Når du importerer data til Access, er kildedataene nogle gange ikke opdelt korrekt i relaterede tabeller. For at få mest muligt ud af Access skal data normaliseres – adskilles i forskellige tabeller, der hver drejer sig om én ting, der er relateret via vigtige oplysninger. Tabelanalyse kan hjælpe dig med denne vigtige opgave: Klik på Databaseværktøjer på båndet, og klik derefter på Analysér tabel i gruppen Analysér. En guide startes, som fører dig gennem processen.
Bemærk
Oplysningerne i dette emne gælder kun for en Microsoft Access-skrivebordsdatabase (.mdb eller .accdb).
1. Oprindelig tabel
2. Tabeller, der er oprettet af Tabelanalyse
3. Forespørgsel, der er oprettet af Tabelanalyse
4. Opslagsliste
Hvis din Microsoft Access-database indeholder en tabel, der indeholder oplysninger, der gentages i et eller flere felter, skal du bruge Tabelanalyse til at opdele dataene i relaterede tabeller, så du kan gemme data mere sikkert og effektivt. Denne proces kaldes normalisering.
Tabelanalyse opdeler en tabel, der indeholder oplysninger, der gentages, i separate tabeller, hvor hver type oplysninger kun gemmes én gang. Dette gør databasen mere effektiv og nemmere at opdatere og reducerer dens størrelse. Når guiden opdeler dataene, kan du stadig få vist og arbejde med dataene på ét sted ved at få guiden til at oprette en forespørgsel.
Du kan bruge forespørgslen til at opdatere data fra mere end én tabel ad gangen. Forespørgslen indeholder også andre tidsbesparende funktioner, der kan øge nøjagtigheden af dine data.
- Hvis du ændrer et felt, der gentages i forespørgslen, opdateres alle poster med den pågældende værdi automatisk, fordi du faktisk kun opdaterer ét felt i forespørgslens underliggende tabel.
- Fra de nye tabeller nedarver forespørgslen opslagsfelter, hvilket gør det muligt at ændre feltværdier ved at vælge værdier fra en liste i stedet for at skulle skrive en korrekt værdi. Opslagslisten søger efter værdier fra den underliggende tabel. Når den samme værdi gælder for mere end én post, kan du sikre nøjagtighed og konsistens ved at vælge den pågældende værdi på listen hver gang.
- Formularer og rapporter, der tidligere var baseret på den oprindelige tabel, vil nu automatisk blive baseret på forespørgslen, fordi guiden tildeler den oprindelige tabels navn til forespørgslen og omdøber tabellen.
- Eksisterende formularer og rapporter, der er baseret på forespørgslen, arver automatiske feltopdateringer. Nye formularer og rapporter arver også opslagslister.