Intelligente dokumenter er filer, f.eks. Excel-projektmapper, der er programmeret til at give dig hjælp, mens du arbejder med dem. Flere typer Excel-filer, f.eks. formularer og skabeloner, kan også fungere som smarte dokumenter.
Få mere at vide om smarte dokumenter
Intelligente dokumenter giver løsninger på to almindelige forretningsproblemer: styring af arbejdsproces for forretningsprocesser og genbrug og deling af oplysninger. Du føjer XML-udvidelsespakker til dine Excel-projektmapper for at oprette disse smarte dokumentløsninger. Disse løsninger kan downloades, eller de kan udvikles ved hjælp af et Smart Document Software Development Kit.
Bemærk!: Intelligente dokumenter kan ikke åbnes i Excel på internettet.
Smarte dokumenter fungerer især godt for projektmapper, der er en del af en arbejdsproces. En arbejdsproces er den automatiske bevægelse af dokumenter eller elementer gennem en bestemt rækkefølge af handlinger eller opgaver, der er relateret til en forretningsproces. Arbejdsprocesser kan bruges til konsekvent at administrere almindelige forretningsprocesser, f.eks. dokumentgodkendelse eller gennemsyn. Din virksomhed kan f.eks. have en proces til at udfylde formularer over årlige medarbejderudgifter, og du bruger måske allerede en Excel-skabelon til dette formål. Hvis skabelonen konverteres til et smart dokument, kan den forbindes til en database, der automatisk udfylder nogle af de påkrævede oplysninger, f.eks. medarbejdernavn, medarbejdernummer og chefs navn. Når du har fuldført udgiftsrapporten, kan det smarte dokument vise en knap, der giver dig mulighed for at sende den til næste trin i arbejdsprocessen. Da det smarte dokument "ved", hvem din chef er, kan det automatisk omdirigere sig selv til den pågældende person. Og uanset hvem der har dokumentet, ved det smarte dokument, hvor det er i arbejdsprocessen til udgiftsgennemsyn, og hvilke trin der skal udføres.
Du kan bruge intelligente dokumenter som en hjælp til at dele og genbruge eksisterende indhold. For eksempel kan advokater bruge eksisterende standard, når de skriver kontrakter, og journalister kan indsætte bylines og anden ofte anvendt tekst. Intelligente dokumenter kan også gøre det nemmere at dele oplysninger og endda interagere med andre Microsoft Office-programmer. Du kan f.eks. bruge intelligente dokumenter til at sende mails via Outlook, alt sammen uden selv at forlade dokumentet eller starte Outlook.
Når du tilføjer en smart dokumentløsning, vises den på listen over tilgængelige løsninger, når du åbner et nyt smart dokument. Hvis du vil bruge en løsning, skal du først vedhæfte XML-udvidelsespakker til dokumentet, som konverterer din Excel-projektmappe til et smart dokument. En XML-udvidelsespakke indeholder flere komponenter, som indeholder XML-filer og et manifest, der refererer til disse komponenter. Når du åbner et dokument, der er knyttet til en udvidelsespakke, åbner Excel også opgaveruden Dokumenthandlinger . Denne opgaverude kan indeholde værktøjer til at udføre opgaver og hjælp til brug af det smarte dokument. De specifikke funktioner, som et smart dokument leverer, afhænger af det design, som udvikleren eller it-teknikeren implementerer. Hvis det er nødvendigt, skal du kontakte din it-medarbejder for at få oplysninger om din smarte dokumentløsning.
Bemærk!: Når du bruger intelligente dokumenter første gang, får du muligvis vist en meddelelse om, at du skal installere de gængse kørselskomponenter til sprog, eller at du skal bruge en anden version af komponenterne. Hvis du ser denne type meddelelse, skal du kontakte systemadministratoren.
Hvis du ikke har udviklings- eller it-ressourcer tilgængelige, kan du downloade intelligente dokumenter, der er oprettet af tredjeparter. Hvis du er udvikler, og du vil vide mere om, hvordan du opretter intelligente dokumenter, skal du se Smart Document Software Development Kit på webstedet Microsoft Developer Network (MSDN).
Tilføj og vedhæft en smart dokumentløsning
-
Hvis fanen Udvikler ikke er synlig, skal du gøre følgende for at få den vist:
-
Klik på Indstillinger > Tilpas båndet under fanen Filer.
-
I højre side af dialogboksen Tilpas båndet skal du vælge Hovedfaner på rullelisten Tilpas båndet og derefter markere afkrydsningsfeltet Udvikler .
-
Klik på OK.
Bemærk!: Hvis du bruger Excel 2007, skal du klikke på Microsoft Office-knappen
-
-
Klik på Udvidelsespakker i gruppen XML under fanen Udvikler.
-
Klik på Tilføj.
-
Find placeringen af manifestet for den løsning, du vil tilføje, i dialogboksen Installér XML-udvidelsespakker .
-
Klik på Åbn.
-
Klik på den løsning, du vil vedhæfte til dokumentet, på listen Tilgængelige XML-udvidelsespakker , og klik derefter på Vedhæft.
Ændre den XML-udvidelsespakke, der er knyttet til et smart dokument
-
Hvis fanen Udvikler ikke er tilgængelig, skal du gøre følgende for at få den vist:
-
Klik på Indstillinger > Tilpas båndet under fanen Filer.
-
I højre side af dialogboksen Tilpas båndet skal du vælge Hovedfaner på rullelisten Tilpas båndet og derefter markere afkrydsningsfeltet Udvikler .
-
Klik på OK.
Bemærk!: Hvis du bruger Excel 2007, skal du klikke på Microsoft Office-knappen
-
-
Klik på Udvidelsespakker i gruppen XML under fanen Udvikler.
-
Benyt en af følgende fremgangsmåder:
-
Hvis du vil fjerne XML-udvidelsespakkens navn og URL-egenskaber fra dokumentet, skal du klikke på Slet. XML-udvidelsespakken vil stadig være tilgængelig på listen Tilgængelige XML-udvidelsespakker .
-
Hvis du vil erstatte den aktuelle XML-udvidelsespakke med den nye XML-udvidelsespakke, skal du vælge en anden XML-udvidelsespakke på listen Tilgængelige XML-udvidelsespakker og derefter klikke på Vedhæft.
-
XML-udvidelsespakker kan konfigureres til at blive opdateret automatisk med faste intervaller. Hvis du vil søge efter opdateringer uden for disse intervaller, skal du klikke på Opdater. Hvis der findes en opdateret XML-udvidelsespakke, hentes de nye komponenter.
-
Slet en smart dokumentløsning
-
Hvis fanen Udvikler ikke er tilgængelig, skal du gøre følgende for at få den vist:
-
Klik på Indstillinger > Tilpas båndet under fanen Filer.
-
I højre side af dialogboksen Tilpas båndet skal du vælge Hovedfaner på rullelisten Tilpas båndet og derefter markere afkrydsningsfeltet Udvikler .
-
Klik på OK.
Bemærk!: Hvis du bruger Excel 2007, skal du klikke på Microsoft Office-knappen
-
-
Klik på Udvidelsespakker i gruppen XML under fanen Udvikler.
-
Klik på den løsning, du vil slette, på listen Tilgængelige XML-udvidelsespakker , og klik derefter på Slet.
Bemærk!: Hvis du sletter en smart dokumentløsning, fjernes oplysningerne i registreringsdatabasen for den pågældende løsning. Hvis du sletter løsningen, fjernes ingen filer, der er installeret på computeren af XML-udvidelsespakken, fordi et andet smart dokument kan bruge disse filer.
