Når du har fuldført et projekt, har du sandsynligvis ikke længere brug for umiddelbar adgang til det, og det kan være en god ide at skjule det fra at blive vist i Projektcenter og i teammedlemmernes visninger Min opgave. Arkivering og skjulning af fuldførte projekter reducerer "clutter" i disse visninger og hjælper med at forhindre brugere i at foretage ændringer i projekter, der ikke længere er aktive.
Der findes én "standardmetode" til arkivering af projekter, der effektivt anvender Microsoft Project Server 2010. Hvis denne metode ikke opfylder dine behov, er der et par alternative metoder, der kan være bedre egnet til din organisation. Denne artikel omhandler disse metoder samt bedste fremgangsmåder for langsigtet arkivering.
Denne artikel indeholder
Arkivér et projekt ved hjælp af standardmetoden
Standardmetoden til arkivering af et projekt er en proces i flere trin:
-
Trin 1: Annullere publiceringen af alle projektopgaver
-
Trin 2: Deaktiver opdateringer i projektets hovedopgave
-
Trin 3: Konfigurer en sikkerhedsgruppe for brugere, der ikke er administratorer
-
Trin 4: Konfigurer en arkiveringssikkerhedskategori
-
Trin 5: Arkivér projektteamwebstedet
Disse trin udføres af projektlederen og administratoren, som angivet i hvert af de følgende afsnit.
Trin 1: Annullere publiceringen af alle projektopgaver
Hvis projektet tidligere er blevet publiceret til gruppemedlemmer, og du nu vil fjerne projektet og dets opgaver fra deres visninger, skal projektlederen annullere publiceringen af alle opgaver i det projekt, du arkiverer. Projektlederen kan starte denne proces i Microsoft Project Web App, men den faktiske annullering af publicering udføres i Microsoft Project Professional 2010.
Bemærk!: Hvis du annullerer publiceringen af en opgave, fjernes der ikke noget accepteret og anvendt arbejde fra projektet. Dog slettes alle opdateringsgodkendelsesoversigter, der er knyttet til en opgave.
Sådan annullerer du publiceringen af alle projektopgaver:
-
Klik på Projektcenter under Projekter på Værktøjslinjen Hurtig start.
-
Klik på navnet på det projekt, du arkiverer, i kolonnen Projektnavn .
-
Klik på pilen på knappen Rediger i gruppen Projekt under fanen Opgave, og klik derefter på I Project Professional.
-
I Project Professionel 2010skal du rulle til den yderste højre kolonne i tabeldelen af Gantt-diagramvisningen , klikke på overskriften Tilføj ny kolonne og derefter klikke på Publicer. Hvis visningen Gantt-diagram allerede indeholder kolonnen Udgiv , skal du springe dette trin over.
-
Klik på Nej i kolonnen Udgiv for hver opgave i projektet.
Tip!: Hvis du vil gøre denne proces hurtigere for større projekter, skal du angive den første opgave til Nej. Klik derefter på håndtaget i nederste højre hjørne af cellen, og træk i det for at kopiere celleindholdet i kolonnen Udgiv .
-
Klik på Publicer under fanen Filer.
-
Når projektet er publiceret, skal du lukke og tjekke projektet ind.
Trin 2: Deaktiver opdateringer i projektets hovedopgave
Derefter skal projektlederen muligvis deaktivere opdateringer i projektets hovedopgave, så der ikke er mulighed for rapportering af timesedler.
Sådan deaktiverer du opdateringer i projektets hovedopgave:
-
Klik på Projektcenter under Projekter på Værktøjslinjen Hurtig start.
-
Klik på navnet på det projekt, du arkiverer, i kolonnen Projektnavn .
-
Markér afkrydsningsfeltet Projektets hovedopgave i gruppen Vis/skjul under fanen Indstillinger.
-
Klik på Luk i gruppen Opgaver under fanen Indstillingerfor at Opdateringer.
-
Markér afkrydsningsfeltet for projektets hovedopgave (id er 0) i sektionen Vælg opgaver , og klik derefter på Publicer.
Trin 3: Konfigurer en sikkerhedsgruppe for brugere, der ikke er administratorer
Når projektlederen har forberedt projektet til arkivering, opretter administratoren en sikkerhedsgruppe, der indeholder alle brugere med undtagelse af administratorer.
Sådan oprettes en sikkerhedsgruppe for brugere, der ikke er administratorer:
-
Klik på Serverindstillinger under Indstillinger på Værktøjslinjen Hurtig start.
-
Klik på Administrer grupper under Sikkerhed på siden Serverindstillinger.
-
Klik på Ny gruppe.
-
I sektionen Gruppeoplysninger skal du skrive Alle ikke-Administration Brugere i feltet Gruppenavn.
-
I sektionen Brugere i feltet Tilgængelige brugere skal du vælge navnene på alle brugere, der ikke er administratorer, og derefter klikke på Tilføj for at flytte dem til feltet Valgte brugere .
-
Klik på Gem.
Trin 4: Konfigurer en arkiveringssikkerhedskategori
Når administratoren har oprettet gruppen Alle brugere, der ikke er Administration, er næste trin at oprette en arkiveringssikkerhedskategori. Under denne proces vælger administratoren, hvilke projekter der skal arkiveres, ved at medtage dem i denne kategori.
Sådan opretter du en arkiveringssikkerhedskategori :
-
Klik på Serverindstillinger under Indstillinger på Værktøjslinjen Hurtig start.
-
Klik på Administrer kategorier under Sikkerhed på siden Serverindstillinger.
-
Klik på Ny kategori på siden Administrer kategorier.
-
I sektionen Navn og beskrivelse skal du skrive Arkiv i feltet Kategorinavn .
-
I sektionen Brugere og grupper under Tilgængelige brugere og grupper skal du klikke på Alle ikke-Administration brugere og derefter klikke på Tilføj for at flytte gruppen til feltet Brugere og grupper med tilladelser.
-
Under Tilladelser for alle brugere, der ikke Administration (gruppe) skal du markere afkrydsningsfeltet Afvis for alle tilladelser.
Tip!: Markér afkrydsningsfeltet Afvis for hver tilladelsesnode på øverste niveau (Project og ressource) for at afvise alle tilladelser, der er indrykket under hver node.
-
I sektionen Projekter skal du vælge Kun de angivne projekter og derefter klikke på navnet på det projekt, du arkiverer, i feltet Tilgængelige projekter .
Bemærk!: Sørg for IKKE at markere nogen af de afkrydsningsfelter, der er angivet under Anvend ovenstående Project-sikkerhedstilladelser på alle projekter, hvor. Hvis du gør det, kan det skabe problemer med tilladelser for andre projekter og ressourcer.
-
Klik på Tilføj for at flytte projektet til feltet Valgte projekter .
-
Klik på Gem.
Trin 5: Arkivér projektteamwebstedet
Mange projekter bruger det tilknyttede projektteamwebsted til at indsamle oplysninger, der supplerer projektplanen. Det kan være en god ide at sikre, at disse oplysninger også arkiveres. Microsoft SharePoint Server 2010 aktiverer sikkerhedskopiering på webstedsniveau. Du kan finde flere oplysninger om, hvordan administratoren udfører dette trin, under Eksportér et websted, en liste eller et dokumentbibliotek (SharePoint Server 2010).
Når webstedet er sikkerhedskopieret, kan administratoren slette webstedet.
Sådan sletter du et projektteamwebsted:
-
Klik på Serverindstillinger under Indstillinger på Værktøjslinjen Hurtig start.
-
Klik på Projektwebsteder under Driftspolitikker på siden Serverindstillinger.
-
Klik på den række, der indeholder det projektteamwebsted, du har sikkerhedskopieret, og klik derefter på Slet websted.
-
Klik på OK for at bekræfte sletningen.
Arkivér et projekt ved hjælp af en alternativ metode
Standardmetoden til arkivering er grundig og giver mulighed for gendannelse, hvis du har brug for det. Men omfattende arkivering er ikke altid det, en organisation har brug for. Nogle gange er det nok blot at skjule fuldførte projekter fra visningen eller gemme et projekt lokalt for at opfylde dine arkiveringskrav.
Hvis standardmetoden til arkivering ikke ser ud til at passe til dine behov, er her et par alternativer:
-
Skjule projektet i Projektcenter Hvis du blot ønsker at skjule fuldførte projekter i Projektcenter, kan du føje et arkivflag til siden Projektdetaljer og derefter filtrere en projektcentervisning for kun at få vist de projekter, hvor arkivflaget er indstillet til Nej.
-
Fjern projektet fra kladdedatabasen En anden mulighed er at sikre, at projektet sikkerhedskopieres til arkivdatabasen og derefter sletter projektet fra databaserne Kladde, Publiceret og Rapportering . Hvis du har brug for data fra det arkiverede projekt på et senere tidspunkt, skal du bruge indstillingen Administrativ gendannelse på siden Serverindstillinger for at få den tilbage i kladdedatabasen og derefter genudgive projektet.
-
Gem Projektet som en . MPP-fil Hvis du vil fjerne projektet helt fra Project Server, er en anden mulighed at åbne projektet fra Project Server ved hjælp af Project Professionel 2010og derefter gemme projektet som en MPP-fil. Du kan få mere at vide i afsnittet "Gem dit projekt lokalt" i Gem et projekt. Vi anbefaler, at du gemmer projektet med alle brugerdefinerede feltdata, så MPP-filen isoleres fra eventuelle yderligere ændringer, der er foretaget i brugerdefinerede felter i Project Server. Når du har gemt og sikkerhedskopieret projektet som en MPP-fil, kan det slettes fra Project Server. Hvis du har brug for at gendanne projektet på et senere tidspunkt, kan du åbne MPP-filen i Project Professionel 2010 , mens du har forbindelse til Project Server, og derefter gemme projektet på serveren.
Bemærk!: Hvis du bruger denne metode, brydes alle leverancer, problemer og risici mellem projektet og dets projektteamwebsted i Project Server.
Bedste fremgangsmåder for langsigtet arkivering
Fra tid til anden kan projekt-MPP-filformatet, project Server-indholdsdatabaseskemaerne og SharePoint-webstedsskemaerne ændres, så de afspejler nye funktioner. Dette kan påvirke bagudkompatibilitet i det omfang, et projekt, der er gemt som en MPP-fil, en gammel sikkerhedskopi af en Project Server-indholdsdatabase eller en sikkerhedskopi af et projektteamwebsted, muligvis ikke kan bruges med det samme.
En bedste fremgangsmåde er altid at planlægge, hvordan du medtager arkiveret indhold i din opgraderingsplanlægning. Dette reducerer tiden til at gendanne et gammelt projekt, der ellers kan kræve flere opgraderingstrin.
