Administrere de oplysninger, du deler via Mit websted og Min profil

Denne hjælpeartikel beskriver, hvordan du deler oplysninger via Mit websted og Min profil, og den indeholder nogle trin til at hjælpe dig med at administrere mængden af oplysninger, du deler.

Hvad vil du foretage dig?

• Oversigt
• Dele og administrere adgang til indhold på Mit websted
• Forstå, hvordan personer tilføjer kolleger og følger aktiviteter
• Arbejde med mærker, bedømmelser, noter og statusmeddelelser
• Forstå kollega- og nøgleordsforslag
• Administrere adgang til visse oplysninger i din profil

Oversigt

Deling af oplysninger om dig selv kan hjælpe dig med at komme i kontakt med andre og opbygge dit professionelle netværk. Det er dog vigtigt at forstå, hvilken type oplysninger du deler, og hvor bredt du deler dem. Det kan f.eks. være, at du vil dele personlige oplysninger som f.eks. dit mobiltelefonnummer med din arbejdsgruppe eller din chef frem for alle i organisationen.

Derudover skal du kontrollere, om din organisation har politikker om deling af oplysninger. Din organisation kan f.eks. have politikker om, hvilke typer oplysninger der bør og ikke bør gemmes online, eller kan kræve en godkendelsesproces for visse typer indhold.

Her er nogle vigtige måder, hvorpå oplysninger deles via Mit websted:

• Indhold på Mit websted, herunder dokumenter, lister og blogge
• Mærker og noter, du anvender på sider og dokumenter
• Foreslåede nøgleord og kolleger, som du har godkendt, og som kan bruges til hurtigt at opdatere Mit websted, så du kan kommunikere med andre
• Personlige oplysninger, f.eks. kontaktoplysninger, interesser, ansvarsområder, kolleger og e-maillistemedlemskaber i din profil samt eventuelle opdateringer, du foretager af dine profiloplysninger

Vær opmærksom på, at organisationen kan tilpasse Mit websted, f.eks. ved at styre, hvilke typer oplysninger du kan tilføje eller tilpasse. Din organisation kan også tilføje oplysninger til Mit websted fra andre datakilder, f.eks. en personaledatabase.

Toppen af siden

Dele og administrere adgang til indhold på Mit websted

Mit websted indeholder allerede tre indstillinger til deling af dokumenter:

• Delte dokumenter Brug dette bibliotek til at gemme dokumenter, som du vil dele med flere personer. Afhængigt af hvordan Mit websted er konfigureret, kan du redigere tilladelserne til biblioteket samt bestemte mapper og elementer.
• Private dokumenter Brug dette bibliotek til dokumenter, som du ikke vil dele med andre. Det kan være nyttigt at gemme dokumenter i dette bibliotek, hvis du f.eks. ofte har brug for at åbne et dokument fra forskellige computere, men ikke vil dele dokumentet med dine kolleger.

Afhængigt af hvordan Mit websted er konfigureret, kan du også tilføje andet indhold, f.eks. andre biblioteker, lister og et blogwebsted, hvor du kan dele dine ideer.

Du kan administrere tilladelserne for disse elementer på samme måde, som folk administrerer tilladelser for indhold på andre websteder. Tilladelserne kan tilpasses på webstedsniveau samt for lister, biblioteker, mapper, bestemte dokumenter og listeelementer.

På fanen Indhold i din profil kan andre også få vist offentlige dokumenter, som du har forfattet, på andre SharePoint-websteder, du er medlem af, hvis de har tilladelse til at få vist indholdet.

Din organisation kan have yderligere politikker for, hvilke typer dokumenter du kan gemme på Mit websted.

Toppen af siden

Forstå, hvordan personer tilføjer kolleger og følger aktiviteter

Du kan følge kollegers aktiviteter, så du kan se, hvornår de mærker en interessant artikel, skriver en note til en andens notetavle eller ændrer stillingsbetegnelser. Deres aktiviteter vises i omvendt kronologisk rækkefølge i din nyhedsstrøm. Omvendt kan personer i organisationen tilføje dig som kollega og følge dine aktiviteter i deres nyhedsopdateringer.

People kan tilføje dig som kollegaer og følge dine aktiviteter, uanset om du tilføjer dem som kolleger eller ej og omvendt. Hvis du er interesseret i den pågældende persons aktiviteter, kan du tilføje vedkommende som en kollega, så du også kan følge vedkommendes aktiviteter. Nogle aktiviteter, f.eks. at anvende et nøgleord, som en anden har angivet som en interesse, kan blive vist i nyhedsstrømmen hos alle, der har tilladelse til at se dit Mit websted.

Afhængigt af hvordan administratoren har konfigureret Mit websted, kan du ændre, hvilke aktiviteter du ser i din nyhedsstrøm, ved at redigere afsnittet Indstillinger i din profil. Du kan f.eks. vælge, om du vil modtage en meddelelse i din nyhedsstrøm, når en kollega skifter gruppe eller skriver en besked på en persons profilside. Indstillingerne ændrer ikke, hvilke af dine aktiviteter folk kan se i deres nyhedsopdateringer.

Afhængigt af konfigurationen af Mine websteder kan du modtage en besked via mail, når nogen tilføjer dig som kollega. Meddelelsen informerer dig om, at en person har tilføjet dig som kollega og følger dine aktiviteter, men den giver dig ikke mulighed for at afslå, om den pågældende person kan tilføje dig som kollega.

Hvis du ikke vil have besked, når nogen tilføjer dig som kollega, kan du bruge følgende fremgangsmåde:

1. Gør et af følgende:

   • Hvis du allerede får vist en andens profil eller en side på Mit websted, skal du klikke på Min profil.
   • Hvis du får vist en anden type side på dit SharePoint-websted, skal du klikke på dit navn i øverste højre hjørne og derefter klikke på Min profil.

2. Klik på Rediger min profil.

3. I sektionen Indstillinger ud for Mailbeskeder skal du fjerne markeringen i afkrydsningsfeltet Giv mig besked, når nogen tilføjer mig som kollega .

Toppen af siden

Arbejde med mærker, bedømmelser, noter og statusmeddelelser

Mærker, noter og statusmeddelelser er metoder til at opdage oplysninger og oprette forbindelse til andre brugere i organisationen.

Mærker

Hvis social mærkning er aktiveret af din administrator, kan du mærke indhold, så du nemt kan huske, klassificere eller dele det med andre. Du kan mærke sider og dokumenter på et SharePoint-websted samt andre intranet- og internetsider. Når du anvender et mærke, kan du angive, om det er offentligt eller privat.

For at hjælpe folk med at finde indhold af interesse er der forskellige måder at se, hvornår nogen har anvendt et offentligt mærke på indhold, forudsat at folk har tilladelse til at se indholdet:

• Du kan modtage opdateringer i din nyhedsstrøm, når en af dine kolleger placerer et mærke på indhold, du har tilladelse til at se. Dine kolleger kan også se, når du anvender mærker på indhold, de har tilladelse til at se.
• Hvis du har føjet nøgleord til sektionen Interesser på din profil, kan du se, hvornår folk bruger dette nøgleord som et tag, forudsat at du har tilladelse til at få vist det indhold, de tager. Hvis du f.eks. følger "fotografi" som en interesse, og nogen bruger ordet "fotografi" i et offentligt tag, modtager du en opdatering i din Newsfeed.
• Omvendt kan andre se, når du bruger et nøgleord, de har tilføjet som en interesse. Når folk følger et nøgleord som en interesse, behøver de ikke at være kolleger for at modtage en opdatering, når nogen tagger indhold med det pågældende nøgleord eller deler en fælles interesse.
• Sektionen Seneste aktiviteter på din profil viser, hvornår du for nylig har tagget indhold, hvis seeren har tilladelse til at se indholdet. Hvis personer har tilladelse til at se din profil, kan de se sektionen Seneste aktiviteter , uanset om de følger dig som kollega eller ej.

Dine mærker vises også i en samling af mærker, nogle gange kaldet en mærkesky, som andre kan se på din profil. People kan også få vist flere oplysninger om et mærke samt seneste aktiviteter, der er relateret til et mærke, f.eks. hvornår nogen har anvendt det pågældende mærke. Mærker, du anvender, kan også interagere med virksomhedsnøgleord, der administreres centralt af organisationen. Få mere at vide ved at kontakte den person, der administrerer ordsæt og virksomhedsnøgleord for organisationen.

Du kan markere et mærke som offentligt eller privat. Hvis du opretter et mærke som et offentligt mærke, men markerer det som privat eller sletter det senere, påvirker det ikke den opdatering, som brugerne modtager i deres nyhedsopdateringer, da mærket blev oprettet. Den første opdatering om mærket forbliver i personers nyhedsstrømme. Når du markerer et mærke som privat, er URL-adressen eller dokumentet, som mærket peger på, ikke længere tilgængeligt for brugerne. Brugerne kan dog stadig se teksten i det mærke, du har markeret som privat.

Bedømmelser

Hvis funktionen bedømmelser er aktiveret i et bibliotek, kan personer med adgangstilladelse til indholdet bedømme det med et stjernesystem. Afhængigt af hvordan biblioteket er konfigureret, kan forfatteren og de personer, der har tilladelse til at få vist indholdet, se det samlede antal bedømmelser for dokumentet, men ikke oplysninger om, hvem der har anvendt klassificeringen (f.eks. vises brugernavne ikke ud for bedømmelserne). Microsoft SharePoint Server gemmer dog brugernavne, og brugernavne kan benyttes af SharePoint-kompatible programmer og løsninger.

Hvis andre har tilføjet dig som kollega, modtager de en opdatering i deres Newsfeed, når du bedømmer indhold, under forudsætning af at de har tilladelse til at se indholdet. De kan se et link til det indhold, du har klassificeret, og den bedømmelse, du har givet for det. Der vises også en opdatering i sektionen Seneste aktiviteter i din profil, som kan ses af alle, der har tilladelse til at se Mit websted og indholdet, du har klassificeret.

Noter

Du kan skrive noter om dokumenter og sider, som brugerne kan se, når de besøger de dokumenter og sider, hvor noterne blev anvendt. Du kan også skrive noter på andre personers profiler samt din egen profil.

People, der følger dine aktiviteter som kollega, modtager en opdatering i deres nyhedsstrøm om de noter, du skriver. Sektionen Seneste aktiviteter på din profil viser de noter, du for nylig har skrevet om forskellige dele af indholdet, hvis tilskueren har adgang til indholdet.

De noter, du sender, vil være synlige for alle. Du kan redigere eller slette en note, efter du har oprettet den, men det påvirker ikke den opdatering, som brugerne modtager i deres nyhedsopdateringer, eller som vises i dine seneste aktiviteter , når noten oprettes.

Statusmeddelelser

Du kan dele dine tanker via en kort statusmeddelelse, som vises ud for dit navn og billede, når andre besøger din profil.

People, der følger dine aktiviteter som kollegaer, modtager en opdatering i deres Newsfeed, når du ændrer din statusmeddelelse. Opdateringer til din statusmeddelelse vises også i sektionen Seneste aktiviteter på din profil. Du kan redigere eller slette en statusmeddelelse, men det påvirker ikke den oprindelige opdatering, som brugerne modtager i deres nyhedsopdateringer eller vises i dine seneste aktiviteter.

Toppen af siden

Forstå kollega- og nøgleordsforslag

Afhængigt af hvordan Mit websted er konfigureret, og hvilke programmer der er installeret, får du muligvis forslag til kollegaer og nøgleord, så du hurtigere kan få forbindelse til personer og oplysninger.

Disse forslag kan baseres på, hvordan du bruger SharePoint-kompatible programmer, f.eks. Microsoft Outlook 2010.

Funktionen SharePoint Server-tilføjelsesprogram til kollegaer i Outlook 2010 scanner f.eks. din sendte mailmappe for at søge efter specifikke navne og nøgleord samt hyppigheden af disse navne og nøgleord. Listen opdateres jævnligt og gemmes på computerens harddisk.

Du kan se listen over mulige kolleger på siden Tilføj kollegaer i din profil, hvor du kan godkende eller afvise kollegerne.

Du kan se en liste over foreslåede nøgleord, når du redigerer din profil, og du kan godkende eller afvise søgeordene. Godkendte nøgleord føjes til sektionerne Spørg mig om eller Interesser på din profil.

Administrere, om dine sendte mails skal analyseres for forslag til kollegaer og nøgleord

Du kan fravælge at få din mail analyseret ved at administrere indstillingerne i visse mailprogrammer. Du kan f.eks. bruge følgende procedure i Outlook 2010 til at deaktivere e-mail-analyse. Hvis du bruger et andet program, der kan analysere sendte mails for at finde forslag til kollegaer og nøgleord, skal du se Hjælp i dit program.

1. Klik på menuen Filer i Outlook 2010, og klik derefter på Indstillinger.
2. Klik på Avanceret, og rul til sektionen Andet .
3. Fjern markeringen i afkrydsningsfeltet Tillad analyse af sendte e-mails for at identificere de personer, du ofte sender e-mails til, og de emner, du ofte diskuterer, og overfør disse oplysninger til standard-SharePoint Server-afkrydsningsfeltet.
4. Klik på OK.

Administrere, om SharePoint Server skal sende forslag til kolleger og nøgleord i mail

Afhængigt af hvordan Mit websted er konfigureret, kan du modtage forslag pr. mail til kolleger og nøgleord, der kan tilføjes. Du kan fravælge at modtage disse mails ved at benytte følgende fremgangsmåde i SharePoint Server.

1. Gør et af følgende:

   • Hvis du allerede får vist en andens profil eller en side på Mit websted, skal du klikke på Min profil.
   • Hvis du får vist en anden type side på dit SharePoint-websted, skal du klikke på dit navn i øverste højre hjørne og derefter klikke på Min profil.

2. Klik på Rediger min profil.

3. Rul ned til sektionen Indstillinger, og fjern markeringen i afkrydsningsfeltet Send mig forslag til nye kolleger og nøgleord ud for mailbeskederne.

Toppen af siden

Administrere adgang til visse oplysninger i din profil

Afhængigt af hvordan din profil er konfigureret, kan du bruge kategorier for beskyttelse af personlige oplysninger til at angive, at kun bestemte personer kan få vist nogle af oplysningerne i din profil, medlemskaber af dit websted og distributionslister samt på din liste over kolleger. Det kan f.eks. være, at du ønsker, at alle, der kan se din profil, skal se alle de websteder, du er medlem af.

Oplysningerne i din profil kan indeholde nogle oplysninger fra din administrator, men du kan muligvis redigere, hvem der kan se nogle af de personlige oplysninger, f.eks. dit personlige telefonnummer.

Siden Medlemskaber i din profil indeholder en liste over websteder og distributionslister, du tilhører. Afhængigt af hvordan Mit websted er konfigureret, kan du anvende kategorien for beskyttelse af personlige oplysninger for hvert medlemskab.

Dine kolleger omfatter typisk medlemmer af teamet samt andre, hvis aktiviteter du ønsker at følge. Du kan organisere dine kolleger i grupper, men du kan kun styre, hvem der kan se dine kolleger, ved at anvende følgende kategorier for beskyttelse af personlige oplysninger:

• Alle
• Mine kolleger
• Mit team
• Min chef
• Kun mig

Anvend kategorier for beskyttelse af personlige oplysninger på dine profiloplysninger, medlemskaber og listen over kolleger

Du kan ændre kategorierne for beskyttelse af personlige oplysninger for dine profiloplysninger, medlemskaber og lister over kolleger i din profil.

1. Gør et af følgende:

   • Hvis du allerede får vist en andens profil eller en side på Mit websted, skal du klikke på Min profil.
   • Hvis du får vist en anden type side på dit SharePoint-websted, skal du klikke på dit navn i øverste højre hjørne og derefter klikke på Min profil.

2. Hvis du vil redigere nogle af dine profiloplysninger, skal du klikke på Rediger min profil under vores billede.

3. Hvis du vil redigere medlemskaber, skal du klikke på Medlemskaber. Markér afkrydsningsfeltet ud for de medlemskaber, du vil ændre, og klik derefter på Rediger medlemskaber.

4. Hvis du vil redigere listen over kollegaer, skal du klikke på Kollegaer, markere afkrydsningsfelterne ud for de kollegaer, hvis indstillinger du vil ændre, og derefter klikke på Rediger kollegaer.

5. Foretag de ønskede ændringer, og klik derefter på OK.

Tilføj en kollega til dit team

Du kan anvende indstillingen Mit team på nogle oplysninger i din profil, dine medlemskaber eller på listen over kolleger, hvis du vil administrere, hvem der har adgang til at se dem. Du kan f.eks. dele et element udelukkende med dit team i stedet for alle dine kolleger eller alle, der har adgang til at se din profil.

Du kan føje en person til teamet, hvis vedkommende har tilladelse til at se Mit websted, uanset om det er en person direkte i din afdeling eller en person, du arbejder tæt sammen med i en anden afdeling.

1. Gør et af følgende:

   • Hvis du allerede får vist en andens profil eller en side på Mit websted, skal du klikke på Min profil.
   • Hvis du får vist en anden type side på dit SharePoint-websted, skal du klikke på dit navn i øverste højre hjørne og derefter klikke på Min profil.

2. Klik på Kollegaer, vælg den kollega, du vil føje til teamet, og klik derefter på Rediger kollegaer. Du kan vælge flere kolleger, hvis du vil.

3. Klik på Ja under Føj til mit team i sektionen Føj til gruppe.

4. Klik på OK.

Toppen af siden