Skal du bruge Excel, eller skal du bruge Access til at administrere dine tabeldata, når du bruger Office-produktserien? En supplerende artikel med titlen Bruge Access eller Excel til at administrere dine data beskriver fordelene ved hvert produkt, og hvad de bidrager til. Men hvorfor vælge mellem det ene eller det andet? Hvis du gemmer dine data i Access og opretter forbindelse til dem fra Excel, får du fordelene ved begge dele. Her er ti grunde til, hvorfor det giver god mening at bruge Excel og Access sammen.
Årsag 1: Access er udviklet til alle typer af brugere
Selvom Excel ikke er en database, bruges den i vid udstrækning til at gemme data, og den bruges ofte til at løse simple databaseproblemer. Men Excel er en database med en flad fil, ikke en relationsdatabase. Når simple tabeller skal udvikle sig til flere tabeller med relaterede data, er Access førstevalget for informationsmedarbejdere, når de hurtigt vil oprette et databaseprogram. Access har altid været en god "datalandingsplads" til indsamling og konsolidering af separate data i hele virksomheden, hvoraf meget findes i Excel-projektmapper. Når dine data er i Access, kan du tilføje flere tabeller og sammenføje dem, oprette forespørgsler (eller visninger af dine data), strukturere dataene og definere datatyper for at sikre dataintegritet, dele og opdatere data blandt mange brugere og oprette effektive rapporter og formularer.
I modsætning til Excels enkle regnearkslayout er Access organiseret anderledes med flere indbyrdes forbundne objekter, der kan virke overvældende i starten. Men du behøver ikke at være ekspert for at bruge Access. Access er beregnet til alle typer brugere, og du kan kun komme så langt, som du har brug for at gå.
Træk tilbage Få adgang til et lag ad gangen.
1. Brug Access på tre måder: som lejlighedsvis bruger, superbruger eller udvikler.
2. Tabeller, forespørgsler, formularer og rapporter bygger oven på hinanden og udgør kernen i et databaseprogram.
3. Lejlighedsvise brugere har guider, egenskabsgeneratorer, Office Fluent-brugergrænsefladen og Excel-lignende funktioner til hurtigt at få et stykke arbejde gjort.
4. Superbrugere har makroer, egenskabsruden, udtryk og databasedesignværktøjer til at dykke dybere ned og få mere fra hånden.
5. Udviklere kan arbejde med moduler og udvikle VBA-kode til at oprette brugerdefinerede databaseløsninger og implementere runtime-programmer.
Årsag 2: Kopiere et Excel-regneark til et Access-dataark
En god måde at komme i gang på er at kopiere data fra Excel til Access. Du kan oprette en Access-tabel og få den vist i dataarkvisning, som ligner et Excel-regneark. Du kan udføre almindelige tabeloprettelsesopgaver, f.eks. definition af en datatype, et feltnavn eller et nyt felt, direkte i dataarkvisningen. Hvis du f.eks. angiver en dato i et tomt felt, angiver Access datatypen Dato og klokkeslæt for det pågældende felt. Hvis du skriver tekst som f.eks. et navn, anvender Access datatypen Tekst på feltet. Hvis du vil flytte et felt, skal du blot klikke på det og trække.
Når du kopierer data fra Excel og indsætter dem i Access, behøver du ikke engang at oprette en tabel først eller åbne en tabel i dataarkvisning. Access spørger dig automatisk, om dine data har overskrifter, gætter dig frem til brug af den rigtige datatype og opretter en Access-tabel. Det kunne ikke være enklere.
Få mere at vide under Åbn et tomt dataark.
Årsag 3: Deling af data ved at oprette en kæde til et Excel-regneark fra Access
Den nemmeste måde at udnytte fordelene ved både Excel og Access på er at sammenkæde et Excel-regneark med en Access-tabel. Brug et Access-link, når du planlægger at beholde dataene i Excel, men brug også jævnligt nogle af de mange Access-funktioner, f.eks. rapportering og forespørgsler. Du sammenkæder data fra Access og ikke fra Excel.
Access understøtter to fundamentalt forskellige måder at oprette databasetabeller på. Brugerne kan oprette nye oprindelige tabeller for at gemme dataene i en Access-database, eller de kan oprette links til eksisterende data uden for Access-databasen. Data i sammenkædede tabeller vises og opfører sig på mange måder ligesom oprindelige tabeller. Guiden Styring af sammenkædede tabeller hjælper dig med at registrere, finde og opdatere Excel-regnearket eller andre datakilder, hvis den flyttes, og kæden brydes.
Når du opretter en kæde til et Excel-regneark eller et navngivet område, opretter Access en ny tabel, der er sammenkædet med Excel-dataene. Hvis du vil tilføje, redigere eller slette data, skal du foretage ændringerne i Excel og opdatere (eller forespørge igen) dataene i Access-tabellen. Du kan imidlertid ikke redigere indholdet af tabellen i Access. Når dataene er sammenkædet med Excel, kan du oprette rapporter, forespørgsler og skrivebeskyttede formularer i Access.
Få mere at vide under Importér eller sammenkæd til data i en Excel-projektmappe.
Årsag 4: Flytning af data ved at importere Excel-data til Access
Hvis du beslutter dig for at klippe dataledningen, kan du flytte dataene til Excel ved at importere dataene til Access. Bemærk, at ordet importér har to forskellige betydninger i Excel og Access. Når du importerer (eller opretter forbindelse) i Excel, opretter du en permanent forbindelse til data, der kan opdateres. Når du importerer i Access, henter du data til Access én gang, men uden en permanent dataforbindelse. Når du importerer data, gemmer Access dataene i en ny eller eksisterende tabel uden at ændre dataene i Excel. I Access kan du importere et eller flere af regnearkene i en Excel-projektmappe i én handling.
Guiden Importér fører dig gennem importtrinnene og hjælper dig med at træffe vigtige beslutninger om, hvorvidt du vil ændre datatyper og tilføje overskrifter. Hvis du støder på fejl under import af dataene, giver Access dig besked og gemmer fejlene i en tabel, så du hurtigt kan finde og rette dem. Der kan f.eks. være et alfanumerisk postnummer begravet dybt nede i en kolonne, du troede kun var numerisk, eller der blev fundet et dublet-id for et primær nøgle-felt. Du kan enten foretage ændringerne i Excel-projektmappen og importere dataene igen, eller du kan foretage ændringerne i den nye Access-tabel. Når du har fuldført handlingen, kan du gemme de trin, du har brugt, og endda oprette en Outlook-opgave for at minde dig om, hvornår du skal udføre importen med jævne mellemrum.
Når dataene er importeret, er de oprindelige i Access, og du kan bruge dataark og formularer til at tilføje, redigere og slette data. Når du har importeret dataene, kan du beslutte, om dataene skal slettes fra Excel. Det er normalt en god ide kun at have ét sted til opdatering af dataene.
Bemærk
Når du importerer data fra Excel til Access, importeres formler ikke, men kun resultaterne af disse formler.
Du kan finde flere oplysninger under:
- Importér eller sammenkæd til data i en Excel-projektmappe
- Gem oplysningerne om en import eller eksport som en specifikation
- Planlægge en import- eller eksporthandling
- Køre en gemt import eller eksport
- Administrer dataopgaver
Årsag 5: Opret forbindelse til Access-data fra Excel
Du kan også genoprette forbindelsen fra Access-data til Excel. Det gør du ved at oprette en forbindelse i Excel, ofte gemt i en Office-dataforbindelsesfil (.odc), til Access-databasen og hente alle data fra en tabel eller forespørgsel. Når du har oprettet forbindelse til dataene, kan du også automatisk opdatere Excel-projektmapperne fra den oprindelige Access-database, hver gang databasen opdateres med nye oplysninger.
Du kan finde flere oplysninger under:
Årsag 6: Brug af Access-rapporter med Excel-data
Når dine data er i Access, kan du drage fordel af det store udvalg af værktøjer til oprettelse og tilpasning af rapporter. Vil du oprette en rapport med blot nogle få klik? Brug guiden Rapport. Vil du designe og ændre rapportens layout i realtid med direkte data, flytte og ændre størrelsen på datablokke, tilføje og fjerne felter og se ændringerne, mens du opbygger det? Brug layoutvisningen. Vil du interagere med rapporten for at søge, filtrere og sortere direkte data? Brug rapportvisningen. Vil du tilføje kommandoknapper, sidetal, billeder, links og typografier med et professionelt udseende helt på egen hånd? Du kan bruge de mange kontrolelementguider og gallerier i grupperne Kontrolelementer og Layout under fanen Design på båndet. Med Access kan du nemt oprette simple rapporter, gruppe- og oversigtsrapporter, adresseetiketter, grafiske rapporter og underrapporter.
Når rapporten er oprettet, kan du bruge Access til at distribuere rapporten elektronisk. Du kan f.eks. sende rapporten ved hjælp af en mail eller gemme rapporten i forskellige formater, f.eks. et Access-snapshot eller en PDF-fil, for at føje den til en webside eller et SharePoint-websted.
Du kan finde flere oplysninger under:
- Vejledning i at designe rapporter
- Oprette en enkel rapport
- Ændre en rapport
- Oprette en grupperet oversigtsrapport
Årsag 7: Brug af Access-formularer med Excel-data
Når dine data er i Access, kan du drage fordel af de mange værktøjer til oprettelse og tilpasning af formularer. Vil du oprette en formular med blot nogle få klik? Brug guiden Formular. Vil du designe og ændre formularlayoutet i realtid med direkte data, flytte og ændre størrelsen på datablokke, tilføje og fjerne felter og se ændringerne, mens du opretter det? Brug layoutvisningen. Vil du tilføje kommandoknapper, lister, kombinationsfelter, gruppebokse, billeder, inputmasker, diagrammer, links og typografier med et professionelt udseende? Du kan bruge de mange kontrolelementguider og gallerier i grupperne Kontrolelementer og Layout under fanen Design på båndet. Med Access kan du nemt oprette simple formularer, formularer med faner, fortløbende formularer, pop op-formularer, modale dialogbokse og underformularer.
I Access kan du nemt oprette en delt formular, som viser et synkroniseret dataark og en formularvisning, så du kan få det bedste ud af begge. Når du opretter en elegant formular, er det nemt at rulle, filtrere og endda søge i dataene bag formularen ved hjælp af standardnavigationsknapperne og søgefeltet nederst i formularen.
Du kan finde flere oplysninger under:
- Opret en formular ved hjælp af værktøjet Formular
- Opret en delt formular
- Oprette en liste med valgmuligheder ved at bruge en liste eller et kombinationsfelt
- Give brugerne mulighed for at finde en post ved at vælge en værdi på en liste
- Finde poster
Årsag 8: Filtrering, sortering og forespørgsler i Access er som i Excel
Uanset hvilket produkt du bruger, filtrerer du dataene, så de fungerer med et undersæt af data, og du sorterer dataene i den rækkefølge, du ønsker. Excel-brugere kan filtrere og sortere data i en dataarkvisning i Access uden at skulle lære en helt ny brugergrænseflade at kende igen. Ikonerne, kommandomenuerne, kommandoerne, kriterierne og dialogboksene ligner hinanden meget, uanset om du arbejder med tekst, tal, datoer eller tomme felter. Du kan endda gemme filtrene og sortere sammen med dataarkvisningen.
Du kan oprette en forespørgsel i Access uden at vide, hvad SQL står for. Fire forespørgselsguider kan hjælpe dig med at oprette simple forespørgsler, finde dubletter, finde ikke-relaterede poster og oprette krydstabuleringsforespørgsler. Du behøver ikke engang at oprette en forespørgsel. Du skal blot filtrere og sortere dataene, som du vil have dem til at se ud, så gemmes de sammen med et dataark.
Du kan finde flere oplysninger under:
- Sortere poster efter tekst-, numeriske værdier eller datoværdier
- Anvend et filter for at få vist udvalgte poster i en Access-database
- Introduktion til forespørgsler
Årsag 9: At udføre en brevfletning eller oprette etiketter
Nu hvor din familie er vokset, er din liste med feriekort pludselig blevet større, og du skal holde styr på mange flere fødselsdage og mærkedage. Det gør ikke så meget. Du kan bruge en tabel eller forespørgsel i Access som datakilde til brevfletning, og du kan oprette en brevfletningshandling ved hjælp af guiden Brevfletning i Word for breve, kort, mails og konvolutter. Hvis du kun har brug for at oprette adresseetiketter, kan du bruge guiden Etiket i Access til at oprette og udskrive etiketterne fra en rapport, du opretter. Du kan endda automatisk tilføje en stregkode, der svarer til hver kundeadresse.
Du kan finde flere oplysninger under:
Årsag 10: Kombination af Excel og Access med SharePoint-teknologier
Både Access og Excel indeholder kommandoer til at oprette forbindelse til data på SharePoint-lister. Excel indeholder en skrivebeskyttet (envejs) forbindelse til sammenkædede SharePoint-lister. Access lader dig læse og skrive (tovejs) data i sammenkædede SharePoint-lister. Access og SharePoint-lister fungerer rigtig godt sammen. Access og SharePoint-datatyper – f.eks. RTF-format, kun vedhæftet (for at understøtte registrering af revisionshistorikken i et notatfelt), vedhæftede filer, automatisk nummerering, opslag og felter med flere værdier – giver problemfri integration og få, hvis nogen, uoverensstemmelser i data.
Når du har sammenkædet dine SharePoint-listedata med en Access-database, kan du endda hente SharePoint-listedataene offline i en lokal Access-database, arbejde med dataene lokalt og derefter genoprette forbindelsen til SharePoint-webstedet for at overføre eventuelle ændringer. Eventuelle modstridende dataændringer, der er foretaget af andre brugere, håndteres af en guide til konfliktløsning. De formularer og rapporter, du har oprettet i Access, er baseret på de samme data, men kædet sammen med SharePoint-lister.
Excel indeholder følgende integrationspunkter med SharePoint Server.
1. Importér Excel-regnearksdata til en SharePoint-liste, eller eksportér Excel-regnearksdata til en SharePoint-liste for at oprette en permanent, envejsdataforbindelse.
2. Brug den permanente, envejsdataforbindelse til at opdatere data i et Excel-regneark fra SharePoint-listen.
3. Publicere Excel-projektmapper i Excel-tjenester samt vise og arbejde med data ved hjælp af Excel Web Access-webdelen på en webdelsside.
4. Importér (forbind) data til en Excel-projektmappe fra OLAP-servere, SQL Server- og Access-databaser og flade filer.
Access indeholder følgende integrationspunkter med SharePoint Server.
1. Importér eller eksportér data én gang mellem en Access-visning og en SharePoint-liste.
2. Sammenkæd data mellem Access-tabeller og en SharePoint-liste ved at oprette en permanent tovejsforbindelse. (Opdaterede listedata kan ses i en Access-tabel; opdaterede Access-tabeldata kan ses på en liste).
3. Tag listedata offline, opdater i Access, bring online igen, synkroniser opdateringer og løs konflikter.
4. Vis og rediger listedata i dataark-, formular- og rapportvisninger i Access.
Du kan finde flere oplysninger under:
- Importér eller sammenkæd til data i en SharePoint-liste
- Eksportere en Excel-tabel til en SharePoint-liste
Næste trin: Blive privilegeret Access-bruger
Du kan oprette ret avancerede skrivebordsdatabaseprogrammer uden nogensinde at skrive en linje VBA-kode. Hvert Access-objekt har et omfattende sæt egenskaber og hændelser, der er let tilgængelige fra et egenskabsark, så du nemmere kan tilpasse din løsning. Hvert objekt har detaljerede designere, der viser alle de funktioner, der er tilgængelige for dig. Der er flere tilgængelige databaseskabeloner på Office Online. Felt- og tabelskabeloner hjælper dig med hurtigt at oprette og tilpasse nye tabeller. Du kan designe en ny database fra bunden med indbyggede databasedesignværktøjer.
Access-makroer bruger et deklarativt miljø, der ikke kræver skrivning af VBA-kode, så du behøver ikke at være en udvikler. Hver makrohandling udfører en opgave, f.eks. at åbne en formular, køre en forespørgsel, finde poster eller vise en meddelelse. Du kan integrere makroer i et hvilket som helst tilfælde i en rapport, formular eller et kontrolelement. De fleste makroer har argumenter, og du kan føje betinget logik til dem for at få dem til at gøre det, du ønsker. Du kan endda definere variabler og foretage fejlkontrol, igen uden at skrive VBA-kode.
Design en prototype og kør den af IT-afdelingen. Opret en løsning til dit team, når de har brug for det hurtigst muligt, og gør det på en nem måde med et simpelt personale. Hold styr på solgte billetter til en firmafest, spor holdbarheden af produktionsmaterialer, eller udskriv acceptmærker for dele. Spor opgaver, problemer og leverancer i teamprojekter. Opret en salgspipelinedatabase for at overvåge muligt salg inden for en lille gruppe sælgere.