I denne artikel får du et overblik over nogle af de vigtigste koncepter i forbindelse med arbejdet med de nye funktioner til administrerede metadata i SharePoint Server. I artiklen beskrives, hvordan de nye funktioner til administrerede metadata understøtter implementeringen af formelle taksonomier via administrerede vilkår. Det forklares også, hvordan sociale mærker fungerer, og hvordan de relaterer til funktioner til administrerede metadata som administrerede ord og virksomhedsnøgleord.
Denne artikel indeholder
Administrerede metadatafunktioner
De nye funktioner til administrerede metadata i SharePoint Server aktiveres af et nyt program til administreret metadatatjeneste, der understøtter to vigtige ting:
- Indholdstypepublicering Deling af indholdstyper på tværs af grupper af websteder og webprogrammer. Du kan finde flere oplysninger om indholdstypepublicering i Introduktion til indholdstyper og indholdstypepublicering.
- Taksonomier Oprettelse og administration af hierarkiske samlinger af centralt administrerede ord (kaldet ordsæt), der kan bruges som attributter for elementer på SharePoint-websteder. Disse ordsæt kan deles på tværs af grupper af websteder og webprogrammer. Ordsæt kan oprettes og administreres via en funktion, der kaldes værktøjet til styring af ordbank.
Vigtige begreber og koncepter
Der er flere vigtige begreber og koncepter, der er nyttige at forstå, når du arbejder med de forskellige metadatafunktioner i SharePoint Server. Når du forstår disse begreber, vil det hjælpe dig med at forstå de grundlæggende oplysninger, der forklares senere i denne artikel og i andre artikler om de administrerede metadatafunktioner.
Taksonomi
En taksonomi er en hierarkisk klassificering af ord, etiketter eller udtryk, der er organiseret i grupper baseret på ligheder. En taksonomi kan defineres og forvaltes centralt af en eller flere personer. International Standard Industrial Classification (ISIC), som blev udviklet af FN, er et berømt eksempel på en industriel taksonomi, der bruges til at klassificere økonomiske data. Taksonomier er nyttige, fordi de giver en logisk, hierarkisk struktur af metadata, der kan bruges til at klassificere oplysninger konsekvent.
Folksonomi
En folksonomi er den klassificering, der opstår, når webstedsbrugere i fællesskab anvender ord, etiketter eller udtryk på indhold på et websted. Hvis du nogensinde har set en tag-sky på et websted, så har du set en visualisering af en folksonomi. I nedenstående figur vises en Tag Cloud-webdel på et SharePoint-websted. En folksonomi-baseret tilgang til metadata kan være nyttig, fordi den trækker på viden og ekspertise hos webstedsbrugere og indholdsskabere og gør det muligt for indholdsklassificering at udvikle sig i takt med brugernes skiftende forretningsmæssige behov og interesser.
Ordsæt
Et ordsæt er en gruppe relaterede ord.
Afhængigt af hvor et ordsæt oprettes, kan dets omfang være lokalt eller globalt:
- Lokale ordsæt oprettes inden for konteksten af en gruppe af websteder og er kun tilgængelige til brug (og synlige) for brugere af den pågældende gruppe af websteder. Hvis du f.eks. føjer en kolonne med administrerede metadata til en liste eller et bibliotek og opretter et nyt ordsæt for denne kolonne, er ordsættet lokalt for den gruppe af websteder, der indeholder denne liste eller dette bibliotek.
- Globale ordsæt er tilgængelige til brug på tværs af alle websteder, der abonnerer på et bestemt administreret tjenesteprogram til metadata.
Ordsæt kan konfigureres til at være lukket, hvilket betyder, at brugere ikke kan føje nye ord til dem, når de indtaster en værdi for en kolonne, der er knyttet til ordsættet. Eller de kan konfigureres til at være åbne, hvilket betyder, at brugere kan føje nye ord til ordsættet, når de opdaterer værdien for en kolonne, der er knyttet til ordsættet.
Term
Et ord er et individuelt element i et ordsæt, og det er et bestemt ord eller udtryk, der kan knyttes til et element på et SharePoint Server-websted. Et ord har et entydigt id, og det kan have mange forskellige tekstetiketter (synonymer). Hvis du arbejder på et flersproget websted, kan det også have etiketter på forskellige sprog.
Der findes to typer udtryk:
Administrerede udtryk
Administrerede ord er typisk foruddefineret og organiseret i et hierarkisk ordsæt, der er indstillet af en ordbankadministrator eller en anden person med tilladelse til at arbejde med administrerede metadata.
Nøgleord til virksomheder
Et virksomhedsnøgleord er et ord eller udtryk, der føjes til elementer på et SharePoint-websted. Virksomhedsnøgleord er organiseret i et enkelt, ikke-hierarkisk ordsæt i værktøjet til styring af ordbank, der kaldes nøgleordssæt. Da brugere typisk kan føje et hvilket som helst ord eller udtryk til et element som nøgleord, kan virksomhedsnøgleord bruges til markering i folksonomy-stil. Ordbankadministratorer eller andre personer med tilladelse til at administrere metadata kan vælge at flytte søgeord væk fra ordsættet Søgeord til et bestemt administreret ordsæt, hvorefter nøgleordene bliver tilgængelige inden for konteksten af et bestemt ordsæt. Ordbankadministratorer kan også vælge at lukke nøgleordssættet, så brugerne ikke kan sende nye nøgleord og er begrænset til brugen af eksisterende nøgleord.
Gruppe
Grupper definerer sikkerhedsgrænser. En gruppe er et sæt ordsæt, som alle har fælles sikkerhedskrav. Kun brugere, der er udpeget som bidragydere til en bestemt gruppe, kan administrere ordsæt, der tilhører gruppen, eller oprette nye ordsæt i den. Organisationer skal oprette entydige grupper til ordsæt, der har entydige adgangs- eller sikkerhedsbehov.
Værktøj til styring af ordbank
Værktøjet til styring af ordbank er det værktøj, som taksonomer, administratorer eller andre personer, der administrerer taksonomier, kan bruge til at oprette, importere og administrere ordsæt og termerne i dem. Værktøjet til styring af ordbank viser alle de globale ordsæt og eventuelle lokale ordsæt, der er tilgængelige for gruppen af websteder, hvorfra du åbner værktøjet til styring af ordbank.
Kolonnen med administrerede metadata
Kolonnen med administrerede metadata er en ny kolonnetype, der kan føjes til lister eller biblioteker, så webstedsbrugere eller indholdsejere kan vælge værdier fra et bestemt ordsæt med administrerede ord og anvende dem på indhold. En kolonne med administrerede metadata kan konfigureres til at blive tilknyttet et eksisterende ordsæt, eller du kan oprette et nyt ordsæt specifikt for kolonnen. Hvis du opretter et nyt ordsæt specifikt til en kolonne med administrerede metadata, bliver det pågældende ordsæt et lokalt ordsæt, der kun er tilgængeligt til brug inden for gruppen af websteder, hvor det blev oprettet.
Kolonnen Virksomhedsnøgleord
Kolonnen Virksomhedsnøgleord er en kolonne, du kan føje til indholdstyper, lister eller biblioteker for at give brugerne mulighed for at mærke elementer med ord eller udtryk, de vælger. Det er en kolonne med flere værdier som standard. Når brugerne skriver et ord eller udtryk i kolonnen, får de vist autoudfyldningsforslag, som kan omfatte elementer fra både administrerede ordsæt og søgeordssættet. Brugerne kan vælge en eksisterende værdi eller skrive noget nyt (hvis ordsættet Søgeord er konfigureret til at være åbent for brugertilføjelser).
Sociale mærker
Sociale mærker er ord eller udtryk, som webstedsbrugere kan anvende på indhold på et SharePoint-websted for at hjælpe dem med at kategorisere oplysninger på en måde, der giver mening for dem. Sociale mærker kan også anvendes på URL-adresser uden for et SharePoint-websted. Sociale mærker understøtter folksonomi-baseret mærkning. Et socialt mærke består af henvisninger til tre typer oplysninger:
- En brugeridentitet
- en URL-adresse til et element
- Et ord
Disse henvisninger gemmes i Store med social mærkning, som er en del af programmet Brugerprofiltjeneste. Teknisk set er sociale koder ikke en del af funktionerne for administrerede metadata i SharePoint Server, men de opretter forbindelse til funktionerne for administrerede metadata på et par vigtige måder, der hjælper med at understøtte konsekvent brug af metadata på tværs af organisationen. Orddelen af et socialt mærke peger på et ord i søgeordssættet i ordbanken for et af de administrerede metadatatjenesteprogrammer, som et websted er forbundet med.
Når du f.eks. opretter et nyt socialt mærke, har du mulighed for at vælge mellem eksisterende ord, som kan omfatte administrerede ord samt virksomhedsnøgleord. Hvis du vælger et af disse eksisterende ord, indeholder dit sociale mærke en markør til det pågældende ord. Hvis du vælger ikke at vælge et eksisterende ord, og du opretter et udtryk, der aldrig har været brugt før, oprettes der et nyt søgeord for det i ordsættet Nøgleord i ordbanken, og dit nye sociale tag peger på dette udtryk.
På denne måde føjes nøgleord, der bruges i sociale mærker, til ordsætsættet Nøgleord, der er synligt i værktøjet Administration af ordbank (hvis de ikke allerede findes der), og de kan administreres af ordbankadministratorer. Når brugere anvender virksomhedsnøgleord eller administrerede udtryk på indhold ved at opdatere enten en kolonne med virksomhedsnøgleord eller administrerede metadata, kan sociale mærker oprettes automatisk, så disse ord er synlige som mærker i nyhedsopdateringer, mærkeskyer eller på profiler på Mit websted. Liste- eller biblioteksejere kan aktivere eller deaktivere metadatapublicering ved at opdatere indstillingerne for virksomhedsmetadata og nøgleord for en liste eller et bibliotek.
Når du føjer et socialt tag til et element, kan du angive, om du vil gøre din identitet og elementets URL-adresse privat, men ordet, som gemmes i ordbanken, er altid offentligt.
Social mærkning er nyttig, fordi den gør det muligt for webstedsbrugere at forbedre synligheden af indhold og oplysninger på et websted.
Du kan finde flere oplysninger om, hvad social mærkning betyder for beskyttelse af personlige oplysninger og sikkerhed, i afsnittet Beskyttelse af personlige oplysninger og sikkerhed konsekvenser af social mærkning.
Mærker
I sin mest generiske forstand kan tagging referere til den handling, hvor metadata anvendes på et element, uanset om det er administrerede metadata eller et socialt tag. I denne artikel bruges verbet "tag" i denne betydning, og det er ikke begrænset til sociale tags.
Metadatascenarier: fra taksonomier til folksonomier
Funktionerne til administration af metadata i SharePoint Server understøtter en række metoder til administration og brug af metadata. Forestil dig dette område som en slags kontinuum. I den ene ende af dette kontinuum er der taksonomier, som er formelle, centralt administrerede, hierarkiske grupper af termer. I den anden ende af dette område er der folksonomier, som er de kollaborative klassifikationer, der opstår, når individer frit anvender tags på indhold.
SharePoint Server understøtter begge yderpunkter af dette kontinuum samt punkter undervejs. I den ene ende af kontinuummet kan du implementere formelle taksonomier gennem administrerede udtryk og ordsæt. I den anden ende er der understøttelse af virksomhedsnøgleord og social tagging, som begge gør det muligt for webstedsbrugere at tagge indhold med søgeord efter eget valg.
Mellem disse ekstremiteter kan du anvende fleksible grader af struktur og kontrol på metadata, og du kan justere det omfang, hvori du anvender dette kontrolelement, ved at vælge at gøre det globalt på tværs af websteder eller lokalt for bestemte websteder. Du har f.eks. mulighed for at konfigurere ordsæt til at være lukkede eller åbne for brugerbidrag. Du kan vælge at bruge virksomhedsnøgleord og social mærkning sammen med administrerede ord eller ej. SharePoint Server gør det muligt for organisationer at kombinere fordelene ved formelle, administrerede taksonomier med de dynamiske fordele ved social mærkning på tilpassede måder.
Følgende diagram illustrerer, hvordan forskellige typer SharePoint-baserede løsninger kan kræve forskellige tilgange til metadata baseret på forretningsbehov.
Fordele ved administrerede metadata
Der er flere fordele ved at anvende administrerede metadata på tværs af webstederne i en organisation:
Konsekvent brug af metadata De administrerede metadatafunktioner i SharePoint Server gør det muligt at anvende justerbare kontrolgrader på de metadata, der føjes til indhold. Med ordsæt og administrerede ord kan du etablere kontrol over, hvilke typer ord der kan føjes til indhold, og du kan styre, hvem der har mulighed for at tilføje nye ord. Du kan også begrænse brugen af virksomhedsnøgleord til en bestemt liste af nøgleord ved at konfigurere ordsættet Nøgleord som lukket.
Når de samme udtryk bruges konsekvent på tværs af websteder, er det nemmere at opbygge robuste processer eller løsninger, der er afhængige af metadata. Desuden gør brugeroplevelsen til at arbejde med metadata på websteder, i lister og biblioteker samt i Office-klientprogrammer det nemt for webstedsbrugere at anvende ensartede metadata til deres indhold.
Forbedret synlighed af indhold Når indholdet på tværs af websteder i en organisation har ensartede metadata, er det nemmere at finde og få adgang til firmaoplysninger og data ved hjælp af søgning. Nye søgefunktioner, f.eks. forbedringspanelet, der vises i venstre side af siden med søgeresultater, gør det muligt for brugerne at filtrere søgeresultater baseret på metadata.
Desuden kan du konfigurere metadatanavigation for lister og biblioteker for at give brugerne mulighed for at oprette dynamiske visninger af oplysninger baseret på specifikke metadatafelter. Brugerne kan navigere biblioteker efter mappe eller efter metadatapivot, og de kan derefter afgrænse resultaterne ved hjælp af ekstra nøglefiltre.
Øget fleksibilitet Funktionerne for administrerede metadata gør det nemt for ordbankadministratorer (eller andre personer med tilladelse til at opdatere administrerede metadata) at vedligeholde og tilpasse dine metadata i takt med, at virksomhedens behov udvikler sig. Du kan nemt opdatere et ordsæt i værktøjet Administration af ordbank, og nye eller opdaterede ord bliver automatisk tilgængelige til brug, hvor en kolonne med administrerede metadata, der er knyttet til det ordsæt, er tilgængelig. Hvis du fletter flere ord sammen til ét ord, vil det indhold, der er mærket med disse ord, automatisk blive opdateret for at afspejle ændringen. Du kan angive flere synonymer (eller etiketter) for individuelle udtryk. Hvis dit websted er flersproget, kan du også angive flersprogede etiketter for individuelle ord.
Administration af metadata
Planlægning og konfiguration af administrerede metadata
Din organisation ønsker måske at foretage en vis grad af planlægning, før du begynder at bruge de administrerede metadatafunktioner. Graden af påkrævet planlægning er mere eller mindre proportional med graden af formalitet og kontrol, du vil pålægge metadata.
Hvis du vil lade brugerne være med til at udvikle din taksonomi, kan du blot få brugerne til at føje nøgleord til elementer og derefter organisere disse i ordsæt efter behov.
Hvis din organisation ønsker at bruge administrerede ordsæt til at implementere formelle foruddefinerede taksonomier, skal vigtige interessenter med en egeninteresse i taksonomiens struktur samarbejde om at planlægge og udvikle de ordsæt og udtryk, der skal bruges. Du kan finde flere oplysninger om denne planlægningsproces i Planlæg betingelser og ordsæt. Du kan få mere at vide om konfiguration af et administreret tjenesteprogram til metadata under Administration af administrerede metadata.
Når de vigtigste interessenter i organisationen er enige om de påkrævede ordsæt, kan du bruge værktøjet til styring af ordbank til at importere eller oprette dine ordsæt og til at administrere og vedligeholde ordsættene, efterhånden som brugerne begynder at arbejde med metadataene. Hvis et administreret tjenesteprogram til metadata er konfigureret til dit webprogram, og du er administrator for en gruppe af websteder eller en udpeget ordbankadministrator, kan du gå til værktøjet Administration af ordbank ved at klikke på Indstillinger for websted i menuen Webstedshandlinger og derefter klikke på Administration af ordbank under Webstedsadministration.
Oprette og administrere ordsæt
Værktøjet til styring af ordbank giver et trækontrolelement, du kan bruge til at udføre de fleste opgaver. Din brugerrolle til dette værktøj bestemmer, hvilke opgaver du kan udføre. Hvis du vil arbejde i værktøjet til styring af ordbank, skal du være farmadministrator, ordbankadministrator eller en person, der er udpeget som gruppeleder eller bidragyder til ordsæt. Du kan finde detaljerede oplysninger om disse roller under Administrerede metadataroller.
Hvis du vil udføre handlinger på et element i hierarkiet, skal du pege på navnet på det program, gruppe, ordsæt eller udtryk, du vil ændre, klikke på den pil, der vises, og derefter bruge menuen til at vælge de ønskede handlinger.
Det kunne f.eks. være:
Hvis du er ordbankadministrator, kan du oprette eller slette grupper i et administreret tjenesteprogram til metadata.
Hvis du er ordbankadministrator eller gruppeleder, kan du oprette, importere eller slette ordsæt i en gruppe. Bidragydere til ordsæt kan oprette nye ordsæt.
Hvis du er ordbankadministrator, gruppeadministrator eller bidragyder til ordsæt, kan du oprette eller genbruge ord i et ordsæt samt kopiere, flytte eller slette et markeret ordsæt.
Hvis du er ordbankadministrator, gruppeadministrator eller bidragyder til ordsæt, kan du oprette, kopiere, genbruge, flette, fraråde, flytte eller slette individuelle ord i et ordsæt.
På hvert niveau i hierarkiet kan du konfigurere bestemte egenskaber for en gruppe, et ordsæt eller et ord ved hjælp af ruden Egenskaber , der vises til højre for trækontrolelementet for ordbanken.
Hvis du f.eks. konfigurerer et ordsæt, kan du bruge ruden Egenskaber til at angive detaljer som f.eks. Navn, Beskrivelse, Ejer, Kontakt og Interessenter. Du kan angive, om et ordsæt skal være åbent eller lukket for nye indsendelser fra brugere. Du kan også angive, om ordsættet skal være tilgængeligt for mærkning. Hvis du vælger at deaktivere et ordsæt for mærkning, vil det ikke kunne ses af de fleste brugere. Hvis et ordsæt stadig er under udvikling, kan du f.eks. vælge at gøre "ikke tilgængelig for mærkning".
Anvendelse af metadata
Mærkning af indhold med administrerede ord
Hvis en kolonne med administrerede metadata er blevet føjet til en indholdstype, liste eller bibliotek, kan indholdsejere mærke deres indhold med administrerede ord fra et bestemt ordsæt ved at redigere egenskaberne for et liste- eller bibliotekselement og derefter opdatere de relevante felter i formularen Rediger egenskaber for elementet eller dokumentet. Administrerede metadatakolonner er nemme at identificere, fordi de viser et kodeikon, der kan bruges til at starte dialogboksen med vælger til ord.
Du kan bruge vælgeren til ord til at vælge et ord i hierarkiet for et ordsæt. Dette er nyttigt, hvis du ikke er fortrolig med de ord, der kan være tilgængelige. Hvis et ordsæt er konfigureret til at være åbent, og kolonnen med administrerede metadata til det tillader udfyldningsværdier, har du muligvis mulighed for at føje et nyt ord til et ordsæt. Eller du kan blot have mulighed for at sende feedback til den angivne kontakt for ordsættet.
Når du kan begynde at skrive det ord, du ønsker, bliver tilgængelige ord automatisk foreslået til dig baseret på, hvad du begynder at skrive, og du kan vælge det, du ønsker. Du kan muligvis se oplysninger i parenteser efter ordet, der angiver ordsætnavn og hierarki for ordet. Dette kan være en hjælp til at vælge mellem lignende udtryk.
Hvis der foreslås dublerede eller lignende ord, kan du muligvis også se beskrivende tekst, som ordbankadministratoren har konfigureret for ordet for at hjælpe brugerne med at foretage passende valg.
Mærkning af indhold med virksomhedsnøgleord
Hvis en kolonne med virksomhedsnøgleord er blevet føjet til en indholdstype, liste eller et bibliotek, kan indholdsejere (eller personer med tilladelsen Bidrage til listen eller biblioteket) mærke indhold med tilgængelige administrerede ord eller nøgleord ved at redigere egenskaberne for et liste- eller bibliotekselement og skrive de ønskede nøgleord i feltet Virksomhedsnøgleord . Hvis der findes et matchende eller lignende ord, foreslås det, og du kan vælge det. Du kan også tilføje et nyt nøgleord, hvis ordsættet Nøgleord er konfigureret til at være åbent for nye ord. Feltet Virksomhedsnøgleord har flere værdier, så du kan føje flere nøgleord til et element.
Mærkning af indhold med sociale tags
Hvis funktionen til social mærkning er aktiveret, kan du mærke indhold på et SharePoint-websted, som giver mening eller er interessant. Hvis du vil mærke en side, kan du bruge mærkeikonet, der vises øverst på siden.
Hvis du vil mærke dokumenter eller listeelementer, kan du bruge kodekommandoen, der vises under fanen Bibliotek eller Liste på båndet.
Når du begynder at skrive det eller de tags, du vil anvende, kan du vælge mellem eksisterende nøgleord eller administrerede ord, eller du kan tilføje nye søgeord, hvis ordsættet Nøgleord er åbent.
Du har også mulighed for at mærke indhold på eksterne websteder, f.eks. andre intranet- eller internetwebsteder, ved at tilføje SharePoint-værktøjet Mærker og noter i din browser. Du kan finde flere oplysninger om mærkning af eksterne websteder under Introduktion til Mit websted.
Du kan finde flere oplysninger om funktionerne til social mærkning i emnerne Brug mærker og noter til at dele oplysninger med kolleger .