KB 850751 – информация за настройка на конфигуратора на електронни формати

TechKnowledge Content

РЕЗЮМЕ

Тази статия съдържа информация за настройването на електронния конфигуратор на помирителя.


ПОВЕЧЕ ИНФОРМАЦИЯ


Обща настройка за конфигуратор на електронни формати

Процесът на настройване на конфигуратора на формати в електронното помиряване е много дълъг и следващите подробни стъпки ще ви помогнат да направите тази настройка по-лесна. Преди да настроите конфигуратора на формати, трябва да имате отпечатано копие на спецификациите за файловия формат за изтегляне от вашата банка. Тъй като банковите формати се различават значително, трябва да се свържете с вашата банка и да поискате тези спецификации за файловия формат. Спецификациите на формата ще съдържат подробни данни за всяко изтеглено поле и стойности на всички съответни кодове за банката. Тази информация е необходима, за да можете да настроите конфигуратора на формати, тъй като всяка банка е различна и няма стандартен формат за въвеждане.


Електронен конфигуратор на формати (рутинни | Финансови | Електронни | Конфигуратор):


Раздел 1 – Въвеждане на информация за форматиране

Банков формат – полето Банков формат е идентификатор за вашия формат. Въведете уникално име за този формат, но обикновено това е името на вашата банка.

Описание – това е задължително поле. Въведете допълнително описание за банков формат. 

Файлов формат – следвайте стъпките по-долу за версията, която използвате:

 -Microsoft Dynamics GP 2010 и предишни версии – полето Файлов формат може да бъде избрано от падащия списък като Фиксирано поле, С разделители със запетаи или разделители на табулатор. Банката определя коя опция от списъка ще изберете. Следователно трябва да се свържете с тях, ако спецификациите на формата не посочват формата, който да използвате.

-Microsoft Dynamics GP 2013 – полето Файлов формат има избор на БАЙ или дефиниран от потребителя. Ако използвате формата на института за администриране на банка, изберете БАЙ. За всички други формати/банки изберете Дефинирани от потребителя. В полето Тип файл можете да изберете Фиксирано поле, Разделители със запетаи или Разделители на табулатор, както е указано от вашата банка.



Използва опцията "Кодове на състоянието" е маркирана само ако вашата банка използва кодове на състояние, за да дефинира допълнително кодовете на транзакциите. Тази информация се определя и от всяка банка. Следователно, ако спецификациите на формата не посочват дали вашата банка използва кодове на състоянието, трябва да се свържете с банката. (Това не се използва много често.)

Идентификатор на тип запис – Идентификаторът на типа запис ще съдържа полета "Начална позиция" и "Крайна позиция", ако използвате формата "Фиксирано поле" и поле "Номер на поле", ако използвате файлови формати с разделители със запетаи или Разделители на табулатора. Това ще бъде мястото, където системата трябва да търси в реда, за да определи какъв тип линия (горен колонтитул, долен колонтитул или подробности) е. Ако банката не използва код за тип запис, можете да импровизирате, като изберете фиксирана стойност във файла.

-Поправено поле – Въведете началната и крайната позиция на полето, което ще съдържа стойността за кода на типа запис от банка (Кодът на типа запис от банката е въведен в раздел 2).

-Разделители със запетаи или разделители на табулатор – въведете номера на полето, което съдържа кода на типа запис от банка (Кодът на типа запис от банката е въведен в раздел 2).

Запишете формата, след като раздел 1 е завършен, преди да се придвижите до раздел 2 от прозореца на конфигуратора на електронния формат на помирителя.


Раздел 2 – Въвеждане на типове записи


Забележка Ще трябва да дефинирате само типовете записи, които са свързани с електронното помирине. Ако дадена секция е обозначена като незадължителна в спецификациите на банката, не е необходимо да я настройвате в конфигуратора на формати. Подробният тип запис винаги е задължителна секция в спецификациите на банка.


ИД на банка – ИД на банка ще влезе по подразбиране с банков формат от секция 1 веднага щом табулаторът влезе в полето Тип запис във втората колона. Това поле не може да бъде променено или редактирано.

Тип запис – полето Тип запис може да бъде избрано от падащия списък като Горен колонтитул, Подробен или Долен колонтитул. Всички банкови формати ще изискват подробен тип запис, но типовете записи за горен и долен колонтитул може да са незадължителни. Можете да настроите всеки от типовете записи само веднъж, тъй като няколко горни или долни колонтитули не са налични.

Код на тип запис от банка – полето Код на тип запис от банка е дефинирано в спецификациите на вашата банка. Това поле трябва да бъде уникален и константен идентификатор, за да може форматът да съответства на информацията в подробния тип запис. Това е най-важното поле в настройването на конфигуратора на формати, за да съответства правилно на файла за изтегляне с равнението.  (Така идентификаторът на типа запис ще каже на системата коя колона да търси, за да види какъв тип ред е и след това да разгледа стойността в полето "Код на тип запис" от полето "Банка", за да прочете, ако е ред на горен колонтитул, детайл или долен колонтитул.)


# от полетата – Броят на полетата показва колко полета трябва да бъдат дефинирани в раздел 3. Въведете броя на полетата, които се съдържат в реда за типа запис, който се дефинира. Тази информация трябва да бъде въведена за всеки тип запис, който се изисква в спецификациите на банката.



Раздел 3 – Въвеждане на информация за поле

Когато щракнете върху тип запис в раздел 2, съответният брой полета ще се покаже в раздел 3. 

Тип запис – полето Тип запис в най-лявата колона на секция 3 ще се намира по подразбиране, когато изберете Тип запис в раздел 2.

# – Полето за число ще се намира по подразбиране с броя на полетата, които сте въвели в раздел 2. 

Тип поле – полето Тип поле се използва за дефиниране на всяко от съответните полета за всеки от типовете записи. Изберете типа поле от падащия списък, който включва опции за акаунти, дати и суми. Ако точното име на вашето поле от спецификациите на вашата банка не се показва в списъка, може да се наложи да изберете опция, която е подобна, или да използвате опцията Запълване/игнориране. Отново трябва да дефинирате само съответните полета, най-важното: Номера на акаунти, чек номера, дати за проверка, суми за проверка, кодове на транзакции, кодове на тип запис и т.н.

Забележка Точно както при типовете записи, ще трябва да дефинирате само полетата, които са свързани с електронното съответствие. Ако има поле в спецификациите на банката, което не може да бъде дефинирано със съществуващ тип запис или не е необходимо да се дефинира, използвайте опцията Запълване/игнориране. 


Формат – полето Формат определя типа на изходния формат за определени полета. Форматите трябва да бъдат зададени само за типове полета, които съдържат дати или валутна сума, тъй като това са единствените опции за формати. Няма опции за текст или низ. Следователно, ако полето не е дата или валутна сума, просто оставете полето Формат празно. Полетата От и До се използват за въвеждане на позициите на знаците в полето. Въведете началната и крайната позиция на знаците за всяко поле във всеки тип запис. Полетата От и До трябва да бъдат въведени, ако използвате файловия формат На фиксирано поле, така че ако използвате файлови формати с разделители с разделители на табулатор или запетаи, можете да оставите тези полета като нула.

Кодове на транзакции (запис за кодове – запис за кодове на транзакции)

Докато все още сте в прозореца "Конфигуратор на електронни формати", отидете в прозореца Запис на кодове на транзакции през пътя, посочен по-горе в горната лента с менюта. Ако не сте дефинирали кодовете на транзакциите, ще получите съобщението "Тип запис не е намерено" в отчета за грешка. 

Кодовете на транзакции идентифицират типа на транзакцията, представяна от всеки ред с подробни данни. Електронното съответствие изисква код на транзакция в конфигуриран банков формат, за да работи правилно. Трябва да имате дефинирани кодове на транзакции или кодове на тип запис, за да използвате електронното съответствие. Тези кодове трябва да идват от банката и трябва да са изброени в спецификациите на банката.


Тип транзакция – полето Тип транзакция се използва за дефиниране на всеки от различните типове транзакции, които се показват в спецификациите на вашата банка. Изберете Тип транзакция от списъка, за да съответствате или да отговаряте тясно на спецификациите на вашата банка. Обърнете внимание, че опциите в списъка са единствените поддържани в момента типове. В този момент двете опции, които ще съвпадат с помощта на електронното съпопадане, са Проверка на платените и изчистването на депозита.

Забележка: В Microsoft Dynamics GP 2013 са добавени опции за прехвърляне на кредит и дебит за прехвърляне и ще съвпадат по електронен път в електронното съчетаване. Трябва обаче да въведете кодовете за тип банкова транзакция, както е дефинирано от вашата банка. Допълнителна функционалност в Microsoft Dynamics GP 2013 също така е, че можете да имате няколко кода за тип транзакция за всеки тип транзакция.


Код на тип транзакция – полето Код на тип транзакция се използва за въвеждане на стойността за всеки тип транзакция и тази стойност ви се дава като част от спецификациите на файла от вашата банка. Въведете стойността "Код на тип транзакция", която отговаря на избрания тип транзакция. Тази информация трябва да идва от банката и не може да бъде импровизирана, ако не е налична в спецификациите на банката.

Счетоводна сметка – полето Счетоводна сметка е налично само за следните типове транзакции: приходи от лихви, други приходи, други разходи и такси за обслужване. Въведете номера на счетоводната сметка на счетоводната сметка за осчетоводяване за корекцията, която ще бъде генерирана. Електронното съответствие автоматично ще създаде корекции за тези типове транзакции, ако те се показват в изтегления файл от вашата банка.

Забележка Типовете транзакции "Приходи от лихви", "Други приходи", "Други разходи" и "Такса за услуга" не съвпадат по електронен път и вместо това ще създадат записи за корекция в съпоставката. (Щракнете върху бутона Настройки в прозореца Избор на банкови транзакции). 

Описание на партньора – полето Описание на партньора ще се намира по подразбиране с описанието на акаунта от счетоводството и не може да се редактира.

Препратка към разпределение – полето Препратка към разпределение може да се използва за въвеждане на допълнителна препратка за корекцията, която ще бъде направена. Можете да въведете препратка към разпространение, ако искате, но това не е задължително поле.

Тип документ – полето "Тип документ" по подразбиране ще се използва с типа транзакция, който сте избрали в горната част на прозореца Запис за код на транзакция: Приходи от лихви, Други приходи, Други разходи или Такси за сервиз. Това поле не може да бъде променено, освен ако не се върнете и не промените полето Тип транзакция.

Дефиниране на кодове на състоянието – бутонът Дефиниране на кодове на състоянието става наличен само ако сте маркирали опцията Използва кодовете на състоянието в прозореца "Електронен конфигуратор на формати". Дефиниране на кодове на състоянието е налично само за определени типове транзакции: Проверка на платените и изчистването на депозита. След като изберете един от тези два типа транзакции, ще изберете бутона Дефиниране на кодове на състоянието, за да отидете в прозореца Запис за кодове на състоянието. Тук ще изберете: Платена проверка, Проверка на обръщането, Спиране на плащане или Спиране на обръщането на заплатите за типа състояние и въведете съответния код на състояние от спецификациите на вашата банка. Отново тази информация трябва да идва от вашата банка и не може да бъде импровизирана или електронният помирител няма да работи правилно.



Специални бележки, които трябва да запомните, когато настройватеЕлектронно помиришене:

• Трябва да имате разпечатка на спецификациите за файловия формат от вашата банка, преди да настроите конфигуратора на електронния формат на помирителя.

• Всяка банка е различна. Следователно не можете да следвате един стандартен формат за всички банки.

• Ако отворите файла .TXT или .CSV с Notepad, системата обикновено няма да прочете никаква информация след позиция 245. Затова се уверете, че всички задължителни полета, които трябва да бъдат нанесени, са в първата част на реда, ако линиите ви са повече от 245 знака. Информацията след 245 ще бъде прочетена като нов ред и ще се появи в отчета за грешка "Не е намерен тип запис: Тип запис = ", защото няма такъв. Това би било приемливо, ако не са необходими полета след позиция 245. Ако има полета, които са необходими, ще трябва да се свържете с вашата банка, за да видите дали те могат да преконфигурирате файла, за да бъде по-малък и да не надвишава 245 знака.

• Конфигураторът на електронния формат за помиряване трябва да бъде настроен само веднъж, когато за първи път започне да използва електронното размиряване, и след това просто продължавате да изтегляте . BAI, .TXT или .CSV файлове от банката, за да съответстват на този конфигуратор на формати.

• Следните полета трябва да присъстват във вашия банков формат: Код на транзакция, Номер на сметка, Чек/Пореден номер, Сума на транзакцията, Код на тип запис и Дата на банково изчистване. Ако форматът ви използва Кодове на състоянието, кодът на състоянието на транзакцията трябва да присъства и в конфигурацията.

• Ако сте преминали през целия процес на електронно съгласуване и никакви транзакции не са маркирани като изчистени в модула за банково съгласуване, най-вероятно нещо не е настроено правилно в конфигуратора на електронни формати за съгласуване. Най-често срещаното съобщение за грешка, което ще бъде получено, егрешка"Тип запис съвпадение не е намерено" в отчета "Необработени записи", който се отпечатва след опит за изтегляне.  Това обикновено означава, че кодът на транзакцията не е настроен в записа "Кодове".

• Ако се опитате да изтеглите отново, след като вече сте изтеглили файла на .txt от банката, ще получите съобщения за грешка "Дублиране", защото системата вижда транзакциите като дубликати, вместо просто да изтегля нови транзакции. (Трябва да изчистите предварителното качване с ИД на качване (поле MEARLDID) в таблиците ME142806 и ME142807.)

• Ако се опитате да изтриете помирителна и да въведете отново информацията, след като вече сте изтеглили файла на .txt от банката, ще получите съобщения за грешка "Дублиране", тъй като системата вижда транзакциите като дубликати.

• Уверете се, че номерът на банковата сметка е уникален за чековата книга, която е зададена с "Електронно съответствие". Ако номерът на банковата сметка се използва в няколко чекнига, електронният превод няма да може да намери чековата книга и ще получите съобщение, че номерът на банковата сметка не е настроен.

• В прозореца "Запис за кодове" на конфигуратора типовете, които автоматично ще съвпадат, са: "Проверка на платени", "Изчистване на депозита", "Прехвърляне на дебит и превод на кредит".

• Следните типове корекции създаваттранзакция ''корекция'' в прозореца Корекции на банка за съгласуване (бутон): (Например "лихва" или "разни такси" във вашия банков отчет няма да бъде в GP (така че нищо да не съвпада с), така че трябва системата да резервира записа за корекция/дневник в GP за тези типове.)

  • Приходи от лихви

  • Други приходи

  • Други разходи

  • Такса за обслужване

• В конфигуратора няма типове, които автоматично ще съответстват на корекция на increase, намаляване на корекцията или оттегляне в прозореца Запис за банкова транзакция в GP. Тези типове са за корекции в GP за елементи, които не бихте очаквали да видите в отчета на банката. Трябва ръчно да маркирате тези типове като изчистени в разполовяния прозорец.

• Проверките ще бъдат съчетани с "Проверка на сумата" и "Чек номер". Депозитите ще се съвместят с датата на депозита и датата на депозита (в рамките на 8-дневен диапазон по подразбиране, но можете да заместите това, когато получите подкана да бъдете различен дневен диапазон.) Вижте KB 851279 за повече информация относно критериите за автоматично съвпадение.

• Датата на банково изчистване може да повлияе на процеса на съпоставяне. GP ще изчисти само проверките, в които датата "Банково изчистване" е след датата на издаване на проверката в GP. GP няма да изчисти проверка на дата преди датата, на която е била действително издадена в GP.

• GP ще игнорира всички водещи нули при проверка в процеса на съпоставяне и всъщност ще ги съблече от номера за проверка при импортиране. Водещите нули няма да повлияят на процеса на съвпадение за чек номера. GP може да съответства на чек номера, независимо от водещите нули.

• Използвайте Notepad, за да отваряте файлове, тъй като автоматичното форматиране в Excel може да съблече водещи нули.  Водещитенули не са от значение при проверката, но имат значение за датите. Ако датите се импортират неправилно, това означава, че форматът на датата на конфигуратора не съответства на това, което е във файла, или водещите нули в датата липсват във файла.  Ако сте съпочели конфигуратора, за да използвате MMDDYYYY, вашият файл трябва да има например 08152017.  Или ако имате MM/DD/YY, вашият файл трябва да има 15.8.17.  Форматът на датата трябва да съвпада точно.

• Когато въвеждате файл, въведете номер за потвърждение по ваш избор.  Проверките ще се импортират след въведения номер за потвърждение.

• Ако внесете дневен файл, трябва да се помирите всеки ден, преди да внесете файла на следващия ден.  Системата автоматично ще съответства само на последния файл, който е бил внел.  Така че, ако първо импортирате в 5 ежедневни файла и след това помирите ден 1, той автоматично ще съвпада, но когато се опитате да помирите ден 2, той няма да съвпада автоматично.  Ако искате да съвпада автоматично, ще трябва отново да сеimport in the file for day 2.

• Ако датата се импортира като всички нули или 00.00.0000, тогава нанесете полето "Дата на банково изчистване" вместо "дата на транзакцията" в конфигуратора.

• Ако датата се импортира като бъркана, форматът на датата в конфигуратора не съответства на формата на датата във файла на банката.  Уверете се, че файлът на банката има MMDDYYYY, че сте избрали същия формат в конфигуратора, за да съответства точно.  Също така се уверете, че потребителят не е отворил файла в Excel и че водещите нули на MM или DD са били изпуснати.  Ако е така, отворете файла Notepad и добавете водещите нули обратно към датата и импортирайте отново.  Използвайте Notepad, за да отваряте банкови файлове, а не Excel.

• За повече информация как се съответстват транзакциите, вижте KB 851279.

Тази статия е TechKnowledge Document ID:19396