Har du nogensinde forvekslet en fase med en proces? Eller en portefølje med en leverance? Måske ikke, men projektstyringsterminologi kan være forvirrende, og denne artikel kan hjælpe dig med at finde ud af det.
Denne artikel indeholder
- Introduktion til faser, processer, porteføljer og produkter
- Output: dit projekts leverancer
- Hvordan passer Microsoft Project ind i dit projektstyringssystem?
- Har du ikke fået nok? Vil du stadig vide mere?
Introduktion til faser, processer, porteføljer og produkter
Et projekt er blot en række aktiviteter, der forekommer i henhold til en tidsplan, og som producerer en form for output. Nogle projekter står alene uden relation til andet arbejde i en organisation. På den anden side er nogle projekter en del af en større indsats, f.eks. faser, processer, programmer og porteføljer.
Faser
Projekter kan planlægges i faser, så flere projekter, der er relateret til det samme mål, kan administreres sammen. En velgørenhedsorganisation har f.eks. en indsamling hvert år. For at administrere alle de projekter, der er knyttet til funktionen, grupperer de projekterne i tre faser: Planlægning, Begivenhedsdag og Opfølgning. Hver fase indeholder flere projekter.
| Fase | Projekter | Faseoutput |
|---|---|---|
| Planlægning |
|
Dokument med fuldført begivenhedsplan |
| Begivenhedsdag |
|
Begivenhed kører som planlagt |
| Follow-Up |
|
Fuldført post mortem-dokument |
Processer
Aktiviteterne i to forskellige projekter kan være indbyrdes forbundne for at danne en proces. Lad os f.eks. antage, at du har to projekter: det ene indeholder de aktiviteter, der er nødvendige for at oprette et opkaldscenters billetsystem, og det andet projekt indeholder de aktiviteter, der er nødvendige for at ansætte og uddanne supportmedarbejdere til et callcenter.
| Projekt 1 | Project 2 |
|---|---|
Aktiviteter:
|
Aktiviteter:
|
|
Output: Call center ticketing system |
Output: Supportmedarbejdere i callcenter |
Det kombinerede sæt aktiviteter fra de to projekter danner en proces til konfiguration af et callcenter. Processen har et output fra et fuldt funktionelt call center.
| Proces |
|---|
Projekt 1-aktiviteter:
|
Projekt 2-aktiviteter:
|
|
Procesoutput: Fuldt funktionsdygtigt callcenter |
Programmer
Et program er en gruppe projekter, der administreres sammen for at få mest mulig ud af deres indbyrdes forbundne status. Eksempelvis administrerer en byggevirksomhed, der arbejder på en ny underopdeling, hvert hus i underopdelingen som et separat projekt. Ved at gruppere projekterne i et program for hele underopdelingen kan virksomheden nemt se status for underopdelingen som helhed og planlægge at hente tredjepartsressourcer, f.eks. betonvogne eller anlægsgartnere.
| Program | Projekter |
|---|---|
| Contoso Estates |
|
Porteføljer
Nogle projektledere kan bruge porteføljer til at parre projekter og programmer med deres tilsvarende strategiske forretningsmål. Et softwareudviklingsfirma har f.eks. identificeret tre strategiske forretningsmål: "Innovation i branchen", "Udvikl sikker software" og "Giv kundesupport i top". Organisationen opretter oversigter for hvert af disse mål (innovation, sikkerhed og support) og justerer de aktuelle projekter og programmer inden for disse porteføljer.
| Portefølje | Projekter og programmer |
|---|---|
| Innovation |
|
| Sikkerhed |
|
| Support |
|
Output: dit projekts leverancer
Projekter, faser og processer producerer alle en form for output, der kaldes en leverance. En leverance er typisk en slags håndgribelig vare, f.eks. et dokument eller et færdigt produkt. Leverancer kan være produkter eller varer, men de kan også være resultater eller tjenester. Følgende tabel indeholder nogle eksempler på disse leverancetyper.
| Leverancetype | Beskrivelse | Eksempler |
|---|---|---|
| Produkt | Et fysisk element, der er outputtet fra et projekt, en fase eller en proces. Produkter kan være enkeltstående leverancer, eller de kan være en komponent i en større leverance. | Dokument, softwareprogram, hus |
| Resultat | Outputtet fra et afsluttet projekt, en fase eller en proces. | Revideret fejlprioriteringsproces, ny organisationsstruktur, retningslinjer for grønt byggeri |
| tjeneste | Et output fra et projekt, en fase eller en proces, der gør det muligt for en organisation at udføre en forretningsfunktion. | Fuldt funktionelt call center, personale bord på en konference, radio forsendelsestjeneste |
Hvordan passer Microsoft Project ind i dit projektstyringssystem?
Når man går endnu længere tilbage, refererer et projektstyringssystem til det integrerede sæt processer, teknikker, metoder og værktøjer, der bruges til planlægning og sporing af projekter. Microsoft Project er et værktøj i det større projektstyringssystem. Projekter, også kaldet projektplaner, gemmes som separate filer i Project 2010 og kan grupperes i større bestræbelser, f.eks. faser, processer, programmer og porteføljer.