SharePoint giver en skalerbar, funktionsrig oplevelse til håndtering af indhold. Hvis du har en stor mængde filer, der skal administreres, kan du overveje at bruge en webstedsskabelon til dokumentcenter. Denne skabelon er optimeret til dokumenthåndtering i stor skala. Det kan spare tid og hjælpe dig med at være mere effektiv. Versioner, dokument-id'er, dokumentgrupper, metadatanavigation og indholdstyper er inkluderet i skabelonen.
Et dokumentcenterwebsted fungerer for begge disse scenarier:
- Oprettelsesmiljø I et oprettelsesmiljø til dokumentcenter opretter og redigerer brugere tusindvis af dokumenter eller medieaktiver, der er gemt i et centralt lager.
- Indholdsarkiv I et indholdsarkiv, f.eks. en videnbase, kan brugere lagre eller få vist dokumenter.
Denne artikel fortæller dig om funktionerne i en webstedsskabelon til dokumentcenter.
Hvis du vil oprette et dokumentcenter, skal du se Brug skabeloner til at oprette forskellige typer SharePoint-websteder
Hvad er et dokumentcenterwebsted?
Webstedsskabelonen Dokumentcenter indeholder funktioner, som gør det nemmere og mere effektivt at oprette og administrere store sæt dokumenter. I de fleste tilfælde kan en webstedsejer tilføje hver af disse funktioner separat. Webstedsskabelonen til dokumentcenter aktiverer automatisk de anbefalede dokumentstyringsfunktioner. I de følgende afsnit beskrives disse funktioner kort.
Du kan bruge et dokumentcenter som et oprettelsesmiljø eller et indholdsarkiv. I et oprettelsesmiljø kan brugere tjekke filer ind og ud og oprette mappestrukturer for de pågældende filer. Versionering er aktiveret, og tidligere versioner af hvert dokument bevares. Desuden kan arbejdsprocesser styre dokumenternes livscyklus.
I modsætning hertil sker der meget lidt redigering i et indholdsarkiv. Brugerne kan kun få vist eller uploade dokumenter. Webstedsskabelonen til dokumentcenter understøtter oprettelse af en type indholdsarkiv, som kaldes videnbase-arkiver. Typisk indeholder vidensbaser enkelte versioner af dokumenter, og et websted kan skaleres til millioner af filer. I et typisk scenarie, f.eks. et teknisk supportcenter for en stor organisation, kan tusindvis af personer få adgang til indholdet primært for at læse det. Kun nogle kan overføre nyt indhold til webstedet.
Følgende elementer beskriver nogle SharePoint-funktioner, som du kan medtage i et websted til dokumentcenter. Ud over disse egenskaber tilpasser nogle organisationer udseendet og navigationen i et dokumentcenter. Nogle tilføjer brugerdefinerede webdele.
Metadatanavigation
Administrerede metadata er et system, der tildeler bestemte udtryk til dokumenter i SharePoint. Du kan derefter bruge disse udtryk til at klassificere dokumenterne. Du kan også bruge metadata til at oprette et effektivt navigationsværktøj til brugere, som kan hjælpe dem med hurtigt at finde det, de ønsker.
Antag f.eks., at din virksomhed har en videnbase, der indeholder artikler, der hjælper med at foretage fejlfinding af problemer med produkter. Du kan oprette metadataudtryk, der gør det muligt for brugerne at filtrere oplysninger efter produkt, problemtype eller andre egenskaber.
Dokument-id'er
I et dokumentcenterwebsted får hvert indholdselement et entydigt id, der ikke er relateret til dokumentets placering, f.eks. et URL-link. Det betyder, at hvis du flytter eller omdøber dokumentet, forbliver id'et det samme. Du kan bruge id'et til at oprette et permanent link til dokumentet og minimere brudte links.
Versioner
Versioner aktiveres automatisk på et websted dokumentcenter. Det betyder, at du automatisk har en oversigt over alle de forskellige versioner af en fil. I en proces for dokumentgennemsyn betyder det f.eks., at du har en post over alle de opdateringer, der blev angivet i løbet af gennemsynscyklussen. Du kan spore opdateringer, kontakte svarere osv. Hvis der opstår et problem med den aktuelle version af en artikel, kan du desuden hurtigt vende tilbage til den sidst kendte fungerende version.
Indholdstyper
En indholdstype er en bestemt type indhold sammen med en gruppe af indstillinger for indholdet. Når en person opretter et dokument med en defineret indholdstype, modtager det automatisk alle de relevante indstillinger for den pågældende indholdstype. Et dokumentcenter kan have en samling indholdstyper – forskellige typer dokumenter, videoer, skabeloner osv.
Liste over indhold
Liste over indhold medtages ikke automatisk i et dokumentcenterwebsted, men mange brugere tilføjer det. Liste over indhold er en SharePoint-funktion, der giver dig mulighed for at administrere den overordnede organisering og struktur af elementer. Ved hjælp af metadata eller indholdstyper kan Liste over indhold automatisk distribuere dokumenter og andre elementer til bestemte steder. I en videnbase kan du f.eks. få Liste over indhold til automatisk at distribuere alle nye indsendelser til et særligt bibliotek, der indsamler artikler til et bestemt produkt.