и упоменете съществуването на текста и неговото предназначение.

За подробни инструкции как да добавите алтернативен текст, отидете на Добавяне на алтернативен текст към фигура, картина, диаграма, графика SmartArt или друг обект.

За да намерите липсващия алтернативен текст, използвайте програмата за проверка на достъпността.

Най-горе на страницата

Добавяне на достъпен текст за хипервръзка и екранни пояснения

Хората, които използват екранни четци, понякога сканират списък от връзки. Връзките трябва да предават ясна и точна информация за местоназначението. Например избягвайте да използвате текстове за връзки, като "Щракнете тук", "Вижте тази страница", "Отидете тук" или "Научете повече". Вместо това включете пълното заглавие на страницата местоназначение. Можете също да добавяте екранни пояснения, които се показват, когато застанете с курсора над текста или изображенията, които включват хипервръзка.

За подробни инструкции как да създавате достъпни хипервръзки и екранни пояснения, отидете на "Създаване на достъпни връзки в Word" и "Създаване или редактиране на хипервръзка".

Най-горе на страницата

Използване на достъпен формат и цвят за шрифт

Достъпният шрифт не изключва и не забавя скоростта на четене на всеки, който чете документ, включително хора с намалено зрение или проблеми при четене или хора, които са слепи. Правилният шрифт подобрява четливостта и четливостта на документа.

За инструкции "стъпка по стъпка" как да промените шрифта по подразбиране, отидете на "Промяна на шрифта по подразбиране в Word".

Използване на достъпен формат за шрифт

Ето някои идеи, които да имате предвид:

• За да намалите натоварването при четене, изберете познатите сансерифни шрифтове, като напр. Arial или Calibri. Избягвайте използването само на главни букви и прекомерното подчертаване или курсив.
• Човек с увредено зрение може да не разбере значението, предавано с определени цветове. Например добавете подчертаване към оцветена текстова хипервръзка, за да могат хората, които са далтонисти, да знаят, че това е хипервръзка дори да не могат да видят цвета.
• За заглавията помислете за добавяне на получер или по-голям шрифт.
• Използвайте фигури, ако се използва цвят за указване на състояние. Например добавете символ за отметка Ако се използва зелено за указване на "успех", а главна буква X Ако червено означава "неуспешно".

Използване на достъпен цвят за шрифт

Текстът във вашия документ трябва да бъде четлив при режим на повишена четливост. Например използвайте ярки цветове или цветови схеми с повишена четливост с цветове от противоположните краища на цветовия спектър. Черно-белите схеми улесняват хората, които са далтонисти, да могат да различават по-добре фигури и текст.

Ето някои идеи, които да имате предвид:

• За да се гарантира, че текстът се вижда добре в режим на повишена четливост, използвайте автоматичната настройка за цветове на шрифта. За инструкции как да промените цвета на шрифта в Word, отидете на "Промяна на цвета на шрифта".
• Използвайте програмата за проверка на достъпността, за да анализирате документа и да намерите недостатъчен цветови контраст. Инструментът сега проверява документите за цвят на текста спрямо цвят на страницата, фонове на клетки на таблица, осветяване, цвят на запълване на текстово поле, оцветяване на абзац, запълвания на фигури и графики SmartArt, горни и долни колонтитули и връзки.
• Използвайте анализатора на контраста на цветовете, безплатно приложение, което анализира цветовете и контраста и почти веднага показва резултатите.

Най-горе на страницата

Създаване на достъпни списъци

За да улесните екранните четци да прочетат документа ви, организирайте информацията във вашия документ на малки части, например списъци с водещи символи или номерирани списъци.

Проектирайте списъци така, че да не е нужно да добавяте в средата на списъка обикновен абзац без водещ символ или номер. Ако вашият списък е разделен на обикновен абзац, някои екранни четци може да произнесат грешен брой елементи от списъка. Освен това потребителят може да чуе в средата на списъка, че напуска списъка.

За подробни инструкции как да създавате списъци, отидете на " Създаване на списък с водещи символи или номериран списък".

Най-горе на страницата

Настройване на разстоянието между изречения и абзаци

People, които имат дислексия, описват виждането на текст като "плуване заедно" на страницата (слива на един ред от текста с реда отдолу). Те често виждат текста слят или изкривен. За да намалите натоварването при четене, можете да увеличите разстоянието между изреченията и абзаците.

За подробни инструкции как да регулирате разредката, отидете на "Настройка на отстъпи и разредка в Word".

Най-горе на страницата

Тестване на достъпността с "Концентриран четец"

Опитайте да прочетете документа с Концентриран четец, за да проверите как звучи.

1. В документа изберете Изглед>на концентриран четец.
2. В раздела Концентриран четец изберете Четене на глас.
3. За да излезете от Концентриран четец, изберете Затвори Концентриран четец.

Най-горе на страницата

Вж. също

Правила за програмата за проверка на достъпността

Всичко, което трябва да знаете, за да напишете ефективен алтернативен текст

Направете своите документи на Excel достъпни за хора с увреждания

Направете презентациите си в PowerPoint достъпни за хора с увреждания

Направете имейла си в Outlook достъпен за хора с увреждания