Oprette og opdatere en ekstern datakolonne på en liste eller i et bibliotek

Du kan føje en særlig type kolonne til en oprindelig liste eller et indbygget bibliotek, der kaldes en ekstern datakolonne. Denne kolonne gør det muligt at kombinere en kolonne med data fra en ekstern datakilde med andre kolonner på en oprindelig liste eller i et indbygget bibliotek. Da en ekstern datakolonne føjes til en oprindelig liste eller et indbygget bibliotek, fungerer alle relaterede liste- eller biblioteksfunktioner, herunder versionsstyring, godkendelser, indtjekning og udtjekning samt vedhæftede filer.

Se Finde indhold om eksterne data for at få flere oplysninger.

Hvad vil du foretage dig?

• Før du begynder
• Forstå eksempler på brug af eksterne datakolonner
• Oprette en ekstern datakolonne på en liste eller i et bibliotek
• Opdatere en ekstern datakolonne
• Opdatere en ekstern datakolonne

Inden du går i gang

Der kræves en række nødvendige opgaver for at give sikker adgang, når du arbejder med eksterne data. Følgende oplysninger kan hjælpe dig med at planlægge dine næste trin. Hvis du får problemer med at arbejde med eksterne data, kan disse oplysninger være med til at identificere problemet. Hvis du vil have adgang til eksterne data, skal du eller din administrator gøre følgende:

Forberede den eksterne datakilde En administrator skal muligvis oprette en konto og give tilladelser til datakilden for at sikre, at de rigtige personer har adgang til dataene, og at dataene ikke ender i de forkerte hænder. I en ekstern database kan administratoren også få brug for at oprette bestemte tabeller, visninger, forespørgsler og så videre for at kunne begrænse resultaterne til det, der er nødvendigt, og for at forbedre ydeevnen.

Konfigurere SharePoint-tjenester og -konti En administrator skal aktivere Business Data Connectivity Services og Secure Store Service.

Konfigurer Secure Store Services En administrator skal gøre følgende: bestemme den bedste adgangstilstand for den eksterne datakilde, oprette et destinationsprogram og angive legitimationsoplysningerne for destinationsprogrammet.

Konfigurere Business Data Connectivity Services En administrator skal sikre, at den bruger, der opretter den eksterne indholdstype, har tilladelse til Business Data Connectivity-metadatalageret, og at relevante brugere har adgang til den eksterne indholdstype, som den eksterne liste er baseret på.

Oprette en ekstern indholdstype En bruger skal definere en ekstern indholdstype, der indeholder oplysninger om forbindelser, adgang, handlingsmetoder, kolonner, filtre og andre metadata, der bruges til at hente dataene fra den eksterne datakilde.

Toppen af siden

Forstå eksempler på brug af eksterne datakolonner

I de følgende afsnit beskrives nogle praktiske anvendelser af at føje en ekstern datakolonne til en liste eller et bibliotek.

Kundekontrakter og kontaktoplysninger Du har et dokumentbibliotek, der indeholder kundekontrakter. Alle dine kundeoplysninger vedligeholdes dog i et Line of Business-program (f.eks SAP eller Microsoft CRM), som har en datakilde, der er ekstern i forhold til SharePoint-produkter. Du vil gerne spore kundens kontrakter i dokumentbiblioteket, men sikre, at relaterede kundeoplysninger er opdaterede og ikke unødigt duplikerede. Det kan du gøre ved at føje en eller flere eksterne datakolonner til biblioteket for at knytte det relevante kundenavn og telefonnummer til hver kontrakt, der er gemt i biblioteket. Den eksterne datakolonne gør det nemt at angive eller opdatere de korrekte oplysninger og henter automatisk kundeoplysningerne fra den eksterne datakilde. I dette scenarie kan du også oprette et struktureret Word dokument, der fremhæver værdierne i de eksterne datakolonner til et Word dokument, så du kan redigere værdierne i Panel for dokumentoplysninger eller ved at bruge Word indholdskontrolelementer.

Grundlæggende produktdata med billeder Du har oprettet et billedbibliotek, der indeholder billeder af de produkter, din organisation sælger. Du føjer en ekstern datakolonne til det bibliotek, der åbner produktnavnet, produktkoden og den aktuelle pris fra en ekstern database. Du skal dog sikre dig, at de eksterne data er skrivebeskyttede, når den eksterne indholdstype oprettes. Virksomhedens regler og processer kræver, at der foretages ændringer af produktoplysningerne via databasesystemet. Men nu kan flere personer i organisationen nemt se alle de fælles produktoplysninger i én biblioteksvisning.

Toppen af siden

Oprette en ekstern datakolonne på en liste eller i et bibliotek

1. Gå til SharePoint-webstedet, og gå derefter til listen eller biblioteket.

   Bemærk

   Du kan ikke føje en ekstern datakolonne til en ekstern liste.

2. Klik på Liste- eller Biblioteksindstillinger> eller Indstillinger for bibliotek.

3. Klik på Opret kolonne i sektionen Kolonner.

4. Angiv navnet på kolonnen, f.eks. Kunde, og klik derefter på Eksterne data under Kolonnetyper.

5. Under Ekstern indholdstype skal du klikke på Vælger til ekstern indholdstype og derefter vælge det relevante element på listen over eksterne indholdstyper, f.eks . CustomerCRM.

6. Beslut, hvordan du vil håndtere handlinger, der er defineret for den eksterne indholdstype, ved at gøre et eller flere af følgende:

   • Hvis du vil have vist en menu med en eller flere handlinger, skal du klikke på Vis menuen Handlinger.
   • Hvis den eksterne datakolonne skal udføre standardhandlingen, når den er markeret, skal du klikke på Sammenkæd denne kolonne med standardhandlingen for den eksterne indholdstype.

7. Under Tilføj en kolonne for at vise hvert af disse yderligere felter skal du klikke på Markér alle felter eller vælge et eller flere bestemte feltnavne, f.eks. Kundenavn og Telefonnummer.

Toppen af siden

Opdatere en ekstern datakolonne

1. Gå til SharePoint-webstedet, og gå derefter til listen eller biblioteket.
2. Tilføj eller rediger et element på listen eller egenskaberne for dokumentbiblioteket.
3. I tekstfeltet for den eksterne datakolonne, f.eks. kundenavn, skal du klikke på Vælger til eksterne dataelementer.
   Forfatteren af den eksterne indholdstype skal definere, hvordan Vælger til eksterne dataelementer fungerer ved at vælge et relevant identitetsfelt og oprette et eller flere filtre, så du hurtigt kan finde den korrekte værdi. Hvis det ikke er tilfældet, skal du kontakte forfatteren af den eksterne indholdstype eller din administrator for at få hjælp.
4. Vælg den relevante post i dialogboksen, f.eks . Nancy Davolio, og klik derefter på OK.

Dataene opdateres på den eksterne liste og den eksterne datakilde.

Toppen af siden

Opdatere en ekstern datakolonne

Af hensyn til ydeevnen cachelagres dataene i en ekstern datakolonne på en server eller tjeneste og viser muligvis ikke de seneste værdier fra det eksterne datasystem. For at sikre, at de eksterne data, der vises, er aktuelle, kan du opdatere den eksterne datakolonne. Vær dog forsigtig med at udføre en opdatering, da det kan tage lang tid, afhængigt af hvordan de eksterne data er konfigureret.

1. Gå til SharePoint-webstedet, og gå derefter til listen eller biblioteket.
2. Klik på Opdater i kolonneoverskriften for den eksterne datakolonne.
3. På siden Opdater skal du beslutte, om du kun vil opdatere den aktuelle mappe eller den aktuelle mappe og alle dens undermapper.
4. Klik på OK.

Toppen af siden