Brug en webdel med ofte stillede spørgsmål i SharePoint

Oversigt

Hvad er webdelen Ofte stillede spørgsmål i SharePoint? 

Webdelen Ofte stillede spørgsmål er en AI-baseret funktion, der hjælper SharePoint-indholdsejere med at oprette og vedligeholde opdaterede ofte stillede spørgsmål-sektioner på deres SharePoint-sider og nyheder. Det hjælper forfattere på tværs af generation, kuration og forbedring af ofte stillede spørgsmål ved at udnytte jordforbindelseskilder (f.eks. Word, PowerPoint, PDF, Loop og Teams-møder) til at generere relevante kategorier, spørgsmål og svar. 

På et højt niveau benytter funktionen struktureret og ustruktureret indhold som input, anvender AI-baseret behandling for at udtrække og foreslå meningsfulde ofte stillede spørgsmål og producerer organiserede, kategoriserede ofte stillede spørgsmål-sektioner som output. Forfattere kan manuelt justere disse poster og sikre indhold af høj kvalitet og troværdigt indhold. 

Hvad kan webdelen Ofte stillede spørgsmål gøre?  

Webdelen Ofte stillede spørgsmål indeholder flere funktioner: 

• AI-Assisted generation af ofte stillede spørgsmål: Genererer automatisk kategorier, spørgsmål og svar baseret på udvalgte filer.

• Redigering med mennesker i Loop: Indholdsforfattere kan gennemse, redigere, fjerne og omarrangere kategorier, spørgsmål og svar, før de publicerer siden.

• Multi-Source Grounding: Understøtter flere indholdstyper (Word, PowerPoint, PDF, Loop og Teams-møder) for at forbedre nøjagtigheden og relevansen.

• Konfigurerbare visningsindstillinger: Understøtter forskellige layout (vinkeltegn, plus/minus) og giver brugerne mulighed for at tilpasse funktionsmåden for udvidelse.

Hvad er Copilot-licenskravene til denne funktion?

- Seere: Der kræves ingen Copilot-licens.

- Creators & Editors: En Microsoft 365 Copilot licens, der kræves for at oprette og redigere webdelen Ofte stillede spørgsmål.

Lad os se nærmere på, hvordan denne nye oplevelse forenkler og forbedrer oprettelse af ofte stillede spørgsmål i SharePoint.

Hvad er de ofte stillede spørgsmål til den tilsigtede anvendelse?  

Webdelen Ofte stillede spørgsmål er designet til at hjælpe organisationer med nemt at generere nøjagtige og handicapvenlige afsnit med ofte stillede spørgsmål på deres SharePoint-sider.  

Vigtige use cases omfatter: 

Hændelse – For eksempel: Oplysninger om begivenhed, tidsplaner og logistik

• Opsummer detaljer om begivenheder for kommende konferencer, kurser eller møder for hele virksomheden.

• Angiv tidsplaner, talerens bios, sessionsoversigter og logistikoplysninger for deltagerne.

• Stil almindelige spørgsmål til deltagerne forud for begivenheden for at reducere gentagne forespørgsler.

Produkt – For eksempel: Produktmeddelelser, funktionsopdateringer og brugervejledninger

• Opret ofte stillede spørgsmål om produktlancering direkte fra briefingdæk, produktbemærkninger eller teknisk dokumentation.

• Understøtter intern salgsaktivering eller kundevendte portaler med opdaterede produktoplysninger.

• Opbyg funktionsvejledninger og fejlfinding af ofte stillede spørgsmål for at forbedre brugerindføring og reducere supportanmodninger.

Politik – For eksempel: HR, IT, overholdelse og standardoperativsystemer

• Generér ofte stillede spørgsmål om HR-politik for emner som f.eks. orlov, fordele, onboarding og hybridarbejde.

• Opbyg ofte stillede spørgsmål om it-selvbetjening for at hjælpe medarbejderne med konfiguration af software, sikkerhedsprotokoller og fejlfinding af enheder.

• Dokumentering af overholdelsesprocedurer, virksomhedspolitikker og operationelle retningslinjer for at sikre ensartethed.

Føj en webdel med ofte stillede spørgsmål til en SharePoint-side

Modtag feedback og yderligere spørgsmål fra dine seere med ofte stillede spørgsmål

Som ejer af ofte stillede spørgsmål kan du nu indsamle feedback direkte fra brugerne af de ofte stillede spørgsmål. Et nyt felt under hver webdel med ofte stillede spørgsmål giver brugerne mulighed for at sende yderligere spørgsmål, hvis de ikke kan finde de oplysninger, de leder efter, på den aktuelle liste med ofte stillede spørgsmål.

Opdater dine ofte stillede spørgsmål med AI-forslag

Ansvarlige AI-noter

Hvordan blev webdelen Ofte stillede spørgsmål evalueret? Hvilke målepunkter bruges til at måle ydeevnen?  

Blandt de vigtigste evalueringsmetoder kan nævnes: 

Manuel og automatiseret test – Systemet gennemgik omfattende manuelle anmeldelser og automatiserede test på tværs af forskellige ofte stillede scenarier, der udnyttede Microsofts interne data og brugssituationer i den virkelige verden.

Automatiserede målepunkter for kvalitet – Ydeevnen blev vurderet ved hjælp af vigtige mål, f.eks.:

• Beholdt sats – Procentdelen af AI-foreslåede ofte stillede spørgsmål, som brugerne bevarer eller publicerer.

• Målepunkter for engagement – Sporing af, hvordan brugerne interagerer med ofte stillede spørgsmål, herunder visninger, klik og feedback.

Brugerfeedback & iterative forbedringer – Webdelen blev testet med rigtige brugere, indsamle feedback om indholdsnøjagtighed, læsbarhed og brugbarhed og kørsel af kontinuerlige forbedringer.

Systemet fungerer godt på tværs af almindelige ofte stillede spørgsmål, men ydeevnen kan variere for meget specialiserede emner. Forfattere opfordres til at gennemgå AI-genereret indhold, før de publiceres.

Hvad er begrænsningerne i webdelen Ofte stillede spørgsmål? Hvordan kan brugerne minimere virkningen af webdelens begrænsninger for ofte stillede spørgsmål, når de bruger systemet?  ​​​​​​​

Selvom webdelen Ofte stillede spørgsmål forbedrer administrationen af ofte stillede spørgsmål med AI-drevet automatisering, bør visse begrænsninger overvejes: 

• Kontekstafhængighed – AI'en afhænger af uploadede dokumenter og mødeafskrifter som grundkilder.

Sådan kan brugere reducere disse begrænsninger: 

• Bekræfte og redigere ofte stillede spørgsmål – Gennemse altid AI-genererede ofte stillede spørgsmål før publicering.

• Brug High-Quality kildemateriale – Sørg for, at dokumenter og mødenoter er omfattende og opdaterede for at forbedre nøjagtigheden.

• Brug humant tilsyn til Compliance-Sensitive emner – AI-genereret indhold skal altid valideres til lovmæssige emner eller emner med høj interesse.

Hvilke driftsmæssige faktorer og indstillinger giver mulighed for effektiv og ansvarlig brug af webdelen ofte stillede spørgsmål? 

Webdelen Ofte stillede spørgsmål indeholder flere indbyggede funktioner og kontrolelementer, der understøtter ansvarlig brug og er med til at sikre indholdskvaliteten under hele oprettelsesprocessen: 

• Kontekstafhængigt input for forbedret relevans: Forfattere af ofte stillede spørgsmål kan tilføje detaljerede beskrivelser og vælge den relevante type ofte stillede spørgsmål for at hjælpe systemet med at generere spørgsmål og svar, der er bedre tilpasset det tilsigtede scenarie.

• Gentaget forbedring og tilpasning: Forfattere kan redigere, gendanne, justere kategorier og justere begge spørgsmål (i generatorgrænsefladen) og svar (på lærredet) – hvilket giver mulighed for gentagende forbedringer af de ofte stillede spørgsmål, der er angivet før publicering.

• AI-Generated påmindelse om gennemgang af indhold: Forfattere bliver tydeligt mindet om, at "AI-genereret indhold kan være forkert", før de vælger at acceptere og publicere en foreslået ofte stillede spørgsmål, der tilskynder til tankevækkende gennemgang og menneskeligt tilsyn.

Hvordan gør jeg give feedback om webdelen Ofte stillede spørgsmål? 

Webdelen Ofte stillede spørgsmål indsamler feedback fra forfattere (som opretter og administrerer ofte stillede spørgsmål) for at sikre løbende forbedringer. 

Feedback & Metrics fra forfattere til Microsoft: 

Forfattere kan give direkte feedback om AI-genererede ofte stillede spørgsmål til Microsoft via forskellige signaler, som hjælper med at forbedre systemets nøjagtighed og anvendelighed: 

• Tommelfingre op/ned-bedømmelser – Forfattere kan bedømme ofte stillede spørgsmål, der er genereret af AI.

• Rapportér problemer eller funktionsanmodninger via Microsoft 365 Administration Center eller supportkanaler til SharePoint.