Formatere et tal- eller valutafelt

Datatyperne Tal, Stort tal og Valuta i Access indeholder mange formater. For tal- og valutaformatering har du tre valgmuligheder: Behold standardformaterne, anvend et foruddefineret format, eller opret et brugerdefineret format. Når du anvender et format på et tabelfelt, anvender Access automatisk det samme format på et formular- eller rapportkontrolelement, som du senere binder til det pågældende tabelfelt. Formatering ændrer kun den måde, dataene vises på. Det påvirker ikke, hvordan dataene gemmes, eller hvordan brugerne indtaster data.

Denne artikel indeholder

• Oversigt over tal- og valutaformater
• Anvende et foruddefineret format
• Eksempler på foruddefinerede formater
• Anvende et brugerdefineret format
• Eksempler på brugerdefinerede formater
• Brugerdefinerede formattegn
• Vis A.D. eller B.C.

Oversigt over tal- og valutaformater

Hvis du vil oprette et brugerdefineret format, skal du angive forskellige tegn i egenskaben Format for et tabelfelt. Tegnene kan være pladsholdere, f.eks 0 . og #; separatorer, f.eks. punktummer og kommaer, konstante tegn og farver, baseret på, hvordan formateringen skal vises. Access anvender automatisk ethvert brugerdefineret format, du bruger i et tabelfelt, på et bundet kontrolelement i en formular eller rapport.

Du kan angive formater for fire typer numeriske værdier: positiv, negativ, nul (0) og null (ikke defineret). Hvis du opretter et format for hver type værdi, skal du først angive formatet for positive værdier, formatet for negative værdier som det andet, formatet for nulværdier tredje og formatet for null-værdier sidst. Adskil hvert format med et semikolon.

Eksempel på brugerdefineret formatering: #,###.##;(#,###.##)[Red];0,000.00;"Undefined"

Vises som:

• 1,234.568
• (1,234.568) i rødt
• 0,000.00
• Undefined

Her er, hvad formateringen betyder:

• Taltegnet (#) er en pladsholder for cifre. Hvis der ikke er nogen værdier, vises der en tom plads. Hvis du vil have vist nuller i stedet for tomme mellemrum, skal du bruge 0 som pladsholder. Hvis du f.eks. vil vise 1234 som 1234.00, skal du bruge formatstrengen ####.00.
• Positive værdier vises med to decimaler.
• Negative værdier vises med to decimaler, i parenteser og i rød.
• Nulværdier vises som tallet 0, altid med to decimaler.
• Null-værdier vises som ordet Undefined.

Der er mulighed for op til fire sektioner for en streng, og hver sektion er adskilt af et semikolon (;). Hvis tabelfeltet accepterer null-værdier, kan du udelade den fjerde sektion.

Sektion	Formatbeskrivelse	Eksempel
Hvis den første sektion indeholder #,###.##	Viser positive værdier.	1234.5678 vises som 1,234.568. Dette format bruger kommaet som tusindtalsseparator og punktummet som decimalseparator. Hvis decimalværdierne i posten overstiger antallet af pladsholdertegn i det brugerdefinerede format, afrunder Access værdierne og viser kun det antal værdier, der er angivet af formatet. Hvis feltet f.eks. indeholder 3,456.789, men dets format angiver to decimaler, afrunder Access decimalværdien til 0.79. Tip: Hvis du vil have et format med større værdier eller flere decimaler, skal du tilføje flere pladsholdere for decimalværdien, f.eks #,###.###. .
Hvis den anden sektion indeholder (#,###.##)[Red]	Viser kun negative værdier. Hvis dine data ikke indeholder negative værdier, lader Access feltet være tomt.	Den negative værdi er omsluttet af konstante tegn eller parenteser. I dette eksempel vises alle negative værdier med rødt.
Hvis den tredje sektion indeholder 0,000.00	Definerer formatet for alle nulværdier (0).	Når feltet indeholder værdien nul, 0,000.00 vises det. Hvis du vil have vist tekst i stedet for et tal, skal du bruge "Zero" omgivet af dobbelte anførselstegn.
Hvis den fjerde sektion indeholder "Undefined"	Definerer, hvad brugerne får vist, når en post indeholder en null-værdi. I dette tilfælde kan brugerne se ordet Undefined.	Du kan også bruge anden tekst, f.eks "Null" . eller "****". Tegn omgivet af dobbelte anførselstegn behandles som konstanter og vises nøjagtigt, som de angives.

Toppen af siden

Anvende et foruddefineret format

Access indeholder flere foruddefinerede formater til tal- og valutadata. Standardformatet er at vise tallet som angivet.

I en tabel

1. Åbn tabellen i Designvisning.
2. I den øverste del af designgitteret skal du vælge det Dato/klokkeslæt-felt, du vil formatere.
3. I sektionen Feltegenskaber i den nederste sektion skal du klikke på pilen i egenskabsfeltet Format og vælge et format på rullelisten.
4. Når du har valgt et format, vises knappen Indstillinger for egenskabsopdatering . Det giver dig mulighed for at anvende det nye format på alle andre tabelfelter og kontrolelementer i formularer, der logisk nedarver det. Hvis du vil anvende ændringerne i hele databasen, skal du klikke på i-mærket og derefter klikke på Opdater format overalt, hvor <feltnavn> bruges. I dette tilfælde er Feltnavn navnet på dit nummer- eller valutafelt.
5. Hvis du vil anvende ændringerne på hele databasen, skal du klikke på Ja , når dialogboksen Opdater egenskaber vises, og de formularer og andre objekter, der nedarver det nye format, vises. Du kan få mere at vide under Overføre en feltegenskab.
6. Gem ændringerne, og skift til Dataarkvisning for at se, om formatet opfylder dine behov.

I en formular eller rapport

I en formular eller rapport vises datoer normalt i tekstfelter. Du skal blot angive egenskaben Format for tekstfeltet til det ønskede datoformat.

1. Åbn formularens eller rapportens layoutvisning eller designvisning.
2. Placer markøren i tekstfeltet med tallet eller valutaen.
3. Tryk på F4 for at få vist egenskabsarket.
4. Angiv egenskaben Format til et af de foruddefinerede datoformater.

I en forespørgsel

1. Åbn forespørgslen i Designvisning.
2. Højreklik på datofeltet, og klik derefter på Egenskaber.
3. Vælg det ønskede format på egenskabslisten Format i egenskabsarket.

I et udtryk

• Brug funktionenFormatDateTime til at formatere en datoværdi til et af flere foruddefinerede formater. Dette kan være nyttigt, hvis du arbejder i et område, der kræver et udtryk, f.eks. en makro eller en forespørgsel.

Toppen af siden

Eksempler på foruddefinerede formater

I følgende tabel vises de foruddefinerede egenskabsindstillinger for Format for tal og valuta.

Indstilling	Beskrivelse
Generelt tal	(Standard) Viser tallet som angivet.
Valuta	Anvender tusindtalsseparatoren og følger de indstillinger, der er angivet i de internationale indstillinger i Windows for negative beløb, decimal- og valutasymboler og decimaler.
Euro	Anvender eurosymbolet (€), uanset det valutasymbol, der er angivet i de internationale indstillinger i Windows.
Løst	Viser mindst ét ciffer og følger de indstillinger, der er angivet i de internationale indstillinger i Windows for negative beløb, decimal- og valutasymboler og decimaler.
Standard	Anvender tusindtalsseparatoren og følger de indstillinger, der er angivet i de internationale indstillinger i Windows for negative beløb, decimalsymboler og decimaler.
Procent	Multiplicerer værdien med 100 og tilføjer et procenttegn (%). Den følger de indstillinger, der er angivet i de internationale indstillinger i Windows for negative beløb, decimalsymboler og decimaler.
Videnskabelig	Anvender videnskabelig standardnotation.

Følgende er eksempler på de foruddefinerede talformater.

Indstilling	Data	Skærm
Generelt tal	3456.789 –3456.789 $213,21	3456.789 –3456.789 $213,21
Valuta	3456.789 –3456.789	$3.456,79 ($3.456,79)
Løst	3456.789 –3456.789 3.56645	3456.79 –3456.79 3.57
Standard	3456.789	3,456.79
Procent	3 0.45	300% 45%
Videnskabelig	3456.789 –3456.789	3,46 E + 03 –3,46E+03

Toppen af siden

Anvende et brugerdefineret format

1. Åbn tabellen i Designvisning.

2. I den øverste del af designgitteret skal du vælge det Dato/klokkeslæt-felt, du vil formatere.

3. I sektionen Feltegenskaber skal du vælge fanen Generelt , klikke på cellen ud for feltet Formatér og angive de specifikke tegn baseret på dine formateringsbehov.

4. Når du har valgt et format, vises i-mærket Indstillinger for egenskabsopdatering . Det giver dig mulighed for at anvende det nye format på alle andre tabelfelter og kontrolelementer i formularer, der logisk nedarver det. Hvis du vil anvende ændringerne i hele databasen, skal du klikke på i-mærket og derefter klikke på Opdater format overalt, hvor feltnavn bruges. I dette tilfælde er Feltnavn navnet på feltet Dato/klokkeslæt.

5. Hvis du vil anvende ændringerne på hele databasen, skal du klikke på Ja , når dialogboksen Opdater egenskaber vises, og de formularer og andre objekter, der nedarver det nye format, vises. Du kan få mere at vide under Overføre en feltegenskab.

6. Gem ændringerne, og skift til Dataarkvisning for at se, om formatet opfylder dine behov.

7. Test formatet ved at gøre følgende:

   • Angiv værdier uden tusindtalsseparatorer eller decimalseparatorer, og se, hvordan formatet behandler dataene. Placerer formatet separatorerne de rigtige steder?
   • Angiv værdier, der er længere eller kortere, end du forventer (med og uden separatorer), og se, hvordan formatet fungerer. Tilføjer formatet enten uønskede tomme mellemrum eller foranstillede eller efterstillede nuller?
   • Angiv et nul eller en null-værdi i et format, der er beregnet til positive eller negative værdier, og se, om du synes godt om resultatet.

Toppen af siden

Eksempler på brugerdefinerede formater

Følgende er eksempler på brugerdefinerede talformater.

Indstilling	Beskrivelse
0;(0);;"Null"	Viser positive værdier normalt, negative værdier i parenteser og ordet Null , hvis værdien er Null.
+0.0;–0.0;0.0	Viser et plustegn (+) eller minustegn (–) med positive eller negative tal og viser 0.0 , hvis værdien er nul.

Toppen af siden

Brugerdefinerede formattegn

Hvis du vil oprette et brugerdefineret format, skal du bruge følgende tegn som pladsholdere og separatorer.

Tegn	Beskrivelse
#	Bruges til at vise et ciffer. Hver forekomst af tegnet repræsenterer en position for ét tal. Hvis der ikke findes nogen værdi på en placering, vises der et tomt mellemrum. Den kan også bruges som en pladsholder. Hvis du f.eks. anvender formatet #,### og angiver en værdi for 45 i feltet, 45 vises det. Hvis du angiver 12,145 i et felt, vises 12,145 Access, selvom du kun har defineret én pladsholder til venstre for tusindtalsseparatoren.
0	Bruges til at vise et ciffer. Hver forekomst af tegnet repræsenterer en position for ét tal. Hvis der ikke findes nogen værdi på en placering, vises et nul (0).
Decimalseparator . (punktum)	Angiver, hvor Access skal placere separatortegnet mellem en hel del og decimaldelen af et tal- eller valutafelt. Decimalseparatorer varierer og angives i de internationale indstillinger i Windows.
Tusindtalsseparator , (komma)	Angiver, hvor Access skal placere separatortegnet mellem den tusindtalsdel af et tal eller et valutafelt. Tusindtalsseparatorer varierer og angives i de internationale indstillinger i Windows.
tomme mellemrum, +-$()	Bruges til at indsætte tomme mellemrum, matematiske tegn (+-) og økonomiske symboler (¥£$) efter behov et vilkårligt sted i formatstrengene. Hvis du vil bruge andre almindelige matematiske symboler, f.eks. skråstreg (\ eller /) og stjerne (*), skal du omgive dem med dobbelte anførselstegn. Bemærk, at du kan placere dem hvor som helst.
\	Bruges til at tvinge Access til at vise det tegn, der følger umiddelbart efter. Dette er det samme som at omgive et tegn med dobbelte anførselstegn.
!	Bruges til at gennemtvinge den venstre justering af alle værdier. Når du gennemtvinger venstrejustering, kan du ikke bruge pladsholdere # og 0 cifre, men du kan bruge pladsholdere til teksttegn.
*	Bruges til at tvinge tegnet umiddelbart efter stjernen til at blive et fyldtegn, som er et tegn, der bruges til at udfylde tomme mellemrum. Access viser normalt numeriske data som højrejusteret, og alle områder til venstre for værdien udfyldes med tomme mellemrum. Du kan tilføje fyldtegn hvor som helst i en formatstreng, og når du gør det, udfylder Access alle tomme mellemrum med det angivne tegn. Formatet £##*~.00 viser f.eks. et valutabeløb som £45~~~~~.15. Antallet af tildetegn (~) der vises i feltet, afhænger af antallet af tomme mellemrum i tabelfeltet.
%	Bruges som det sidste tegn i en formatstreng. Multiplicerer værdien med 100 og viser resultatet med et efterstillet procenttegn.
E+, E- – eller – e+, e-	Bruges til at vise værdier i videnskabelig eller eksponentiel notation. Brug denne indstilling, når det foruddefinerede videnskabelige format ikke giver tilstrækkelig plads til dine værdier. Brug E+ eller e+ til at vise værdier som positive eksponenter og E- eller e- til at vise negative eksponenter. Du skal bruge disse pladsholdere med andre tegn. Antag f.eks., at du anvender formatet 0.000E+00 på et numerisk felt og derefter skriver 612345. Access viser 6.123E+05. Access afrunder først antallet af decimaler ned til tre, hvilket er antallet af nuller til højre eller venstre for decimalseparatoren. Derefter beregner Access eksponentværdien ud fra antallet af cifre, der ligger til højre eller venstre, afhængigt af sprogindstillingerne, af decimalseparatoren i den oprindelige værdi. I dette tilfælde ville den oprindelige værdi have sat 612345, eller fem cifre, til højre for decimaltegnet. Derfor viser 6.123E+05Access , og resultatværdien svarer 6.123 x 105til .
"Literal text"	Brug dobbelte anførselstegn til at omgive tekst, du vil have brugerne til at se.
[color]	Bruges til at anvende en farve på alle værdier i en sektion af dit format. Du skal sætte navnet på farven i kantede parenteser og bruge et af disse navne: black, , blue, greencyan, magenta, red, yelloweller white.

Toppen af siden

Vis A.D. eller B.C.

Du kan bruge et brugerdefineret format til at vise A.D. før eller B.C. efter et år, afhængigt af om der angives et positivt eller negativt tal. Positive tal vises som år med A.D. før året. Negative tal vises som år med B.C. efter året.

1. Åbn tabellen i Designvisning.
2. Vælg det talfelt, du vil formatere, i den øverste del af designgitteret.
3. I den nederste sektion skal du klikke på egenskabsfeltet Format og derefter angive dette brugerdefinerede format: "A.D. " #;# " B.C."

Toppen af siden