Planlæg dokumentsæt i SharePoint Server

Gælder for
SharePoint Server 2013

Resumé: Få mere at vide om funktionen Dokumentgruppe i SharePoint Server 2013, hvordan du administrerer dokumentsæt og planlægger indholdstyper for dokumentgrupper.

I denne artikel beskrives Dokumentsæt, og der gives vejledning til, hvordan du kan integrere dem med din Løsning til dokumentstyring i SharePoint Server 2016.

Denne artikel indeholder:

Om dokumentsæt

Dokumentgrupper er en funktion i SharePoint Server 2016, der gør det muligt for en organisation at administrere et enkelt produkt eller arbejdsprodukt, som kan omfatte flere dokumenter eller filer. En dokumentgruppe er en særlig type mappe, der kombinerer entydige attributter for dokumentgruppe, mappers og dokumenters attributter og funktionsmåde og indeholder en brugergrænseflade (UI), metadata og objektmodelelementer for at hjælpe med at administrere alle aspekter af arbejdsproduktet.

For teams og brugere i mange organisationer er der brug for et sæt dokumenter eller et arbejdsprodukt for bedre at kunne administrere et projekt eller en leverance. Et juridisk team kan f.eks. have brug for at indsamle, oprette og administrere forskellige dokumenter, billeder og lydfiler, der er relateret til en bestemt sag. Eller et salgsteam skal muligvis samle dokumenter fra forskellige kilder for at oprette og administrere en anmodning om forslag til en potentiel kunde. Dokumentsæt giver disse teams og brugere mulighed for at administrere disse sæt dokumenter som en enkelt samling, leverance eller arbejdsprodukt. Ejere af dokumentgruppe kan derefter oprette en brugerdefineret velkomstside, der kan vise de inkluderede elementer og vigtige oplysninger om arbejdsproduktet.

I SharePoint Server 2016 kan organisationer, der vil oprette og administrere dokumentsæt på en ensartet måde, konfigurere en indholdstype for dokumentgrupper for hvert arbejdsprodukt, de typisk opretter. En indholdstype for dokumentgruppe kan derefter definere godkendte indholdstyper, attributter, standardelementer, kolonner, arbejdsprocesser og politikker. Der kan derefter oprettes yderligere brugerdefinerede indholdstyper for dokumentgruppe ud fra den overordnede indholdstype, som hver nedarver egenskaber og indstillinger fra den overordnede indholdstype for dokumentgruppe. Når indholdstypen er føjet til et bibliotek, kan brugerne derefter oprette en dokumentgruppe, der nedarver attributterne for indholdstypen Dokumentgruppe ved hjælp af kommandoen Ny . En indholdstype for dokumentgruppe indeholder yderligere indstillinger, der giver dig mulighed for at angive tilladte indholdstyper, standardindhold, delte kolonner, velkomstsidekolonner og standardvisningen Velkommen side.

Du kan finde flere oplysninger om indholdstyper under Planlæg indholdstyper og arbejdsprocesser (SharePoint Server 2010).

Du kan finde flere oplysninger om, hvordan du opretter og administrerer dokumentsæt i SharePoint Server 2016, under Opret og konfigurer en ny indholdstype for dokumentgrupper i Hjælp til SharePoint Server 2016.

Administrere dokumentsæt

Dokumentgrupper i SharePoint Server 2016 deler mange af de samme attributter og egenskaber som mapper. Der er dog nogle vigtige overvejelser, du skal være opmærksom på, når du planlægger en dokumentgruppeløsning.

  • Der er ingen begrænsning på antallet af dokumenter, der kan findes i en dokumentgruppe. Skærmindlæsningstider kan dog være begrænset af grænseværdien for listevisning, der som standard er indstillet til 5.000 elementer. Mapper er tilladt i dokumentsæt, men metadatanavigation kan ikke bruges i en dokumentgruppe. Det er derfor vigtigt at overveje muligheden for at overskride grænseværdier for listevisning og problemer med navigationsdesign, når du bestemmer, hvor mange elementer der skal findes i en dokumentgruppe. Når du bruger funktionen Send til med en dokumentgruppe, kan summen for alle dokumenter i en dokumentgruppe desuden ikke være større end 50 MB. For en samling eller et arbejdsprodukt med et meget stort antal elementer kan en mappestruktur i et dokumentbibliotek være en bedre løsning.
  • Der er ingen begrænsning på antallet af dokumentgrupper, der kan findes i et dokumentbibliotek. Antallet af dokumentsæt, der kan vises på lister, er dog begrænset af grænseværdien for listevisning.
  • Når du bruger delte metadata, og der er mere end 10 elementer, der bruger delte metadata i en dokumentgruppe, køres metadataopdateringer af et timerjob hvert 15. minut. Hvis du f.eks. har 10 dokumenter på øverste niveau i biblioteket og et enkelt dokument i en dokumentgruppe med delte metadata, vil tidsjobbet ikke køre. Men hvis du tilføjer en anden dokumentgruppe med 9 dokumenter mere, kører timerjobbet.
  • Når du bruger distribution af dokumentgruppe, forbliver dokumentsæt, der sendes til en liste over indhold, i afleveringsbiblioteket og flyttes til den relevante placering af timerjobbet for behandling af indholdsstyring, som som standard kører dagligt.

Hvis du vil bruge dokumentgrupper i en gruppe af websteder, skal funktionen Dokumentsæt være aktiveret.

Sådan aktiveres funktionen Dokumentsæt for en gruppe af websteder

  1. Klik på Funktioner for gruppe af websteder under Administration af gruppe af websteder på siden Indstillinger for websted.
  2. Klik på Aktivér for Dokumentsæt på siden Funktioner.

Når funktionen Dokumentsæt er aktiveret, kan du oprette indholdstyper for dokumentgrupper.

Indholdstyper for planlægningsdokumentgruppe

Du kan planlægge indholdstyper for dokumentgrupper for din løsning ved hjælp af regnearket Analysér dokumentforbrug, som du kan fuldføre ved hjælp af artiklen Identificere brugere og analysere dokumentforbrug i SharePoint 2013. Du kan derefter bruge regnearket Indholdstype (http://go.microsoft.com/fwlink/?LinkId=165878&clcid=0x409) til at registrere dine beslutninger om hver ny indholdstype for dokumentgruppe, som du vil bruge i din løsning.

Sådan planlægges indholdstyper for dokumentgruppe ved hjælp af regnearket Indholdstype

  1. Angiv Document Set i feltet Indholdstype i regnearket Indholdstype.

  2. Angiv webstedets URL-adresse, hvor den nye indholdstype for dokumentgruppe skal defineres. Bemærk, at indholdstyperne er tilgængelige på det websted, hvor de er defineret, og på alle websteder under det pågældende websted.

  3. Bestem den overordnede indholdstype Angiv den overordnede indholdstype for dokumentgruppe i feltet Overordnet indholdstype i regnearket Indholdstype. Dette vil enten være en grundlæggende indholdstype for dokumentgruppe eller en brugerdefineret indholdstype for dokumentgruppe, som du allerede har planlagt.

  4. Fastlæg indstillinger for dokumentgruppe Fastlæg og angiv derefter følgende indstillinger for dokumentgruppe i regnearket Indholdstype:

    1. Fastlæg tilladte indholdstyper Angiv de standardindholdstyper, der tillades i denne indholdstype for dokumentgruppe.
    2. Fastlæg standardindhold Hvis den indholdstype for dokumentgruppe, du opretter, konfigureres til automatisk at oprette standardindhold, når du opretter en ny forekomst af en dokumentgruppe, kan du føje filer til dokumentsættet manuelt. Det er kun filer af de tilladte indholdstyper for dokumentsættet, der kan tilføjes.
    3. Fastlæg delte kolonner Angiv, om kolonneværdier for dokumentsættet automatisk skal synkroniseres med alle dokumenter, der er indeholdt i sættet.
    4. Fastlæg kolonner på velkomstsiden Angiv, hvilke kolonner der skal vises på velkomstsiden for hver dokumentgruppe.
    5. Bestem velkomstsidens visning Angiv visningen for at få vist indholdet af dokumentsættet på velkomstsiden.

  5. Bestem kolonnerne og kolonnerækkefølgen I tabellen Plankolonner i regnearket Indholdstype:

    1. Angiv hver kolonne, der nedarves fra den overordnede indholdstype. I kolonnen Ny? skal du skrive No for hver post.
    2. For hver ekstra kolonne skal du angive navnet på en foruddefineret kolonne eller på en kolonne, du vil oprette. Angiv navnene på de ekstra kolonner, deres typer, og angiv, om de er nye.

  6. Skriv Nonei sektionen Planskabelon i regnearket.

  7. Fastlæg arbejdsprocesserne Hvis der er en tilgængelig arbejdsproces, der er relevant for indholdstypen dokumentgruppe, kan du eventuelt knytte den til indholdstypen. Arbejdsprocessen kan derefter startes på et hvilket som helst listeelement af den pågældende indholdstype. Du kan få en komplet diskussion om planlægning af arbejdsprocesser under Planlæg arbejdsprocesser. Når du har gennemset arbejdsprocesser og afgør, hvilke arbejdsprocesser der er tilgængelige, skal du angive hver arbejdsproces, der skal knyttes til indholdstypen, i tabellen Planlæg arbejdsprocesser i regnearket Indholdstype. Hvis arbejdsprocessen ikke nedarves fra den overordnede indholdstype, skal du angive disse oplysninger i kolonnen Ny? .

  8. Fastlæg politikken En politik er et sæt regler for en slags indhold. Politikfunktioner indeholder oplysninger om hver regel, f.eks. om elementer af indholdstypen kan udskrives, eller hvilke handlinger på elementet der skal overvåges. Du kan finde flere oplysninger om politikplanlægning under Planlægge en politik for administration af oplysninger i SharePoint Server 2013. Når du har gennemset politikker og afgør, hvilke politikfunktioner og politikskabeloner der er tilgængelige, skal du gøre følgende i sektionen Planlæg en politik i regnearket Indholdstype:

    1. Hvis den overordnede indholdstype har politikindstillinger, anvendes de uændret i den nye indholdstype. Dette sikrer, at politikker, når de er angivet, gennemtvinges i alle relevante indholdstyper. Hvis den aktuelle indholdstype nedarver politikindstillingerne fra den overordnede type, skal du besvare spørgsmålet "Er politikken defineret i den overordnede indholdstype?" i sektionen Planlæg en politik i regnearket Yes Indholdstype.
    2. Hvis den aktuelle indholdstype nedarver en politik, der er baseret på den overordnede indholdstype, skal du skrive navnet på politikskabelonen i feltet Optag politiknavn i sektionen Planlæg en politik . Hvis den aktuelle indholdstype ikke nedarver en politik, og du vil anvende en politikskabelon, skal du skrive navnet på politikskabelonen i feltet Optag politiknavn i sektionen Planlæg en politik .
    3. Hvis den aktuelle indholdstype nedarver en eller flere individuelle politikfunktioner fra den overordnede indholdstype, skal du angive hver politikfunktion i tabellen Funktion i sektionen Planlæg en politik i regnearket. Hvis den aktuelle indholdstype derimod ikke nedarver en politik, og du vil knytte politikfunktioner til den aktuelle indholdstype, skal du angive disse politikfunktioner i tabellen Funktion . Bemærk, at du ikke kan knytte både individuelle politikfunktioner og en politik efter navn til en indholdstype.

Regneark

Brug følgende regneark til at registrere de oplysninger, der beskrives i denne artikel:

Identificer brugere, og analysér dokumentbrug (SharePoint Server 2010)Planlæg indholdstyper og arbejdsprocesser (SharePoint Server 2010)