Dokument-id'er kan hjælpe med administration af dokumenter eller poster. Aktivér dokument-id-tjenesten for på et websted for at føje et dokument-id til hver fil på webstedet.
I denne artikel
Oversigt
Dokument-id'er hjælper dig med at administrere dine dokumenter ved at gøre det nemt at spore elementer uanset deres placering. Hvis f.eks. en juridisk kontrakt flyttes fra et dokumentbibliotek på ét websted til et dokumentbibliotek på et andet websted, vil kontrakten være nem at finde baseret på dens dokument-id. Dokument-id'er tildeles automatisk til overførte dokumenter, og dette id følger elementet i hele dets livscyklus. Dokument-id'er kan også tildeles til dokumentgrupper.
Når tjenesten Dokument-id aktiveres første gang, tildeles nye dokumenter i gruppen af websteder automatisk nye id'er. Et timerjob er planlagt til at tildele id'er til dokumenter, der allerede findes i gruppen af websteder.
Når tjenesten er aktiveret, føjes der desuden automatisk en ny kolonne til indholdstyperne Dokument- og Dokumentgruppe. Kolonnen Dokument-id viser det id, der er tildelt et element.
Før du bruger funktionen Dokument-id i dit indholdsstyringssystem, skal du først aktivere den for hver gruppe af websteder, som dine dokumenter er placeret i.
Flytte filer med et dokument-id
I SharePoint flyttes dokument-id'et normalt sammen med filen. Men når destinationswebstedet ikke har aktiveret dokument-id-tjenesten, har dokumentet ikke længere et dokument-id.
For SharePoint Server er den eneste måde at bevare et dokument-id på websteder på ved at bruge den administrative side Webstedsindhold og Struktur i Indstillinger for websted under flytning af dokumenter.
Kopiering af filer med et dokument-id
Når der oprettes en kopi af en fil, oprettes der et nyt dokument-id til kopien. En fil, der er downloadet fra ét websted og uploadet til et andet, er f.eks. en kopi. Men når destinationswebstedet ikke har dokument-id-tjenesten aktiveret, har kopien ikke et dokument-id.
Aktivere og konfigurere dokument-id'er
Hvis du først vil bruge dokument-id'er til at spore dokumenter eller poster, skal du følge en proces i to trin:
Aktivere funktionen Dokument-id for en gruppe af websteder
Bemærk!: Hvis du vil aktivere funktionen Dokument-id, skal du være administrator for en gruppe af websteder.
-
Gå til gruppen af websteder på øverste niveau.
-
Vælg Indstillinger, og vælg derefter Indstillinger for websted.
-
Klik på Funktioner på gruppen af websteder under Administration af gruppe af websteder.
-
Ud for Dokument-id-tjeneste skal du vælge Aktivér. Der vises en Aktiv etiket ud for elementet, og funktionen er aktiveret for den aktuelle gruppe af websteder.
Aktivere og konfigurere brugen af dokument-id'er i en gruppe af websteder
Når du aktiverer funktionen Dokument-id for en gruppe af websteder, tildeles alle dokumenter i gruppen af websteder automatisk et dokument-id. Husk, at afhængigt af antallet af dokumenter, der findes i din gruppe af websteder, kan denne proces tage lidt tid.
Bemærk!: Hvis du vil aktivere og konfigurere funktionen Dokument-id, skal du være administrator for en gruppe af websteder.
-
Gå til gruppen af websteder på øverste niveau.
-
Vælg Indstillinger, og vælg derefter Indstillinger for websted.
-
Vælg Indstillinger for dokument-id under Administration af gruppe af websteder.
-
På siden Indstillinger for dokument-id i sektionen Tildel dokument-id'er skal du kontrollere, at afkrydsningsfeltet Tildel dokument-id'er er markeret.
Bemærk!: Når du aktiverer tildeling af dokument-id'er for den første i en gruppe af websteder, vises en meddelelse: Konfiguration af funktionen Dokument-id er planlagt til at blive fuldført af en automatiseret proces. Det betyder, at et timerjob er ansvarligt for at fuldføre tildelingen af dokument-id'erne til alle dokumenter i gruppen af websteder. Den tid, det tager at gennemføre denne proces, afhænger af antallet af dokumenter i din gruppe af websteder.
-
Hvis du vil angive en brugerdefineret streng med tegn eller tal, der automatisk føjes til begyndelsen af hvert dokument-id, skal du angive strengen under Start-id'er med følgende tegn.
-
Markér afkrydsningsfeltet Nulstil alle dokument-id'er i denne gruppe af websteder for at begynde med disse tegn, hvis der automatisk skal tilføjes et præfiks for alle eksisterende dokument-id'er i gruppen af websteder.
-
I sektionen Søgeområde for opslag efter dokument-id skal du vælge de websteder, der skal bruges som søgeområde for id-opslag.
-
Vælg OK.
Bemærk!: Som nævnt ovenfor føjes en kolonne til indholdstyperne Dokument- og Dokumentgruppe som niveauet for gruppen af websteder, når tjenesten Dokument-id er aktiveret for en hvilken som helst gruppe af websteder. Kolonnen Dokument-id bruges til at vise det id, der er tildelt et element.
