Introduktion til InfoPath Forms Services

Synopsis InfoPath Forms Services er en serverteknologi, der gør det muligt for brugerne at udfylde formularer i en webbrowser. Ved at administrere formularer på et centralt sted kan du strømline forretningsprocesser og forbedre forholdet til kunder, partnere og leverandører.

Oversigt over InfoPath Forms Services

Nå ud til kunder, partnere og leverandører med brugervenlige formularer

Strømlin formulardrevne forretningsprocesser

Administrere formularer og formularskabeloner på et centralt sted

Oversigt over InfoPath Forms Services

Brugerne behøver ikke at have InfoPath installeret på deres computer for at udfylde en browseraktiveret formularskabelon, og de skal heller ikke hente noget ekstra fra internettet. Det eneste, de skal bruge, er adgang til en browser, f.eks. Windows Internet Explorer, Apple Safari eller Mozilla Firefox. InfoPath Forms Services giver dig også mulighed for at gemme og administrere formularer og formularskabeloner på et centralt sted. InfoPath Forms Services er indbygget og kræver Windows SharePoint Services 3.0, som gør det muligt at publicere formularskabeloner, som du designer, til en fælles placering på tværs af en organisation. Desuden kan brugerne sende formularer til SharePoint-biblioteker, som er mapper, hvor en samling af filer er gemt, og hvor filerne ofte bruger den samme skabelon. Det er også muligt at integrere formularer i dokumentstyring og livscyklusopgaver som f.eks. arbejdsproces og rettighedsstyring.

Den InfoPath Forms Services teknologi er tilgængelig i Microsoft Office SharePoint Server 2007 Enterprise CAL og også separat i Microsoft Office Forms Server 2007.

Designoplevelsen

Formularskabeloner, der kan udfyldes i en browser, kaldes browseraktiverede formularskabeloner. Hvis du vil oprette denne type formularskabelon, skal du designe en browserkompatibel formularskabelon i InfoPath, udgive den på en server, der kører InfoPath Forms Services, og aktivere den til brug på internettet.

I nogle tilfælde kan du aktivere formularskabelonen til brug på internettet ved at markere afkrydsningsfeltet Aktivér, at denne formular udfyldes ved hjælp af en browser i guiden InfoPath-publicering. I andre tilfælde skal du publicere formularskabelonen på en delt placering på virksomhedens netværk og derefter kontakte en serverfarmadministrator for at få hjælp til at aktivere formularskabelonen og gøre den tilgængelig på serveren.

Der kræves administratorgodkendelse i følgende scenarier:

• Formularskabelonen indeholder administreret kode.
• Formularskabelonen kræver et sikkerhedsniveau med fuld tillid, som gør det muligt for de resulterende formularer at have fuld adgang til systemressourcerne på brugernes computere, f.eks. filer og indstillinger.
• Formularskabelonen bruger en dataforbindelse, der administreres af en administrator.
• Formularskabelonen er aktiveret til at blive vist på en mobilenhed.

Hvis administratorgodkendelse er påkrævet, fører guiden Publicering dig gennem trinnene til forberedelse af formularskabelonen til aflevering til en administrator.

Når en browserkompatibel formularskabelon er browseraktiveret, kan brugerne bruge deres browser til at udfylde formularer, der er baseret på den pågældende formularskabelon.

Brugeroplevelsen

Brugeroplevelsen ved at udfylde en formular i en browser er næsten identisk med at udfylde en formular i InfoPath. Kontrolelementer som gentagne sektioner og funktioner som formler og betinget formatering fungerer f.eks. på samme måde i begge miljøer.

Selvom udfyldning af en formular i en browser svarer til at udfylde en formular i InfoPath, er der én vigtig forskel. I en webbrowser erstattes InfoPath-menuer og -værktøjslinjer af en værktøjslinje øverst i formularen, som viser indstillinger for lagring, lukning, udskrivning og opdatering af formularen. Denne linje vises også nederst i en formular, så brugerne ikke behøver at rulle tilbage til toppen af en lang formular for at udfylde deres formular.

Hvis du aktiverer indstillingerne for afsendelse for formularskabelonen, kan brugerne også se knappen Send på værktøjslinjen. Når de klikker på denne knap, sendes formulardataene direkte til den datakilde, du angav, da du udformede formularskabelonen, f.eks. en webtjeneste eller En SharePoint-liste. Hvis din formularskabelon har mere end én visning, får brugerne også vist en visningsliste på værktøjslinjen.

1. Brugere sender data til eksterne datakilder ved at klikke på knappen Send på værktøjslinjen.

2. Brugere skifter mellem visninger ved at klikke på et element på listen Vis på værktøjslinjen.

Når du designer din formularskabelon, kan du tilpasse indstillingerne for værktøjslinjen i dialogboksen Formularindstillinger . Du kan f.eks. fjerne en eller flere knapper eller skjule værktøjslinjen nederst i brugerens formular.

I de følgende afsnit kan du få mere at vide om fordelene ved at bruge InfoPath Forms Services.

Toppen af siden

Nå ud til kunder, partnere og leverandører med brugervenlige formularer

Når du publicerer en formularskabelon på en server, der kører InfoPath Forms Services, kan du distribuere den ikke kun på virksomhedens intranet, men også på eksterne websteder, f.eks. eksterne websteder eller virksomhedswebsteder. Dette giver dig mulighed for at indsamle data fra kunder, partnere, leverandører og andre, der er afgørende for din virksomheds succes. Et stort forsikringsselskab kan f.eks. bruge en enkelt browseraktiveret formularskabelon til at indsamle og behandle forsikringskrav. En forsikringskunde kan bruge en browser til at udfylde kravsformularen på virksomhedens websted. Hvis kunden ringer til forsikringsselskabet for at rapportere kravet, kan en forsikringsagent også bruge InfoPath til at udfylde den samme kravsformular på et intranet. På samme måde kan et offentligt organ indsamle data fra borgere ved at slå browseraktiverede formularskabeloner op på sit websted.

Når brugerne får adgang til formularen ved enten at navigere til et bibliotek eller ved at angive en URL-adresse til formularen i deres browser, kan en af to ting ske:

• Formularen åbnes i en browser Hvis brugerne ikke har InfoPath installeret på deres computer, åbnes formularen i en browser, hvor de kan udfylde den på samme måde som enhver anden webbaseret formular.

• Formularen åbnes i InfoPath Hvis brugerne har InfoPath installeret på deres computer, åbnes formularen i InfoPath, hvor de kan udfylde den på samme måde som alle andre InfoPath-formularer. Da de udfylder formularen i InfoPath, har disse brugere den ekstra fordel, at de kan bruge hele spektret af InfoPath-funktioner til at udfylde formularer, hvoraf nogle ikke er tilgængelige i browserformularer.

  Bemærk

  Hvis du foretrækker det, kan du tilpasse indstillingerne for formularskabelonen, så den altid åbnes i en browser, også selvom brugerne har InfoPath installeret på deres computer. Dette kan være nyttigt, når du ønsker, at oplevelsen ved at udfylde en formular skal være identisk for alle, eller når du ikke vil have, at formularen åbnes i InfoPath, fordi du vil afholde brugerne fra at åbne eller ændre den underliggende formularskabelon i designtilstand.

Hvis brugerne udfylder formularer på en mobilenhed, f.eks. en personlig digital assistent (PDA) eller smartphone, kan du designe din browseraktiverede formularskabelon, så den kan åbnes og udfyldes ved hjælp af en browser på en mobilenhed. Når brugere bruger en mobilenhed til at få adgang til formularen, åbnes den på deres skærm i et forenklet format.

Strømlin formulardrevne forretningsprocesser

Formularer er centrum for mange forretningsprocesser. Ved at hoste browseraktiverede formularskabeloner på en server, der kører InfoPath Forms Services, kan du integrere formulardata med eksisterende forretningsprocesser eller programmer. Du kan f.eks.:

• Sende data til eksisterende virksomhedssystemer Når du designer en browserkompatibel formularskabelon, kan du oprette dataforbindelser til webtjenester eller andre eksterne datakilder. Dette giver dig mulighed for at sende data til eksisterende virksomhedssystemer, virksomhedsprogrammer eller virksomhedsdatabaser. En salgsafdeling kan f.eks. designe en formular, der kan sende kundeemner og kundeoplysninger til et eksisterende CRM-system (Customer Relationship Management).
• Forespørge om data fra eksisterende virksomhedssystemer Det er også muligt at forespørge om data i eksisterende virksomhedssystemer, virksomhedsprogrammer eller virksomhedsdatabaser. Når brugere f.eks. åbner en formular, der er baseret på din formularskabelon, vil du måske gerne have, at data fra en ekstern datakilde vises i navne- og adressefelterne i formularen. Dette giver dig mulighed for at drage fordel af eksisterende virksomhedsdata og forenkler processen med at udfylde en formular.
• Føj arbejdsproces til formularer Du kan føje en arbejdsproces til den formularskabelon, der er gemt i et bibliotek. Dette giver dig mulighed for konsekvent at administrere almindelige forretningsprocesser. Som leder kan du f.eks. bruge en arbejdsproces til godkendelse til at dirigere en udgiftsrapportformular gennem en liste over godkendere. Godkendere kan godkende eller afvise udgiftsrapportformularen, tildele godkendelsesopgaven igen eller anmode om ændringer i formularen. I InfoPath klikker brugerne på kommandoer i menuen Filer for at deltage i arbejdsprocessen. På serveren kan de pege på navnet på formularen i biblioteket, klikke på den pil, der vises, og derefter klikke på Arbejdsprocesser for at deltage i arbejdsprocessen.
  

Toppen af siden

Administrere formularer og formularskabeloner på et centralt sted

Du kan gemme dine formularskabeloner og deres tilknyttede formularer i et centraliseret lager på en server, der kører InfoPath Forms Services. Det gør det nemt at finde, dele og administrere formularer og formularskabeloner.

Vigtige fordele omfatter muligheden for at:

• Gemme formularer og formularskabeloner på et centralt sted Du kan knytte en formularskabelon til et bibliotek, som er en placering på et SharePoint-websted, hvor du kan oprette, indsamle, opdatere og administrere filer med andre personer i organisationen. Når brugerne udfylder formularer baseret på formularskabelonen i det pågældende bibliotek, vises de udfyldte formularer i biblioteket sammen med vigtige oplysninger fra selve formularerne. Afhængigt af hvordan SharePoint-biblioteket er designet, kan brugerne udfylde formularer, der er baseret på din formularskabelon, eksportere dataene fra udfyldte formularer til Microsoft Office Excel eller flette dataene fra flere formularer til én formular. I følgende eksempel vises udgiftsrapporter, der er gemt i et bibliotek.
  
• Brug indholdstyper til at administrere formularskabeloner Du kan bruge guiden InfoPath-publicering til at publicere en formularskabelon som en webstedsindholdstype. En indholdstype definerer en formularskabelon, et sæt kolonner og indstillinger for dokumentstyring på serveren, f.eks. indstillinger for arbejdsproces eller politik.
  Ved at oprette indholdstyper kan du genbruge formularskabeloner og indstillinger på tværs af en gruppe af websteder. Hvis du tidligere ville bruge en formularskabelon i flere SharePoint-biblioteker, skulle du publicere to forskellige kopier af formularskabelonen, én for hvert bibliotek. Hvis du vil opdatere formularskabelonen, skulle du ændre formularskabelonen begge steder. Men nu kan du publicere en formularskabelon som en webstedsindholdstype. Når du opdaterer indholdstypen, anvendes din ændring automatisk, uanset hvor den pågældende indholdstype bruges.
  Du kan tildele en enkelt indholdstype til flere biblioteker på tværs af en gruppe af websteder eller tildele flere indholdstyper til et enkelt bibliotek. Du kan f.eks. føje en indholdstype til statusrapportformularer til alle de biblioteker, der bruges af salgsafdelingen i din virksomhed, så hvert salgsteam indsamler og rapporterer den samme type oplysninger til ledelsen. Alternativt kan du antage, at din afdeling bruger forskellige formularskabeloner til formularer til rejseanmodninger, rejserapporter og udgiftsrapporter. Du kan publicere de tre formularskabeloner som webstedsindholdstyper og føje dem til et enkelt bibliotek, der bruges til at gemme rejserelaterede oplysninger for teamet. Når folk opretter en ny formular ud fra biblioteket, kan de derefter vælge, hvilke af disse formularskabeloner de vil bruge.
• Administrere formularer og formularskabeloner Serverfarmadministratorer kan styre, hvordan formularskabeloner åbnes af brugere og installeres i hele organisationen. De kan f.eks. styre, hvem der kan publicere formularskabeloner på hele webstedet eller beslutte, hvordan formularskabeloner skal opgraderes på serveren med minimal indvirkning på formularbrugere.
• Administrere dataforbindelser på en central placering Hvis flere formularskabeloner bruger de samme dataforbindelser, kan du gemme indstillingerne for den pågældende dataforbindelse i en dataforbindelsesfil i et dataforbindelsesbibliotek. Når en bruger åbner en formular, der opretter forbindelse til en dataforbindelsesfil, bruger InfoPath indstillingerne i den pågældende fil til at oprette forbindelse til den eksterne datakilde. På denne måde kan flere formularskabeloner bruge den samme dataforbindelsesfil, så der er ingen grund til manuelt at oprette den samme dataforbindelse for hver formularskabelon. Hvis placeringen eller forbindelsesindstillingerne for en ekstern datakilde ændres, behøver du desuden ikke at opdatere hver formularskabelon, der bruger dataforbindelsen. I stedet skal du blot opdatere dataforbindelsesfilen én gang, og alle formularskabeloner fortsætter med at fungere som forventet.

Toppen af siden