Et onlinearkiv – også kaldet en arkivpostkasse – er et sted, hvor du kan gemme gamle mails, så de ikke optager plads i din primære postkasse. Din it- eller Microsoft 365-administrator opretter arkivpostkassen for dig.
Bemærk
For at arkivpostkassen kan fungere sammen med Outlook til Mac skal både dit arkiv og dine primære postkasser enten være på en Exchange Server (lokalt) eller på Exchange Online i Microsoft 365 (sky). Hvis din primære postkasse f.eks. er på Exchange Server, og din arkivkonto er i Exchange Online i Microsoft 365, kan du ikke bruge dit onlinearkiv. Tal med din it- eller Microsoft 365-administrator om at finde dem samtidigt.
Bedste fremgangsmåder til at flytte dine mails til arkivet
Selvom du kan flytte individuelle meddelelser fra Outlook til Mac til arkivpostkassen én ad gangen (du kan ikke flytte eller kopiere flere elementer på én gang), er den mere effektive måde at sikre, at dine meddelelser bliver arkiveret, at bruge Outlook Web App arkiverings- og opbevaringspolitikker.
Arkiv- og opbevaringspolitikker angives af din it- eller Microsoft 365-administrator. Arkiveringspolitikker styrer, hvor længe meddelelser bevares i en mailmappe, før de flyttes til et arkiv. Opbevaringspolitikker styrer, hvor længe dine meddelelser gemmes. Selvom administratorer angiver politikker for hele organisationen, kan du tilsidesætte politikkerne efter behov. Se Opbevarings- og arkiveringspolitikker i Outlook Web App, hvis du vil have vejledning.
Hvis du vil arkivere flere meddelelser på én gang, og der ikke er nogen arkiverings- eller opbevaringspolitikker, skal du bruge Outlook Web App til at flytte meddelelserne fra din primære postkasse til arkivet. Du kan ikke flytte mapper, men du kan flytte alle meddelelser i en mappe på én gang.
Markér afkrydsningsfeltet ud for alle de meddelelser, du vil arkivere.
Træk dem til mappen i navigationsruden med navnet Personlig Arkiv – <dit navn>.
Bemærk
Hvis mapper, kalenderelementer, kontakter, opgaver eller noter er blevet flyttet til dit arkiv i en anden version af Outlook, f.eks. Outlook til Windows, kan du ikke længere at flytte dem eller se dem i arkivpostkassen ved hjælp af Outlook til Mac.
Flere tip
- For at søge i arkivet skal du først vælge en arkivmappe i mapperuden. Du kan ikke søge i postkassen og arkiver samtidig.
- Du kan oprette indbakkeregler til automatisk at arkivere meddelelser i mapper, tildele meddelelser kategorier eller omdirigere meddelelser til en anden konto. Disse regler overføres dog ikke til arkivpostkassen, og du kan ikke omdirigere meddelelser til arkivet ved hjælp af en indbakkeregel.