Når et websteds indhold er logisk organiseret og nemt at finde, er det nemmere at vedligeholde og administrere, og webstedets brugere er mere produktive. Som administrator for en gruppe af websteder eller webstedsejer kan det være en god ide at planlægge din webstedsstrategi, før du opretter webstedet. I denne artikel undersøger vi:
- Hvilken type indhold vil du have på websteder?
- Hvordan finder og får dine brugere adgang til indhold?
- Hvad skal brugerne gøre med indhold?
Hvilken type indhold vil du have på websteder?
Når du har tænkt over antallet og typen af websteder, du ønsker, skal du planlægge noget for det indhold, der skal gemmes på disse websteder. Formålet med denne indholdsplanlægning er at bestemme:
- Hvilke typer lister, biblioteker eller sider du vil oprette på websteder for at organisere indhold Biblioteker kan bruges til at gemme dokumenter og andre filer, mens lister kan være nyttige til at registrere opgaver eller problemer. Sider er individuelle elementer på et websted, hvor du kan vise indhold, apps, links og meget mere.
- Hvilke typer apps, du vil medtageIndbyggede SharePoint-apps, f.eks. dokumentbiblioteker og lister, men du kan også oprette dine egne apps eller købe apps fra tredjeparter i SharePoint Store.
- Om du vil oprette indholdstyper Indholdstyper hjælper dig med at tilpasse, hvordan du håndterer og sporer bestemte typer indhold.
Din organisation ønsker måske at udføre denne type planlægning centraliseret (især for indholdstyper), men det er også den type planlægning, som du bør opfordre individuelle webstedsejere til at udføre, når de tilpasser websteder, de er ansvarlige for.
Hvilke typer apps vil du tilføje?
Ud over at tænke på indholdstyper kan det være en god ide at tænke over de andre typer oplysninger, der gemmes på websteder, eller de typer opgaver, som personer i organisationen gerne vil bruge websteder til at administrere. Dette hjælper dig med at planlægge de forskellige typer apps, som du måske vil føje til websteder for at komme i gang. Hvis du f.eks. ved, at du vil have et sted til lagring af dokumenter, vil du sandsynligvis gerne tilføje et dokumentbibliotek. Hvis du ved, at du vil holde styr på vigtige datoer, vil du sandsynligvis gerne have en kalender.
Du behøver ikke at tilføje alle de apps, du kan få brug for med det samme. Webstedsejere kan tilføje og fjerne nye apps over tid, efterhånden som virksomhedens behov ændrer sig. Men en tidlig planlægning af, hvordan du vil tilpasse indholdet på dine websteder, kan være med til at sikre, at websteder straks er nyttige for brugerne.
SharePoint indeholder indbyggede apps, der er nyttige til en række forretningsformål, fra dokumentlagring og -administration til projektstyring og -sporing til kommunikation. Du kan føje flere forekomster af disse typer apps til et websted. Du kan også købe og tilføje tredjepartsapps fra SharePoint Store til dit websted.
Få mere at vide under Føj en app til et websted og Køb en app fra SharePoint Store.
Har du brug for at definere indholdstyper?
Indholdstyper gør det muligt for webstedsbrugere hurtigt at oprette specialiserede typer indhold ved hjælp af kommandoen Nyt element eller Nyt dokument på en liste eller i et bibliotek. Indholdstyper er nyttige, fordi de giver webstedsejere en måde at sikre, at indholdet er ensartet på tværs af websteder. Indholdstyper gør det også muligt for en enkelt liste eller et enkelt bibliotek at indeholde flere elementtyper eller dokumenttyper. Webstedsejere kan forudkonfigurere bestemte oplysninger om indholdet, når de konfigurerer indholdstyper for et websted, en liste eller et bibliotek.
Webstedsejere kan definere indholdstyper for listeelementer, dokumenter eller mapper.
Det kan være nyttigt at definere indholdstyper for noget af dit indhold, hvis dit indhold opfylder et af følgende kriterier:
| Hvis dette er tilfældet: | Indholdstyper kan være nyttige for dig på følgende måder: |
|---|---|
| Du har bestemte typer dokumenter, der har et standardiseret format eller formål, og du ønsker, at de skal være ensartede på tværs af organisationen. | Konfigurer webstedsindholdstyper for disse typer dokumenter på teamwebstedsniveau, så de er tilgængelige til brug på tværs af alle underordnede websteder på teamwebstedet. På denne måde opretter alle brugere i organisationen disse dokumenter på ensartede måder. |
| Du har bestemte skabeloner, som folk skal bruge til bestemte typer dokumenter. | Føj disse dokumentskabeloner til de relevante indholdstyper, så alle nye dokumenter, der er oprettet ud fra indholdstypen, bruger skabelonen. |
| Der er et standardsæt af oplysninger, du kan lide at spore for bestemte typer dokumenter eller elementer. | Føj kolonner til din indholdstype for at spore disse oplysninger. Hvis nogen af oplysningerne er særligt vigtige, kan du angive disse kolonner efter behov. Du kan også angive standardværdier for bestemte kolonner, når du konfigurerer indholdstypen. |
| Der er en defineret forretningsproces for, hvordan bestemte typer dokumenter altid håndteres eller gennemses. | Overvej at konfigurere arbejdsprocesser for bestemte indholdstyper. Du kan bruge arbejdsprocesser til at administrere forretningsprocesser som dokumentgennemsyn eller godkendelse. |
Når du har identificeret indhold, som du måske gerne vil definere indholdstyper for, skal du tænke over, hvor du vil definere indholdstyper. Hvis du definerer webstedsindholdstyper på teamwebstedsniveau, vil de være alment tilgængelige til genbrug på lister og biblioteker på alle underordnede websteder på teamwebstedet. Individuelle webstedsejere kan også definere webstedsindholdstyper for deres websteder, selvom disse indholdstyper kun vil være tilgængelige til brug i lister og biblioteker på det pågældende websted og alle websteder under det.
Det kan være nyttigt at oprette et regneark eller en tabel, der registrerer de oplysninger, du vil medtage, når du definerer dine indholdstyper. Du kan f.eks. starte med at oprette noget grundlæggende som tabellen nedenfor og derefter tilpasse det til at medtage de yderligere oplysninger, du kan finde nyttige at spore, f.eks. de websteder eller teams, der skal bruge indholdstyperne:
| Ny indholdstype | Overordnet indholdstype | Kolonner | Dokumentskabelon | Arbejdsprocesser |
|---|---|---|---|---|
| Angiv navnet på den indholdstype, du vil oprette. | Angiv den overordnede indholdstype, den skal oprettes ud fra. | Angiv den nye eller eksisterende kolonne, du vil føje til indholdstypen. | Angiv, om der skal være en dokumentskabelon knyttet til indholdstypen. | Angiv, om der skal være arbejdsprocesser knyttet til indholdstypen. |
Du kan finde flere oplysninger om at arbejde med indholdstyper under Opret eller tilpas en indholdstype.
Hvordan finder og får dine brugere adgang til indhold?
Tænk over, hvordan webstedsbrugere kan finde og bruge indholdet på dine SharePoint-websteder. Denne type planlægning hjælper dig med at træffe beslutninger om, hvordan du konfigurerer både navigation og søger efter teamwebstedet og dets underordnede websteder.
Hvilke websteder vil du medtage i din globale navigation?
Hvis du vil planlægge din navigation, kan det være nyttigt at oprette et diagram over webstederne i webstedshierarkiet. Hvis du allerede har oprettet et diagram under planlægning af websteder, kan du starte med diagrammet og redigere det. Medtag alle underordnede websteder på teamwebstedet. Du kan også medtage alle vigtige lister eller biblioteker, der findes på teamwebstedet og dets underordnede websteder. Dette hjælper dig med hurtigt at identificere de vigtige destinationer, som webstedets brugere måske gerne vil finde, hvis de starter fra startsiden på teamwebstedet.
Den øverste navigation på et websted indeholder det, der kaldes global navigation.
Som standard bruger hvert websted sin egen øverste navigation, men du kan beslutte at tillade, at websteder arver øverste navigation fra det overordnede websted, så navigationsoplevelsen er ensartet på tværs af alle websteder. Du kan konfigurere, hvilke websteder der skal vises på den øverste navigationslinje. Du kan også medtage links til enhver anden URL-adresse, du ønsker, hvis du vil integrere links til eksterne ressourcer i navigationen på dit websted. Du kan få mere at vide om tilpasning af den øverste navigation under Tilpasse navigationen på dit teamwebsted.
Hvis du har mange underordnede websteder til dit teamwebsted, vil du muligvis ikke vise dem alle på det øverste linkpanel, fordi det kan være overvældende for webstedsbrugere. Men du vil heller ikke gøre vigtige websteder eller indhold uopdagelige. Brug dit webstedshierarkidiagram til at identificere de vigtigste websteder, du vil vise i din globale navigation.
Hvordan navigerer folk på websteder?
Ud over den øverste navigation viser websteder også et navigationselement i venstre side af siden kaldet Hurtig start.
Typisk viser Hurtig start links, der er specifikke for det aktuelle websted, og det kan bruges til at fremhæve det indhold, der er vigtigst. Når du opretter en ny liste eller et nyt bibliotek, vises der automatisk et nyt link under Seneste i Hurtig start. Kun de fem nyeste links vises i sektionen Seneste.
Du kan tilpasse Hurtig start for at tilføje eller fjerne links til lister og biblioteker på webstedet. Du kan også gruppere links under brugerdefinerede overskrifter. Hvis du vælger at få alle underordnede websteder til at nedarve den globale navigation, er det vigtigt for webstedsejere at tilpasse navigationen i Hurtig start, da det vil være den primære måde, hvorpå brugerne kan finde indhold på et websted, når de besøger det. Hvis du beslutter, at underordnede websteder ikke skal nedarve global navigation fra teamwebstedet, kan brugerne bruge både det øverste linkpanel og Hurtig start på et underordnet websted til at finde indholdet i det. Du kan få mere at vide om redigering af links på Værktøjslinjen Hurtig start under Tilpasse navigationen på dit teamwebsted.
Hvad skal du tænke på, når du planlægger søgning?
Det er mere sandsynligt, at brugerne vil bruge SharePoint, når de nemt kan finde de oplysninger, de har brug for. Ved at bruge indholdsfunktioner som indholdstyper eller ved at føje metadatakolonner til lister og biblioteker kan du gøre indholdet mere synligt via søgning.
Administratorer af grupper af websteder og webstedsadministratorer kan udføre en række konfigurationer for at tilpasse søgeoplevelsen for brugere.
| Sådan gør du: | Se dette emne: |
|---|---|
| Tilpas den typografi og de indstillinger, der påvirker søgeresultaterne. Du kan tilpasse søgecenteret og de webdele, der bruges på siderne i søgecenteret. | Administrer søgecenteret i SharePoint |
| Opret forespørgselsregler for at forbedre den måde, som søgning reagerer på brugerens hensigter på. | Administrer forespørgselsregler |
| Tilpas resultatkilder til søgninger. | Administrer resultatkilder |
| Få vist, opret eller rediger administrerede egenskaber, eller knyt gennemsøgte egenskaber til administrerede egenskaber. | Administrer søgeskemaet i SharePoint |
| Sådan eksporterer og importerer du tilpassede indstillinger for søgekonfiguration mellem websteder. De indstillinger, du eksporterer og importerer, omfatter alle brugerdefinerede forespørgselsregler, resultatkilder, resultattyper, søgerangeringsmodeller og indstillinger for webstedssøgning. | Eksportere og importere tilpassede indstillinger for søgekonfiguration |
Sådan bliver indhold tilgængeligt i søgning
Søgetjenesten er planlagt til at gennemsøge SharePoint-indhold hvert femte minut. Når et element er føjet til et SharePoint-websted, vil der være et stykke tid, før det indekseres og returneres i søgeresultater. Denne mængde tid varierer afhængigt af aktuelle brugeraktiviteter. Opgaver som f.eks. webstedsoverførsel, opgradering og vedligeholdelse øger belastningen på indekseringspipelineen. Nye indholdselementer skal typisk vises i søgeresultater inden for en time.
Hvad skal brugerne gøre med indhold?
Ved at stille nogle grundlæggende spørgsmål om, hvad webstedsbrugere skal gøre med indhold, kan du afgøre, hvordan du muligvis skal konfigurere bestemte websteder, lister eller biblioteker, samt hvilke specifikke funktioner webstedsbrugere skal bruge.
| Spørgsmål, du skal undersøge: | Overvejelser i forbindelse med indholdskonfiguration: |
|---|---|
| Har du brug for at spore versioner af bestemte typer dokumenter eller listeelementer? |
|
| Skal webstedsbrugere have mulighed for at arbejde eller samarbejde samtidigt om bestemte typer dokumenter? |
|
| Skal bestemte typer indhold godkendes, før de er alment tilgængelige |
|
| Er visse typer dokumenter underlagt bestemte forretningsprocesser eller menneskelige arbejdsprocesser? |
|
| Vil du bruge lister til at styre eller administrere processer |
|
| Vil der være følsomt indhold på websteder, der skal begrænses fra generel adgang |
|
| Skal brugerne modtage opdateringer om indholdsændringer? |
|