En svargruppe er en funktion, der giver ledere eller serveradministratorer mulighed for at distribuere og sætte indgående opkald i kø til grupper af personer, kaldet agenter, såsom til en helpdesk eller en kundeservicedesk.
Du er blevet valgt af din chef eller serveradministrator til at være agent for en Skype for Business-svargruppe. Når indgående opkald viderestilles til din svargruppe, og du er logget på som agent, ringer din telefon.
Så hvad vil det sige at være svargruppeagent? Her er nogle oplysninger, der kan hjælpe dig i gang.
Hvilke svargrupper er jeg medlem af?
Sådan finder du ud af, hvilke svargrupper du tilhører:
- I hovedvinduet i Skype for Business skal du klikke på ikonet
>Værktøjer>Indstillinger for svargruppe. Der åbnes en browser med siden Agentgrupper , som viser alle de grupper, der inkluderer dig som agent. Hvis du er agent for flere websteder, har du en separat side for hvert websted. Et afkrydset felt angiver, at du er logget på en gruppe.
Hvad skal jeg gøre, før jeg kan begynde at besvare opkald?
Når du vil besvare et opkald som svargruppeagent, skal du først logge på svargruppen. Hvis du vil logge på en formel gruppe, skal du markere afkrydsningsfeltet Logget på ved siden af gruppen. Du er altid logget på, når det gælder formelle grupper, og du kan ikke rydde afkrydsningsfeltet Logget på i disse grupper. Grupper, der er markeret som i/t, angiver, at siden Agentgrupper ikke kan få forbindelse til svargruppeprogrammet.
Bemærk
Skype for Business-svargruppeprogrammet kan ikke viderestille opkald til agenter, som har aktiveret tilstanden Beskyttelse af personlige oplysninger. Hvis du vil modtage svargruppeopkald, skal du enten deaktivere denne tilstand eller tilføje "RGS Presence Watcher" som kontakt på listen over kontakter i Skype for Business.
Hvordan besvarer jeg et opkald?
Hvis du vil besvare et viderestillet opkald, skal du klikke på meddelelsen om indgående opkald på computerskærmen. I meddelelsen kan du se, hvilken svargruppe der viderestiller opkaldet.
Når du besvarer opkaldet, vises meddelelsen "Forbinder opkald", indtil opkaldstimeren starter.
Når opkaldet er forbundet, og opkaldstimeren starter, skal du hilse på den, der ringer.
Hvad fortæller samtalevinduet mig?
Når du klikker på meddelelsen om opkaldet, åbnes et samtalevindue. Øverst i vinduet kan du se navnet på den svargruppe, der har videresendt opkaldet til dig. Hvis opkalderen fik valgmuligheder, da forbindelsen blev oprettet første gang, vises noter fra <gruppenavnet> i samtalevinduet sammen med de instruktioner, som opkalderen har hørt, og den indstilling, som opkalderen har valgt. Du kan også se, hvor lang tid personen, som ringer op, ventede med at oprette forbindelse til dig.
Bemærk
Hvis dit supportteam har aktiveret funktionen til agentanonymitet, og du besvarer opkald som en del af en anonym svargruppe, skjules din identitet under opkaldet, og ordet "Anonym" vises i vinduets øverste højre hjørne. Din anonymitet bevares også i chatbeskeder, der udveksles under en anonym svargruppesamtale.