Brug filtrering til at redigere en SharePoint-visning

Filtre reducerer mængden af data, der returneres, ved at vælge elementer baseret på handlinger (f.eks. større eller mindre end) og matchende data. Når du opretter en filtreret visning, bør den første indekserede kolonne i filterudtrykket reducere datasættet med den største mængde. Filtrering på en stat eller et datofelt kan f.eks. ofte reducere et datasæt betydeligt. Hvis du har 15.000 elementer, skal du have det første indeks til at returnere mindre end 5000 elementer. Selvom dit datasæt ikke har over 5.000 elementer, er det stadig en god ide.

SharePoint vælger den første indekserede kolonne i en forespørgsel og bruger derefter resten af kolonnerne til at vælge dataene. Andre kolonner, du angiver i filteret, kan eller kan ikke indekseres. Visningen bruger ikke disse indekser, selvom det endelige resultat af den filtrerede visning er mindre end grænseværdien for listevisning.

Hvis du eksempelvis har en forespørgsel: størrelse = stor OG farve = rød. Størrelse er ikke indekseret på listen, men det er farve. Så længe der er færre end 5.000 elementer med farven "rød" på listen, resulterer forespørgslen i en stor liste. Men hvis du har en forespørgsel, hvor størrelse = stor ELLER farve = rød, skal databasen, selvom den finder alle de røde elementer, scanne hele listen for at finde alle de elementer, der har størrelsen stor. Hvis der returneres flere end 5.000 elementer, begrænses forespørgslen.

Hvis du bruger to eller flere kolonner i filterudtrykket, skal det bestemmende indeks eller indeks bruge en AND-operator. Hvis du f.eks. vil returnere Hunde fra en stor liste over dyr. Du har en ikke-indekseret kolonne kaldet Arter, hvor du har Hund som værdi. Hvis du kun forespørger efter Arter = Hund, begrænses forespørgslen. Men hvis du har en indekseret kolonne med navnet Klasse, bliver din forespørgsel Klasse = Pattedyr OG arter = Hund. Du kan også søge efter katte og hunde med forespørgslen Klasse = Pattedyr OG (Arter = HUND ELLER Arter = Katte). Den anden forespørgsel vælger alle pattedyr og filtrerer derefter til Hunde og katte.

Hvis de kolonner, du skal bruge til at filtrere, ikke har indekser, kan det være en god ide at starte med at oprette indekser. Du kan finde flere oplysninger i Føj et indeks til en SharePoint-kolonne.

Du kan bruge kolonner til at filtrere dataene på listen, hvilket opretter en visning. Derefter kan du redigere visningen og slette filtre. Skjulte kolonner kan også bruges til at sortere listen, selvom de ikke vises.

Opret en visning

Åbn den liste eller det bibliotek, hvor du vil oprette en visning.

1. Klik på overskriften for den kolonne, du vil filtrere efter, og vælg Filtrer i menuindstillingerne.

   

2. I filterruden, der åbnes i højre side af siden, skal du vælge den eller de kolonneværdier, du vil filtrere listen efter. Når du er færdig, skal du vælge knappen Anvend .
   
   
   
   Du bør nu bemærke, at kolonneoverskriften har et filterikon ud for sig for at angive, at listen filtreres efter værdier i den pågældende kolonne.
   
   
   
   Hvis du vil vide mere om filterruden, og hvordan du filtrerer efter værdier, der er gemt i flere forskellige kolonner, skal du læse Hvad er ruden med filtre for lister og biblioteker?

3. Gentag trin 1 og 2 for andre kolonner, du vil filtrere efter.

4. Se menuen Visninger øverst til højre på listen eller biblioteket. Du bør bemærke navnet på den aktuelle visning med en stjerne (*) ud for den– hvilket angiver, at visningen ikke er gemt. Hvis du vil oprette en ny visning, skal du vælge navnet på den aktuelle visning og derefter vælge Gem visning som i menuindstillingerne.
   
   

5. I feltet "Gem som", der vises, skal du skrive et nyt navn til visningen. (Hvis du vil have, at alle skal kunne se visningen, skal du lade Gør dette til en offentlig visning være markeret. Ellers skal du fjerne markeringen for kun at gøre visningen synlig for dig. Klik på knappen Gem for at oprette den nye visning.
   
   
   
   Du bør nu få vist en filtreret visning af listen eller biblioteket med det tildelte navn.

   Bemærk!: Det er muligt at filtrere din liste eller dit bibliotek uden at gemme den som en visning. 

Fjerne et filter

Aktuelle filtre vises under titlen på listen. Hvis du vil fjerne et filter, skal du blot vælge filteret under listens titel. Hvis du vil fjerne alle filtre på én gang, skal du vælge Ryd filtre til højre.  

Redigere en visning

Åbn den liste eller det bibliotek, hvor du vil oprette en visning.

1. Foretag en ekstra ændring i visningen, f.eks. sortering, gruppering eller tilføjelse af yderligere filtre.

2. Følg vejledningen i trin 3 og 4 ovenfor, men denne gang skal du ikke ændre navnet på visningen. Klik på knappen Gem. Dette opdaterer den eksisterende visning.

Rediger en visning i den klassiske visningseditor

1. Rul ned til sektionen Filtre , og vælg Vis kun elementer, når følgende er sandt.

2. Tilføj sætninger for at definere, hvilken kolonne eller hvilke kolonner du vil filtrere efter.

   

   Hvis du har Or-sætninger , skal du angive dem først. Tilføj derefter eventuelle nødvendige And-sætninger .

3. Hvis du vil føje endnu en post til din filterdefinition, skal du vælge Vis flere kolonner nederst til højre. Du kan have op til 10 sætninger i en filterdefinition.

   

4. Når du er færdig, skal du vælge OK øverst eller nederst på siden for at gemme visningen.

   Siden Rediger visning lukkes og erstattes af den visning, du har defineret.

For at en visning hurtigt kan filtrere mange elementer, skal den første kolonne i filteret indekseres. Andre kolonner, du angiver i visningsfilteret, kan være indekseret eller ikke, men visningen bruger ikke disse indekser. Den første kolonne i filteret bør returnere færre elementer end Grænseværdien for listevisning.

Hvis den første kolonne i filteret returnerer flere elementer end angivet i Grænseværdi for listevisning, kan du bruge et filter med to eller flere kolonner. Når du definerer en filtreret visning, der gør brug af to eller flere kolonner, skal du bruge operatoren OG til at begrænse det samlede antal elementer, der returneres. Selvom det er tilfældet, skal du alligevel foretage en angivelse, da den første kolonne i filteret er den kolonne, der højst sandsynligt returnerer det mindste antal data. Brug af filteret ELLER øger det antal elementer, der returneres, og er ikke effektivt i dette tilfælde.

Få mere at vide om visninger under Opret, rediger eller slet en visning af en liste eller et bibliotek.

Der er to nøgleord, du kan bruge til at filtrere baseret på den aktuelle dag [I dag] eller den aktuelle bruger [Mig]. Disse er dynamiske, så de ændres i forhold til brugeren eller datoen.

Brug af [Mig] kan være nyttigt, når du blot vil se dine dokumenter i et stort bibliotek. [Mig] fungerer på personers baserede kolonner, f.eks. Oprettet af eller Ændret af. Hvis du f.eks. vil se alle dokumenter, du har oprettet, skal du angive et filter med kolonnen Oprettet af lig med [Mig]. Hvis du er redaktør og vil se de sidste filer, du arbejdede på, skal du angive et filter i kolonnen Ændret af til er lig med [Mig]. Hvis du vil se begge, skal du oprette to filtre, der er forbundet med Eller.

Nøgleordet [I dag] fungerer på datobaserede kolonner. Du kan bruge matematik til at få områder, der ændres med dags dato. Hvis du f.eks. vil se alle dokumenter, der er blevet ændret inden for de seneste 30 dage, kan du oprette et filter på kolonnen Dato, der er større end eller lig med [I dag] - 30. Hvis du vil udelade den aktuelle dag, skal du angive et andet filter på kolonnen Dato til er mindre end [I dag] og forbinde dem med Og.

Du kan filtrere en SharePoint-liste, der har en metadatakolonne. 

Føj en metadatakolonne til din liste

Gå til listen, og vælg +Tilføj kolonne.

Vælg Mere... vælg alternativknappen Administrerede metadata , og vælg derefter OK.

Alternativt kan du, når du har oprettet en kolonne med administrerede metadata og føjet elementer til listen, anvende metadatamærker ved at klikke på mærkeikonet i ruden rediger listeelement.

Anvend metadatamærker i ruden trævisning .

Filtrer efter administrerede metadatamærker

1. Vælg filterikonet for at få adgang til filterruden.

   

   Bemærk!: Du kan vælge indstillingen Trævisning på rullelisten øverst i ruden, som giver en hierarkisk visning af de ord, der er knyttet til den valgte kolonne.

2. Vælg de metadatakoder, du vil filtrere efter.

   

3. Alternativt kan du, hvis du har defineret mindst fem værdier i kolonnen Administrerede metadata, vælge linket Se alle for at få vist filterruden.

   

4. Kontrollér de metadatakoder, du vil filtrere efter, og vælg Anvend.

I det følgende er nogle forslag til typiske visninger, der fungerer fint med indekserede kolonner:

Filtrer efter:	Indeksér:	Eksempel:
Nyligt ændrede elementer	Kolonnen Ændret	Hvis du kun vil have vist de elementer, der er blevet ændret i løbet af den seneste uge, skal du anvende filteret Ændret er større end[I dag]-7.
Nye elementer	Kolonnen Oprettet	Hvis du vil oprette en visning med kun de elementer, som blev tilføjet i den seneste uge, skal du anvende filteret Oprettet er større end [I dag]-7.
Mine elementer	Kolonnen Oprettet af	Hvis du vil oprette en visning med kun de elementer, du har tilføjet, skal du anvende filteret Oprettet af er lig med [Mig].
Elementer, der forfalder i dag	Kolonnen Forfaldsdato (oprettet af dig på en liste eller i et bibliotek)	Hvis du vil oprette en visning kun med elementer, der har forfaldsdato i dag, skal du anvende filteret Forfaldsdato er lig med [I dag].
Opdateringer af diskussionsfora	Kolonnen Senest opdateret	Hvis du kun vil have vist de diskussioner, der er blevet opdateret i den seneste måned, skal du anvende filteret Senest opdateret er større end [i dag]-30.
Arkivere filer i et dokumentbibliotek	Ændret den	Hvis du vil oprette en visning med dokumenter, der ikke er blevet ændret siden år 2016 (som du herefter vil arkivere), skal du anvende filteret Dato ændret er før 31. december 2016.
Søge efter et undersæt af økonomiske data	Område, År (som to simple indekser)	Hvis du vil oprette en visning med finansielle data for området Nordøst i 2015, skal du anvende filteret Område er lig med "NØ" OG År er lig med 2015, da kolonnen Område sandsynligvis vil have færre værdier end kolonnen År.
Metadata	Kolonnen Administrerede metadata	Hvis du vil oprette en visning af administrerede metadata, skal du anvende et filter baseret på metadatamærker, som du definerer i rudenmed liste- og biblioteksfiltre. Du kan få mere at vide under Hvad er ruden med liste- og biblioteksfiltre?

Understøttede kolonnetyper Enkelt tekstlinje Valg (enkelt værdi) Tal Valuta Dato og klokkeslæt Person eller Gruppe (enkelt værdi) Administrerede metadata Ja/Nej Opslag

Kolonnetyper, der ikke understøttes Flere tekstlinjer Valg (flere værdier) Beregnet Hyperlink eller billede Brugerdefinerede kolonner Person eller gruppe (flere værdier) Eksterne data

Filtre reducerer mængden af data, der returneres, ved at vælge elementer baseret på handlinger (f.eks. større eller mindre end) og matchende data. Når du opretter en filtreret visning, bør den første indekserede kolonne i filterudtrykket reducere datasættet med den største mængde. Filtrering på en stat eller et datofelt kan f.eks. ofte reducere et datasæt betydeligt. Hvis du har 15.000 elementer, skal du have det første indeks til at returnere mindre end 5000 elementer. Hvis dit datasæt ikke har over 5.000 elementer, er det stadig en god ide.

SharePoint vælger den første indekserede kolonne i en forespørgsel og bruger derefter resten af kolonnerne til at vælge dataene. Andre kolonner, du angiver i filteret, kan eller kan ikke indekseres. Visningen bruger ikke disse indekser, selvom det endelige resultat af den filtrerede visning er mindre end grænseværdien for listevisning.

Hvis du eksempelvis har en forespørgsel: størrelse = stor OG farve = rød. Størrelse er ikke indekseret på listen, men det er farve. Så længe der er færre end 5.000 elementer med farven "rød" på listen, resulterer forespørgslen i en stor liste. Men hvis du har en forespørgsel, hvor størrelse = stor ELLER farve = rød, skal databasen, selvom den finder alle de røde elementer, scanne hele listen for at finde alle de elementer, der har størrelsen stor. Hvis der returneres flere end 5.000 elementer, begrænses forespørgslen.

Hvis du bruger to eller flere kolonner i filterudtrykket, skal det bestemmende indeks eller indeks bruge en AND-operator. Hvis du f.eks. vil returnere Hunde fra en stor liste over dyr. Du har en ikke-indekseret kolonne kaldet Arter, hvor du har Hund som værdi. Hvis du kun forespørger efter Arter = Hund, begrænses forespørgslen. Men hvis du har en indekseret kolonne med navnet Klasse, bliver din forespørgsel Klasse = Pattedyr OG arter = Hund. Du kan også søge efter katte og hunde med forespørgslen Klasse = Pattedyr OG (Arter = HUND ELLER Arter = Katte). Den anden forespørgsel vælger alle pattedyr og filtrerer derefter til Hunde og katte.

Hvis de kolonner, du skal bruge til at filtrere, ikke har indekser, skal du starte med at oprette indekser. Få mere at vide under Føj et indeks til en SharePoint-kolonne.

Når du har indekseret en kolonne, kan du tilføje den, når du opretter eller ændrer en visning, og derefter bruge den indekserede kolonne til at filtrere visningen. Inden du opretter en visning, kan det være en god idé at føje flere kolonner til listen af hensyn til større fleksibilitet i forbindelse med sortering, gruppering og filtrering. Til sortering og filtrering kan du vælge kolonner, der er i datasættet, men ikke vises.

Opret en visning

Åbn den liste eller det bibliotek, hvor du vil oprette en visning.

1. Klik på fanen Liste eller Bibliotek , og klik derefter på Opret visning.
   
   

2. På siden Visningstype skal du klikke på den visning, du vil bruge. Hvis du ikke er sikker, skal du vælge Standardvisning.

   

3. Skriv et Visningsnavn.

   

4. Rediger webadressen for visningen, eller acceptér standarden. Du kan altid vende tilbage og ændre dette senere.

5. Klik på Vis kun elementerne, hvis følgende er sandt i afsnittet Filtrer, og vælg derefter, hvordan du vil filtrere elementerne baseret på en af de indekserede kolonner.

   Hvis du f.eks. vil oprette en visning kun med elementer, der er blevet ændret i dag, skal du vælge kolonnen Ændret (indekseret) og er lig med betingelse, og derefter skal du skrive [I dag].

   

   Bemærk!: Hvis der ikke vises kolonner, hvor der står (indekseret) efter navnet, er der ingen indekserede kolonner tilgængelige for den pågældende liste eller det pågældende bibliotek. Du skal først oprette et simpelt eller sammensat indeks.

6. Hvis du vil begrænse antallet af elementer, der vises på hver side, skal du rulle ned til Elementbegrænsning og angive værdien Antal elementer, der skal vises. Når du opretter en visning, er standardantallet af elementer, der vises, 30.

   

7. Du kan vælge mellem to metoder, når du angiver en elementbegrænsning på en side:

   • Vis elementer i batches af den angivne størrelse, som opretter en side-for-side-visning af de data, der er nyttige, når du gennemser elementer på en ikke-interaktiv måde.

     Når der er flere elementer end din indstillede grænse, opdeles visningen i sider.

     

   • Begræns det samlede antal returnerede elementer til den angivne mængde opretter en fast grænse, der returnerer eller ikke returnerer hele resultatet af din filtreringshandling. Dette kan være nyttigt, når du tester visningen, opretter en model, eller du kun vil hente de øverste værdier i en visning.

8. Vælg Indholdsrude under Typografi for at se alle oplysningerne om elementer på listen i et lodret panelformat. Indholdsruden er en af Visningstypografierne, du kan vælge under Typografi, når du redigerer eller opretter en visning.

   

   Du kan hurtigere navigere i dataene ved at føre musemarkøren hen over elementtitlen i et rulleområde til venstre på siden for at få vist alle kolonneværdierne for det element, der i øjeblikket vises på den lodrette liste til højre på siden. Der vises færre startdata, hvilket gør visningen hurtigere. Denne typografi er også nyttig, når listen er bred eller indeholder mange kolonner og kræver vandret rulning for at få vist alle dataene.

   

9. Klik på OK.

Der er flere trin, du kan udføre på en visning, men dette er nok til at få vist de data, der har overskredet Grænseværdien for listevisning, hvis du er blevet blokeret. Du kan også sortere efter, gruppere efter, angive totaler, udvide mapper og optimere visningen på en mobilenhed.

Redigere en visning

Åbn den liste eller det bibliotek, hvor du vil oprette en visning.

1. Klik på fanen Liste eller Bibliotek , vælg visningen under Aktuel visning, og klik derefter på Rediger visning.
   
   

2. Rul ned til sektionen Visninger, og klik derefter på en visning.

3. Du kan derefter ændre indstillingerne, sådan som det er beskrevet i trin 5 til 9 i proceduren Opret en visning ovenfor.

4. Klik på OK.

For at en visning hurtigt kan filtrere mange elementer, skal den første kolonne i filteret indekseres. Andre kolonner, du angiver i visningsfilteret, kan være indekseret eller ikke, men visningen bruger ikke disse indekser. Den første kolonne i filteret bør returnere færre elementer end Grænseværdien for listevisning.

Hvis den første kolonne i filteret returnerer flere elementer end angivet i Grænseværdi for listevisning, kan du bruge et filter med to eller flere kolonner. Når du definerer en filtreret visning, der gør brug af to eller flere kolonner, skal du bruge operatoren OG til at begrænse det samlede antal elementer, der returneres. Selvom det er tilfældet, skal du alligevel foretage en angivelse, da den første kolonne i filteret er den kolonne, der højst sandsynligt returnerer det mindste antal data. Brug af filteret ELLER øger det antal elementer, der returneres, og er ikke effektivt i dette tilfælde.

Få mere at vide om visninger under Opret, rediger eller slet en visning af en liste eller et bibliotek.

Der er to nøgleord, du kan bruge til at filtrere baseret på den aktuelle dag [I dag] eller den aktuelle bruger [Mig]. Disse er dynamiske, så de ændres i forhold til brugeren eller datoen.

Brug af [Mig] kan være nyttigt, når du blot vil se dine dokumenter i et stort bibliotek. [Mig] fungerer på personers baserede kolonner, f.eks. Oprettet af eller Ændret af. Hvis du f.eks. vil se alle dokumenter, du har oprettet, skal du angive et filter med kolonnen Oprettet af lig med [Mig]. Hvis du er redaktør og vil se de sidste filer, du arbejdede på, skal du angive et filter i kolonnen Ændret af til er lig med [Mig]. Hvis du vil se begge, skal du oprette to filtre, der er forbundet med Eller.

Nøgleordet [I dag] fungerer på datobaserede kolonner. Du kan bruge matematik til at få områder, der ændres med dags dato. Hvis du f.eks. vil se alle dokumenter, der er blevet ændret inden for de seneste 30 dage, kan du oprette et filter på kolonnen Dato, der er større end eller lig med [I dag] - 30. Hvis du vil udelade den aktuelle dag, skal du angive et andet filter på kolonnen Dato til er mindre end [I dag] og forbinde dem med Og.

Du kan filtrere en SharePoint-liste, der har en metadatakolonne. 

Føj en metadatakolonne til din liste

Gå til listen, og vælg +Tilføj kolonne.

Vælg Mere... vælg alternativknappen Administrerede metadata , og vælg derefter OK.

Alternativt kan du, når du har oprettet en kolonne med administrerede metadata og føjet elementer til listen, anvende metadatamærker ved at klikke på mærkeikonet i ruden rediger listeelement.

Anvend metadatamærker i ruden trævisning .

Filtrer efter administrerede metadatamærker

1. Vælg filterikonet for at få adgang til filterruden.

   

   Bemærk!: Du kan vælge indstillingen Trævisning på rullelisten øverst i ruden, som giver en hierarkisk visning af de ord, der er knyttet til den valgte kolonne.

2. Vælg de metadatakoder, du vil filtrere efter.

   

3. Alternativt kan du, hvis du har defineret mindst fem værdier i kolonnen Administrerede metadata, vælge linket Se alle for at få vist filterruden.

   

4. Kontrollér de metadatakoder, du vil filtrere efter, og vælg Anvend.

I det følgende er nogle forslag til typiske visninger, der fungerer fint med indekserede kolonner:

Filtrer efter:	Indeksér:	Eksempel:
Nyligt ændrede elementer	Kolonnen Ændret	Hvis du kun vil have vist de elementer, der er blevet ændret i løbet af den seneste uge, skal du anvende filteret Ændret er større end[I dag]-7.
Nye elementer	Kolonnen Oprettet	Hvis du vil oprette en visning med kun de elementer, som blev tilføjet i den seneste uge, skal du anvende filteret Oprettet er større end [I dag]-7.
Mine elementer	Kolonnen Oprettet af	Hvis du vil oprette en visning med kun de elementer, du har tilføjet, skal du anvende filteret Oprettet af er lig med [Mig].
Elementer, der forfalder i dag	Kolonnen Forfaldsdato (oprettet af dig på en liste eller i et bibliotek)	Hvis du vil oprette en visning kun med elementer, der har forfaldsdato i dag, skal du anvende filteret Forfaldsdato er lig med [I dag].
Opdateringer af diskussionsfora	Kolonnen Senest opdateret	Hvis du kun vil have vist de diskussioner, der er blevet opdateret i den seneste måned, skal du anvende filteret Senest opdateret er større end [i dag]-30.
Arkivere filer i et dokumentbibliotek	Ændret den	Hvis du vil oprette en visning med dokumenter, der ikke er blevet ændret siden år 2016 (som du herefter vil arkivere), skal du anvende filteret Dato ændret er før 31. december 2016.
Søge efter et undersæt af økonomiske data	Område, År (som to simple indekser)	Hvis du vil oprette en visning med finansielle data for området Nordøst i 2015, skal du anvende filteret Område er lig med "NØ" OG År er lig med 2015, da kolonnen Område sandsynligvis vil have færre værdier end kolonnen År.
Metadata	Kolonnen Administrerede metadata	Hvis du vil oprette en visning af administrerede metadata, skal du anvende et filter baseret på metadatamærker, som du definerer i rudenmed liste- og biblioteksfiltre. Du kan få mere at vide under Hvad er ruden med liste- og biblioteksfiltre?

Understøttede kolonnetyper Enkelt tekstlinje Valg (enkelt værdi) Tal Valuta Dato og klokkeslæt Person eller Gruppe (enkelt værdi) Administrerede metadata Ja/Nej Opslag

Kolonnetyper, der ikke understøttes Flere tekstlinjer Valg (flere værdier) Beregnet Hyperlink eller billede Brugerdefinerede kolonner Person eller gruppe (flere værdier) Eksterne data