En måde at styre dokumentsamarbejde på er at kræve, at filer tjekkes ud, især når flere brugere har adgang til biblioteket. Hvis udtjekning i et bibliotek er påkrævet, kan andre personer ikke overskrive den. Men du risikerer at forhindre andre i at se de seneste ændringer eller selv foretage ændringer. Hvis andre har brug for at arbejde på dokumentet, er det vigtigt, at filerne tjekkes ind igen hurtigt.
Bemærk
Konfigurer ikke biblioteket til at kræve udtjekning, hvis brugerne planlægger at foretage samtidig redigering af dokumenter i biblioteket. Brugere kan ikke arbejde samtidigt på dokumenter, når den obligatoriske udtjekning er aktiveret.
Kræv udtjekning af filer til redigering
Bemærk
Kun brugere, der har tilladelsen Fuld kontrol eller Design, kan konfigurere biblioteker til at kræve udtjekning af filer.
- Gå til det bibliotek, du planlægger at arbejde i.
- Vælg Indstillinger
>Biblioteksindstillinger.
Hvis du ikke kan se disse menupunkter, skal du vælge Bibliotek på båndet og i gruppen Indstillinger vælge Indstillinger for bibliotek. - På siden Indstillinger skal du vælge Flere biblioteksindstillinger (for SharePoint klassisk er det under Generelle indstillinger). Vælg Indstillinger for versionsstyring.
- Vælg Ja under Skal dokumenter tjekkes ud, før de kan redigeres? i sektionen Kræv udtjekning.
- Vælg OK for at gemme dine indstillinger og vende tilbage til siden Indstillinger for bibliotek.
Hvad sker der, når udtjekning er påkrævet i et bibliotek?
| Hvis du gør dette ... | Dette er, hvad der sker... |
|---|---|
| Opret eller føj en fil til et bibliotek | Filen er til at begynde med tjekket ud til dig. Du skal tjekke den ind i biblioteket, før andre kan se den og arbejde med den. |
| Åbn en fil til redigering | Filen er automatisk tjekket ud til dig, når du vælger Rediger. En meddelelsesdialogboks giver dig besked om, at du er ved at tjekke filen ud, og giver dig mulighed for at redigere den i din lokale kladdemappe. Efter udtjekning er filikonet dækket af en grøn, nedadpegende pil, der angiver, at filen nu er tjekket ud. Ingen andre kan ændre filen, og ingen andre kan se dine ændringer, mens du har tjekket den ud. |
| Foretag ændringer i oplysningerne om filen (egenskaber) | Hvis filen ikke allerede er tjekket ud til dig, skal du tjekke den ud, før du kan foretage ændringer i dens egenskaber, f.eks. titel, forfatternavn, forfaldsdato, ordoptælling osv. Ændringerne træder ikke i kraft, før du tjekker filen ind igen. |
| Prøv at åbne en fil, der er tjekket ud af en anden |
Indstillingerne Tjek ud og Check In er ikke tilgængelige. Du kan ikke tjekke en fil ud, som andre har tjekket ud. Hvis du forsøger at gøre dette, vises der en dialogboks med en meddelelse om, at filen er tjekket ud af en anden. Hold musen over filikonet for at finde ud af, hvem der har tjekket filen ud. Navnet på den person, der har tjekket det ud, vises i et værktøjstip. Du kan kontakte vedkommende for at anmode om indtjekning af filen, hvis du har brug for det hurtigt. |
| Tjekke filen ind | Du bliver bedt om at skrive en kommentar om de ændringer, du har foretaget. Hvis dit bibliotek registrerer versioner, bliver din kommentar en del af versionshistorikken. Hvis både overordnede og underordnede versioner registreres, bliver du bedt om at vælge, hvilken type version, du tjekker ind. Du kan finde flere oplysninger om versionsstyring under Se også. |
| Lad filen være tjekket ud i lang tid | Ingen andre kan se dine ændringer eller redigere filen, mens du har tjekket den ud. Selvom dette er nyttigt i den tid, du foretager ændringer, kan det også forhindre andre i at udføre deres opgaver. Det er både god forretningsskik og almindelig høflighed at tjekke filen ind igen så hurtigt som muligt, efter du har tjekket den ud. I nogle tilfælde kan en administrator være nødt til at gennemtvinge en indtjekning af filen. |