Anvend opbevaringsetiketter på filer i SharePoint eller OneDrive

Anvend et opbevaringsmærkat på et element

I OneDrive eller et SharePoint -bibliotek kan du anvende en opbevaringsetiket på en fil, f.eks. etMicrosoft 365 dokument, der er oprettet i Word, PowerPoint, Exceleller enOneNotenotesbog. Du kan også navngive ikke-Office-filer, f.eks. et PDF-dokument eller en billedfil. SharePointlisteelementerkan også navngives.

Du kan også anvende en etiket på et bibliotek eller en mappe. Når du navngiver et bibliotek eller en mappe, anvendes opbevaringsetiketten som standard på filer, der ikke er navngivet i den pågældende mappe. Få mere at vide om standardnavne til SharePoint.

Angiv et standardopbevaringsetiket til et SharePoint-dokumentbibliotek

1. Åbn dokumentbiblioteket.

2. Øverst til højre i vinduet skal du vælge ikonet Indstillinger:  

3. Vælg Indstillinger for bibliotek.

4. På siden Indstillinger under Tilladelser og administration skal du vælge Anvend etiket på elementer på denne liste eller i dette bibliotek.

5. På siden Anvend etiket skal du vælge rullelisten og derefter vælge den etiket, du vil anvende.

   Den etiket, du vælger, anvendes automatisk på alle nye filer, der er føjet til dokumentbiblioteket, fra nu af.

6. Valgfrit: Hvis du automatisk vil anvende navnet på alle de filer, der aktuelt findes i dokumentbiblioteket, skal du vælge Anvend etiket på eksisterende elementer i biblioteket.

7. Markér Gem.

Oprette en visning, der indeholder opbevaringsetiketter

I SharePoint(og Teams – men ikke OneDrive) kan du oprette en visning af det bibliotek, der indeholder kolonnen Etiketter, eller element er en Post-kolonne. Denne visning giver dig et hurtigt overblik over de opbevaringsetiketter, der er tildelt til alle elementer, og hvilke elementer der er poster. Bemærk dog, at du ikke kan filtrere visningen efter elementet er en Post-kolonne. Sådan opretter du en sådan visning.

Start med at gøre kolonnen Opbevaringsetiket synlig: 

1. Øverst i en kolonne skal du vælge pil ned og derefter vælge Kolonneindstillinger > Vis/skjul kolonner.

   

2. I ruden Rediger visningskolonner skal du markere feltet for Opbevaringsetiket.

   

3. Når du er færdig, skal du vælge Anvend.

Hvis du vil, kan du gemme visningen for at få hurtig adgang på et senere tidspunkt:

1. I højre side af kommandolinjen skal du vælge Visningsindstillinger > Gem visning som:

   

2. Tildel et navn til visningen.

3. Vælg, om visningen skal være offentlig, så andre kan se den.

4. Markér Gem.

Nogle handlinger er ikke tilladt for elementer med mærkat

Når et element har en opbevaringsetiket, er nogle handlinger ikke tilladt – afhængigt af de indstillinger, din administrator har valgt. 

Hvis du ser en meddelelse i SharePoint om, at du ikke kan redigere et navngivet element, skyldes det, at det er blevet navngivet en post. Du kan muligvis redigere dette element, hvis du først låser det op. Se næste afsnit for at få vejledning.

Låse eller låse en post op 

Nogle opbevaringsetiketter har mulighed for at "låse" et element, fordi det er en post , der skal bevares. Dette forhindrer f.eks. elementet i at blive slettet. For ting som kontrakter er dette en vigtig registreringsforanstaltning. Du kan dog muligvis låse elementer op, så de kan revideres eller opdateres med en ny version. 

1. Vælg det element, du vil låse eller låse op, i biblioteket eller på listen.

2. Øverst til højre i vinduet skal du vælge Åbn detaljeruden: 

   

3. I ruden Detaljer under Poststatus skal du vælge Låst.

4. Der vises et til/fra-kontrolelement ud for navnet på indstillingen. Klik på til/fra-knappen for at skifte fra Låst til Låst eller omvendt.

   

Når elementet er låst op, kan du redigere det. Når du er færdig med at redigere, kan du også låse elementet igen ved at følge trinnene ovenfor og slå status for Post tilbage til Låst. 

Se også

For administratorer: Sammenlign begrænsningerne for, hvilke handlinger der er tilladt eller blokeret